Postupy

Postup je obecně navrhnutý předpis, ve kterém jsou definovaná společná pravidla a posloupnosti kroků určitého druhu procesu ve firmě. Podle tohoto předpisu pak běží konkrétní proces.

Každý postup má svou hlavičku a verzi postupu. Tzv. verzování postupů umožňuje provádět změny v druzích postupu, které se pro procesy právě používají. Vytvoří se nová verze postupu pro stejnou hlavičku a v této nově vytvořené verzi pak uživatel může provádět změny a pro právě běžící procesy ve firmě používat nezměněnou, dosud platnou, verzi postupu.

Kniha Postupy

Kniha postupů je seznamem všech verzí postupů workflow.

Obr.: Postupy - kniha

Popis sloupců:

P	Stav postupu (potvrzený/nepotvrzený/stornovaný).
N	Nasazení - pokud existuje alespoň jeden proces z dané verze postupu, pak se zobrazí ikona: - znamená, že z dané verze postupu jsou vytvořeny procesy, z nichž alespoň jeden dosud není ukončen, nebo je pozastaven. - znamená, že z této verze postupu jsou vytvořeny procesy, ale všechny jsou již ukončeny. Pokud je sloupec prázdný, znamená to, že z dané verze postupu dosud nebyl vytvořen proces.
Verze	Pořadové číslo verze postupu automaticky přiděleno programem.
Směrnice	Označení, zda je postup směrnice.
Zařazení	Zařazení postupu (ISO, provozní, obchodní)
Platnost od	Platnost postupu je od uvedeného data.
Platnost do	Platnost postupu je do uvedeného data.

Při schvalování verzovaných postupů se u verzí jedné hlavičky postupu nesmí překrývat termín v polích "Platnost od" a "Platnost do". Tzn., jedna hlavička postupu může mít v daný okamžik platnou (schválenou) pouze jednu verzi.

Popis kláves:

Ins	Vytvoření nové verze postupu.
F6	Nová revize postupu (v poli vydání zůstane stejné číslo jako u původního postupu a do pole revize se dosadí číslo o 1 vyšší).
Alt+F2	Potvrzení postupu (stav schválení).
Alt+F3	Deaktivace postupu.
Ctrl+F2	Odpotvrzení postupu (ze schváleného stavu zpět do stavu editace).
Ctrl+F6	Nové vydání postupu (pole vydání se zvedne o 1 a do pole revize se dosadí číslo 1).
Shift+F6	Kopie verzovaného postupu.

Pozn.: Vytvořením nové revize nebo vydání dojde ke zkopírování postupu, ze kterého danou funkci spouštíme. Podle potřeby pak upravíme číslo vydání, revize, platnost apod.

Ve Správce- Systém- Správa multicompany je možné v modulu Postupy workflow rozdělit postupy na vlastní firmy. Tímto úkonem se rozdělí také procesy. Název vlastní firmy nalezneme poté v preview záznamu.

Obr. Rozdělení postupu ve Správě multi company

Postupy - základní údaje

Na 1. záložce verzovaných postupů vybíráme hlavičku postupu a jsou zde základní informace o verzi postupu, např. jeho platnost a role, které se dané verze postupu týkají.

Obr.: Postupy - základní údaje - záložka Cíl

Popis polí:

Postup	Zkratka hlavičky postupu, jazykový Název hlavičky postupu.
Verze	Číslo verze postupu (přiděleno automaticky programem, pro každou hlavičku se čísluje od1 vzestupně).
Platnost od	Časový údaj, odkdy je postup platný. (Aby byl postup platný, musí být zároveň potvrzený.)
do	Časový údaj, dokdy je postup platný.
Vydání	Číslo vydání verzovaného postupu. Po zatrhnutí pole Směrnice lze toto číslo editovat.
Norma	Obecný číselník norem k bližší identifikaci dané směrnice (vyplňujeme sami podle platných norem ISO 9000). Pole je aktivní po zatrhnutí pole Směrnice.
Zařazení	Zařazení verzovaného postupu (obecný číselník k bližší identifikaci dané směrnice).
Přezkoumal	Datum a kontaktní osoba, která daný postup (směrnici) přezkoumala.
Citlivost	Výběr z uživatelského číselníku.
Revize	Číslo revize verzovaného postupu. Po zatrhnutí pole Směrnice lze toto číslo editovat.
Kapitola	Zkratka kapitoly (obecný číselník k bližší identifikaci dané směrnice). Pole je aktivní po zatrhnutí pole Směrnice.
Směrnice	Zatržením tohoto pole zařazujeme daný verzovaný postup jako směrnici.
Schválil	Datum a kontaktní osoba, která danou verzi postupu schválila.
Vytvořil, Změnil, Potvrdil	Datum a uživatel, který danou verzi postupu vytvořil, změnil či potvrdil.
Dokument postupu	Zkratka dokumentu, který je přiřazen k postupu.
Zobrazit pole "Zadání"	Pokud je zatrženo, v Procesu a Pracovním kroku se zobrazuje záložka Zadání.

