Přílohy - Propojení a odkazy

Na záložce Přílohy můžeme k záznamům připojit externí dokumenty a záznamy z ostatních modulů K2. Je zde zobrazeno propojení s Aktivitami, Úkoly, Doklady, Odkazy i Procesy.

Obr.: Dod./Odb. - Přílohy

Na záložce Přílohy lze vybírat doklady a dokumenty k připojení i s typem vazby. Do části Dokumenty lze vkládat dokumenty klávesou INS, přes pravé tlačítko myši, a také metodou Drag and drop, neboli přetahováním myši. Vkládání příloh pomocí metody Drag and drop lze využít také ve webové K2.

Po stisknutí tlačítka se otevře nabídka s typy vazeb dokladů/dokumentů.

Z číselníku typy dokumentů lze vybrat tyto možnosti:

• ALL: Použít původní,
• DS_DOC: DEMO/DSDOC, Unikátní přesun,
• OFI: Demo/Demands, Unikátní kopie,
• OFO: DEMO/Offers, Unikátní kopie,
• PICTK2: DEMO/Pictures, Použít původní,
• PONP: Použít původní.

Obr.: Otevřená nabídka typů dokumentu

Číselník obsahuje tyto typy vazeb:

• Daňová faktura,
• Skutečná faktura k daňové faktuře,
• Původní faktura k opravnému daňovému dokladu,
• Původní faktura ke skontu,
• Obecný,
• Opravný daňový doklad,
• Skonto.

Číselník typy vazeb dokladů je také možné zobrazit v Parametrech mandanta - 4. strana - tlačítko Typy dokladů. Ke každému typu vazby dokladu můžeme vybrat seznam dokladů, které jsou pro tuto vazbu povolené - tlačítko Druhy dokladů k typům vazeb.

Obr.: Otevřená nabídka typů dokladu

Dokumenty

K jednotlivým dokladům nebo kartám lze v IS K2 zařadit dokumenty. Dokument je soubor vytvořený některou z aplikací Windows a uložený v konkrétní složce Windows. Takto zařazené dokumenty lze prohlížet nebo editovat. K editaci se používá buď systémem Windows asociovaná aplikace, nebo aplikace zadaná v parametrech dokumentů. Jedná se například o smlouvy uložené v některém formátu textového souboru, fotografie, grafy, grafické tabulky, výkresy apod. Vlastní dokumenty jsou uloženy v adresářích na disku. V IS K2 jsou uvedeny pouze odkazy na tyto dokumenty, které jsou uloženy ve speciální databázi.

Vkládání a vymazání dokumentů z dokladu

Dokumenty můžeme připojit, změnit a odpojit na straně Přílohy pomocí klávesy Insert nebo využitím tlačítka . Odpojení dokumentu provádíme klávesou Delete.

Obr.: Kniha Dokumenty

Základní údaje (1. strana)

Na této záložce jsou uvedeny základní údaje o dokumentu.

Obr.: Dokumenty - Základní údaje

Popis polí:

Zkratka	Zkratka dokumentu, která je povinná. Dva dokumenty nemohou mít stejnou zkratku. Slouží jako identifikační kód dokumentů, podle kterého lze dokumenty najít.
Typ	Charakterizuje typ souboru a zároveň konfiguraci daného typu souboru v K2 (způsob kopírování z původní složky, asociovanou aplikaci, parametry apod.). Typy dokumentů jsou popsány níže.
Číslo	Číslo dokumentu.
Název	Tuto položku můžeme vyplnit buď libovolným názvem, nebo se automaticky přednastaví názvem připojeného souboru po stisknutí tlačítka Výběr. V tomto případě bude název uveden bez přípony.
Soubor dokumentu	Název souboru dokumentu včetně cesty, odkud bude dokument IS K2 otevírán. Soubor lze zadat pouze v novém záznamu. Při výběru souboru dialogovým oknem lze zadat i neexistující soubor. Pokud použijeme tlačítko Výběr, vyplní se nám toto pole automaticky podle nastavení v Typu dokumentu.
Pův. soubor	Obsahuje název souboru a kompletní cestu, kde se soubor nalézal před zařazením dokumentu do databáze. Soubor lze zadat pouze v novém záznamu. Pokud použijeme tlačítko Výběr, vyplní se toto pole automaticky podle nastavení v Typu dokumentu.
Popis	Popis dokumentu.
Firma
Platnost od, Platnost do	Platnost daného dokumentu.
Dokument zařadil	Jméno uživatele, který dokument zařadil do systému IS K2.
Zařazeno	Datum zařazení dokumentu.
Dokument změnil	Jméno uživatele, který dokument změnil.
Změněno	Datum změny dokumentu.
Změna souboru	Datum změny souboru dokumentu.
Čas změny souboru	Čas změny souboru dokumentu.
Změnu zapsal	Jméno uživatele, který zapsal změnu dokumentu.

