Notifikace

Notifikační systém

Notifikace slouží k upozornění na určitou událost (např. potvrzení dokladu, zaplacení dokladu nebo příchozí hovor).

Notifikace (= upozornění) se spouští buď ze stromového menu Moje kancelář - Notifikace, nebo tlačítkem z navigačního panelu (je to obraz notifikací z notifikačního panelu), nebo pomocí tlačítka v panelu notifikací (červený rámeček) a výběrem možnosti Nastavení notifikací.

Obr.: Hlavní plocha - Notifikace

V případě, že je notifikační panel skrytý, zaktivníme si jej stisknutím černé šipky v pravém okraji obrazovky.

Obr.: Hlavní plocha - zobrazení panelu notifikací

Po spuštění funkce Nastavení notifikací se otevře formulář s přednastaveným příjemcem upozornění.

Obr.: Formulář notifikací

Když stiskneme tlačítko Nastavení, otevře se formulář pro nastavení příjemce a zařízení, na která budou zasílány notifikace. Bližší popis viz kapitola Notifikační systém - Příjemci a zařízení (Obr.: Formulář pro zadání příjemce - záložka Notifikační systém a Obr.: Formulář pro zadání příjemce - záložka Zařízení).

Obr.: Nastavení příjemce

Po stisknutí tlačítka Podmínky se zobrazí formulář pro nastavení podmínek notifikací, viz kapitola Notifikační systém - Podmínky. Pozn: Uživatel bez práva Správce/Přístup k úrovni nastavení/Nastavení notifikací uvidí všechny podmínky, ale editovat a mazat může pouze podmínky, kde je jediným příjemcem.

Obr.: Podmínky

Stisknutím tlačítka Schránka se otevře formulář Schránka, kde jsou všechny nezpracované notifikace. Je to obraz nofitikací, které jsou zobrazeny v pravém sloupci pracovní plochy. Zpracovaná notifikace ze schránky zmizí.

Obr.: Formulář s přijatými notifikacemi

Ve Schránce se můžeme přepnout na kartu daného záznamu pomocí klávesové zkratky Ctrl+Enter. Záznam se otevře v nové záložce ve středním sloupci plochy.

Ve stavovém řádku této knihy jsou zobrazeny klávesové zkratky pro změnu stavu záznamu: F8 - Zpracováno A/N, Shift+F8 - Přečteno A/N. A/N znamená "Ano"/"Ne". U jednotlivých záznamů se pak v závislosti na použitých klávesách změní hodnota ve sloupcích Přečteno nebo Zpracováno na hodnotu "Ano" nebo "Ne". Další dostupnou funkcí ve Schránce je Ctrl+F8 - Zpracovat vše. Tato funkce označí jako zpracované všechny zprávy ve schránce aktuálně přihlášeného uživatele.

Pod tlačítkem Připomenutí najdeme seznam upozornění, která budou odeslána k určitému datu v budoucnosti. Tato funkčnost lze nastavit u akcí Splatnost faktury a Nový úkol.

Obr.: Kniha Připomenutí

Příklad: Chceme nastavit připomenutí na akci splatnost faktury vydané dne 16.05.2021.

Vytvoříme fakturu vydanou s datem splatnosti "16.05.2021".

Obr.: Faktura vydaná - Datum splatnosti "16.05.2021"

Pravým tlačítkem myši na poli Datum splatnosti nastavíme notifikaci na akci Splatnost faktury.

Obr.: Faktura vydaná - nastavení podmínky

Otevře se formulář pro nastavení podmínky. Do pole Akce doplníme Splatnost faktury. Datový modul Faktury vydané je vyplněn automaticky. Na 2. stranu formuláře vložíme příjemce.

Obr.: Formulář nastavení podmínky na splatnost faktury

Po uložení podmínky se v knize Připomenutí zobrazí připomenutí na tuto akci.

Pokud fakturu nezaplatíme do jejího data splatnosti, v den data splatnosti nám přijde upozornění na tuto skutečnost do notifikačního panelu.

Obr.: Notifikace na splatnost faktury vydané

Zároveň se upozornění zobrazí v kalendáři, podbarvené oranžovou barvou a přesune se z knihy Připomenutí do knihy Schránka.

V případě, kdy fakturu zaplatíme ještě před datem splatnosti, připomenutí zmizí z knihy Připomenutí a notifikace na tuto akci nepřijde.

Následující formulář se zobrazí pouze správcům

(Mají nastaveno právo uživatele Správce - Přístup k úrovni nastavení - Nastavení notifikací.)

