Kontaktné osoby

Kniha Kontaktných osôb je databázou všetkých osôb uvedených vo všetkých partneroch, ktorá je rozšírená aj o samostatne zavedené osoby.

Obr.: Kniha Kontaktné osoby

Karta kontaktné osoby má väzbu na údaje z karty Partnera (napr. denník aktivít), ale aj ďalšie polia dôležité pre zaradenie konkrétnej osoby. Pokiaľ chceme evidovať iba kontaktnú osobu a aktivity k nej zviazané, musíme vytvoriť fiktívneho partnera so Skratkou rovnakou s priezviskom. Do názvu partnera uvedieme priezvisko, meno a titul tejto osoby. Naopak, ak sme kontaktovali partnera, u ktorého nepoznáme presné iniciály kontaktnej osoby, založíme novú kartu kontaktnej osoby (pre podchytenie aktivity), ale do poľa Priezvisko vyplníme informácie, ktoré poznáme alebo predpokladáme (napr. sekretárka, ekonóm, účtovník atď.). V prípade, že je jedna kontaktná osoba pre viacerých partnerov, musí byť pre každého partnera zadaná zvlášť (samostatnou kartou).

Vymazanie karty z databázy Kontaktných osôb nie je možné, kartu Kontaktné osoby je možné zneplatniť iba klávesom F8. Pokiaľ je kontaktná osoba aj referentom, potom sa zneplatní aj tento referent.

Upozornenie: Na karte kontaktných osôb u vlastných zamestnancov musí byť na záložke Základné údaje vyplnené pole Užívateľ.

Práca s kontaktnými osobami

Táto kniha je akýmsi zoznamom interných a externých osôb uvedených pri partneroch. Sú tu zavedené Zodpovedné (interné) osoby našej firmy a Kontaktné osoby našich Partnerov. Kniha je uceleným zoznamom všetkých dôležitých osôb so všetkými potrebnými kontaktmi, ktoré je možné ľahko vyhľadať, zobraziť napr. pomocou zostáv a kedykoľvek použiť. Kontaktné osoby je možné vytvárať priamo v knihe štandardným spôsobom. Pri vytváraní a vypĺňaní jednotlivých polí je veľmi dôležité pri Kontaktnej osobe vybrať príslušného Partnera. Osobu s tým zaradí pod správneho Partnera.

Ďalšou možnosťou zaradenia Kontaktnej osoby k Partnerovi je priamo v karte jeho Partnera. K tomu je v tejto karte určená jej záložka Kont. osoby. Tu je v spodnej časti zobrazený vždy zoznam všetkých Kontaktných osôb daného Partnera a v Zmene je možné pomocou klávesu Insert otvoriť knihu Kontaktných osôb, vybrať konkrétnu osobu a priradiť ju partnerovi.

Kontaktné osoby je možné do databázy tiež importovať pomocou skriptu Import kontaktných osôb (ImPart.pas). Jedná sa o import zo súboru "*.xls". Táto funkcia umožní import Kontaktných osôb vrátane ich Elektronických adries do IS K2.

Všetka komunikácia s Kontaktnými osobami sa tu eviduje pomocou Aktivít. Zoznam týchto aktivít je uvedený na záložke Strom aktivít karty Kontaktné osoby. Je tu možné kedykoľvek historicky dohľadať všetky činnosti spojené s touto osobou zaznamenané formou aktivít.

Kniha Kontaktných osôb umožňuje užívateľom evidovať tiež niektoré personálne a marketingové informácie. Tie je možné vyhodnotiť a prideľovať osobám napr. darčeky alebo reklamné predmety a viesť si ich evidenciu popr. evidenciu nákladov s nimi spojenými.

V tejto knihe je k dispozícii niekoľko zostáv a skriptov napr. pre vytváranie aktivít, vyhľadávanie kontaktov alebo telefónnych čísel. Ich zoznam je uvedený v inej časti manuálu IS K2.

