Book Contents

Book Index

Smlouvy

V modulech Smlouvy evidujeme veškeré informace ohledně smluvních vztahů s našimi obchodními partnery. K dispozici jsou 3 moduly:

Z prodejních smluv můžeme vytvářet doklady prodeje - zakázky, faktury vydané, zálohy přijaté a ostatní pohledávky. Z nákupních smluv lze vytvářet doklady nákupu - objednávky vydané, faktury přijaté, zálohy poskytnuté a ostatní závazky. Z ostatních smluv se doklady nevytváří.

U prodejních a nákupních smluv lze používat dva způsoby finančního plnění:

Book Contents

Book Index

Základní data

Identifikátorem smluv je Kód smlouvy. Pomocí Kódu smlouvy jsou propojeny smlouvy s dodatky a s prvotními doklady.

Typ finančního plnění smlouvy specifikuje způsob finančního plnění (Periodická fakturace, Splátkový kalendář), frekvenci fakturace a určuje, jaký typ dokladu se má ke smlouvě vytvářet.

Typ smlouvy blíže specifikuje zaměření smlouvy. Nastaví se do knih smluv a odtud se přenáší do dokladů.

Na Typu smlouvy můžeme definovat Sadu atributů, do které přidáme Atributy (pole), která potřebujeme evidovat na smlouvě určitého typu, a tato pole nejsou součástí standardních polí na smlouvách v IS K2.

Smlouvy se vytváří v Knihách smluv pro prodej, v Knihách smluv pro nákup a v Knihách ostatních smluv.

Book Contents

Book Index

Kód smlouvy

Kód smlouvy je identifikátorem smluv. Zkratka musí být unikátní napříč všemi moduly smluv. Kód smlouvy se může vytvořit automaticky při uložení nové smlouvy dle nastavení šablony v Knize smluv.

Pomocí Kódu smlouvy jsou propojeny smlouvy s dodatky a s prvotními doklady.

pic_7544

Obr.: Číselník Kód smlouvy

Typ finančního plnění smlouvy

Typ finančního plnění smlouvy je třeba definovat pro smlouvy prodejní a nákupní. Specifikuje způsob finančního plnění (Periodická fakturace, Splátkový kalendář), frekvenci fakturace, definuje způsob platby a určuje, jaký typ dokladu se má ke smlouvě vytvářet. Typ finančního plnění smlouvy se pak přiřadí Typu smlouvy.

pic_5527

Obr.: Číselník Typ finančního plnění smlouvy

Nový záznam vytvoříme funkcí Nový nebo Kopie. Na záložce Základní údaje zadáme Zkratku, Popis a vybereme Způsob finančního plnění z číselníku (Periodická fakturace nebo Splátkový kalendář). Podle vybraného způsobu finančního plnění se zpřístupní další pole, kterými definujeme vytváření dokladů prodeje / nákupu ze smlouvy.

Periodická fakturace

Zpravidla se použije pro pravidelnou fakturaci ve stejné výši.

pic_5529

Obr.: Typ finančního plnění smlouvy - Periodická fakturace

Popis vybraných polí:

Způsob platby

Hodnota z číselníku Způsob platby se plní do pole Způsob platby na dokladu, vytvořeném ze smlouvy.

Interval splátek v měsících

Počet měsíců určuje frekvenci, s jakou se vytváří doklady ze smlouvy.

Krátit splátku

Zapnuto - pokud je platnost smlouvy od jiného dne, než první den v měsíci, nebo platnost do je do jiného než posledního dne v měsíci, při vystavení dokladu ze smlouvy dojde ke krácení částky za první a poslední měsíc platnosti smlouvy jen na počet dní, kdy je smlouva v platnosti.

Vypnuto - v prvním a posledním měsíci platnosti smlouvy se při vystavení dokladu částka nekrátí.

Vytvářet doklad

Typ dokladu, který se ze smlouvy vytváří.

Splátkový kalendář

Použije se v případě splátkového kalendáře.

pic_5591

Obr.: Typ finančního plnění smlouvy - Splátkový kalendář

Popis polí:

Způsob platby

Hodnota z číselníku Způsob platby se plní do pole Způsob platby do vytvářeného dokladu.

Interval splátek v měsících

Počet měsíců určuje frekvenci, s jakou se vytváří položky splátek na smlouvě.

Počet splátek

Celkový počet splátek.

Vytvářet doklad

Typ dokladu, který se ze smlouvy vytváří.

Typ smlouvy

Typ smlouvy blíže specifikuje zaměření smlouvy. Nastaví se do knih smluv a odtud se přenáší do dokladů. U typů smluv, určených pro prodej a nákup, je třeba vybrat Typ finančního plnění. Každému typu smlouvy lze přiřadit sadu atributů.

pic_5521

Obr.: Číselník Typ smlouvy - Základní údaje

Atributy na smlouvách

Atributy umožňují evidovat doplňující informace ke smlouvám. Atributy se zařadí do Sady atributů. Sada atributů se vloží na Typ smlouvy. Při vytvoření nové smlouvy se dle zvoleného typu smlouvy vloží na smlouvu sada atributů a její atributy.

Book Contents

Book Index

Atributy

Číselník Atributy můžeme otevřít ze stromového menu Smlouvy - Základní data. V náhledu záznamu v části Nastavení vybereme Aktuální typ číselníku "Smlouvy" - zobrazí se atributy, vytvořené pro modul smluv. Jednotlivé záznamy můžeme vytvářet klávesou Ins nebo kopii F6 ze stávajícího záznamu.

pic_5599

Obr.: Číselník Atributy

Na atributu je třeba vybrat Typ atributu. Pokud zatrhneme pole Výběr hodnot, v části Předdefinované hodnoty atributu zadáme hodnoty, kterých může atribut nabývat. Pokud je zatrženo pole Pouze předdefinované hodnoty, pak při editaci hodnot atributů na smlouvě lze vybrat jen předdefinované hodnoty.

pic_5600

Obr.: Kniha Atributy - Základní údaje

Na záložce Místa použití se zobrazují sady atributů, ve kterých je atribut zařazen.

