Smlouvy

V modulech Smlouvy evidujeme veškeré informace ohledně smluvních vztahů s našimi obchodními partnery. K dispozici jsou 3 moduly:

• Smlouvy - prodej,
• Smlouvy - nákup,
• Smlouvy - ostatní.

Z prodejních smluv můžeme vytvářet doklady prodeje - zakázky, faktury vydané a ostatní pohledávky. Z nákupních smluv lze vytvářet doklady nákupu - objednávky vydané, faktury přijaté a ostatní závazky. Z ostatních smluv se doklady nevytváří.

U prodejních a nákupních smluv lze používat dva způsoby finančního plnění:

• Periodická fakturace - pravidelná fakturace stejných položek ve stejné výši. Na smlouvu se zadá položka / položky, které se pravidelně opakují, a smluvní cena. Z těchto položek se pak pomocí funkce Periodická fakturace pravidelně vytváří doklad prodeje / nákupu.
• Splátkový kalendář - fakturace dle splátkového kalendáře. Na smlouvu se zadá položka / položky první splátky. Pomocí funkce Vytvořit položky splátkového kalendáře se na smlouvě vytvoří položky pro další splátky. Z položek se pak pomocí funkce Fakturace splátek vytváří doklady prodeje / nákupu (doklady se mohou vytvořit najednou na celý rok).

Základní data

Identifikátorem smluv je Kód smlouvy. Pomocí Kódu smlouvy jsou propojeny smlouvy s dodatky a s prvotními doklady.

Typ finančního plnění smlouvy specifikuje způsob finančního plnění (Periodická fakturace, Splátkový kalendář), frekvenci fakturace a určuje, jaký typ dokladu se má ke smlouvě vytvářet.

Typ smlouvy blíže specifikuje zaměření smlouvy. Nastaví se do knih smluv a odtud se přenáší do dokladů.

Na Typu smlouvy můžeme definovat Sadu atributů, do které přidáme Atributy (pole), která potřebujeme evidovat na smlouvě určitého typu, a tato pole nejsou součástí standardních polí na smlouvách v IS K2.

Smlouvy se vytváří v Knihách smluv pro prodej, v Knihách smluv pro nákup a v Knihách ostatních smluv.

Kód smlouvy

Kód smlouvy je identifikátorem smluv. Zkratka musí být unikátní napříč všemi moduly smluv. Kód smlouvy se může vytvořit automaticky při uložení nové smlouvy dle nastavení šablony v Knize smluv.

Pomocí Kódu smlouvy jsou propojeny smlouvy s dodatky a s prvotními doklady.

Obr.: Číselník Kód smlouvy

Typ finančního plnění smlouvy

Typ finančního plnění smlouvy je třeba definovat pro smlouvy prodejní a nákupní. Specifikuje způsob finančního plnění (Periodická fakturace, Splátkový kalendář), frekvenci fakturace, definuje způsob platby a určuje, jaký typ dokladu se má ke smlouvě vytvářet. Typ finančního plnění smlouvy se pak přiřadí Typu smlouvy.

Obr.: Číselník Typ finančního plnění smlouvy

Nový záznam vytvoříme funkcí Nový nebo Kopie. Na záložce Základní údaje zadáme Zkratku, Popis a vybereme Způsob finančního plnění z číselníku (Periodická fakturace nebo Splátkový kalendář). Podle vybraného způsobu finančního plnění se zpřístupní další pole, kterými definujeme vytváření dokladů prodeje / nákupu ze smlouvy.

Periodická fakturace

Zpravidla se použije pro pravidelnou fakturaci ve stejné výši.

Obr.: Typ finančního plnění smlouvy - Periodická fakturace

Popis vybraných polí:

Způsob platby	Hodnota z číselníku Způsob platby se plní do pole Způsob platby na dokladu, vytvořeném ze smlouvy.
Interval splátek v měsících	Počet měsíců určuje frekvenci, s jakou se vytváří doklady ze smlouvy.
Krátit splátku	Zapnuto - pokud je platnost smlouvy od jiného dne, než první den v měsíci, nebo platnost do je do jiného než posledního dne v měsíci, při vystavení dokladu ze smlouvy dojde ke krácení částky za první a poslední měsíc platnosti smlouvy jen na počet dní, kdy je smlouva v platnosti. Vypnuto - v prvním a posledním měsíci platnosti smlouvy se při vystavení dokladu částka nekrátí.
Vytvářet doklad	Typ dokladu, který se ze smlouvy vytváří.

Splátkový kalendář

Použije se v případě splátkového kalendáře.

Obr.: Typ finančního plnění smlouvy - Splátkový kalendář

Popis polí:

Způsob platby	Hodnota z číselníku Způsob platby se plní do pole Způsob platby do vytvářeného dokladu.
Interval splátek v měsících	Počet měsíců určuje frekvenci, s jakou se vytváří položky splátek na smlouvě.
Počet splátek	Celkový počet splátek.
Vytvářet doklad	Typ dokladu, který se ze smlouvy vytváří.

Typ smlouvy

Typ smlouvy blíže specifikuje zaměření smlouvy. Nastaví se do knih smluv a odtud se přenáší do dokladů. U typů smluv, určených pro prodej a nákup, je třeba vybrat Typ finančního plnění. Každému typu smlouvy lze přiřadit sadu atributů.