Po spuštění funkce Nastavení notifikací se otevře formulář Notifikace. Zde se nastavují parametry pro odesílání požadavků. Notifikace se aktivují pomocí zatrhávacího pole Zapnuto. Pokud jsme měli notifikace vypnuté a tímto zatrhávacím polem jsme je aktivovali, je nutné restartovat K2. Tím se restartuje i aplikační server, přes který budou notifikace zasílány. Pokud pole zatrhnout nelze, pak nám chybí licence na notifikační server. Můžeme se o tom přesvědčit také ve Správce - Systém - Správa licence záložka Správa licence v poli Notifikační server. Zatrhnuté pole nás informuje o tom, že vlastníme licenci na notifikační server.

Obr.: Formulář Notifikační systém K2

Záložka Notifikace

Popis polí:

Akce
Ignorovat příznak "Adresná"	Možnost zapnutí nebo vypnutí adresných notifikací. Ve výchozím stavu je hodnota pole nastavena na False = posílat adresné notifikace. Pokud je pole zatrhnuto (= neposílat adresné notifikace), všechny adresné notifikace budou vypnuty. Notifikace z těchto akcí pak budou doručeny pouze v případě, že bude existovat podmínka, které bude incident vyhovovat. Pro správné nastavení podmínky je u většiny adresných notifikací nutno zadat příjemce z datového pole. Bližší popis v kapitole Notifikační systém - Podmínky.
Notifikační server
Běžná kontrola	Pole pro zadání intervalu, jak často bude notifikační systém kontrolovat požadavky. Požadavky připravené ke zpracování budou v zadaném intervalu následně odeslány.
Kontrola budoucích
Kde běží NS	Znamená to, na které instanci běží notifikační systém. Vychází z nastavení pole Uživatelé pro NS. Pokud, uživatel, který je vyplněn v poli níže, je přihlášen do K2, pak v poli Kde běží NS se zobrazí "Tato instance". Pokud je uživatel jiný, pak se zobrazí "Jiná instance".
Uživatelé pro NS	Seznam uživatelů, kteří se mohou přihlásit k této instanci. Zadávají se do souboru K2.ini pomocí parametru "NSUSERS" (např. NSUSERS=K2;DEMO).
Vzor práv	Uživatel, podle kterého jsou definována práva pro externí příjemce notifikací (kontaktní osoby nepropojené s interním uživatelem K2). Pokud uživatel nastavený v tomto poli právo na notifikovanou akci nemá, notifikace externímu uživateli nebude doručena. Pokud právo má, pak notifikace externímu uživateli doručena bude.
Pošta
Jméno	Jméno odesílatele.
E-mailová adresa	E-mailová adresa, ze které se bude zasílat upozornění (notifikace).
SMTP	Tlačítko otevře formulář, kde nastavíme parametry pro odesílání pošty. Obr.: Formulář pro nastavení SMTP Popis polí: Adresa serveru Adresa SMTP serveru pro odesílání pošty. Port Port. Časový limit pro připojení k serveru Pokud se během této doby nepodaří připojit k serveru, systém K2 zahlásí chybu. Zabezpečené spojení Možnost zvolit zabezpečení připojení. Zvolením "SSL" zajistíme, že se k serveru nepřipojí třetí osoba. Pro zabezpečení je třeba mít nahráté soubory "libeay32.dll" a "ssleay32.dll". Použít jméno a heslo Volba, zda chceme k připojení používat jméno a heslo uživatele. Jméno uživatele Jméno uživatele, který bude upozorňován na notifikace. Heslo Heslo pro přihlášení k e-mailu.
Firebase
Server Key	Klíč z nastavení služby Firebase Cloud Messaging.
Android App ID	Identifikace aplikace z obecného nastavení projektu platformy Firebase pro Android aplikaci.
iOS App ID	Identifikace aplikace z obecného nastavení projektu platformy Firebase pro iOS aplikaci.
API Key	Klíč rozhraní z obecného nastavení projektu platformy Firebase (Web API Key).
Project ID	Identifikace projektu z obecného nastavení projektu platformy Firebase.
Sender ID	Identifikace odesílatele z nastavení služby Firebase Cloud Messaging.
Platnost historie	Počet dnů, po které se bude ukládat historie notifikací. Zobrazíme ji pod tlačítkem Historie. Otevře se kniha Historie s uloženými záznamy. Zde můžeme v přednastaveném filtru nastavit počet dnů platnosti historie. Po spuštění filtru se otevře formulář s definicí podmínek filtru. Podmínku pro nastavení intervalu otevřeme a v poli Hodnota pak změníme časový interval . Obr.: Definice filtru Obr.: Definice podmínky pro nastavení intervalu
Webová K2	URL adresa webové K2.
Zapnuto	Možnost zapnutí nebo vypnutí notifikací. Pokud je pole zatrženo, zasílání notifikací je aktivní.