Sady atributů

Číselník Sady atributy můžeme otevřít ze stromového menu Smlouvy - Základní data.

pic_5608

Obr.: Číselník Sady atributů

Na záložce Základní údaje definujeme název sady, případně popis. V tabulce Atributy pak vkládáme jednotlivé atributy, které budou v sadě zařazeny.

pic_5609

Obr.: Sady atributů - Základní údaje

Book Contents

Book Index

Knihy smluv pro prodej

Prodejní smlouvy se evidují v Knihách smluv pro prodej.

pic_5505_2024

Obr.: Knihy smluv pro prodej

Popis práce s knihami a princip nastavení naleznete v kapitole Správce / Správa knih.

Výchozí nastavení

pic_5506_2024

Obr.: Knihy smluv pro prodej - Výchozí nastavení

Popis polí:

Typ smlouvy

Hodnota z toho pole se plní do pole Typ smlouvy u nové prodejní smlouvy.

DIČ vlastní firmy

Pole vyplníme pouze v případě, že máme registraci k DIČ i v jiném státě, a v této knize vystavujeme smlouvy určené pro tuto registraci.

Středisko

Hodnota z toho pole se plní do pole Středisko u nové prodejní smlouvy.

Typ daně

Hodnota z toho pole se plní do pole Typ daně u nové prodejní smlouvy.

Sazba DPH

Pokud není jako položka ve smlouvě vybraná karta zboží nebo karta ostatních pohledávek, pak se na položku smlouvy dosadí hodnota sazby DPH v tomto poli.

Kniha prodeje

Kniha prodeje, ve které vznikne zakázka nebo faktura vydaná ze smlouvy.

Kniha ostatních pohledávek

Kniha ostatních pohledávek, ve které vznikne ostatní pohledávka ze smlouvy.

Forma objednávky

Hodnota z toho pole se plní do pole Forma objednávky u nové prodejní smlouvy.

Způsob dopravy

Hodnota z toho pole se plní do pole Způsob dopravy u nové prodejní smlouvy.

Způsob odběru

Hodnota z toho pole se plní do pole Způsob odběru u nové prodejní smlouvy.

Potvrdit doklady

Pokud je zatrženo, pak doklady vytvořené ze smlouvy budou automaticky potvrzené.

Datum vystavení dokladu dle data účetního případu

Pokud je zatrženo, pak se datum vystavení vytvářeného dokladu ze smlouvy naplní datem účetního případu.

Automatické vytváření kódu smlouvy - šablona

Nastavením šablony lze zajistit automatické vytváření Kódu smlouvy při uložení nové smlouvy.

Šablona se vytváří pomocí parametrů, stejně jako např. definice variabilního symbolu v knihách prodeje.

Příklad: Šablona @KN()-@OB(4)-@CI(N05) vytvoří kód smlouvy ve formátu (kniha + období + číslo dokladu smlouvy doplněné nulami na pět znaků).

Variabilní symboly - Šablona

Nastavením šablony pro tvorbu variabilních symbolů lze zajistit automatické vytváření variabilního symbolu na položkách smlouvy. Variabilní symbol se vytvoří při vytvoření nové položky (při kopii položky se nevytváří).

Šablona se vytváří pomocí parametrů, stejně jako např. definice variabilního symbolu v prodeji.

Do vytvářených dokladů přenášet ze smlouvy Komentáře, Text hlavičky a Text patičky

Pokud je zapnuto, ve funkcích Periodická fakturace a Fakturace splátek se při vytváření dokladů přenáší ze smluv i zadané komentáře, texty hlavičky a patičky.

V případě, že se ze smlouvy vytváří Zakázka s fakturou, komentáře, text hlavičky a patičky se ze smlouvy přenesou na zakázku a na fakturu se tyto údaje doplní dle nastavení parametrů uživatele Kopírovat komentáře a Kopírovat hlavičku, patičku a text položky.

Book Contents

Book Index

Knihy smluv pro nákup

Nákupní smlouvy se evidují v Knihách smluv pro nákup.

Popis práce s knihami a princip nastavení naleznete v kapitole Správce / Správa knih.

Výchozí nastavení

pic_5519_2024

Obr.: Kniha smluv pro nákup - Výchozí nastavení

Popis polí:

Typ smlouvy

Hodnota z toho pole se plní do pole Typ smlouvy u nové nákupní smlouvy.

DIČ firmy

Pole vyplníme pouze v případě, že máme registraci k DIČ i v jiném státě, a v této knize vystavujeme smlouvy určené pro tuto registraci.

Středisko

Hodnota z toho pole se plní do pole Středisko u nové nákupní smlouvy.

Typ daně

Hodnota z toho pole se plní do pole Typ daně u nové nákupní smlouvy.

Sazba DPH

Pokud není jako položka ve smlouvě vybraná karta zboží nebo karta ostatních závazků, pak se na položku smlouvy dosadí hodnota sazby DPH v tomto poli.

Kniha nákupu

Kniha nákupu, ve které vznikne objednávka vydaná nebo faktura přijatá ze smlouvy.

Kniha ostatních pohledávek

Kniha ostatních závazků, ve které vznikne ostatní závazek ze smlouvy.

Forma objednávky

Hodnota z toho pole se plní do pole Forma objednávky u nové nákupní smlouvy.

Způsob dopravy

Hodnota z toho pole se plní do pole Způsob dopravy u nové nákupní smlouvy.

Způsob odběru

Hodnota z toho pole se plní do pole Způsob odběru u nové nákupní smlouvy.

Potvrdit doklady

Pokud je zatrženo, pak doklady vytvořené ze smlouvy, budou automaticky potvrzené.

Datum vystavení dokladu dle data účetního případu

Pokud je zatrženo, pak se datum vystavení vytvářeného dokladu ze smlouvy naplní datem účetního případu.

Automatické vytváření kódu smlouvy - šablona

Nastavením šablony lze zajistit automatické vytváření Kódu smlouvy při uložení nové smlouvy.

Šablona se vytváří pomocí parametrů, stejně jako např. definice variabilního symbolu v knihách prodeje.

Příklad: Šablona @KN()-@OB(4)-@CI(N05) vytvoří kód smlouvy ve formátu (kniha + období + číslo dokladu smlouvy doplněné nulami na pět znaků).