Obr.: Číselník Typ smlouvy - Základní údaje

Atributy na smlouvách

Atributy umožňují evidovat doplňující informace ke smlouvám. Atributy se zařadí do Sady atributů. Sada atributů se vloží na Typ smlouvy. Při vytvoření nové smlouvy se dle zvoleného typu smlouvy vloží na smlouvu sada atributů a její atributy.

Atributy

Číselník Atributy můžeme otevřít ze stromového menu Smlouvy - Základní data. V náhledu záznamu v části Nastavení vybereme Aktuální typ číselníku "Smlouvy" - zobrazí se atributy, vytvořené pro modul smluv. Jednotlivé záznamy můžeme vytvářet klávesou Ins nebo kopii F6 ze stávajícího záznamu.

Obr.: Číselník Atributy

Na atributu je třeba vybrat Typ atributu. Pokud zatrhneme pole Výběr hodnot, v části Předdefinované hodnoty atributu zadáme hodnoty, kterých může atribut nabývat. Pokud je zatrženo pole Pouze předdefinované hodnoty, pak při editaci hodnot atributů na smlouvě lze vybrat jen předdefinované hodnoty.

Obr.: Kniha Atributy - Základní údaje

Na záložce Místa použití se zobrazují sady atributů, ve kterých je atribut zařazen.

Sady atributů

Číselník Sady atributy můžeme otevřít ze stromového menu Smlouvy - Základní data.

Obr.: Číselník Sady atributů

Na záložce Základní údaje definujeme název sady, případně popis. V tabulce Atributy pak vkládáme jednotlivé atributy, které budou v sadě zařazeny.

Obr.: Sady atributů - Základní údaje

Knihy smluv pro prodej

Prodejní smlouvy se evidují v Knihách smluv pro prodej.

Obr.: Knihy smluv pro prodej

Popis práce s knihami a princip nastavení naleznete v kapitole Správce / Správa knih.

Výchozí nastavení

Obr.: Knihy smluv pro prodej - Výchozí nastavení

Popis polí:

Typ smlouvy	Hodnota z toho pole se plní do pole Typ smlouvy u nové prodejní smlouvy.
DIČ vlastní firmy	Pole vyplníme pouze v případě, že máme registraci k DIČ i v jiném státě, a v této knize vystavujeme smlouvy určené pro tuto registraci.
Středisko	Hodnota z toho pole se plní do pole Středisko u nové prodejní smlouvy.
Typ daně	Hodnota z toho pole se plní do pole Typ daně u nové prodejní smlouvy.
Sazba DPH	Pokud není jako položka ve smlouvě vybraná karta zboží nebo karta ostatních pohledávek, pak se na položku smlouvy dosadí hodnota sazby DPH v tomto poli.
Kniha prodeje	Kniha prodeje, ve které vznikne zakázka nebo faktura vydaná ze smlouvy.
Kniha ostatních pohledávek	Kniha ostatních pohledávek, ve které vznikne ostatní pohledávka ze smlouvy.
Forma objednávky	Hodnota z toho pole se plní do pole Forma objednávky u nové prodejní smlouvy.
Způsob dopravy	Hodnota z toho pole se plní do pole Způsob dopravy u nové prodejní smlouvy.
Způsob odběru	Hodnota z toho pole se plní do pole Způsob odběru u nové prodejní smlouvy.
Potvrdit doklady	Pokud je zatrženo, pak doklady vytvořené ze smlouvy budou automaticky potvrzené.
Datum vystavení dokladu dle data účetního případu	Pokud je zatrženo, pak se datum vystavení vytvářeného dokladu ze smlouvy naplní datem účetního případu.
Automatické vytváření kódu smlouvy - šablona	Nastavením šablony lze zajistit automatické vytváření Kódu smlouvy při uložení nové smlouvy. Šablona se vytváří pomocí parametrů, stejně jako např. definice variabilního symbolu v knihách prodeje. Příklad: Šablona @KN()-@OB(4)-@CI(N05) vytvoří kód smlouvy ve formátu (kniha + období + číslo dokladu smlouvy doplněné nulami na pět znaků).
Variabilní symboly - Šablona	Nastavením šablony pro tvorbu variabilních symbolů lze zajistit automatické vytváření variabilního symbolu na položkách smlouvy. Variabilní symbol se vytvoří při vytvoření nové položky (při kopii položky se nevytváří). Šablona se vytváří pomocí parametrů, stejně jako např. definice variabilního symbolu v prodeji.

Knihy smluv pro nákup

Nákupní smlouvy se evidují v Knihách smluv pro nákup.

Popis práce s knihami a princip nastavení naleznete v kapitole Správce / Správa knih.