Popis záložek:

Popis	Popis postupu
Cíl	Popis Cíle dané verze postupu. (Co proces řeší.)
Rozdělovník	Seznam kontaktních osob, kterým je daná verze postupu (směrnice) určena.
Na vědomí	Seznam rolí, kdy kontaktní osoby, zařazené do těchto rolí, mohou vidět v knize Postupy a kroky uživatele celý verzovaný postup.
Monitoring	Kontaktní osoby, zařazené na této záložce, budou mít v knize Sledované procesy zařazeny procesy, které budou vytvořeny z tohoto postupu. Tyto procesy budou moci sledovat, přestože nebudou mít právo na Prohlížení procesu. Tato funkce je užitečná např. pro sledování procesů, kde mají různé úkoly uživatelovi podřízení.
Právo na spuštění	Seznam rolí, kdy kontaktní osoby, zařazené do těchto rolí, mohou z této verze postupu vytvořit proces.
Zodpovědnost	Seznam rolí, kdy z kontaktních osob, zařazených do těchto rolí je možno při vytvoření procesu z dané verze postupu vybrat zodpovědnou osobu procesu. Tyto osoby mohou také stornovat proces, pokud mají zároveň právo Storna procesu. Tyto kontaktní osoby mohou také vidět v knize Postupy a kroky uživatele celý verzovaný postup.
Proměnné	Seznam proměnných umožňující uživatelům při zpracovávání procesu zadávat další hodnoty.
Parametry ladění procesu	Seznam parametrů, které mohou proces ovlivňovat. Například potlačení řešitele kroku dle postupu.

Obr.: Postupy - základní údaje - záložka Proměnné

Proměnné

Proměnné umožňují uživatelům při zpracovávání procesu zadávat další hodnoty. Lze tak rozšířit datovou strukturu procesu (např. můžeme pomocí této proměnné donutit uživatele zadat středisko, pro které je určena faktura k odsouhlasení nebo zadat datum počátku a konce dovolené, ...).

S proměnnými pracujeme zejména při používání parametrů v záložce Akce. Proměnné, které se zde zadávají, vytváříme v knize Definice proměnných a pak je z této knihy vybíráme.

Pokud chceme nastavit proměnné další vlastnosti, které se budou týkat pouze tohoto postupu, můžeme je nastavit právě zde, na záložce Proměnné. Vkládáme tedy proměnné celému postupu, tyto proměnné pak používáme v krocích. Proměnné zde vkládáme klávesou Ins.

Obr.: Formulář Proměnná postupu - Postupy - záložka Proměnné

Popis polí:

Proměnná	Do tohoto pole vybíráme proměnnou z knihy Definice proměnných.
Hodnota	Zde zapíšeme Hodnotu, která bude automaticky uložena do Proměnné při vzniku nového procesu, hodnota půjde uživatelem v procesu přepsat.
Interní proměnná	Pokud je Proměnná postupu označená jako Interní, v knize Kroky se stisknutím kláves Shift+F8 nezobrazí. Proměnná neoznačená jako Interní se po stisknutí těchto kláves zobrazí se svou aktuální hodnotou.
Vstupní předávaná proměnná	Pokud existuje v podřízeném (subprocesu) nebo nadřízeném procesu stejná Proměnná, budou při zatrhnutí tohoto pole hodnoty této proměnné předány. Př.: Existuje proces s krokem „A“ s hodnotou proměnné „5“. V následujícím subprocesu je krok „B“, se stejnou proměnnou a se zatrhnutým polem Vstupní předávaná proměnná. Do hodnoty této proměnné vloží hodnota „5“ z kroku „A“.
Výstupní předávaná proměnná	Při výstupu z podřízeného do nadřízeného procesu nebo naopak budou při zatržení tohoto pole předány hodnoty stejné Proměnné i zpět. Př.: Existuje v subprocesu krok „A“ s hodnotou proměnné „5“. Pokud do kroku "B" nadřízeného procesu se stejnou proměnnou a se zatrhnutým polem Výstupní předávaná proměnná do hodnoty této proměnné vložíme hodnotu „6“, v kroku „A“ se tato proměnná taky přepíše na hodnotu „6“.

Postupy - hlavička

Kniha Postupy obsahuje všechny hlavičky verzovaných postupů workflow. Každá hlavička postupu může mít několik verzí postupu. Pro každou hlavičku však může být platná vždy jen jedna verze postupu v jeden daný okamžik, která se bude používat pro proces.

Knihu Postupy můžeme zobrazit na záložce základní údaje vyvoláním nabídky (pomocí klávesy F12) v poli Postup.

Obr.: Postupy - zobrazení seznamu hlaviček postupů

V této knize můžeme klávesou Ins vytvořit novou hlavičku postupu, či označením hlavičky a klávesou Enter vybrat verzovanému postupu hlavičku již dříve vytvořenou.