Do vytvářených dokladů přenášet ze smlouvy Komentáře, Text hlavičky a Text patičky

Pokud je zapnuto, ve funkcích Periodická fakturace a Fakturace splátek se při vytváření dokladů přenáší ze smluv i zadané komentáře, texty hlavičky a patičky.

V případě, že se ze smlouvy vytváří Objednávka s fakturou, komentáře, text hlavičky a patičky se ze smlouvy přenesou na objednávku vydanou a na fakturu se tyto údaje doplní dle nastavení parametrů uživatele Kopírovat komentáře a Kopírovat hlavičku, patičku a text položky.

Book Contents

Book Index

Knihy ostatních smluv

Ostatní smlouvy se evidují v Knihách ostatních smluv.

Popis práce s knihami a princip nastavení naleznete v kapitole Správce / Správa knih.

Výchozí nastavení

pic_5520_2024

Obr.: Kniha ostatních smluv - Výchozí nastavení

Popis polí:

Typ smlouvy

Hodnota z toho pole se plní do pole Typ smlouvy u nové smlouvy.

DIČ firmy

Pole vyplníme pouze v případě, že máme registraci k DIČ i v jiném státě, a v této knize vystavujeme smlouvy určené pro tuto registraci.

Středisko

Hodnota z toho pole se plní do pole Středisko u nové smlouvy.

Automatické vytváření kódu smlouvy - šablona

Nastavením šablony lze zajistit automatické vytváření Kódu smlouvy při uložení nové smlouvy.

Šablona se vytváří pomocí parametrů, stejně jako např. definice variabilního symbolu v knihách prodeje.

Příklad: Šablona @KN()-@OB(4)-@CI(N05) vytvoří kód smlouvy ve formátu (kniha + období + číslo dokladu smlouvy doplněné nulami na pět znaků).

Book Contents

Book Index

Smlouvy - prodej

V knize Smlouvy - prodej evidujeme prodejní smlouvy.

pic_5592_2024

Obr.: Smlouvy - prodej - Seznam

Doklad Smlouva - prodej
Základní údaje

Na záložce Základní údaje evidujeme informace ke smlouvě jako termíny, smluvního partnera, spojení na partnera a další náležitosti.

pic_5593_2024

Obr.: Smlouvy - prodej - Základní údaje

Popis vybraných polí:

Typ smlouvy

Doplní se hodnota dle nastavení knihy Smlouvy - prodej. Dle zvoleného Typu smlouvy se na doklad doplní pole související s finančním plněním.

Kód smlouvy

Kód smlouvy se může vytvořit automaticky při uložení nové smlouvy dle nastavení šablony v Knize smlouvy nebo jej lze vytvořit ručně. (Pomocí Kódu smlouvy jsou propojeny smlouvy s dodatky a s prvotními doklady.)

Dodatek ke smlouvě

Pole se naplní číslem původní smlouvy, pokud je vytvořen dodatek ke smlouvě pomocí funkce Dodatek.

Smluvní partner

Výběr partnera z knihy Dodavatel/Odběratel.

Kontaktní osoba

Kontaktní osoba partnera.

Datum uzavření

Datum uzavření smlouvy.

Datum účetního případu 1. splátky

Toto datum se doplní do prvního dokladu prodeje vytvořeného ze smlouvy a následně se z této hodnoty vypočte podle nastavení intervalu splátek datum účetního případu pro další doklady.

Platnost od

Datum počátku platnosti smlouvy.

Platnost do

Datum konce platnosti smlouvy.

Typ finančního plnění

Výběr typu finančního plnění. Na nový doklad se doplní dle Typu smlouvy.

Cenová skupina, Ceník, Prodejní akce

Podle nastavených hodnot se zjistí cena položek smlouvy.

Způsob finančního plnění

Hodnota se doplní dle Typu finančního plnění. Pole nelze editovat.

Interval splátek

Pokud Způsob finančního plnění = Periodická fakturace, počet měsíců určuje frekvenci, s jakou se vytváří doklady ze smlouvy.

Pokud Způsob finančního plnění = Splátkový kalendář, počet měsíců určuje frekvenci, s jakou se vytváří položky splátek na smlouvě.

Krátit splátku

Pole se zobrazuje, pokud Způsob finančního plnění = Periodická fakturace.

Zapnuto - pokud je platnost smlouvy od jiného dne, než první den v měsíci, nebo platnost do je do jiného než posledního dne v měsíci, při vystavení dokladu ze smlouvy dojde ke krácení částky za první a poslední měsíc platnosti smlouvy jen na počet dní, kdy je smlouva v platnosti.

Vypnuto - v prvním a posledním měsíci platnosti smlouvy se při vystavení dokladu částka nekrátí.

Počet splátek

Pole se zobrazuje, pokud Způsob finančního plnění = Splátkový kalendář. Uvádí se zde celkový počet splátek.

Vytvářet doklad

Typ dokladu, který se vytvoří ze smlouvy.

Smluvní cena netto

Součet smluvních cen netto z položek v měně dokladu.

Smluvní cena brutto

Součet smluvních cen brutto z položek v měně dokladu.

Středisko, Kód zakázky, Kód 1, Kód 2, Referent, Prostředek a Párovací symbol

V části Kódy jsou analytické osy, které se přenesou do vytvářeného dokladu (pokud jsou zadané).

Ostatní

Pod tlačítkem Ostatní jsou pole důležitá pro vytvoření dokladu ze smlouvy. Hodnoty těchto polí na smlouvě se doplní dle nastavení v knize smluv.

Platební podmínky

Platební podmínky pro doklady, vytvořené ze smlouvy. Hodnoty těchto polí na smlouvě se doplní z karty Dod./Odb..

Registr smluv

Údaje pro registr smluv. Bližší popis je v kap. Evidence údajů pro registr smluv na smlouvách.