Výchozí nastavení

Obr.: Kniha smluv pro nákup - Výchozí nastavení

Popis polí:

Typ smlouvy	Hodnota z toho pole se plní do pole Typ smlouvy u nové nákupní smlouvy.
DIČ firmy	Pole vyplníme pouze v případě, že máme registraci k DIČ i v jiném státě, a v této knize vystavujeme smlouvy určené pro tuto registraci.
Středisko	Hodnota z toho pole se plní do pole Středisko u nové nákupní smlouvy.
Typ daně	Hodnota z toho pole se plní do pole Typ daně u nové nákupní smlouvy.
Sazba DPH	Pokud není jako položka ve smlouvě vybraná karta zboží nebo karta ostatních závazků, pak se na položku smlouvy dosadí hodnota sazby DPH v tomto poli.
Kniha nákupu	Kniha nákupu, ve které vznikne objednávka vydaná nebo faktura přijatá ze smlouvy.
Kniha ostatních pohledávek	Kniha ostatních závazků, ve které vznikne ostatní závazek ze smlouvy.
Forma objednávky	Hodnota z toho pole se plní do pole Forma objednávky u nové nákupní smlouvy.
Způsob dopravy	Hodnota z toho pole se plní do pole Způsob dopravy u nové nákupní smlouvy.
Způsob odběru	Hodnota z toho pole se plní do pole Způsob odběru u nové nákupní smlouvy.
Potvrdit doklady	Pokud je zatrženo, pak doklady vytvořené ze smlouvy, budou automaticky potvrzené.
Datum vystavení dokladu dle data účetního případu	Pokud je zatrženo, pak se datum vystavení vytvářeného dokladu ze smlouvy naplní datem účetního případu.
Automatické vytváření kódu smlouvy - šablona	Nastavením šablony lze zajistit automatické vytváření Kódu smlouvy při uložení nové smlouvy. Šablona se vytváří pomocí parametrů, stejně jako např. definice variabilního symbolu v knihách prodeje. Příklad: Šablona @KN()-@OB(4)-@CI(N05) vytvoří kód smlouvy ve formátu (kniha + období + číslo dokladu smlouvy doplněné nulami na pět znaků).

Knihy ostatních smluv

Ostatní smlouvy se evidují v Knihách ostatních smluv.

Popis práce s knihami a princip nastavení naleznete v kapitole Správce / Správa knih.

Výchozí nastavení

Obr.: Kniha ostatních smluv - Výchozí nastavení

Popis polí:

Typ smlouvy	Hodnota z toho pole se plní do pole Typ smlouvy u nové smlouvy.
DIČ firmy	Pole vyplníme pouze v případě, že máme registraci k DIČ i v jiném státě, a v této knize vystavujeme smlouvy určené pro tuto registraci.
Středisko	Hodnota z toho pole se plní do pole Středisko u nové smlouvy.
Automatické vytváření kódu smlouvy - šablona	Nastavením šablony lze zajistit automatické vytváření Kódu smlouvy při uložení nové smlouvy. Šablona se vytváří pomocí parametrů, stejně jako např. definice variabilního symbolu v knihách prodeje. Příklad: Šablona @KN()-@OB(4)-@CI(N05) vytvoří kód smlouvy ve formátu (kniha + období + číslo dokladu smlouvy doplněné nulami na pět znaků).

Smlouvy - prodej

V knize Smlouvy - prodej evidujeme prodejní smlouvy.

Obr.: Smlouvy - prodej - Seznam

Doklad Smlouva - prodej

Základní údaje

Na záložce Základní údaje evidujeme informace ke smlouvě jako termíny, smluvního partnera, spojení na partnera a další náležitosti.

Obr.: Smlouvy - prodej - Základní údaje

Popis vybraných polí:

Typ smlouvy	Doplní se hodnota dle nastavení knihy Smlouvy - prodej. Dle zvoleného Typu smlouvy se na doklad doplní pole související s finančním plněním.
Kód smlouvy	Kód smlouvy se může vytvořit automaticky při uložení nové smlouvy dle nastavení šablony v Knize smlouvy nebo jej lze vytvořit ručně. (Pomocí Kódu smlouvy jsou propojeny smlouvy s dodatky a s prvotními doklady.)
Dodatek ke smlouvě	Pole se naplní číslem původní smlouvy, pokud je vytvořen dodatek ke smlouvě pomocí funkce Dodatek.
Smluvní partner	Výběr partnera z knihy Dodavatel/Odběratel.
Kontaktní osoba	Kontaktní osoba partnera.
Datum uzavření	Datum uzavření smlouvy.
Datum účetního případu 1. splátky	Toto datum se doplní do prvního dokladu prodeje vytvořeného ze smlouvy a následně se z této hodnoty vypočte podle nastavení intervalu splátek datum účetního případu pro další doklady.
Platnost od	Datum počátku platnosti smlouvy.
Platnost do	Datum konce platnosti smlouvy.
Typ finančního plnění	Výběr typu finančního plnění. Na nový doklad se doplní dle Typu smlouvy.
Cenová skupina, Ceník, Prodejní akce	Podle nastavených hodnot se zjistí cena položek smlouvy.
Způsob finančního plnění	Hodnota se doplní dle Typu finančního plnění. Pole nelze editovat.
Interval splátek	Pokud Způsob finančního plnění = Periodická fakturace, počet měsíců určuje frekvenci, s jakou se vytváří doklady ze smlouvy. Pokud Způsob finančního plnění = Splátkový kalendář, počet měsíců určuje frekvenci, s jakou se vytváří položky splátek na smlouvě.
Krátit splátku	Pole se zobrazuje, pokud Způsob finančního plnění = Periodická fakturace. Zapnuto - pokud je platnost smlouvy od jiného dne, než první den v měsíci, nebo platnost do je do jiného než posledního dne v měsíci, při vystavení dokladu ze smlouvy dojde ke krácení částky za první a poslední měsíc platnosti smlouvy jen na počet dní, kdy je smlouva v platnosti. Vypnuto - v prvním a posledním měsíci platnosti smlouvy se při vystavení dokladu částka nekrátí.
Počet splátek	Pole se zobrazuje, pokud Způsob finančního plnění = Splátkový kalendář. Uvádí se zde celkový počet splátek.
Vytvářet doklad	Typ dokladu, který se vytvoří ze smlouvy.
Smluvní cena netto	Součet smluvních cen netto z položek v měně dokladu.
Smluvní cena brutto	Součet smluvních cen brutto z položek v měně dokladu.
Středisko, Kód zakázky, Kód 1, Kód 2, Referent, Prostředek a Párovací symbol	V části Kódy jsou analytické osy, které se přenesou do vytvářeného dokladu (pokud jsou zadané).
Ostatní	Pod tlačítkem Ostatní jsou pole důležitá pro vytvoření dokladu ze smlouvy. Hodnoty těchto polí na smlouvě se doplní dle nastavení v knize smluv.
Platební podmínky	Platební podmínky pro doklady, vytvořené ze smlouvy. Hodnoty těchto polí na smlouvě se doplní z karty Dod./Odb..
Registr smluv	Údaje pro registr smluv. Bližší popis je v kap. Evidence údajů pro registr smluv na smlouvách.