Při vkládání nového dokumentu je přístupné tlačítko Vybrat soubor. Stisknutím tlačítka se otevře výběrový dialog souborů nadefinovaný v poli Vstupní složka v knize Typy dokumentů. Jakmile uložíme nový dokument, provedou se příslušné akce dle typu dokumentu (kopírování, přesun, vytvoření názvu nového souboru, …) a pole Soubor a Původní soubor nebudou přístupná.

Záložka Historie dokumentu

Na této záložce je zobrazena historie práce s vybraným dokumentem.

Obr.: Dokumenty - Záložka Historie dokumentu

Záložka Doklady

Na záložce Doklady je uveden seznam záznamů, ke kterým je daný dokument připojen.

Obr.: Dokumenty - záložka Doklady

Záložka Procesy - Dokumenty

V této části se zobrazují procesy workflow, které se k záznamu vztahují.

Obr. Dokumenty - záložka Procesy

Typy dokumentů

Typy dokumentů používané v IS K2 např.:

• OFO - slouží pro vytváření nabídek v modulu Marketing,
• OFI - slouží pro vytváření nabídek v modulu Marketing,
• PICTK2 - slouží ke vkládání obrázků,
• PDFDOC - slouží pro vkládání PDF dokumentů.

Obr.: Číselník Typy dokumentů

Základní údaje

Obr.: Typy dokumentů - Základní údaje

Popis polí:

Zkratka	Zkratka typu dokumentu.
Typ	Ve výběru je možné vybrat, jak bude při zařazování dokumentu naloženo s původním souborem a jakým způsobem se soubor stane součástí IS K2:
	Použít původní	Soubor nebude ani kopírován, ani přesouván a do databáze se zapíše pouze odkaz na původní umístění.
	Přepsat kopií	Soubor bude zkopírován do Archivní složky. Bude-li se v Archivní složce vyskytovat soubor o stejném názvu, bude přepsán novým souborem.
	Přepsat přesunem	Soubor bude přesunut do Archivní složky. Bude-li se v Archivní složce vyskytovat soubor o stejném názvu, bude přepsán novým souborem.
	Unikátní kopie (implicitně)	Soubor bude zkopírován do Archivní složky. Bude-li se v Archivní složce vyskytovat soubor o stejném názvu, bude vytvořen nový název lišící se číslem v posledních znacích názvu.
	Unikátní přesun	Soubor bude přesunut do Archivní složky. Bude-li se v Archivní složce vyskytovat soubor o stejném názvu, bude vytvořen nový název lišící se číslem v posledních znacích názvu.
Skrýt v nabídce
Popis typu
Složka	Typy dokumentů lze zařadit do stromu (složek). Do pole Složka můžeme napsat jednoduchý název (i víceslovný) nebo název se zpětnými lomítky pro vytvoření víceúrovňové nabídky, např. Nabídka\Sken.
Vstupní složka	Přednastavení složky (adresáře), ve které se bude otevírat výběrový dialog souborů po stisknutí tlačítka v editačním poli, nebo po stisknutí tlačítka Výběr na 1. straně dokumentů. Není-li tato položka vyplněna, provede se po stisknutí tlačítka Výběr dle naposledy použité složky (adresáře).
Přípona dialogu	Implicitní přípona (extenze) dialogu souborů.
Maska dialogu	Typ souboru ve standardním výběrovém dialogu souborů ve Windows (po stisknutí tlačítka Výběr na 1. straně formuláře dokumentu). Jednotlivé posloupnosti znaků v textu v pořadí [název],[extenze],[název],[ extenze], ... musí být odděleny znakem "svislá čára". Př. textu: Textové soubory|*.txt|Word|*.doc|Všechny soubory|*.* Tento příkladový text naplní tabulku třemi typy souborů, a to textovými soubory (soubory s extenzí „txt“), MS Word texty (soubory s extenzí „doc“) a všemi soubory. Chceme-li, aby v jednom řádku standardního výběrového dialogu souborů bylo uvedeno více typů souborů, oddělíme je znakem '#'. Př. textu: Textové soubory|*.txt|Dokumenty|*.doc#*.rtf
Archivační složka	Složka (adresář), do které se bude kopírovat nebo přesouvat soubor tak, aby se stal součástí K2 uspořádání souborů. Vyplnění tohoto pole je povinné.
Spouštěcí aplikace	Toto pole se vyplňuje v případě, když chceme otevírat dokument jinou aplikací než asociovanou. Zde se vyplní název spustitelného souboru Windows (včetně cesty), kterým je třeba aplikaci spustit.
Parametry aplikace	Parametry se vyplňují v případě, že je vyplněno pole Spouštěcí aplikace. Zde se zadávají posloupnosti znaků parametrů uvedených za názvem souboru spouštěcí aplikace. Parametr '%S' bude za běhu programu nahrazen názvem souboru dokumentu včetně cesty.
Archivní název	Pokud je třeba nahradit původní název souboru konkrétním názvem, pak se toto pole vyplňuje.