Karta Kontaktné osoby

Základné údaje (1. strana)

Na záložke Základné údaje sú informácie o danej kontaktnej osobe.

Obr.: Kontaktné osoby - Základné údaje

Popis polí:

Titul	Vyplnenie tohto poľa je povinné taktiež pre osoby bez titulu, pretože slúži pre hromadnú korešpondenciu. Je možné používať aj titul „Pán“, „Pani“, „Slečna“ atď.
Meno	Meno kontaktnej osoby. Pokiaľ nepoznáme presné iniciály, nevypĺňame (nepovinný údaj).
Priezvisko	Priezvisko kontaktnej osoby. Vyplníme overené iniciály - pre hromadnú tlač (povinný údaj).
Titul za menom	Do tohto poľa zadáme titul, ktorý je uvádzaný za menom (napr. „DiS.“, „CSc.“ atď.).
Partner	Vzájomné prepojenie na kartu Partnera. Tlačidlo Ďalší (0) zobrazuje údaj o počte ďalších pripojených partnerov. Po rozkliknutí tlačidla sa zobrazí zoznam ďalších pripojených partnerov a tiež v tomto formulári je možné pridávať nových partnerov klávesom Ins. Kontaktná osoba, ktorá má priradených viac partnerov je na záložke Zoznam označená ikonou .
Ďalší ()	Tlačidlo umožní prepojiť kontaktnú osobu s ďalšími partnermi. Ich zoznam sa zobrazí po stlačení tlačidla Ďalší, do zoznamu vkladáme nový záznam klávesom Ins. Počet týchto dodatočne pripojených záznamov je uvedený na tlačidle v zátvorke.
Funkcia	Oficiálne zaradenie osoby (zhodné s uvedenou funkciou na vizitke).
Referent	Pod týmto tlačidlom sú polia Referent, Užívateľ, Pracovník, voľba Osoba v dochádzke.
Referent	Pole obsahuje odkaz do knihy Referenti. Hodnotu do tohto poľa nastavujeme ikonou . Vymazanie už existujúcej vyplnenej hodnoty nie je možné. Funkcia je viazaná právom Číselníky - Referenti - Editácia referenta.
Užívateľ	Zadaný z číselníka Užívatelia systému (interný užívateľ). V takom prípade by táto osoba mala byť taktiež uvedená v aktivitách v poli Zodpovedná osoba. (Užívateľ však môže v aktivite určiť ako zodpovednú osobu aj iného užívateľa ako seba samého.) Pokiaľ pole Užívateľ nie je vyplnené, jedná sa o externú kontaktnú osobu. Ku kontaktnej osobe môže byť priradený iba užívateľ, ktorý ešte nie je priradený k inej kontaktnej osobe. Upozornenie: Kontaktná osoba by mala byť použitá buď ako kontaktná alebo ako zodpovedná. Toto rozdelenie má vplyv na zotriedenie aktivít. Program potom triedi aktivity podľa zaradenia v poliach Kontaktná osoba a Zodpovedná osoba (viď Základné údaje karty Aktivita). Pokiaľ sa do IS K2 prihlasujeme pomocou K2 Android klienta deje sa tak cez Kontaktnú osobu. Táto Kontaktná osoba preberá pre tieto účely všetky práva tu nastaveného užívateľa. Právo nastavovať toto pole má iba užívateľ, ktorý má právo na zmenu užívateľa, Správca - Užívatelia - Zmena užívateľa. Ak kontaktná osoba obsahuje hodnotu v poli Referent, potom k vloženiu hodnoty do poľa Užívateľ je nutné mať súčasne právo Číselníky - Analytické osi - Editácia referenta.
Pracovník	Odkaz do personalistiky. Ku kontaktnej osobe môže byť priradený iba pracovník, ktorý ešte nie je priradený k inej kontaktnej osobe. Rovnako tak každý pracovník musí mať prepojený záznam v knihe Referenti, t. j. musí existovať priradená kontaktná osoba s Typom "Referent".
Osoba v dochádzke	Zaškrtávacie pole.
Spokojnosť	Toto pole môže vyjadrovať napr. osobný vzťah kontaktnej osoby (možná modifikácia užívateľa).
Neprítomnosť	Možno zadať dobu neprítomnosti, typ neprítomnosti. Určené pre zadanie neprítomnosti pre workflow.
Kódy	Pod týmto tlačidlom sa zobrazujú analytické osy. Stredisko, Kód zákazky, Kód 1, Kód 2, Prostriedok.
Spracovanie obmedzené	Príznak udáva, že spracovanie osobných údajov tejto kontaktnej osoby je obmedzené.
Marketingové zaradenie	Časť Marketingové zaradenie slúži k zaradeniu kontaktnej osoby do vytvorených skupín (napr. skupina kontaktných osôb, ktorú pozývame na firemné akcie, ktorým zasielame pozvánky alebo priania k novému roku a pod.). Do poľa Zaradenie je možné poznačiť taktiež napr. charakterové vlastnosti vo vzťahu k práci (dominantný, starostlivý a pod.). V každom okne vyvoláme príslušný formulár v Zmene klávesom Ins. Pre pridanie záznamu možno taktiež použiť akciu z ribbonu Pridať marketingové zaradenie a to ako pre jeden záznam, tak hromadne pre viac záznamov.
Oslovenie	Časť Oslovenie slúži k nastaveniu typu oslovenia. Možno vybrať z typov Vlastné oslovenie, Oslovenie do adresy, Oslovenie do listu a Neformálne oslovenie. Toto nastavenie potom možno využiť v špeciáloch pre vytvorenie listov, mailov.
Komentáre, Obchodný text, Interný text	Na týchto záložkách je možné vkladať komentáre a texty.