Položky smlouvy

Na záložce Položky smlouvy zadáváme položky zboží a služeb, které představují jednotlivé položky smlouvy. Tyto položky se zobrazí i na dokladu, které jsou ze smluv vytvářené. Položky zadáváme klávesou Ins pro vložení nové položky nebo klávesou F6 pro vytvoření kopie z již existující položky.

Obr.: Smlouvy - prodej - Položky smlouvy

Obr.: Formulář Položky smlouvy - prodej (Periodická fakturace)

Popis vybraných polí na položce smlouvy s typem finančního plnění Periodická fakturace:

Zboží	Výběr z číselníku Zboží. Pole se na formuláři položky smlouvy zobrazuje v případě, že v poli Vytvářet doklad na smlouvě je "Zakázka" nebo "Faktura vydaná".
Karta ostatní pohledávky	Výběr z číselníku Karty ostatních pohledávek. Pole se na formuláři položky smlouvy zobrazuje v případě, že v poli Vytvářet doklad na smlouvě je "Ostatní pohledávka".
Název	Lze zadat název položky.
Variabilní symbol	Pokud je pole vyplněno, variabilní symbol se přenese do hlavičky dokladu, vytvořeného ze smlouvy.
Platné od, Platné do	Datum, od - do kterého je položka smlouvy platná.

Obr.: Formulář Položky smlouvy - prodej (Splátkový kalendář)

Popis vybraných polí na položce smlouvy s typem finančního plnění Splátkový kalendář:

Datum účetního případu

Datum účetního případu splátky.

Doklady

Přehled dokladů, které se vážou ke smlouvě. V horní části Vytvořené doklady prodeje se zobrazí doklady vytvořené ze smlouvy. Ve spodní části jsou navíc doklady ručně propojené se smlouvou.

Obr.: Smlouvy - prodej - Doklady

Přílohy

Na záložce Přílohy je možné, stejně jako na jiných místech IS K2, vkládat dokumenty a přiřazovat odkazy na dokumenty. Bližší popis práce s touto stranou je uveden v kapitole Přílohy - Propojení a odkazy.

Funkce na Smlouvách - prodej

Prodejní smlouva

Číslo procesu: SML002	Id. číslo skriptu: FSML001	Soubor: SaleContract.PAS
Popis skriptu: Funkce provede export údajů z prodejní smlouvy do šablony ve wordu. Umístění šablony lze nastavit parametrem TemplateFileName.
Adresa ve stromu: [Smlouvy]

Parametry skriptu:

OwnContactPerson - 0 Číslo vlastní kontaktní osoby, v dokumentu Zastoupená

TemplateFileName - SupportFiles\Lang5\SaleContract.dotx Název souboru šablony dokumentu s cestou

Informace pro uživatele, kteří budou upravovat šablony:

Pokud budou vytvářeny vlastní šablony pro smlouvy, pak lze do těchto šablon přenášet definované proměnné ze vzorové šablony, které se budou plnit stejně jako ve vzorové šabloně SaleContract.dotx. Po otevření šablony a stiskem kláves Alt + F9 se zobrazí proměnné dokumentu ve tvaru např. {DOCVARIABLE ContractAbbr \*MERGEFORMAT}. Zkopírováním těchto proměnných lze přenést tyto proměnné do šablony.

Seznam všech proměnných dokumentů. Vpravo je pak informace, kterými poli je proměnná plněna.