Položky smlouvy

Na záložce Položky smlouvy zadáváme položky zboží a služeb, které představují jednotlivé položky smlouvy. Tyto položky se zobrazí i na dokladu, které jsou ze smluv vytvářené. Položky zadáváme klávesou Ins pro vložení nové položky nebo klávesou F6 pro vytvoření kopie z již existující položky.

pic_5595_2024

Obr.: Smlouvy - prodej - Položky smlouvy

pic_5596_2024

Obr.: Formulář Položky smlouvy - prodej (Periodická fakturace)

pic_10323

Obr.: Formulář Položky smlouvy - prodej - záloha (Periodická fakturace)

Popis vybraných polí na položce smlouvy s typem finančního plnění Periodická fakturace:

Zboží

Výběr z číselníku Zboží. Pole se na formuláři položky smlouvy zobrazuje v případě, že v poli Vytvářet doklad na smlouvě je "Zakázka" nebo "Faktura vydaná".

Karta ostatní pohledávky

Výběr z číselníku Karty ostatních pohledávek. Pole se na formuláři položky smlouvy zobrazuje v případě, že v poli Vytvářet doklad na smlouvě je "Ostatní pohledávka".

Název

Lze zadat název položky.

Záloha

Pole lze editovat, pokud je na smlouvě v poli Vytvářet doklad zadán jiný typ dokladu než "Ostatní pohledávka".

Pokud je pole zatrženo, při vytváření dokladů ze smlouvy funkcemi Periodická fakturace nebo Fakturace splátek se k takto označeným položkám vytvoří záloha přijatá.

Variabilní symbol

Pokud je pole vyplněno, variabilní symbol se přenese do hlavičky dokladu, vytvořeného ze smlouvy.

Platné od, Platné do

Datum, od - do kterého je položka smlouvy platná.

pic_7559

Obr.: Formulář Položky smlouvy - prodej (Splátkový kalendář)

Popis vybraných polí na položce smlouvy s typem finančního plnění Splátkový kalendář:

Datum účetního případu

Datum účetního případu splátky.

Doklady

Přehled dokladů, které se vážou ke smlouvě. V horní části se zobrazí doklady, vytvořené ze smlouvy. Na záložce Smlouvy - prodej se zobrazí smlouvy, které mají stejný Kód smlouvy jako  aktuální doklad (dodatky ke smlouvě).

Ve spodní části jsou navíc doklady ručně propojené se smlouvou.

pic_5610_2024

Obr.: Smlouvy - prodej - Doklady

Přílohy

Na záložce Přílohy je možné, stejně jako na jiných místech IS K2, vkládat dokumenty a přiřazovat odkazy na dokumenty. Bližší popis práce s touto stranou je uveden v kapitole Přílohy - Propojení a odkazy.

Funkce na Smlouvách - prodej

Book Contents

Book Index

Prodejní smlouva

Číslo procesu: SML002

Id. číslo skriptu: FSML001

Soubor: SaleContract.PAS

Popis skriptu: Funkce provede export údajů z prodejní smlouvy do šablony ve wordu. Umístění šablony lze nastavit parametrem TemplateFileName.

Adresa ve stromu: [Smlouvy]

Parametry skriptu:

OwnContactPerson - 0

Číslo vlastní kontaktní osoby, v dokumentu Zastoupená

TemplateFileName - SupportFiles\Lang5\SaleContract.dotx

Název souboru šablony dokumentu s cestou

Linked Graphics K2_SKRIPT

Informace pro uživatele, kteří budou upravovat šablony:

Pokud budou vytvářeny vlastní šablony pro smlouvy, pak lze do těchto šablon přenášet definované proměnné ze vzorové šablony, které se budou plnit stejně jako ve vzorové šabloně SaleContract.dotx. Po otevření šablony a stiskem kláves Alt + F9 se zobrazí proměnné dokumentu ve tvaru např. {DOCVARIABLE ContractAbbr \*MERGEFORMAT}. Zkopírováním těchto proměnných lze přenést tyto proměnné do šablony.

Seznam všech proměnných dokumentů. Vpravo je pak informace, kterými poli je proměnná plněna.

Proměnné dokumentu:

ContractAbbr - ContractHeaderRID.Abbr,

ContractMaturityDays - MaturityDays,

ContractPenalty - InterestPercentage + InterestPercentageUnitCalc,

ContractValidFrom - ValidFrom,

ContractConclusionDate - ContractConclusionDate,

OwnCompanyName - GetCompanies.GetItemByCompanyId(CurrentCompanyID).Name,

OwnCompanyRegNumber - GetCompanies.GetItemByCompanyId(CurrentCompanyID).IDNo,

OwnCompanyAddress - GetCompanies.GetItemByCompanyId(CurrentCompanyID).Address,

OwnCompanyTown - GetCompanies.GetItemByCompanyId(CurrentCompanyID).TownPart,

OwnEntityType - ContractTypeRID.OwnEntityTypeId.LangCodeCalc,

OwnBankAccount - OwnBankAccountId.BankAccountCalc + '/' + OwnBankAccountId.BankCodeNumberCalc,

OwnBankName - OwnBankAccountId.BankNameCalc,

OwnContactPerson (parametr skriptu, odkaz do kontaktních osob) - OwnContactPerson.FullNameCalc,

TradingPartnerName - TradingPartnerId.Name_ver,

TradingPartnerCompanyRegNumber - IDNoFullCalc,

TradingPartnerAddress - TradingPartnerId.AddressId_ver.OneLineCalc,

TradingPartnerTown - TradingPartnerId.AddressId_ver.TownPartId.Name,

TradingPartnerContactPerson - TradingPartnerContactPersonId.FullNameTitleCalc,

TradingPartnerEntityType - ContractTypeRID.PartnerEntityTypeId.LangCodeCalc,

ContractItemList a ContractItemTable - položky smlouvy, kde se položky zobrazí jako tabulka, kde název položky je ItemName a cena položky je ContractNetPriceC + Currency.

Periodická fakturace

Funkce Periodická fakturace vytvoří doklad / doklady prodeje k potvrzené smlouvě se způsobem finančního plnění "Periodická fakturace". Funkci lze spustit v ribbonu na záložce Funkce. Po spuštění se zobrazí vstupní formulář, ve kterém zadáme datum od-do.

pic_5601

Obr.: Vstupní formulář Periodická fakturace

Po odsouhlasení vstupního formuláře se vytvoří doklady podle finančního plnění smlouvy a podle dalšího nastavení, které je na smlouvě pod tlačítky Ostatní a Platební podmínky. Analytické osy dokladu převezmou hodnoty z položek smlouvy a pokud tam nejsou zadané, pak se převezmou z části Kódy ze záložky Základní údaje.