Popis tlačítek v ribbonu:

Incidenty	Seznam všech záznamů, které ještě notifikační server nezpracoval, a tedy ještě nepřišly do K2 nebo na jiné zařízení.
Požadavky	Po zpracování notifikací notifikačním serverem se z formuláře Incidenty notifikace přesunou do požadavků - zde probíhá zasílání notifikací jednotlivým příjemcům na jednotlivá zařízení.
Historie	Historie všech zpracovaných notifikací.
Schránka	Ve Schránce jsou všechny nezpracované notifikace. Je to obraz notifikací, které jsou zobrazeny v panelu notifikací. Zpracovaná notifikace ze schránky zmizí a přesune se do Historie.
Připomenutí	V této knize jsou zobrazeny budoucí notifikace, které teprve přijdou do notifikačního panelu.
Kontrola	Ověřuje platnost vytvořených podmínek notifikací. Pokud program nalezne nesprávně nastavenou podmínku (vč. neplatného příjemce), zobrazí hlášení s touto podmínkou. Dále ověřuje propojenost uživatelů s kontaktní osobou. V logu jsou uvedeni všichni uživatelé, kteří nejsou svázáni s kontaktní osobou = těmto uživatelům nelze doručit notifikace. Při editaci notifikace nelze uložit podmínku, pokud je v seznamu příjemců uvedena kontaktní osoba, která nemá právo na prohlížení odpovídajícího datového modulu. V případě, že je právo na odpovídající datový modul uživateli odebráno až po vytvoření dané podmínky, bude tato informace uvedena v protokolu Kontroly.
Konverze
DB: ověření	Po reinstalaci na vyšší verzi systému K2 může dojít k nekonzistenci dat a chybnému chování notifikací. Zejména se může jednat o opakované odesílání incidentů, které nebyly zpracovány před reinstalací. V knihách Historie, Schránka, Incidenty a Požadavky se mohou objevit neplatné záznamy (např. obsahující otazníky). V takovém případě je vhodné spustit akci DB: ověření, která data opraví.
PK: Konverze

V knize Historie jsou stejné funkce (F8, Shift+F8) jako v knize Schránka, viz popis výše. Pokud uživatel nemá právo na prohlížení daného záznamu, příp. právo Nastavení notifkací, uvidí v knize Historie v některých sloupcích hvězdičky.

Obr.: Formulář se zpracovanými notifikacemi - uživatel s nastavenými právy

Obr.: Formulář se zpracovanými notifikacemi - uživatel bez práva na prohlížení Příležitostí

Notifikační systém - Příjemci a zařízení

Záložka Příjemci a zařízení

Na této záložce jsou uvedeni všichni uživatelé K2, kteří jsou svázáni s kontaktní osobou. Každému uživateli zde můžeme nastavit, na jaká zařízení mu budou upozornění zasílána.

Obr.: Formulář Notifikační systém K2 - záložka Příjemci a zařízení

Po rozkliknutí položky se zobrazí formulář pro nastavení jednotlivých příjemců.

Záložka Nastavení

Obr.: Formulář pro zadání příjemce - záložka Nastavení

Popis polí:

Příjemce	Rozbalovací pole pro výběr příjemce upozornění z knihy Kontaktní osoby. V poli se zobrazí číslo kontaktní osoby.
Jméno	Do pole se automaticky dosadí jméno a příjmení kontaktní osoby vybrané v poli Příjemce.

Stistknutím tlačítka TEST ověříme, zda je nastavení správné. Odešle se zkušební zpráva z e-mailu (z pole Z adresy na záložce Notifikační systém K2) na zařízení, které máme nastavené pro přijímání notifikací.

Záložka Zařízení

Obr.: Formulář pro zadání příjemce - záložka Zařízení

Rozkliknutím položky zobrazíme formulář pro nastavení zařízení daného příjemce.

Popis společných polí pro všechny typy zařízení:

Název	Zde zvolíme název zařízení. (Automaticky se doplní jméno příjemce z první strany formuláře.)
Typ zařízení	Typ zařízení - je podporováno: K2, Pošta, Android, iOs.
Pole pro formátovač	Předvyplněné podle typu zařízení. Ve formátovači se pak tato pole automaticky předbízejí pro nastavení vzhledu zprávy.
Aktivní	Zatrhávací pole pro určení, zda chceme, aby příjem notifikace na toto zařízení byl aktivní.
Platné	Pole je automaticky zatrhnuto, pokud je konfigurace daného zařízení správná.

Typ zařízení K2

Obr.: Formulář pro nastavení zařízení - typ K2

Typ zařízení Pošta

Údaje ve formuláři nelze měnit, slouží pouze pro prohlížení. Potřebná data nastavujeme v knize Kontaktní osoby (podrobnosti jsou popsány níže), která se pak promítnou do tohoto formuláře.