Proměnné dokumentu:

ContractAbbr - ContractHeaderRID.Abbr,

ContractMaturityDays - MaturityDays,

ContractPenalty - InterestPercentage + InterestPercentageUnitCalc,

ContractValidFrom - ValidFrom,

ContractConclusionDate - ContractConclusionDate,

OwnCompanyName - GetCompanies.GetItemByCompanyId(CurrentCompanyID).Name,

OwnCompanyRegNumber - GetCompanies.GetItemByCompanyId(CurrentCompanyID).IDNo,

OwnCompanyAddress - GetCompanies.GetItemByCompanyId(CurrentCompanyID).Address,

OwnCompanyTown - GetCompanies.GetItemByCompanyId(CurrentCompanyID).TownPart,

OwnEntityType - ContractTypeRID.OwnEntityTypeId.LangCodeCalc,

OwnBankAccount - OwnBankAccountId.BankAccountCalc + '/' + OwnBankAccountId.BankCodeNumberCalc,

OwnBankName - OwnBankAccountId.BankNameCalc,

OwnContactPerson (parametr skriptu, odkaz do kontaktních osob) - OwnContactPerson.FullNameCalc,

TradingPartnerName - TradingPartnerId.Name_ver,

TradingPartnerCompanyRegNumber - IDNoFullCalc,

TradingPartnerAddress - TradingPartnerId.AddressId_ver.OneLineCalc,

TradingPartnerTown - TradingPartnerId.AddressId_ver.TownPartId.Name,

TradingPartnerContactPerson - TradingPartnerContactPersonId.FullNameTitleCalc,

TradingPartnerEntityType - ContractTypeRID.PartnerEntityTypeId.LangCodeCalc,

ContractItemList a ContractItemTable - položky smlouvy, kde se položky zobrazí jako tabulka, kde název položky je ItemName a cena položky je ContractNetPriceC + Currency.

Periodická fakturace

Funkce Periodická fakturace vytvoří doklad / doklady prodeje k potvrzené smlouvě se způsobem finančního plnění "Periodická fakturace". Funkci lze spustit v ribbonu na záložce Funkce. Po spuštění se zobrazí vstupní formulář, ve kterém zadáme datum od-do.

Obr.: Vstupní formulář Periodická fakturace

Po odsouhlasení vstupního formuláře se vytvoří doklady podle finančního plnění smlouvy a podle dalšího nastavení, které je na smlouvě pod tlačítky Ostatní a Platební podmínky. Analytické osy dokladu převezmou hodnoty z položek smlouvy a pokud tam nejsou zadané, pak se převezmou z části Kódy ze záložky Základní údaje.

Vytvořené doklady se zobrazí na smlouvě na záložce Doklady v části Vytvořené doklady prodeje.

Vytvořit položky splátkového kalendáře

Funkce Vytvořit položky splátkového kalendáře vytvoří položky na smlouvě s typem finančního plnění "Splátkový kalendář".

Na smlouvě zadáme ručně položku / položky první splátky. Ve Změně označíme tyto položky hvězdičkou a v ribbonu na záložce Funkce spustíme Vytvořit položky splátkového kalendáře. Zobrazí se vstupní formulář, ve kterém zadáme Počet nových splátek. Pokud bude zatrženo pole Stejný variabilní symbol pro všechny splátky, pak v poli Variabilní symbol na nově vzniklých položkách bude stejná hodnota. Pokud zůstane nezatrženo, na nově vytvořených položkách se pro každý další měsíc hodnota variabilního symbolu zvýší vždy o jedna.

Obr.: Funkce Vytvořit položky splátkového kalendáře

Po odsouhlasení vstupního formuláře se v položkách smlouvy vytvoří další splátky.

Příklad na vytvoření splátkového kalendáře je uveden v části pro Funkce nad smlouvami - nákup.

Fakturace splátek

Funkce Fakturace splátek vytvoří doklad / doklady prodeje k potvrzené smlouvě se způsobem finančního plnění "Splátkový kalendář". Funkci lze spustit v ribbonu na záložce Funkce. Po spuštění se zobrazí vstupní formulář, ve kterém zadáme datum od-do.

Obr.: Vstupní formulář Fakturace splátek

Po odsouhlasení vstupního formuláře se k položkám smlouvy s datem úč. případu ve zvoleném období vytvoří doklady podle finančního plnění smlouvy a podle dalšího nastavení, které je na smlouvě pod tlačítky Ostatní a Platební podmínky. Analytické osy dokladu převezmou hodnoty z položek smlouvy a pokud tam nejsou zadané, pak se převezmou z části Kódy ze záložky Základní údaje.

Vytvořené doklady se zobrazí na smlouvě na záložce Doklady v části Vytvořené doklady prodeje.

Změna sazby DPH

Funkce se použije v případě, kdy je třeba na položkách smluv změnit sazbu DPH (např. dojde k legislativní změně sazby DPH).

Na smlouvě (může být potvrzená) spustíme akci Změna sazby DPH. Ve vstupním formuláři vybereme původní a novou sazbu daně a datum, od kterého nová sazba platí.

Obr.: Formulář funkce Změna sazby DPH

Po odsouhlasení vstupního formuláře se na nevyfakturovaných položkách smlouvy, které mají platnost od větší nebo rovnu zadanému datu, změní sazba DPH a přepočte se částka brutto.

Dodatek

Dodatek k potvrzené smlouvě lze vytvořit klávesami Ctrl + F6 nebo spuštěním funkce Dodatek v ribbonu na záložce Domů. Dojde k vytvoření nového záznamu smlouvy, která je kopii záznamu, nad kterým je funkce spuštěna. V novém záznamu se navíc vyplní pole Dodatek ke smlouvě, které se naplní číslem původní smlouvy. V takto vzniklém záznamu pak lze provádět změny. Podle nastavení data Platné od na dodatku se ukončí platnost původní smlouvy nebo předchozího dodatku.