Vytvořené doklady se zobrazí na smlouvě na záložce Doklady v horní části.

Book Contents

Book Index

Plánovaná úloha Periodická fakturace

Funkci Periodická fakturace lze zařadit do Plánovače úloh. Doklady se tak můžou ze smluv vytvářet automaticky. Po dokončení akce se uživateli, který je svázán s nastavenou kontaktní osobou, odešle notifikace s odkazem na protokol s informací o vytvořených dokladech.

pic_10311

Obr.: Formulář plánované úlohy Periodická fakturace - prodej

Popis vybraných polí:

Firma

Multi company, jejíž doklady se mají zaúčtovat. Pokud je pole prázdné, zaúčtují se doklady všech multi company.

Nastavení data od

Datum, od kterého se doklady vytvoří. Lze zadat konkrétní datum (označením pole Hodnota) nebo parametr, pomocí kterého se datum vypočte.

  • Hodnota - datum, od kterého se doklady vytvoří.
  • Posun o dny - po zatržení pole můžeme zadat Posun o dny. Pokud (např.) Posun o dny = 0, zaúčtují se doklady od aktuálního data.
  • Začátek týdne - po zatržení pole můžeme zadat Posun o týdny. Pokud (např.) Posun o týdny = -1, zaúčtují se doklady od začátku předchozího týdne.
  • Začátek měsíce - po zatržení pole můžeme zadat Posun o měsíce.
  • Začátek kvartálu - po zatržení pole můžeme zadat Posun o kvartály.

Nastavení data do

Datum, do kterého se doklady vytvoří. Lze zadat konkrétní datum (označením pole Hodnota) nebo parametr, pomocí kterého se datum vypočte.

  • Hodnota - datum, do kterého se doklady vytvoří.
  • Posun o dny - po zatržení pole můžeme zadat Posun o dny. Pokud (např.) Posun o dny = 0, zaúčtují se doklady do aktuálního data.
  • Konec týdne - po zatržení pole můžeme zadat Posun o týdny. Pokud (např.) Posun o týdny = -1, zaúčtují se doklady do konce předchozího týdne.
  • Konec měsíce - po zatržení pole můžeme zadat Posun o měsíce.
  • Konec kvartálu - po zatržení pole můžeme zadat Posun o kvartály.

Nastavení notifikace

Kontaktní osoba pro notifikací - notifikace bude zaslána uživateli, svázaném se zadanou kontaktní osobou.

Filtr pro smlouvy prodej

Filtr smluv, na kterých se spustí funkce Periodická fakturace.

Pokud je pole prázdné, vyfiltrují se všechny potvrzené smlouvy se způsobem finančního plnění "Periodická fakturace".

Vytvořit položky splátkového kalendáře

Funkce Vytvořit položky splátkového kalendáře vytvoří položky na smlouvě s typem finančního plnění "Splátkový kalendář".

Na smlouvě zadáme ručně položku / položky první splátky. Ve Změně označíme tyto položky hvězdičkou a v ribbonu na záložce Funkce spustíme Vytvořit položky splátkového kalendáře. Zobrazí se vstupní formulář, ve kterém zadáme Počet nových splátek. Pokud bude zatrženo pole Stejný variabilní symbol pro všechny splátky, pak v poli Variabilní symbol na nově vzniklých položkách bude stejná hodnota. Pokud zůstane nezatrženo, na nově vytvořených položkách se pro každý další měsíc hodnota variabilního symbolu zvýší vždy o jedna.

pic_5722

Obr.: Funkce Vytvořit položky splátkového kalendáře

Po odsouhlasení vstupního formuláře se v položkách smlouvy vytvoří další splátky.

Příklad na vytvoření splátkového kalendáře je uveden v části pro Funkce nad smlouvami - nákup.

Book Contents

Book Index

Fakturace splátek

Funkce Fakturace splátek vytvoří doklad / doklady prodeje k potvrzené smlouvě se způsobem finančního plnění "Splátkový kalendář". Funkci lze spustit v ribbonu na záložce Funkce. Po spuštění se zobrazí vstupní formulář, ve kterém zadáme datum od-do.

pic_7585

Obr.: Vstupní formulář Fakturace splátek

Po odsouhlasení vstupního formuláře se k položkám smlouvy s datem úč. případu ve zvoleném období vytvoří doklady podle finančního plnění smlouvy a podle dalšího nastavení, které je na smlouvě pod tlačítky Ostatní a Platební podmínky. Analytické osy dokladu převezmou hodnoty z položek smlouvy a pokud tam nejsou zadané, pak se převezmou z části Kódy ze záložky Základní údaje.

Vytvořené doklady se zobrazí na smlouvě na záložce Doklady v horní části.

Book Contents

Book Index

Plánovaná úloha Fakturace splátek

Funkci Fakturace splátek lze zařadit do Plánovače úloh. Doklady se tak můžou ze smluv vytvářet automaticky. Po dokončení akce se uživateli, který je svázán s nastavenou kontaktní osobou, odešle notifikace s odkazem na protokol s informací o vytvořených dokladech.

pic_10313

Obr.: Formulář plánované úlohy Fakturace splátek - prodej

Popis vybraných polí:

Firma

Multi company, jejíž doklady se mají zaúčtovat. Pokud je pole prázdné, zaúčtují se doklady všech multi company.

Nastavení data od

Datum, od kterého se doklady vytvoří. Lze zadat konkrétní datum (označením pole Hodnota) nebo parametr, pomocí kterého se datum vypočte.

  • Hodnota - datum, od kterého se doklady vytvoří.
  • Posun o dny - po zatržení pole můžeme zadat Posun o dny. Pokud (např.) Posun o dny = 0, zaúčtují se doklady od aktuálního data.
  • Začátek týdne - po zatržení pole můžeme zadat Posun o týdny. Pokud (např.) Posun o týdny = -1, zaúčtují se doklady od začátku předchozího týdne.
  • Začátek měsíce - po zatržení pole můžeme zadat Posun o měsíce.
  • Začátek kvartálu - po zatržení pole můžeme zadat Posun o kvartály.

