Verzování polí

Některá pole v K2 lze verzovat. To znamená, že se k určitému datu uloží hodnota daného pole. Tato pole jsou označena ikonami:

Umožňuje nastavení platnosti záznamů uložených v historii. Ukládá se pouze datum, nikoliv čas. K jednomu datu může být vždy jen jeden záznam. Změnou data se rovněž upraví jméno uživatele, který editaci záznamu provedl. Údaje jsou seřazeny chronologicky a je možné je smazat klávesou F8. Editovat nebo mazat záznam může jen uživatel, který má právo na Změnu časově platných záznamů. Tato funkčnost se využívá u polí, které mají legislativní význam (např. změna názvu firmy, změna IČO na kartě Dod./Odb., nebo změna sazby DPH na kartě Zboží). Nabývají platnosti vždy k rozhodnému datu, který se liší od data, kdy jej zadáváme do systému K2. Dle platnosti záznamů se pak např. tisknou správné údaje v dokladech. Při tisku dokladů s historickým datem je rozhodné datum pro vyhodnocení u faktury datum účetního případu, u ostatních dokladů datum vystavení.

Jedná se o přehled historie změn pole. Zaznamenává se datum včetně času. Uživatel nemůže měnit datum a čas v historii. Pokud uživatel provede další přepsání pole do 9s nemusí být změny zaznamenány.

Stisknutím těchto tlačítek se zobrazí formulář Historie pole, do kterého se ukládají předešlé záznamy z tohoto pole.

Úkoly

Modul Úkoly slouží k přehledné evidenci úkolů a spouští se ze stromového menu Moje kancelář - Úkoly.

V konfiguraci úkolů je možné zvolit, které úkoly může uživatel vidět a editovat. Lze nastavit, aby uživatelé viděli pouze úkoly, ve kterých vystupují jako zadavatel nebo řešitel a ostatní úkoly budou zahvězdičkované. Vhodným filtrováním si uživatel může zobrazit úkoly, které ještě nejsou splněny a které je potřeba vyřešit. Jednotlivé záznamy v knize Úkoly lze potvrzovat, potvrzený záznam již nelze editovat a je považován za ukončený.

Pozn.: U vlastních zaměstnanců je nutné propojit Kontaktní osobu s uživatelem. Toto propojení provádí většinou správce IS K2. Při zadávání úkolů do pole Zadavatel se bude vyplňovat již automaticky přihlášený uživatel.

Konfigurace úkolů

Formulář Konfigurace úkolů slouží pro volbu a nastavení polí, které budou zobrazeny v knize Úkoly. Pole, které si zde uživatel navolí budou k dispozici na záložce Základní údaje knihy Úkoly.

Formulář Konfigurace úkolů obsahuje následující pole:

• Výmaz aktuálního zadání úkolu slouží pro nastavení chování pole Zadání, tzn. pole pro zadávání textu úkolu. V případě, že volba Výmaz aktuálního zadání není zatržena, nabízí se uživateli text z předcházejícího zadání konkrétního úkolu a tento text je možné doplnit. Pokud je tato volba zatržena, je při přechodu do Změny příslušeného úkolu vymazán text v poli Zadání a toto pole je před zadávání nového textu úkolu zcela prázdné.
• Volba Kopírovat zadání úkolu při kopii úkolu slouží při vzniku nového úkolu klávesou F6. Pokud je volba zatržena, dojde k vyplnění záložky Zadání zkopírováním textu z původního úkolu.
• Volba Řídit stavy ovlivňuje způsob, jakým bude úkolům nastavován jejich stav. Pokud je tato volba zatržena, nelze pole Stav v jednotlivých úkolech editovat a hodnoty jsou zde vždy doplněny automaticky, podle průběhu předání a řešení daného úkolu. Při zatržené volbě Řídit stavy může Zadavatel, Vlastník nebo Administrátor úkolu editovat v určitém stavu pouze některá pole daného úkolu. Pouze Administrátor může v tomto případě měnit stav úkolu a tímto způsobem si zpřístupnit k editaci pole záznamu. Pokud jsou stavy úkolu řízeny nemůže vstupovat do procesu práce s daným úkolem nikdo jiný než jeho Zadavatel, Vlastník a Administrátor.

Pokud pole Řídit stavy zatrženo není, může kdokoliv, nejen Zadavatel, Vlastník i Administrátor úkolu editovat vždy všechna pole daného úkolu, včetně jeho stavů.

• Pokud nejsou pole Povolit všem prohlížení úkolu a Povolit všem změnu úkolu zatrženy, může záznam prohlížet, případně měnit, pouze Zadavatel a Řešitel úkolu.
• Uživatel může nastavit vytvářeným úkolům také jednotný čas upozornění. Pole Upozornění slouží pro zadání času upozornění (v minutách). Podle zde nastavené hodnoty a Termínu splnění daného úkolu se ve vytvářených záznamech automaticky vyplní pole Upozornění.
• V části Stavy existuje možnost nadefinovat ke každému stavu hodnotu z číselníku Stavy pro úkoly. Tato hodnota se doplní do pole Stav na záložce Základní údaje v knize Úkolů v případě, že je úkol nastaven do daného stavu. Na tyto stavy mohou být navázány notifikace.
• V části Vlastnosti polí jsou programem přednastavené základní pole a další pole je možné vložit pomocí nástroje K2 designer.