Obr.: Formulář pro nastavení zařízení - typ Pošta

Popis polí:

E-mailová adresa

E-mail, na který přijde upozornění. E-mail nastavujeme na záložce Základní údaje kontaktní osoby.

E-mail, na který budou chodit notifikace, vkládáme na záložce Základní údaje kontaktní osoby, v části formuláře Kontaktní informace a to klávesou Insert. Tuto část musíme mít pro možnost nastavení vlastností emailu přepnutou do stavu "seznamu", což provádíme tlačítkem , kde vybereme nabídku Seznam všech zadaných informací.

Obr.: Základní údaje Kontaktní osoby

Ve formuláři Elektronická adresa rozbalíme pole Typ adresy a vybereme z číselníku hodnotu (např. "EMAIL", "EMAIL1", "EMAILH").

Obr.: Formulář Typy elektronických adres

Na záložce Základní údaje vybrané hodnoty musí být v poli Formát vyplněna hodnota "Email". Tím se na formuláři Elektronická adresa zpřístupní pole Zasílání notifikací. Pro správné fungování notifikací na typ zařízení Pošta musí být toto pole aktivováno.

Obr.: Typ elektronické adresy - Format "email"

Obr.: Nastavení e-mailu - pole Zasílání notifikací

Po správném nastavení se e-mail doplní do formuláře nastavení notifikace pro zařízení Pošta.

Obr.: Formulář pro nastavení zařízení - typ Pošta

Typ zařízení Firebase (Android a iOS)

Obr.: Formulář pro nastavení zařízení - typ Firebase

Popis polí:

Identifikátor	Identifikátor nastavuje aplikace K2 Assist.
Aplikace	Název aplikace, např. "K2 Marketing".
Registrační ID	Registrační ID nastavuje aplikace K2 Assist.
TwoFactorAuth	Zařízení se bude používat pro dvoufaktorové ověření.

Pole jsou automaticky doplněna aplikací K2 Assist po registraci zařízení v K2. Postup registrace je uveden v následující kapitole Zřízení služby Firebase.

Zřízení služby Firebase

V rámci svého účtu u společnosti Google musí firma, která chce využívat notifikace, zapnout službu Firebase. Nastavit tuto službu pro konkrétní účet je možné na adrese https://firebase.google.com/. Podmínkou je, aby byl účet, v rámci kterého chceme nastavit službu Firebase, ve webovém prohlížeči přihlášen.

Proces zřízení služby Firebase probíhá v konzoli, kterou si zobrazíme pomocí tlačítka Přejít na konzoli, nebo zadáním adresy https://console.firebase.google.com/ do webového prohlížeče. Zde pak vytvoříme nový projekt pomocí tlačítka Add project.

Obr.: Přidání nového projektu

V dalším okně je nutné zadat název projektu do pole Project name, nastavit lokalitu v poli Analytics location na Czechia a dále souhlasit s licenčními podmínkami zatržením příslušného pole.

Obr.: Vytvoření projektu Firebase

Tlačítkem Create project nastavení potvrdíme a provedeme vytvoření projektu Firebase. O úspěšné instalaci jsme informováni následujícím dialogovým oknem.

Obr.: Vytvoření projektu Firebase

Na této obrazovce potvrdíme vytvoření nového projektu pomocí tlačítka Continue.

Notifikační systém - Skupiny

Záložka Skupiny

Na této záložce nastavíme, kterým skupinám uživatelů se bude upozornění posílat.

Obr.: Formulář Notifikační systém K2 - záložka Skupiny

Nového člena nebo skupinu vložíme pomocí klávesy Insert nebo tlačítka .

Pozn.: Součástí skupiny mohou být nejen příjemci, ale také další skupiny.

Na 1. stranu formuláře zadáme jméno skupiny (např. "VYVOJ") a do Typu skupiny vybereme buď Výčet uživatelů, nebo Všichni uživatelé K2.

• Výčet - zpráva se bude zasílat uživatelům, které zadáme na 2. straně (Členové).
• Všichni uživatelé K2 - na 2. stranu se doplní všichni uživatelé K2, kteří mají nastavený přijem notifikací.

Obr.: Formulář pro vytvoření nové skupiny

Na záložku Členové vložíme pomocí Insert nebo tlačítka nového příjemce dané skupiny nebo novou skupinu, která bude součástí vytvořené skupiny (VYVOJ).

Obr.: Formulář pro výběr příjemce nebo skupiny

Volba Příjemce

Volbu Příjemce zvolíme v případě, že chceme do skupiny vložit jednoho nebo více příjemců. Otevře se číselník Kontaktní osoby, kde můžeme klávesou ENTER vybrat jednu kontaktní osobu nebo můžeme označit více příjemců najednou.

Obr.: Formulář pro zadání příjemce

Vyplněný formulář potvrdíme tlačítkem OK.