Nastavení data do

Datum, do kterého se doklady vytvoří. Lze zadat konkrétní datum (označením pole Hodnota) nebo parametr, pomocí kterého se datum vypočte.

  • Hodnota - datum, do kterého se doklady vytvoří.
  • Posun o dny - po zatržení pole můžeme zadat Posun o dny. Pokud (např.) Posun o dny = 0, zaúčtují se doklady do aktuálního data.
  • Konec týdne - po zatržení pole můžeme zadat Posun o týdny. Pokud (např.) Posun o týdny = -1, zaúčtují se doklady do konce předchozího týdne.
  • Konec měsíce - po zatržení pole můžeme zadat Posun o měsíce.
  • Konec kvartálu - po zatržení pole můžeme zadat Posun o kvartály.

Nastavení notifikace

Kontaktní osoba pro notifikací - notifikace bude zaslána uživateli, svázaném se zadanou kontaktní osobou.

Filtr pro smlouvy prodej

Filtr smluv, na kterých se spustí funkce Fakturace splátek.

Pokud je pole prázdné, vyfiltrují se všechny potvrzené smlouvy se způsobem finančního plnění "Splátkový kalendář".

Book Contents

Book Index

Změna sazby DPH

Funkce se použije v případě, kdy je třeba na položkách smluv změnit sazbu DPH (např. dojde k legislativní změně sazby DPH).

Na smlouvě (může být potvrzená) spustíme akci Změna sazby DPH. Ve vstupním formuláři vybereme původní a novou sazbu daně a datum, od kterého nová sazba platí.

pic_7064

Obr.: Formulář funkce Změna sazby DPH

Po odsouhlasení vstupního formuláře se na nevyfakturovaných položkách smlouvy, které mají platnost od větší nebo rovnu zadanému datu, změní sazba DPH a přepočte se částka brutto.

Book Contents

Book Index

Dodatek

Dodatek k potvrzené smlouvě lze vytvořit klávesami Ctrl + F6 nebo spuštěním funkce Dodatek v ribbonu na záložce Domů. Dojde k vytvoření nového záznamu smlouvy, která je kopii záznamu, nad kterým je funkce spuštěna. V novém záznamu se navíc vyplní pole Dodatek ke smlouvě, které se naplní číslem původní smlouvy. V takto vzniklém záznamu pak lze provádět změny. Podle nastavení data Platné od na dodatku se ukončí platnost původní smlouvy nebo předchozího dodatku.

Book Contents

Book Index

Ukončení platnosti smlouvy

Platnost smlouvy ukončíme spuštěním funkce Ukončení platnosti smlouvy. Ve vstupním formuláři zadáme datum ukončení platnosti.

pic_7065

Obr.: Formulář Ukončení platnosti smlouvy

Pokud je datum Platné do na smlouvě nulové, po odsouhlasení formuláře dojde na smlouvě a všech jejich dodatcích k ukončení platnosti k zadanému datu.

Book Contents

Book Index

Tiskové sestavy na Smlouvách - prodej

Splátkový kalendář - daňový doklad

Hromadné akce na Smlouvách - prodej

Aktualizace sady atributů

Pomocí této akce se na nepotvrzené smlouvy doplní sada atributů a atributy, zadané na Typu smlouvy. Hodnoty atributů lze pak na smlouvy doplnit pomocí hromadné akce Změna atributů.

Změna atributů

Hromadná akce doplní na smlouvy hodnoty atributů, zadané ve vstupním formuláři. (Touto akcí nelze na smlouvu přidat atributy, lze jen nastavit jejich hodnoty.)

pic_7183

Obr.: Formulář Změna atributů

Periodická fakturace

Akce vytvoří doklad / doklady prodeje k potvrzeným smlouvám se způsobem finančního plnění "Periodická fakturace".

Fakturace splátek

Akce vytvoří doklad / doklady prodeje k potvrzeným smlouvám se způsobem finančního plnění "Splátkový kalendář".

Změna sazby DPH

Akce změní sazbu DPH na nevyfakturovaných položkách smluv.

Book Contents

Book Index

Smlouvy - nákup

V knize Smlouvy - nákup evidujeme nákupní smlouvy.

pic_7586_2024

Obr.: Smlouvy - nákup - Seznam

Doklad Smlouva - nákup

Funkčnost je obdobná jako u Smlouvy - prodej. V následujících kapitolách budou proto popsány jen odlišnosti.

Book Contents

Book Index

Základní údaje

pic_10310

Obr.: Smlouvy - nákup - Základní údaje

Popis vybraných polí:

Číslo smlouvy dodavatele

Číslo smlouvy dodavatele

Položky smlouvy

Na položce nákupní smlouvy je zatrhávací pole Editovat DPH. Pokud je zapnuto, lze editovat částku DPH (změní se částka brutto).

Funkce na Smlouvách - nákup

Periodická fakturace

Akce vytvoří doklad / doklady nákupu k potvrzené smlouvě se způsobem finančního plnění "Periodická fakturace". Bližší popis je v kap. Periodická fakturace.

Fakturace splátek

Akce vytvoří doklad / doklady nákupu k potvrzené smlouvě se způsobem finančního plnění "Splátkový kalendář". Bližší popis je v kap. Fakturace splátek.

Změna sazby DPH

Funkce se použije v případě, kdy je třeba na položkách smluv změnit sazbu DPH (např. dojde k legislativní změně sazby DPH). Bližší popis je v kap. Změna sazby DPH.

Dodatek

Funkce Dodatek vytvoří nový záznam smlouvy, který je kopii záznamu, nad kterým je funkce spuštěna. Bližší popis je v kap. Dodatek.

Ukončení platnosti smlouvy

Funkce ukončí platnost smlouvy. Bližší popis je v kap. Ukončení platnosti smlouvy.