Ukončení platnosti smlouvy

Platnost smlouvy ukončíme spuštěním funkce Ukončení platnosti smlouvy. Ve vstupním formuláři zadáme datum ukončení platnosti.

Obr.: Formulář Ukončení platnosti smlouvy

Pokud je datum Platné do na smlouvě nulové, po odsouhlasení formuláře dojde na smlouvě a všech jejich dodatcích k ukončení platnosti k zadanému datu.

Tiskové sestavy na Smlouvách - prodej

Splátkový kalendář - daňový doklad

Hromadné akce na Smlouvách - prodej

Aktualizace sady atributů	Pomocí této akce se na nepotvrzené smlouvy doplní sada atributů a atributy, zadané na Typu smlouvy. Hodnoty atributů lze pak na smlouvy doplnit pomocí hromadné akce Změna atributů.
Změna atributů	Hromadná akce doplní na smlouvy hodnoty atributů, zadané ve vstupním formuláři. (Touto akcí nelze na smlouvu přidat atributy, lze jen nastavit jejich hodnoty.) Obr.: Formulář Změna atributů
Periodická fakturace	Akce vytvoří doklad / doklady prodeje k potvrzeným smlouvám se způsobem finančního plnění "Periodická fakturace".
Fakturace splátek	Akce vytvoří doklad / doklady prodeje k potvrzeným smlouvám se způsobem finančního plnění "Splátkový kalendář".
Změna sazby DPH	Akce změní sazbu DPH na nevyfakturovaných položkách smluv.

Smlouvy - nákup

V knize Smlouvy - nákup evidujeme nákupní smlouvy.

Obr.: Smlouvy - nákup - Seznam

Doklad Smlouva - nákup

Funkčnost je obdobná jako u Smlouvy - prodej. V následujících kapitolách budou proto popsány jen odlišnosti.

Položky smlouvy

Na položce nákupní smlouvy je zatrhávací pole Editovat DPH. Pokud je zapnuto, lze editovat částku DPH (změní se částka brutto).

Funkce na Smlouvách - nákup

Periodická fakturace	Akce vytvoří doklad / doklady nákupu k potvrzené smlouvě se způsobem finančního plnění "Periodická fakturace". Bližší popis je v kap. Periodická fakturace.
Fakturace splátek	Akce vytvoří doklad / doklady nákupu k potvrzené smlouvě se způsobem finančního plnění "Splátkový kalendář". Bližší popis je v kap. Fakturace splátek.
Změna sazby DPH	Funkce se použije v případě, kdy je třeba na položkách smluv změnit sazbu DPH (např. dojde k legislativní změně sazby DPH). Bližší popis je v kap. Změna sazby DPH.
Dodatek	Funkce Dodatek vytvoří nový záznam smlouvy, který je kopii záznamu, nad kterým je funkce spuštěna. Bližší popis je v kap. Dodatek.
Ukončení platnosti smlouvy	Funkce ukončí platnost smlouvy. Bližší popis je v kap. Ukončení platnosti smlouvy.

Vytvořit položky splátkového kalendáře

Na smlouvě zadáme ručně položku / položky první splátky. Ve Změně označíme tyto položky hvězdičkou a v ribbonu na záložce Funkce spustíme Vytvořit položky splátkového kalendáře. Zobrazí se vstupní formulář, ve kterém zadáme Počet nových splátek. Pokud bude zatrženo pole Stejný variabilní symbol pro všechny splátky, pak v poli Variabilní symbol na nově vzniklých položkách bude stejná hodnota. Pokud zůstane nezatrženo, na nově vytvořených položkách se pro každý další měsíc hodnota variabilního symbolu zvýší vždy o jedna.

Obr.: Funkce Vytvořit položky splátkového kalendáře

Příklad: Firma pořídila auto na leasing. Splátky jsou rozloženy do 60 měsíců. Součástí každé splátky je částka za předmět plnění a částka za finanční služby. První měsíc kromě splátek firma zaplatí také akontaci.

Vytvoříme novou smlouvu, zadáme základní údaje.

Obr.: Smlouva - Základní údaje

Na záložce Položky vytvoříme 3 položky. Na položce je vhodné vybrat Kartu ostatních závazků (na kartě je nastaven účet), zadáme Název, Smluvní cenu a Variabilní symbol.

Obr.: Položka smlouvy akontace

Obr.: Položka smlouvy předmět plnění

Obr.: Položka smlouvy finanční služby

Pro položky předmět plnění a finanční služby vytvoříme splátkový kalendář. Ve Změně smlouvy označíme hvězdičkou tyto položky a v ribbonu na záložce Funkce spustíme funkci Vytvořit položky splátkového kalendáře. V poli Počet nových splátek se přednastaví hodnota, která z hodnoty pole Počet splátek na záložce Základní údaje odečte 1 (v našem případě 60 - 1 = 59).

Obr.: Funkce Vytvořit položky splátkového kalendáře nad označenými položkami

Po odsouhlasení formuláře se vytvoří dalších 59 splátek pro označené položky v časovém intervalu, který je zadán na smlouvě (měsíc). Variabilní symbol na položkách splátek každého dalšího měsíce je vždy o jedničku vyšší.