Do skupiny "VYVOJ" se vložil příjemce "Ing. Jakub Pastrňák".

Volba Skupina

Vytvoříme novou skupinu, např. "VYVOJ 2".

Obr.: Formulář pro zadání názvu skupiny

Na záložce Členové stiskneme Insert nebo tlačítko a vybereme volbu Skupina.

Obr.: Formulář pro zadání příjemce nebo skupiny

Po výběru volby Skupina se otevře formulář pro výběr již existující skupiny, do níž budeme vkládat novou skupinu (zvolíme "VYVOJ"). Jméno skupiny se doplní automaticky. Je však možné jej změnit.

Obr.: Formulář pro zadání skupiny

Popis polí:

Skupina	Jméno skupiny - skupinu výbíráme z formuláře Skupiny V tomto formuláři lze také vytvořit skupina i příjemce.
Jméno	Dosadí se automaticky po výběru skupiny z formuláře.

Tlačítkem OK potvrdíme výběr. Tím se skupina "VYVOJ" vložila do skupiny "VYVOJ 2".

Obr.: Seznam uložených skupin

Obr.: Formulář Notifikační systém K2 s uloženými skupinami

Notifikační systém - Akce

Záložka Akce

Na záložce Akce je seznam všech akcí, které lze nastavit pro zasílání notifikací. Akce jsou buď adresné nebo neadresné:

• Adresné akce mají aktivní volbu ve sloupci Adresná. Jsou to akce, kdy notifikace na danou událost automaticky přijde uživateli, který je s danou událostí spojen (např. řešitel úkolu nebo kroku workflow). Tyto akce jsou automaticky Aktivní a notifikace na tyto akce chodí automaticky bez toho, aniž bychom je museli nastavit na záložce Podmínky.
• Neadresné akce neznají automaticky příjemce a notifikaci na danou akci je nutné definovat na záložce Podmínky.

Obr.: Formulář Notifikační systém K2 - záložka Akce

Popis sloupců:

Skript	Pokud je pole zatržené, jedná se o skriptovou akci.
Aktivní	Určuje, na které akce se bude upozorňovat notifikací. Adresné akce jsou aktivní automaticky, neadresné jsou aktivní poté, co je daná akce definována na záložce Podmínky.
Název	Název jednotlivých akcí, které lze v notifikačním systému využít.
Typ akce	Typ akce, která se bude provádět na daném datovém modulu (např. hromadná akce).
Podtyp	Rozlišovací číslo typu akce (1- hromadná akce pro potvrzení dokladu, 2 - hromadná akce pro odpotvrzení dokladu,...).
Datový modul	Název datového modulu.

Skriptové akce

Slouží k nastavení vlastní akce, kterou je pak možno vyvolat ze skriptu. Skriptová akce je odlišená od standardních zatržítkem ve sloupci Skript.

Obr.: Formulář Notifikační systém K2 - záložka Skriptové akce

Skriptovou akci vložíme pomocí klávesy Insert nebo tlačítka . Do pole Název vepíšeme, jak se bude skriptová akce jmenovat. Ostatní pole jsou shodná s popisem sloupců, viz výše.

Obr.: Formulář Notifikační systém K2 - Skriptová akce

Po odsouhlasení formuláře se skriptová akce uloží do seznamu a bude moci být zvolena pro nastavení notifikací.

Skriptovou akci lze odstranit nebo editovat. Odstranění provedeme klávesou Delete nebo tlačítkem pro odstranění záznamu. Editovat lze těmito způsoby: dvojklikem levého tlačítka myši na dané akci, klávesou Enter nebo tlačítkem pro editaci záznamu.

Notifikační systém - Podmínky

Záložka Podmínky

V případě, že máme specifické požadavky pro zasílání notifikací, na této záložce si nastavíme vlastní podmínky pro jednotlivé akce.

Pozn.: Uživatel, který má nastaveno právo Správce - Přístup k úrovni nastavení - Nastavení notifikací, může vytvářet/editovat/mazat podmínky notifikací všech uživatelů. Uživatel, který toto právo nastaveno nemá, může vytvářet/editovat/mazat pouze podmínky notifikací, ve kterých je jediným příjemcem.

Obr.: Formulář Notifikační systém K2 - záložka Podmínky

Novou podmínku vložíme pomocí klávesy Insert nebo tlačítka . Otevře se formulář pro definici podmínky.

Záložka Obecné

Obr.: Formulář pro definici podmínky notifikace

Popis polí:

Název	Název podmínky.
Akce	Akce, která bude spouštěna. Vybírá se z formuláře akcí.
Datový modul	Datový modul, nad kterým se bude akce sledovat.
Typ podmínky	Zde vybereme, nad jakými záznamy se bude akce spouštět.