Vytvořit položky splátkového kalendáře

Na smlouvě zadáme ručně položku / položky první splátky. Ve Změně označíme tyto položky hvězdičkou a v ribbonu na záložce Funkce spustíme Vytvořit položky splátkového kalendáře. Zobrazí se vstupní formulář, ve kterém zadáme Počet nových splátek. Pokud bude zatrženo pole Stejný variabilní symbol pro všechny splátky, pak v poli Variabilní symbol na nově vzniklých položkách bude stejná hodnota. Pokud zůstane nezatrženo, na nově vytvořených položkách se pro každý další měsíc hodnota variabilního symbolu zvýší vždy o jedna.

pic_5722

Obr.: Funkce Vytvořit položky splátkového kalendáře

Příklad: Firma pořídila auto na leasing. Splátky jsou rozloženy do 60 měsíců. Součástí každé splátky je částka za předmět plnění a částka za finanční služby. První měsíc kromě splátek firma zaplatí také akontaci.

Vytvoříme novou smlouvu, zadáme základní údaje.

pic_7587

Obr.: Smlouva - Základní údaje

Na záložce Položky vytvoříme 3 položky. Na položce je vhodné vybrat Kartu ostatních závazků (na kartě je nastaven účet), zadáme Název, Smluvní cenu a Variabilní symbol.

pic_5724

Obr.: Položka smlouvy akontace

pic_5725

Obr.: Položka smlouvy předmět plnění

pic_5726

Obr.: Položka smlouvy finanční služby

Pro položky předmět plnění a finanční služby vytvoříme splátkový kalendář. Ve Změně smlouvy označíme hvězdičkou tyto položky a v ribbonu na záložce Funkce spustíme funkci Vytvořit položky splátkového kalendáře. V poli Počet nových splátek se přednastaví hodnota, která z hodnoty pole Počet splátek na záložce Základní údaje odečte 1 (v našem případě 60 - 1 = 59).

pic_5737

Obr.: Funkce Vytvořit položky splátkového kalendáře nad označenými položkami

Po odsouhlasení formuláře se vytvoří dalších 59 splátek pro označené položky v časovém intervalu, který je zadán na smlouvě (měsíc). Variabilní symbol na položkách splátek každého dalšího měsíce je vždy o jedničku vyšší.

pic_5738

Obr.: Vytvořené položky splátkového kalendáře

Smlouvu uložíme a potvrdíme.

Book Contents

Book Index

Hromadné akce na Smlouvách - nákup

Aktualizace sady atributů

Pomocí této akce se na nepotvrzené smlouvy doplní sada atributů a atributy, zadané na Typu smlouvy. Hodnoty atributů lze pak na smlouvy doplnit pomocí hromadné akce Změna atributů.

Změna atributů

Hromadná akce doplní na smlouvy hodnoty atributů, zadané ve vstupním formuláři. (Touto akcí nelze na smlouvu přidat atributy, lze jen nastavit jejich hodnoty.)

Periodická fakturace

Akce vytvoří doklad / doklady nákupu k potvrzeným smlouvám se způsobem finančního plnění "Periodická fakturace".

Fakturace splátek

Akce vytvoří doklad / doklady nákupu k potvrzeným smlouvám se způsobem finančního plnění "Splátkový kalendář".

Změna sazby DPH

Akce změní sazbu DPH na nevyfakturovaných položkách smluv.

Smlouvy - ostatní

V knize Smlouvy - ostatní evidujeme smlouvy, ke kterým nevytváříme doklady nákupu nebo prodeje. Tyto smlouvy nemají položky.

pic_5597

Obr.: Smlouvy - ostatní - Seznam

Doklad Smlouva - ostatní
Základní údaje

Na záložce Základní údaje evidujeme informace ke smlouvě jako termíny, smluvního partnera, spojení na partnera a další náležitosti.

pic_5598

Obr.: Smlouvy - ostatní - Základní údaje

Book Contents

Book Index

Doklady

Přehled dokladů, které byly ručně propojené se smlouvou.

Přílohy

Na záložce Přílohy je možné, stejně jako na jiných místech IS K2, vkládat dokumenty a přiřazovat odkazy na dokumenty. Bližší popis práce s touto stranou je uveden v kapitole Přílohy - Propojení a odkazy.

Book Contents

Book Index

Funkce na Smlouvách - ostatních

Dodatek

Funkce Dodatek vytvoří nový záznam smlouvy, který je kopii záznamu, nad kterým je funkce spuštěna. Bližší popis je v kap. Dodatek.

Ukončení platnosti smlouvy

Funkce ukončí platnost smlouvy. Bližší popis je v kap. Ukončení platnosti smlouvy.

Book Contents

Book Index

Hromadné akce na Smlouvách - ostatních

Aktualizace sady atributů

Pomocí této akce se na nepotvrzené smlouvy doplní sada atributů a atributy, zadané na Typu smlouvy. Hodnoty atributů lze pak na smlouvy doplnit pomocí hromadné akce Změna atributů.

Změna atributů

Hromadná akce doplní na smlouvy hodnoty atributů, zadané ve vstupním formuláři. (Touto akcí nelze na smlouvu přidat atributy, lze jen nastavit jejich hodnoty.)

Book Contents

Book Index

Registr smluv

Zasílání smluv z IS K2 do registru smluv se provádí prostřednictvím datové schránky. Registr smluv je na adrese https://smlouvy.gov.cz a pro komunikaci se používá datová schránka whbt3kp.

V IS K2 musí být nastavena datová schránku organizace, ze které se budou údaje o publikující smluvní straně načítat. Nastavení je popsáno v kap. Podmínky využití datových schránek v IS K2.

Pro odesílání smluv do registru je potřeba provést nastavení ve funkci Zveřejňování v registru smluv - nastavení.

Na smlouvách evidujeme informace pro registr smluv na záložce Zákaldní údaje pod tlačítkem Registr smluv.

Zveřejnění smlouvy v registru smluv provedeme pomocí funkce Zveřejnění smlouvy.

Stažení odpovědi z registru smluv se provede funkcí Datová schránka - čtení a zápis zpráv. Bližší popis je v kap. Načítání a ukládání datových zpráv.

Pro promítnutí údajů z této odpovědi do příslušné smlouvy slouží funkce Zpracování odpovědí z registru smluv.