Oslovenie

Záznam v tabuľke Oslovenie možno zadať v zmene (klávesom Ins). V takomto prípade sa zobrazí zjednodušený formulár pre zadanie oslovenia. Ďalším spôsobom je pridanie oslovenia pomocou funkcie z ribbonu. Tu je k dispozícii funkcia Pridať oslovenie v ribbone na podzáložke Funkcia pre vloženie oslovenia do aktuálneho záznamu kontaktné osoby (v stave Zmena). Oslovenie možno pridať i hromadne pre viac záznamov pomocou funkcie z ribbonu Pridať oslovenie. Táto funkcia je prístupná v podzáložke Hromadné akcie.

Obr.: Funkcia Pridať oslovenie pre jeden záznam

Popis polí:

Typ oslovenia	Typ oslovenia. Možno vybrať z možností Vlastné oslovenie, Oslovenie do adresy, Oslovenie do listu a Neformálne oslovenie.
Obsah oslovenia	Text oslovenia. Možno užívateľsky meniť.
Pridať k osloveniu	Pokiaľ je zaškrtnuté, sprístupnení sa pole Pridať.
Pridať	V poli sa ponúkajú možnosti Priezvisko, Priezvisko s titulmi, Funkcia. Pokiaľ sú vyplnené ekvivalentné polia na karte kontaktnej osoby, potom sa podľa vybranej možnosti pridá text k osloveniu.
Obsah	Vybraná hodnota v poli Pridať sa zobrazí v poli Obsah. Nie je možné editovať.
Pridať koncovku	Pokiaľ je zaškrtnuté, sprístupní sa pole Koncovka.
Koncovka	Možno zadať text, ktorý sa zobrazí na konci oslovenia.

Obr.: Funkcia Pridať oslovenie pre viac záznamov

Obr.: Vloženie záznamu oslovenia klávesom Ins z tabuľky Oslovenia

Zoznam aktivít (2. strana)

Záložka Strom aktivít karty Kontaktné osoby je takmer zhodná so Stromom aktivít karty Partnera. Rozdiel spočíva iba v tom, že v karte Kontaktné osoby sú uvedené aktivity vzťahujúce sa výhradne k vybranej kontaktnej osobe.