Záložka ribbonu Dokumenty

Pro práci s dokumenty je možné využít také tlačítka v ribbonu na záložce Dokumenty. Ribbon Dokumenty se zobrazí ze záložky Přílohy. Dokument je možné otevřít poklikáním myši na daný soubor, přes tlačítko Náhled dokumentu v ribbonu, klávesou Enter, nebo výběrem přes pravé tlačítko myši a vybráním možnosti Náhled dokumentu.

Obr.: Ribbon Dokumenty

V ribbonu můžeme využít tyto další tlačítka:

• Import - otevře se nabídka s typy vazeb dokladů,
• Zařadit - otevře se kniha Dokumenty pro vložení požadovaného dokumentu k dokladu,
• Vyřadit - odstraní dokument z daného dokladu,
• Detail dokumentu - zobrazí se záložka Základní údaje knihy Dokumenty,
• Vytvořit filtr podle obsahu dokumentu a Přidat podmínku podle obsahu dokumentu - lze zadat hledaný text v dokumentech.

Tlačítka Otevřít revizi dokumentu, Uzavřít revizi a Zrušit revize jsou konfigurované v DMS databázi.

Doklady

Doklady vytvořené v IS K2 vkládáme na záložku Přílohy do části Doklady pomocí tlačítka .

Obr.: Část Doklady

Ze zobrazené nabídky vybereme typ dokladu. Otevře se seznam dokladů a klávesou Enter vložíme odkaz na požadovaný doklad. Doklady můžeme také vkládat hromadně, tím, že označíme doklady, které chceme vložit a výběr potvrdíme klávesou Enter. Uložíme standardním způsobem klávesou F2.

Klávesou Delete vložený záznam odmažeme.

Obr.: Číselník Typy dokladů

Odkazy

V některých modulech existuje na záložce Přílohy možnost přepnout se na podzáložku Odkazy. Ta se v současné době využívá zejména pro weby a e-shopy pro připojení obrázků a jiných souvisejících souborů, které se mají na webu/e-shopu zobrazovat.

Obr.: Kniha Zboží - Přílohy - podzáložka Odkazy

V odkazech pracujeme s Kategoriemi a Typy odkazů.

Přehled a nastavení Typů odkazů

Typ	Přípony souborů
Dokument	doc, docx, odt, fodt, rtf, txt, xls, xlsx, ods, fods, csv, sylk, xml, pdf
Obrázek	jpg, jpeg, png, bpm, gif
Odkaz	http:, https:, ftp:, sftp:
Ostatní
Video	mov, avi, mp4, mpg, mpe, mpeg