Znepřístupnění smlouvy v registru smluv provedeme funkcí Znepřístupnění smlouvy.

Funkce pro stahování datových zpráv do Listovní pošty přijaté a Zpracování odpovědi z registru smluv je vhodné zařadit do Plánovaných úloh. Uživatel pak ručně pouze zveřejňuje nebo znepřístupňuje smlouvy.

Zveřejňování v registru smluv - nastavení

Pro odesílání smluv do registru je potřeba provést nastavení ve funkci Zveřejňování v registru smluv - nastavení, kterou spustíme ze stromového menu Smlouvy – Registr smluv.

pic_7687

Obr.: Formulář funkce Zveřejňování v registru smluv - nastavení

Popis polí:

Registr smluv

Partner pro registr smluv - výběr z číselníku Partneři. Na partnerovi musí být vyplněna Datová schránka registru smluv.

Typ dokumentu pro přiložení

Vybere se typ dokumentu. Do registru smluv se budou zasílat dokumenty tohoto typu.

Email pro potvrzení

Uvedeme mail, na který budou zasílány automaticky vytvářené maily, které budou informovat o provedené akci.

Potvrdit doklad "Listovní pošty odeslané"

Zapnuto - Záznam, který se při odeslání do registru smluv automaticky vytvoří v Listovní poště, se potvrdí.

Neúspěšné provedení jakéhokoli pokynu

Stav smlouvy, který se automaticky nastaví v případě neúspěšného provedení akce při zveřejňování v registru smluv.

Odeslán pokyn do registru smluv

Stav smlouvy, který se automaticky nastaví po provedení akce.

Úspěšné provedení pokynu

Stav smlouvy, který se automaticky nastaví po úspěšném provedení akce.

Evidence údajů pro registr smluv na smlouvách

Pro zveřejnění smlouvy jsou povinné tyto údaje:

Na smlouvě jsou pod tlačítkem Registr smluv údaje, které se týkají zveřejnění v registru smluv.

pic_7690

Obr.: Údaje pro Registr smluv na smlouvě

Popis polí:

Obchodní tajemství

Zapnuto - po zveřejnění bude v Názvu druhé smluvní strany text "Obchodní tajemství“ a další údaje o subjektu nebudou vyplněny.

Cena neuvedena

Zatrhne se v případě, že na smlouvě není uvedena cena a publikující strana chce zaslat do registru důvod neuvedení ceny,

Důvod neuvedení ceny

Pokud je zatrženo pole Cena neuvedena, uvede se důvod neuvedení ceny.

Podepisující osoba

Jméno podepisující osoby za publikující smluvní stranu.

Navázaná smlouva

Výběr mlouvy, která již v registru byla zveřejněna a na kterou aktuální smlouva navazuje.

Netto M, Brutto M

Netto, Brutto

Částky lze editovat na smlouvách - ostatních. Na prodejních a nákupních smlouvách se v částkách zobrazují součty z položek.

Vyplní se, pokud je cena uvedena ve smlouvě nebo ji lze určit. Nevyplňuje se, pokud cenu smlouvy nelze určit nebo se na její uvedení vztahuje výjimka. Pokud je na smlouvě cizí měna, je možné zadat cenu v měně dokladu (Netto M, Brutto M), nebo v měně firmy (Netto, Brutto).

Číslo registrované smlouvy, Webová adresa, Zveřejněno

Údaje se doplní po spuštění funkce Zpracování odpovědi z registru smluv.

 

Zveřejnění smlouvy

Zveřejnění smlouvy v registru smluv provedeme pomocí funkce Zveřejnění smlouvy, kterou spustíme na příslušné smlouvě ze stromovém menu Smlouvy – Registr smluv.

pic_7689

Obr.: Formulář funkce Zveřejnění smlouvy

Popis vybraných polí:

Odesílatel

Kniha listovní pošty, která je určena pro datovou schránku.

Publikující smluvní strana

Údaje o publikující straně se načtou z datové schránky odesílatele.

Smluvní strana

Na záložku Smluvní strany se načtou údaje ze Smluvního partnera na smlouvě.

Údaje o smlouvě

Na záložku Údaje o smlouvě se načtou údaje ze smlouvy a informace uvedené pod tlačítkem Registr smluv.

Seznam příloh

Na záložku Seznam příloh se načtou přílohy ze smlouvy toho Typu dokumentu, který je nastaven ve funkci Zveřejňování v registru smluv – nastavení.

Ostatní

Na záložce Ostatní je uveden email, který byl nastaven ve funkci Zveřejňování v registru smluv – nastavení. Na tento email přijdou po zveřejnění smlouvy informace o provedené akci.

Zveřejnění smlouvy se provede stisknutím velké obálky. Po odeslání se změní Stav smlouvy. Informace o zveřejnění přijde do nastaveného emailu a také do datové schránky.

Zpracování odpovědi z Registru smluv

Po stažení odpovědi z datové schránky do knihy Listovní pošta přijatá (provede se funkcí Datová schránka - čtení a zápis zpráv) spustíme ze stromového menu Smlouvy - Registr smluv funkci Zpracování odpovědí z registru smluv,

Tato funkce zajistí propojení dokladu přijaté pošty s dokladem smlouvy. Na smlouvě nastaví příslušný Stav a doplní informace v části Evidováno v registru smluv.

pic_7688

Obr.: Údaje pro Registr smluv na smlouvě po zpracování odpovědi

Znepřístupnění smlouvy

Znepřístupnění smlouvy v registru smluv provedeme funkcí Znepřístupnění smlouvy. Funkci spustíme ze stromového menu Smlouvy - Registr smluv nad příslušnou smlouvou.

pic_7691

Obr.: Formulář funkce Znepřístupnění smlouvy

Do formuláře funkce se načtou údaje ze smlouvy. Znepřístupnění smlouvy se provede stisknutím velké obálky.

Následný postup pro získání odpovědi z registru je stejný, jako při zveřejnění smlouvy, tedy odpověď je potřeba stáhnout do Listovní pošty přijaté a poté spustit funkci pro zpracování odpovědí z registru smluv. Na smlouvě se nastaví Stav pro znepřístupnění smlouvy v registru smluv.