Pro podmínku na změnu stavu je nutné mít na konkrétním stavu zatrženou volbu "Upozorňovat". Tuto volbu není možné zapnout na systémových stavech (číslo záznamu je vyšší než 2 000 000 000) jinak než speciální registrovanou funkcí.

Pozn.: Při doručení notifikace se kontroluje právo na záznam. Pokud uživatel právo na daný záznam (např. fakturu) nemá, notifikace na danou akci mu nebude doručena.

Popis zatrhávacích polí:

Jednorázová podmínka	Je-li tato volba zatrhnuta, podmínka bude po prvním použití smazána.
Platná	Pole je automaticky zatrhnuto, pokud je definice dané podmínky správná.
Neaktivní	Je-li tato volba zatrhnuta, je podmínka dočasně zakázána. Takováto podmínka nemusí obsahovat všechny povinné údaje, neboť při jejím uložení se neprovádí kontrola platnosti. Podmínku můžeme odtrhnutím volby "Neaktivní" kdykoli opět zaktivnit.

Pokud vybereme Typ podmínky "Každý vyhovující podmínkám", ve formuláři se zobrazí další záložka Podmínky.

Obr.: Formulář pro definici podmínky

Po rozkliknutí záložky a stisknutí Insert nebo tlačítka se zobrazí formulář pro výběr typu podmínky. Pracujeme s ním stejně, jako kdybychom vytvářeli filtr (viz. kapitola Filtry - záložka Podmínky).

Záložka Seznam příjemců

Zobrazí se formulář pro vložení příjemce nebo skupiny. Funguje stejně, jako při vytváření příjemce nebo skupiny na záložce Skupiny v úvodním formuláři Notifikačního systému K2 (kapitola Notifikační systém - Skupiny). Navíc můžeme vložit příjemce z datového pole.

Obr.: Formulář pro nastavení příjemců

Položka Příjemce umožňuje vybrat příjemce notifikace ze seznamu kontaktních osob. Při výběru je kontrolována platnost kontaktní osoby. Pokud je kontaktní osoba zneplatněna, systém nás na to upozorní a příjemce neuloží.

Obr.: Hlášení systému při vložení zneplatněné kontaktní osoby

Položka Příjemce z datového pole nám umožňuje zaslat notifikaci příjemci přímo nebo přes vazbu ze záznamu datového modulu. Po zvolení této položky se otevře formulář Příjemce z datového pole.

Obr.: Formulář pro nastavení příjemce z datového pole

V tomto formuláři vybíráme datové pole, které se odkazuje do kontaktních osob nebo uživatelů, kteří mají nastavenu kontaktní osobu. Podmínkou nastavení datového pole je vyplněné pole Datový modul na záložce Obecné.

Je možné zadat i více příjemců z datového pole. Takového příjemce není možné zařadit do skupiny, ale můžeme jej použít spolu s "klasickým" příjemcem.

Zadání příjemce pro nastavení adresných notifikací

Pro správné nastavení adresných notifikací (při zatrhnuté volbě Ignorovat příznak "Adresná") je pro vybrané akce nutné nastavit příjemce z uvedených datových polí:

Název akce	Datové pole
Přišel úkol	Owner
Workflow - nový krok	Owner.ContPerson
Nesplnění kroku workflow	Owner.ContPerson
Nesplnění úkolu řešiteli	Owner
Nesplnění úkolu zadavateli	Client
Nová pošta	UserId
Zmeškaný hovor	ResponsiblePersonId

Akce natScriptNotify a natMessage (Zpráva) budou fungovat vždy bez nutnosti nastavení příjemce.

Příklad: Chceme poslat notifikaci o potvrzení aktivity zodpovědné osobě, která je vyplněna na dané aktivitě.

V nastavení podmínek vybereme datový modul "Aktivity" a akci "Potvrzení". Ve formuláři Příjemce z datového pole vybereme datové pole "ZodpOs". Toto pole se odkazuje do číselníku kontaktních osob.

Obr.: Nastavení podmínky pro potvrzení aktivity

Obr.: Nastavení datového pole "Zodpovědná osoba"

Notifikační systém - Formátovače

Na záložce definujeme vzhled upozornění pro systémy různých typů zařízení.

Obr.: Formulář Notifikační systém K2 - záložka Formátovače

Typy zařízení:

• K2 - používá se pro plnou verzi K2,
• Pošta - používá se pro odesílání notifikací na e-mail,
• Firebase - používá se pro verzi K2 v systému Android a iOS.

Záložka Formátovač

Klávesou Insert nebo tlačítkem otevřeme formulář pro nastavení formátu zprávy.