Obr.: Vytvořené položky splátkového kalendáře

Smlouvu uložíme a potvrdíme.

Hromadné akce na Smlouvách - nákup

Aktualizace sady atributů	Pomocí této akce se na nepotvrzené smlouvy doplní sada atributů a atributy, zadané na Typu smlouvy. Hodnoty atributů lze pak na smlouvy doplnit pomocí hromadné akce Změna atributů.
Změna atributů	Hromadná akce doplní na smlouvy hodnoty atributů, zadané ve vstupním formuláři. (Touto akcí nelze na smlouvu přidat atributy, lze jen nastavit jejich hodnoty.)
Periodická fakturace	Akce vytvoří doklad / doklady nákupu k potvrzeným smlouvám se způsobem finančního plnění "Periodická fakturace".
Fakturace splátek	Akce vytvoří doklad / doklady nákupu k potvrzeným smlouvám se způsobem finančního plnění "Splátkový kalendář".
Změna sazby DPH	Akce změní sazbu DPH na nevyfakturovaných položkách smluv.

Smlouvy - ostatní

V knize Smlouvy - ostatní evidujeme smlouvy, ke kterým nevytváříme doklady nákupu nebo prodeje. Tyto smlouvy nemají položky.

Obr.: Smlouvy - ostatní - Seznam

Doklad Smlouva - ostatní

Základní údaje

Na záložce Základní údaje evidujeme informace ke smlouvě jako termíny, smluvního partnera, spojení na partnera a další náležitosti.

Obr.: Smlouvy - ostatní - Základní údaje

Doklady

Přehled dokladů, které byly ručně propojené se smlouvou.

Přílohy

Na záložce Přílohy je možné, stejně jako na jiných místech IS K2, vkládat dokumenty a přiřazovat odkazy na dokumenty. Bližší popis práce s touto stranou je uveden v kapitole Přílohy - Propojení a odkazy.

Funkce na Smlouvách - ostatních

Dodatek	Funkce Dodatek vytvoří nový záznam smlouvy, který je kopii záznamu, nad kterým je funkce spuštěna. Bližší popis je v kap. Dodatek.
Ukončení platnosti smlouvy	Funkce ukončí platnost smlouvy. Bližší popis je v kap. Ukončení platnosti smlouvy.

Hromadné akce na Smlouvách - ostatních

Aktualizace sady atributů	Pomocí této akce se na nepotvrzené smlouvy doplní sada atributů a atributy, zadané na Typu smlouvy. Hodnoty atributů lze pak na smlouvy doplnit pomocí hromadné akce Změna atributů.
Změna atributů	Hromadná akce doplní na smlouvy hodnoty atributů, zadané ve vstupním formuláři. (Touto akcí nelze na smlouvu přidat atributy, lze jen nastavit jejich hodnoty.)

Registr smluv

Zasílání smluv z IS K2 do registru smluv se provádí prostřednictvím datové schránky. Registr smluv je na adrese https://smlouvy.gov.cz a pro komunikaci se používá datová schránka whbt3kp.

V IS K2 musí být nastavena datová schránku organizace, ze které se budou údaje o publikující smluvní straně načítat. Nastavení je popsáno v kap. Podmínky využití datových schránek v IS K2.

Pro odesílání smluv do registru je potřeba provést nastavení ve funkci Zveřejňování v registru smluv - nastavení.

Na smlouvách evidujeme informace pro registr smluv na záložce Zákaldní údaje pod tlačítkem Registr smluv.

Zveřejnění smlouvy v registru smluv provedeme pomocí funkce Zveřejnění smlouvy.

Stažení odpovědi z registru smluv se provede funkcí Datová schránka - čtení a zápis zpráv. Bližší popis je v kap. Načítání a ukládání datových zpráv.

Pro promítnutí údajů z této odpovědi do příslušné smlouvy slouží funkce Zpracování odpovědí z registru smluv.

Znepřístupnění smlouvy v registru smluv provedeme funkcí Znepřístupnění smlouvy.

Funkce pro stahování datových zpráv do Listovní pošty přijaté a Zpracování odpovědi z registru smluv je vhodné zařadit do Plánovaných úloh. Uživatel pak ručně pouze zveřejňuje nebo znepřístupňuje smlouvy.

Zveřejňování v registru smluv - nastavení

Pro odesílání smluv do registru je potřeba provést nastavení ve funkci Zveřejňování v registru smluv - nastavení, kterou spustíme ze stromového menu Smlouvy – Registr smluv.

Obr.: Formulář funkce Zveřejňování v registru smluv - nastavení

Popis polí:

Registr smluv	Partner pro registr smluv - výběr z číselníku Partneři. Na partnerovi musí být vyplněna Datová schránka registru smluv.
Typ dokumentu pro přiložení	Vybere se typ dokumentu. Do registru smluv se budou zasílat dokumenty tohoto typu.
Email pro potvrzení	Uvedeme mail, na který budou zasílány automaticky vytvářené maily, které budou informovat o provedené akci.
Potvrdit doklad "Listovní pošty odeslané"	Zapnuto - Záznam, který se při odeslání do registru smluv automaticky vytvoří v Listovní poště, se potvrdí.
Neúspěšné provedení jakéhokoli pokynu	Stav smlouvy, který se automaticky nastaví v případě neúspěšného provedení akce při zveřejňování v registru smluv.
Odeslán pokyn do registru smluv	Stav smlouvy, který se automaticky nastaví po provedení akce.
Úspěšné provedení pokynu	Stav smlouvy, který se automaticky nastaví po úspěšném provedení akce.