Obr.: Kontaktné osoby - Strom aktivít

Pri zobrazovaní aktivít môže nastať problém v okamihu, kedy chceme vyfiltrovať aktivity podľa zodpovednej osoby. Pri každej kontaktnej osobe je preto potrebné určiť, či je kontaktná osoba považovaná za internú alebo externú. AK je na Základných údajoch karty kontaktnej osoby vyplnený údaj Užívateľ, je táto osoba interná a pri filtrovaní sa zobrazujú aktivity podľa zodpovednej osoby (tzn. aké činnosti užívateľ vykonal). V opačnom prípade je zadaná kontaktná osoba externá a aktivity sa zobrazia v zotriedení podľa kontaktnej osoby (tzn. koľkokrát bolo s touto kontaktnou osobou rokované). Voľba Spracovať ako internú osobu je začiarknutá automaticky, akonáhle vyplníme pole Užívateľ.

V časti Zápis je možné zapísať viac informácií.

Kvalifikácia

Na záložke Kvalifikácia karty kontaktnej osoby sú automaticky zobrazované všetky kvalifikácie, v ktorých je daná kontaktná osoba zaradená. Táto vzájomná väzba vznikne v okamihu, keď vložíme kontaktnú osobu na kartu Kvalifikácia (viď kapitola Mzdy - Kvalifikácia).

Obr.: Kontaktné osoby - záložka Kvalifikácia

Záložky Pracovné miesta - Obsadenosť a Uchádzač

Na záložkách Pracovné miesta - Obsadenosť a Uchádzač sa zobrazujú informácie z modulu Organizačnej štruktúry. Pokiaľ je daná kontaktná osoba zaradená na pracovnom mieste, poprípade sa jedná o uchádzača o nejaké pracovné miesto v organizácii, je táto informácia vložená do modulu Organizačné štruktúry a v Kontaktných osobách je iba zobrazená.

Obr.: Záložka Pracovné miesta - Obsadenosť

Adresy

Táto strana slúži k prepojeniu s personalistikou.

Obr.: Kontaktné osoby - záložka Adresy

Popis:

Adresy

Vypĺňame napr. v prípade prechodného bydliska, adresy pre dodanie tovaru a pod. Pokiaľ je v adrese vyplnený názov, tak sa tento názov preberá do dokladu. Ak je názov prázdny, potom sa do dokladu preberá meno + priezvisko z karty kontaktnej osoby. Štandardné typy adries Eshop (dodacia adresa) a EshopF (fakturačná adresa) sú využívané pre internetový obchod - evidujú sa v nich údaje zadané registrovaným užívateľom eshopu. Pozn.: Novú adresu vkladáme v Zmene klávesom Ins.

Web a e-shop - KONTAKTNÉ OSOBY

Kniha kontaktných osôb je využívaná taktiež v súvislosti s webom/e-shopom. Jedná sa najmä o oblasť evidencie užívateľov, ktorí sa na webe/e-shope registrovali (evidujú sa tu prihlasovacími údajmi) alebo v ňom vytvorili objednávku (osoba je potom uvedená v zákazke). Bližší popis nájdete tiež pod tematika Web a e-shop - Weby a E-shopy-údaje v K2 - Predaj a zákaznická podpora - Kontaktné osoby.

V súvislosti s webom/e-shopom vznik novej kontaktnej osoby alebo spárovanie už existujúcej závisí na nastavení Registrácie e-shopu. Kontaktná osoba sa využíva ako nositeľ informácií, ktoré užívateľ zadáva pri registrácii do e-shopu, ukladaní a aktualizácii prihlasovacích údajov do rôznych e-shopov (login a heslo) a k prepojeniu užívateľa so zákazníkom a vytvorenými objednávkami z webu/e-shopu.