Obr.: Nastavení polí úkolu

Kniha Úkoly

Na záložce Seznam v knize Úkoly jsou evidovány všechny vytvořené úkoly všech uživatelů. Úkol chápeme jako požadavek na nějakou činnost, která má být uskutečněna. Úkoly lze provázat s doklady IS K2. Tuto provázanost je možné sledovat v knize Úkoly na záložce Přílohy jednotlivých úkolů. S úkoly je možné provázat veškeré doklady IS K2, které mají k dispozici záložku Přílohy. Provázanost daného dokladu s Úkoly lze tedy vidět také na záložce Přílohy u daného dokladu. Úkol lze propojit s jedním dokladem IS K2. Doklad je však možné provázat s několika úkoly.

Obr.: Kniha Úkoly

Nový úkol je možné v knize vytvořit standardním způsobem, např. pomocí klávesy Insert. V knize Úkoly můžeme také pracovat s filtry. Uživatel může použít tovární filtr, nebo si vytvořit vlastní filtr. Jednotlivé záznamy v knize Úkoly lze potvrzovat. Potvrzený záznam již nelze měnit a úkol je považován za ukončený.

Pro změnu stavu úkolů v univerzálních formulářích slouží klávesová zkratka Ctrl+Alt+F5.

Potvrzení	Alt+F2	Potvrzení záznamu. Potvrzený úkol již není možné měnit.
Změna stavu	Ctrl+Alt+F5	Změna stavu úkolu. Požadovaný stav vybíráme z číselníku Stavy.
Stornováno	F8	Záznamu je nastaven stav Storno a dostane příznak bitmapou storno. Úkol může stornovat pouze zadavatel úkolu.

Základní údaje

Na záložce Základní údaje knihy Úkoly jsou uvedeny veškeré informace o konkrétním úkolu.

Obr.: Úkoly - Základní údaje

Popis polí:

Zadavatel	Skutečný zadavatel úkolu do programu. Vybíráme z číselníku kontaktních osob. Do tohoto pole se automaticky doplní vlastní kontaktní osoba uživatele.
Řešitel	Aktuální řešitel úkolu. Toto pole informuje o tom, kdo právě pracuje na řešení úkolu. Pole je odkazem do knihy Kontaktní osoby. Změnou řešitele dochází k předání konkrétního úkolu.
Popis	Popis úkolu.
Druh	Pole pro určení druhu úkolu. Hodnotu je možné vybrat z knihy Druh. Pole slouží k rozčlenění úkolů.
Stav	Toto pole informuje o aktuálním stavu úkolu. Hodnotu do pole vybíráme z knihy Stav. Pokud jsou stavy úkolu řízeny doplňují se hodnoty do tohoto pole automaticky při práci s úkoly a využití dostupných funkcí.
Partner	Možnost zadání partnera, se kterým je tento úkol spojen. Pokud vyplníme partnera, potom se v poli Kontaktní osoba nabízí seznam všech kontaktních osob, které jsou k partnerovi přiřazeny (zobrazí se filtr kontaktních osob).
Kontaktní osoba	Kontaktní osoba, která je s tímto úkolem spojena. Po výběru kontaktní osoby se automaticky doplní pole Partner, pokud je na kartě kontaktní osoby zadán.
Termín splnění	Možnost zadání data a času pro termín splnění úkolu.
Plánovaný čas	Čas odhadovaný na vyřešení úkolu.
Skutečný čas	Skutečný čas spotřebovaný na vyřešení úkolu.
Splněno v %	Procentuální odhad stavu rozpracování konkrétního úkolu.
Nadřízený úkol	Toto pole slouží pro připojení k jinému úkolu, pod který tento spadá. Tímto způsobem je možné vytvářet strukturu úkolů.
Zadáno	Datum a čas vytvoření úkolu.
Zahájeno	Datum a čas zahájení řešení daného úkolu.
Splněno	Datum a čas splnění úkolu.
Kontaktní osoba	Kontaktní osoba, která je s tímto úkolem spojena. Po výběru kontaktní osoby se automaticky doplní pole Partner, pokud je na kartě kontaktní osoby zadán.
Doklad	Doklad (přijatá faktura, poskytnutá záloha, zakázka...), který je úkolu přiřazen.

K Úkolům je umožněno připojovat libovolné druhy a typy Komentářů, případně můžeme využít Textu hlavičky či Textu patičky.

Podřízené úkoly

Na této záložce je uveden seznam všech podřízených úkolů. Jsou zde zobrazeny všechny úkoly, které jsou na daný úkol napojeny.

Obr.: Podřízené úkoly

Přílohy

Na tuto stranu úkolů je možné, stejně jako v jiných dokladech IS K2, vkládat dokumenty, doklady nebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly - Přílohy - Propojení a odkazy.