Přehled kategorií a jejich výchozích kombinací s Typy odkazů

Typ	Kategorie - Zkratka	Použití pro e-shop
Dokument	Dokumenty	Zobrazuje se na záložce Média v sekci Dokumenty.
Obrázek	Hlavní obrázek detailu*	Pro detail zboží, bannery
Obrázek	Hlavní obrázek - dlaždice*	Pro zobrazení v dlaždicovém seznamu zboží
Obrázek	Hlavní obrázek - náhled*	Pro košík, historii, ikony kategorií
Obrázek	Hlavní obrázek - seznam*	Pro zobrazení v řádkovém seznamu zboží
Obrázek	Galerie - náhled v posuvníku	Pro náhled v posuvníku zobrazené galerie
Obrázek	Galerie - plná velikost	Plná velikost obrázku z galerie
Obrázek	Galerie - střední náhled	Pro přehled obrázků v galerii
Obrázek	Galerie - větší náhled	Momentálně není využíváno.
Odkaz	Youtube	Zobrazuje se na záložce Média v sekci Videa.
Ostatní	Ostatní	Pro e-shop není využíváno.
Video	Videa	Zobrazuje se na záložce Média v sekci Videa.
* Na kartě Zboží či jiných záznamech může existovat pro účely e-shopu právě jeden obrázek této kategorie; Graficky reprezentuje daný záznam.

Nový odkaz vkládáme tlačítky zobrazenými pod štítkem záložky do tabulky nebo klávesou Ins. Odkazu můžeme následně nastavit či upravit Název a Popis.

Vložení nového odkazu tlačítkem

Ke vložení nového odkazu lze využít buď tlačítko Připojit dokument nebo Nová položka (Ins) . Tlačítko Připojit dokument umožní vložit nový odkaz z výchozích kombinací typu odkazu a kategorie (viz výše). Zobrazí se dialogové okno pro výběr souboru. Podle typu odkazu se zobrazí filtr odpovídající koncovkám souborů daného typu. Tento filtr můžeme "vypnout" tak, že vedle pole pro název souboru vybereme možnost Všechny soubory (*.*). Následně můžeme vybrat soubor libovolného typu. Tlačítkem Otevřít se vybraný soubor překopíruje na místo nastavené funkcí Konfigurace ukládání obrazových odkazů a v tabulce odkazů vznikne nový záznam s tímto odkazem.

Vložení nového odkazu klávesou Ins

Tento způsob nedoporučujeme, protože se při něm nepřekopíruje zdrojový soubor - odkaz se vytvoří na námi zadanou cestu.

Stiskneme-li klávesu Ins, zobrazí se formulář pro vložení nového odkazu. Zadáním Typu odkazu omezíme následný výběr Kategorií (K2 nám neumožní zadat jiný Typ odkazu, než je nastaven v Kategorii). Následně vložíme cestu k souboru.

Pozn.: Standardní e-shop či jiné funkčnosti K2 obvykle pracují s předdefinovanými kombinacemi. Vytvoříme-li si jinou kombinaci, resp. pokud nedodržíme nastavenou kombinaci, je nutné ověřit, zda se v e-shopu skutečně zobrazí požadovaným způsobem.

"Hromadné" vložení obrázků pomocí skriptu Přidání obrázku ke zboží

Chceme-li vytvořit sérii obrázků pro zveřejnění na webu/e-shopu, nejsnadnější cestou je použití skriptu: Nový e-shop - Přidání obrázků ke zboží (NewEshop_AddPicture.PAS), jehož použití je podrobně popsáno v katalogu skriptů.

Konfigurace ukládání dokumentů a obrázků

Nastavení ukládání dokumentů a obrázků je velmi důležitou součástí samotného fungování webu/e-shopu. Tato konfigurace se nachází v modulu Web a e-shop - Správa a nastavení - Konfigurace ukládání dokumentů a obrázků.

Existují dvě varianty, kam lze tyto odkazy ukládat:

• FTPUpload Root
• File System Root

Pole Image Url Root je určeno pro práci s obrázky, které byly nahrány přes FTP. Díky URL adrese, na níž se obrázky daného e-shopu nacházejí je posléze v IS K2 k dispozici náhled.