Obr.: záložka Formátovač

Popis polí:

Název	Název podmínky.
Typ zařízení	Zařízení, na kterém budou probíhat notifikace.
Datový modul	Datový modul, nad kterým se bude akce sledovat.
Akce	Akce, na kterou se bude upozorňovat. Vybíráme ze seznamu Akcí.
Podmínka	Podmínka, pro kterou bude formátovač uplatněn. Neexistuje-li formátovač k podmínce (nebo existuje jen k podmínkám, které nevyhovují danému incidentu), použije se obecný formátovač pro danou akci. Uživateli je doručeno tolik upozornění, kolik je u podmínky definovaných formátovačů.
Platný	Pokud je tento příznak zatržen, je tento formátovač platný pro danou podmínku.
Test	Tlačítko pro provedení testu formátovače. Tato kontrola dokáže odhalit použití neexistujících polí v proměnných formátovače.
Neaktivní	Pokud je tento příznak zatržen, je tento formátovač dočasně zakázaný. Formátovač můžeme odtrhnutím volby "Neaktivní" kdykoli opět zaktivnit.

Záložka Proměnné

Záložka slouží pro nastavení formátu polí, ze kterých se bude skládat zpráva o notifikaci.

Obr.: Formulář Notifikační systém K2 - záložka Proměnné

Podle typu zařízení se předvyplní pole, která jsou daným typem zařízení podporována. Lze však vložit i pole nová. Po stisknutí klávesy Insert nebo tlačítka se otevře formulář pro nastavení formátu polí.

Obr.: Formulář pro nastavení formátu pole

Do pole Proměnná nastavíme typ pole. Typ "Caption" se používá pro nastavení hlavičky zprávy, která se zobrazí ihned po přijetí notifikace. Typ "Memo" použijeme pro nastavení samotného textu zprávy.

Do pole Předloha vepisujeme, co se bude zobrazovat v textu.

MC - Module caption (Název modulu)

RC - Report caption (Hlavička zprávy)

PK - primární klíč

Po takovém nastavení, jako je uvedené na obrázcích, a následném potvrzení faktury, přijde upozornění do systému K2, viz kapitola Notifikace - přijetí zprávy.

Obr.: Notifikace - upozornění na nový úkol

Záložka Formátovače má v ribbonu ještě záložku Položky, která obsahuje funkce Export a Import. Tlačítko Export (Ctrl+Shift+E) umožňuje uložit seznam všech formátovačů do souboru typu "*.xml". Obsah takového souboru pak lze načíst do K2 pomocí tlačítka Import (Ctrl+Shift+I). V adresáři "K2\SupportFiles\NotifyFormatters" je uložen soubor "TNotifyFormatter.xml" obsahující nastavení nejpoužívanějších formátovačů pro notifikace.

Notifikace - přijetí zprávy

Po nastavení všech parametrů notifikace a provedení akce, na niž chceme upozorňovat, program K2 zašle notifikaci jak do systému K2, tak na zařízení, které jsme si zvolili pro přijímání notifikací.

Obr.: Pracovní plocha - počet notifikací

Jednotlivá upozornění se zobrazují ve sloupci notifikací, nejnovější se řadí nahoru. O počtu notifikací, které jsme si ještě "nevyzvedli" nás informuje bublina s červeným číslem (v červeném kroužku na obrázku výše).

Po stisknutí bubliny v levém sloupci se ve středním sloupci zobrazí došlé notifikace.

Obr.: Pracovní plocha - notifikace ve středním sloupci

Zpracování notifikace

Např. jsme si nastavili notifikaci na potvrzení faktury vydané. Po přijetí notifikace (v zeleném rámečku) se můžeme na daný doklad přepnout dvojklikem levého tlačítka myši (viz. obrázek níže). Tím upozornění zmizí z pravého sloupce pracovní plochy a sníží se počet notifikací v červené bublině. Upozornění lze také vymazat (zpracovat) ze sloupce, aniž bychom museli doklad otevírat, a to stisknutím "fajfky" umístěné v pravé části sloupce u dané notifikace. "Fajfka" je viditelná, pouze pokud po ní přejedeme kurzorem myši.

Obr.: Pracovní plocha - přijatá notifikace

Obr.: Potvrzená faktura vydaná

Obr.: Formulář Notifikační systém

Se zpracováním notifikací také souvisí tlačítka na formuláři Notifikační systém. Popis jejich funkčnosti je popsán v kapitole Notifikační systém.

Notifikace - vynucení kontroly nastavení

V nastavení notifikací je možnost definovat tzv. formátovače notifikací. Jedná se o formát zobrazovaných zpráv, které přicházejí při vyvolání notifikace na vybraná zařízení. To, že existuje neplatný formátovač, hlásí IS K2 po přihlášení každému uživateli, který má nastaveno tzv. Servisní právo.