Prihlasovací email a heslo sú evidované na záložke Web a e-shop (v poli Web sa uloží K2 API t.j. server webových služieb). Ak je vyplnený konkrétny web/e-shop v poli Web, e-shop , potom tieto prihlasovacie údaje platia iba pre tento web/e-shop (pri registrácii vždy).

Obr.: Kniha Kontaktné osoby - záložka Web a e-shop

Meno a priezvisko sa ukladá do hlavičky kontaktnej osoby, kontaktný email a telefón sa uložia do elektronických adries (typ podľa záznamu webu, e-shopu). Dodacie a fakturačné adresy sa ukladajú do modulu Registrácie do tabuľky Adresy s typom adresy Dodacia, resp. Fakturačná adresa pre e-shop. Kontaktnej osobe môžeme priradiť jedného alebo viac partnerov. Ak je kontaktnej osobe partner pripojený, v zoznamoch adries na webe/e-shope vidí daný užívateľ i adresy karty Zákazníka prepojené s jeho kartou Partnera. Adresy potom môžeme vybrať i do objednávky, nemôžeme ich však upravovať alebo mazať.

Obr.: Kniha Registrácie - záložka Základné údaje

Pokiaľ novú objednávku vytvorí neregistrovaný užívateľ, systém hľadá kontaktnú osobu s rovnakým menom, priezviskom a emailom (bez priradeného partnera). Pokiaľ taká v K2 existuje, pripojí sa do novej vzniknutej zákazky. Inak pre účely pripojenia kontaktnej osoby do zákazky vytvorí nový záznam Kontaktné osoby.

Dokumenty

Na záložku Prílohy môžeme pripojiť aktivity, úlohy, odkazy, procesy alebo doklady K2 danej kontaktnej osoby (bližší popis viď kapitola Základné číselníky a podporné moduly K2 - 9. strana).

Záložka Úlohy - Kontaktné osoby

Na záložke Úlohy sú zoradené úlohy, ktoré sa viažu k tejto kontaktnej osobe. Jednotlivé úlohy tu môžeme vytvárať, priradiť existujúcu, odstrániť, potvrdiť alebo zrušiť.

Kontaktným osobám je možné týmto spôsobom priradiť iba nepotvrdenú úlohu. Každú úlohu je možné prepojiť iba s jedným dokladom IS K2. Doklad je však možné previazať s niekoľkými úlohami. Výnimku tvoria Kontaktné osoby a Partneri, ktoré je možné previazať s úlohou nezávisle na voľbe dokladu.

Zostavy nad kontaktnými osobami

Denník kontaktnej osoby

Kalendár kontaktní osoby

Kontaktné osoby - deň narodenia + telefón

Kontaktné osoby - samolep. štítky 14ks/A4

Podokno náhľadu - Zoznam kontaktných osôb

Obálky bez loga - kontaktné osoby

Zoznam kontaktných osôb podľa mena s mobilom

Výpis osobných údajov FO

Skripty, funkcie

Skripty Kontaktných osôb nájdete v Katalógu skriptov.

Funkcie nad modulom Kontaktnej osoby

Formulár - Hromadné akcie - Vytváranie zľavových kupónov

Pre vybrané záznamy môžeme hromadne vytvárať zľavové kupóny pomocou hromadnej akcie Vytvorenie kupónov. Funkciu je možné spustiť nad kontajnerom alebo záznamami označenými hviezdičkou. Spúšťa sa z ribbonu, zo záložky Hromadné akcie. Po spustení sa zobrazí formulár Vytvorenie kupónov.

Obr.: Formulár Vytvorenie kupónov

Zadáme počiatočnú a konečnú časť kódu a vyberieme vzor. V knihe Zľavové kupóny vznikne záznam.

Do polí na Základných údajoch sa predvyplnia hodnoty zo zľavového kupónu, ktorý bol vybraný do poľa Vzor na formulári Vytvorenie kupónov. Do poľa Kontaktná osoba sa doplní meno kontaktnej osoby, pre ktorú bol vytvorený kupón.

Obr.: Zľavové kupóny - Základné údaje