Obr.: Konfigurace ukládání obrazových odkazů

Popis polí:

Nahrávat na FTP	Příznak, který aktivuje ukládání do složky FTPUploadRoot, pokud je FTP správně nakonfigurováno - záložka FTPSettings (další informace níže).
Použít SFTP protokol	Příznak, který umožní použití SFTP protokolu v případě, že je provedena jeho konfigurace.
Cesta k adresáři FTP	Složka, do které se mají záznamy na FTP ukládat.
Ukládat kopie souborů	Příznak aktivuje ukládání dokumentů a obrázků do složky definované v poli File System Root.
Cesta k úložišti	Cesta (uvnitř kořenového adresáře K2 nebo úplná cesta), kde se ukládají soubory (zejména obrázky). Tato cesta se zohlední při nahrávání obrázků skriptem Eshop - Přidání obrázků ke zboží. či při přidávání odkazů na záložku Přílohy.
Url cesta k obrázkům	URL adresa, na níž se nacházejí obrázky daného e-shopu - je určena pouze pro čtení. Je nutné, aby zároveň byl zatržen příznak FTPUpload.
Mazat soubory z úložiště	Příznak, který v případě, že je odkaz na obrázek či jinou přílohu smazán, automaticky se smaže i z úložiště. Např. pokud je tedy obrázek na více kartách zboží a z některé z nich je odstraněn, zůstane i nadále v adresáři. Pokud je smazán ze všech karet, pro které byl použit, pak se smaže i z adresáře.

Pozn.: Lze mít zvolené obě varianty pro ukládání nebo jednu z nich.

FTP (FileTransferProtocol) se využívá pro přenos dat mezi dvěma počítači, které nejsou na jedné síti, ale jsou připojeny k Internetu. Vzhledem k tomu, že FTP je v jistém smyslu prostředníkem mezi dvěma počítači, slouží jako ochrana před možným zneužitím. Abychom tento protokol mohli pro přenos obrázků a jiných příloh využívat, je potřeba, aby byl na našem počítači správně nakonfigurován. Dále pak budeme potřebovat zadat údaje do K2, aby ta mohla prostřednictvím FTP komunikovat.

Obr.: Konfigurace ukládání obrazových odkazů - FTPSettings (nastavení připojení k FTP)

Popis polí:

Server	Adresa FTP, kterou použijeme pro ukládání obrazových a jiných odkazů.
Uživatel	Uživatelské jméno pro přihlašování k FTP
Heslo	Heslo pro přihlašování k FTP
Port	Specifikuje počítač a port pro datové spojení. Klient pošle tento příkaz a bude na daném portu čekat na datové spojení. Existují různé porty - mezi nejčastěji používané patří právě port 21, který je implicitně zadán.
Použít SSL/TLS	Použití tohoto šifrovacího protokolu může eliminovat riziko přenášení hesel a dat v čitelné podobě.
Data Protection	Ochrana a zabezpečení pro přenos dat
Pasivní	Zapnutý pasivní režim znamená, že server bude naslouchat a klient bude iniciovat datové připojení.

SFTP (SSH File Transfer Protocol) se využívá pro přenos dat mezi dvěma počítači, které nejsou na jedné síti, ale jsou připojeny k Internetu. Protokol SFTP zajišťuje bezpečný přenos dat pomocí šifrování, při kterém nedochází k přenosu žádných nezašifrovaných dat textových souborů.

Obr.: Konfigurace ukládání obrazových odkazů – SFTP Settings (nastavení připojení k FTP)

Popis polí:

Server	Adresa SFTP, kterou použijeme pro ukládání obrazových a jiných odkazů.
Port	Specifikuje počítač a port pro datové spojení. Klient pošle tento příkaz a bude na daném portu čekat na datové spojení. Existují různé porty - mezi nejčastěji používané patří právě port 22, který je implicitně zadán.
Uživatel	Uživatelské jméno pro přihlašování k SFTP.
Režim autentizace	Vybírá možnost autentizace, a to buď heslem nebo privátním klíčem.
Heslo	Heslo pro přihlašování k SFTP.
Cesta k privátnímu klíči	Cesta k souboru s privátním klíčem. Privátní klíč musí být ve formátu PEM.

Obrázky je možné mít umístěny kdekoli, naopak jak obrázky tak e-shop doporučujeme mít umístěné v tzv. DMZ, tedy mimo vnitřní síť. Je však nutné nastavit dva body:

• Složku s obrázky zveřejnit pod URL adresou, tak aby byla dostupná pro e-shop (e-shop tuto adresu vyžaduje při instalaci).
• Nastavení v K2, tak aby K2 při nahrání obrázku daný soubor nakopírovala do uložiště, které vidí e-shop. Jde o funkci „konfigurace ukládání dokumentů a obrázků“, kde lze nastavit sdílenou složku nebo FTP server (doporučeno), viz výše.