Evidence údajů pro registr smluv na smlouvách

Pro zveřejnění smlouvy jsou povinné tyto údaje:

• Identifikace smluvní strany – Smluvní partner ze smlouvy.
• Údaje o publikující smluvní straně se načtou z datové schránky přihlášeného uživatele, který provádí odesílání smlouvy do registru.
• Předmět smlouvy – textové označení smlouvy, načte se hodnota pole Popis.
• Datum uzavření smlouvy.
• Příloha - smlouva musí být připojena jako příloha v Dokumentech na záložce Přílohy.

Na smlouvě jsou pod tlačítkem Registr smluv údaje, které se týkají zveřejnění v registru smluv.

Obr.: Údaje pro Registr smluv na smlouvě

Popis polí:

Obchodní tajemství	Zapnuto - po zveřejnění bude v Názvu druhé smluvní strany text "Obchodní tajemství“ a další údaje o subjektu nebudou vyplněny.
Cena neuvedena	Zatrhne se v případě, že na smlouvě není uvedena cena a publikující strana chce zaslat do registru důvod neuvedení ceny,
Důvod neuvedení ceny	Pokud je zatrženo pole Cena neuvedena, uvede se důvod neuvedení ceny.
Podepisující osoba	Jméno podepisující osoby za publikující smluvní stranu.
Navázaná smlouva	Výběr mlouvy, která již v registru byla zveřejněna a na kterou aktuální smlouva navazuje.
Netto M, Brutto M Netto, Brutto	Částky lze editovat na smlouvách - ostatních. Na prodejních a nákupních smlouvách se v částkách zobrazují součty z položek. Vyplní se, pokud je cena uvedena ve smlouvě nebo ji lze určit. Nevyplňuje se, pokud cenu smlouvy nelze určit nebo se na její uvedení vztahuje výjimka. Pokud je na smlouvě cizí měna, je možné zadat cenu v měně dokladu (Netto M, Brutto M), nebo v měně firmy (Netto, Brutto).
Číslo registrované smlouvy, Webová adresa, Zveřejněno	Údaje se doplní po spuštění funkce Zpracování odpovědi z registru smluv.

Zveřejnění smlouvy

Zveřejnění smlouvy v registru smluv provedeme pomocí funkce Zveřejnění smlouvy, kterou spustíme na příslušné smlouvě ze stromovém menu Smlouvy – Registr smluv.

Obr.: Formulář funkce Zveřejnění smlouvy

Popis vybraných polí:

Odesílatel	Kniha listovní pošty, která je určena pro datovou schránku.
Publikující smluvní strana	Údaje o publikující straně se načtou z datové schránky odesílatele.
Smluvní strana	Na záložku Smluvní strany se načtou údaje ze Smluvního partnera na smlouvě.
Údaje o smlouvě	Na záložku Údaje o smlouvě se načtou údaje ze smlouvy a informace uvedené pod tlačítkem Registr smluv.
Seznam příloh	Na záložku Seznam příloh se načtou přílohy ze smlouvy toho Typu dokumentu, který je nastaven ve funkci Zveřejňování v registru smluv – nastavení.
Ostatní	Na záložce Ostatní je uveden email, který byl nastaven ve funkci Zveřejňování v registru smluv – nastavení. Na tento email přijdou po zveřejnění smlouvy informace o provedené akci.

Zveřejnění smlouvy se provede stisknutím velké obálky. Po odeslání se změní Stav smlouvy. Informace o zveřejnění přijde do nastaveného emailu a také do datové schránky.

Zpracování odpovědi z Registru smluv

Po stažení odpovědi z datové schránky do knihy Listovní pošta přijatá (provede se funkcí Datová schránka - čtení a zápis zpráv) spustíme ze stromového menu Smlouvy - Registr smluv funkci Zpracování odpovědí z registru smluv,

Tato funkce zajistí propojení dokladu přijaté pošty s dokladem smlouvy. Na smlouvě nastaví příslušný Stav a doplní informace v části Evidováno v registru smluv.

Obr.: Údaje pro Registr smluv na smlouvě po zpracování odpovědi

Znepřístupnění smlouvy

Znepřístupnění smlouvy v registru smluv provedeme funkcí Znepřístupnění smlouvy. Funkci spustíme ze stromového menu Smlouvy - Registr smluv nad příslušnou smlouvou.

Obr.: Formulář funkce Znepřístupnění smlouvy

Do formuláře funkce se načtou údaje ze smlouvy. Znepřístupnění smlouvy se provede stisknutím velké obálky.

Následný postup pro získání odpovědi z registru je stejný, jako při zveřejnění smlouvy, tedy odpověď je potřeba stáhnout do Listovní pošty přijaté a poté spustit funkci pro zpracování odpovědí z registru smluv. Na smlouvě se nastaví Stav pro znepřístupnění smlouvy v registru smluv.