Obr. Hlášení o problémech v notifikacích

Seznam všech chybných formátovačů zobrazíme v sekci nastavení notifikací, pomocí stisku tlačítka Kontrola na záložce Formátovače. Po provedení kontroly nastavení je potřeba formulář zavřít tlačítkem OK, aby se uložily nejen případné opravy chyb v objektech, ale také informace o datu a verzi kdy byla kontrola provedena.

Obr. Nastavení notifikací

Po spuštění se zobrazí seznam neplatných formátovačů a případné další problémy, které jsou pouze informativní, například - uživatel nemá propojení s kontaktní osobou. Kvůli tomuto pak nemůže přijímat notifikace.

Obr. Kontrola platnosti formátovačů v notifikacích

Opravu formátovačů provedeme ve stejném formuláři jako kontrolu, pomocí stisku tlačítka Konverze na záložce Formátovače.

Popis funkcí menu notifikačního panelu

Další funkce menu notifikačního panelu

Obr.: Menu notifikačního panelu

Smazat notifikace po přečtení

Pokud volba není zatržená, po přečtení (rozkliknutí) zůstává notifikace v pravém panelu, pouze zmizí tučné označení hlavičky notifikace.

Obr.: Přečtená notifikace - není zatržená volba Smazat notifikace po přečtení

Pokud je volba zatržená, notifikace se ihned po přečtení smaže z notifikačního panelu, viz kapitola Notifikace - přijetí zprávy.

Historie notifikací

Po výběru této možnosti se zobrazí kniha Historie. Popis této knihy najdeme v kapitole Notifikační systém - Příjemci a zařízení.

Kalendář

Kalendář slouží jako obraz všech nastavených "nevyzvednutých" notifikacích, obsažených ve Schránce.

Obr.: Pracovní plocha - nevyzvednuté notifikace

Obr.: Kalendář - obraz notifikací v notifikačním panelu

Nastavení notifikací

Spuštěním volby se otevře formulář Notifikace, bližší informace k této funkci jsou popsány v kapitole Notifikační systém.

Označit vše jako vyřízeno

Funkce přesune všechna upozornění z notifikačního panelu do knihy Historie a označí je jako přečtené.

Popis funkcí notifikace v notif. panelu

Každá notifikace v notifikačním panelu má tyto funkce

Obr.: Funkce notifikace

Popis funkcí:

	Odložit - slouží k posunutí přijetí notifikace o určitou dobu. Po stisknutí tohoto tlačítka se zobrazí menu s variantami: Obr.: Menu funkce Odložit Výběrem kterékoliv varianty dojde k odložení notifikace o danou dobu. Notifikace zmizí z notifikačního panelu a znovu přijde po uplynutí nastavené doby později. Volba Odložit na umožňuje nastavit libovolné datum a čas pro opětovné přijetí notifikace.
	Otevřít - otevře doklad, na nějž notifikace upozorňuje. Po kliknutí na toto tlačítko se otevře volba: Obr.: Volba Otevřít Notifikace zůstává v panelu notifikací, pouze zmizí tučné označení hlavičky notifikace.
	Smazat - smaže notifikaci z notifikačního panelu. Po kliknutí na toto tlačítko se otevře volba: Obr.: Volba Smazat

Další možnosti nastavení notifikací

Notifikace lze nastavit také pomocí pravého tlačítka myši na poli dokladu, jehož změnu budeme chtít notifikovat. Funguje to obdobně jako filtry, tzn. že lze upozornění přidat na kterékoliv straně dokladu.

Obr.: Faktura vydaná - nastavení notifikace

Po zvolení možnosti Přidat upozornění se otevře formulář Podmínka. Postup práce je shodný jako s formulářem pro nastavení podmínek v záložce Podmínky (viz. Notifikační systém - Podmínky, obr. Formulář pro definici podmínky notifikace).

Obr.: Formulář pro nastavení parametrů upozornění - 1. záložka

Upozornění na danou akci lze z dokladu také zaslat přímo konkrétní osobě, a to volbou Poslat upozornění. Otevře se formulář, v němž vybereme kontaktní osobu a doplníme text zprávy pro příjemce. Tato zpráva se zobrazí na zařízení, která máme nastavena pro příjem notifikací.

Obr.: Formulář pro zaslání upozornění

Přes pravé tlačítko myši na políčku dokladu můžeme zobrazit seznam incidentů daného pole. Jedná se o možnost Seznam incidentů. Po provedení akce (zaplacení faktury) se incident zobrazí ve formuláři.

Obr.: Seznam incidentů

Ruční zpracování pomocí Ctrl+F9

Datové moduly pro incidenty a požadavky obsahují také akci "Zpracovat" pomocí kláves Ctrl+F9. Akce umožňuje zpracovat incidenty na požadavky a následně požadavky doručit - bez nutnosti použití AS.