Při vytvoření hlavičky postupu se vyplňují základní identifikační údaje.

Obr.: Postupy - vytvoření Hlavičky postupu

Popis polí:

Zkratka	Zkratka hlavičky postupu. Zkratku je povinné zadat a nesmí existovat více hlaviček se stejnou zkratkou.
Název	Název hlavičky postupu.
Typ	Typ hlavičky postupu - uživatelský číselník, slouží např. k setřídění či k seskupování hlaviček dle určitého kritéria.
Jazykový název	Toto pole umožňuje přiřadit hlavičce název v cizím jazyce (viz Parametry uživatele - Jazyk).
Popis	Bližší specifikace záznamu

Postupy - editor

Na záložce editor knihy Postupy je definován graf postupu.

Graf se vytváří z jednotlivých kroků postupu (uzlů grafu), které jsou spojeny šipkami. Dohromady znázorňují běh procesu.

Postupu i objektům grafu (šipkám a uzlům) můžeme přidat další informace (v záložkách Kroky, Pořadí kroků a Vazby), přes které se zadávají další podmínky pro průběh procesu, a zpřesňují tím jeho funkčnost.

Obr.: Postupy - editor

Označení kroku nebo šipky v grafu se provede označením objektu levým tlačítkem myši. Tento uzel se ohraničí červeně. Podle vybraného uzlu se na záložkách pod grafem zobrazí informace k tomuto vybranému uzlu. Kombinací Ctrl a levé tlačítko myši označíme červeně více uzlů najednou.

• Pokud je označen krok, na záložkách zadáváme nebo zobrazujeme informace k vybranému kroku:
  • Základní vlastnosti - název, seskupení, prioritu, typ a dokumentační text
  • Termíny splnění - čas na splnění, kalendář
  • Popis - textový popis kroku, lze jej zobrazit při zpracování kroku.
  • Řešitelé - zde se zadávají role, které mají daný krok řešit a režim zastupitelnosti.
  • Akce - pro každou událost kroku lze zadat parametry nebo skripty a jejich parametry. Tyto parametry a skripty mohou v procesech nastavovat a vypočítávat hodnoty proměnných, provádět akce s produkty K2, ...

• Pokud je označena šipka, na záložkách zadáváme nebo zobrazujeme informace k vybrané šipce:
  • Základní vlastnosti - tvar, akce, pořadí a stav procesu
  • Akce - pro Vstupní událost lze zadat parametry a skripty, podle kterých se vyhodnotí, zda je tato šipka průchozí.

Uživatel vyvolá formulář jednotlivého kroku nebo vazby buď dvojklikem přímo na obrázek znázorňující krok či vazbu v editoru nebo přes tabulky pod editorem na záložkách kroky, pořadí kroků a vazby. Zde vybereme požadovaný krok nebo vazbu a dostaneme se na stejný formulář. Zde můžeme již libovolně zadávat proměnné, skripty a další.

Graf

Grafem se definuje průběh (cesta) procesu.

Pro zaktivnění panelu s nabídkou kroků je nutné vejít do změny (F5). Panel se poté zobrazí v levé horní části editoru. Uzel do grafu umístíme označením příslušné ikony na nástrojové liště levým tlačítkem myši (ikona se zaktivní), a poté ho umístíme stisknutím levého tlačítka myši do prostoru určeného pro graf.

Vlastnosti grafu:

• Každý postup musí začínat pouze jedním krokem typu Zahájení a končit jedním krokem typu Ukončení. Tyto kroky jsou při vytvoření procesu již vloženy do grafu. Uživatel je může přejmenovat či přesunout.
• Jednotlivé kroky musí být spojeny šipkou Vazba. Šipka typu Vazba je při běhu procesu provedena, je-li krok, ze kterého šipka vede, odsouhlasen. Šipka typu Zpětná vazba je v průběhu procesu provedena, jestliže je krok, ze kterého šipka vede, zamítnut.
• Kroky typu Transformace, Rozhodnutí a Distribuce jsou z hlediska zpracování rovnocenné. Kroky tohoto typu musí být spojeny jak na vstupu, tak na výstupu šipkou.
• Krok typu Na vědomí je doplňkový (jsou v daný okamžik vytvořeny, ale na další průběh celého procesu nemají vliv). Z tohoto kroku nemusí vést žádná šipka a proces je považován za konzistentní.
• Grafický návrh procesu můžeme libovolně měnit, např. přesouvat jednotlivé objekty grafu.

Spojení dvou uzlů šipkou:

• na nástrojové liště nad grafem vybereme stisknutím levého tlačítka myši na ikoně šipky typ šipky,
• na uzlu, ze kterého má daná šipka vést, stiskneme levé tlačítko myši a se stisknutým tlačítkem kurzor přesuneme na uzel, do kterého má šipka vést,
• tlačítko myši uvolníme.

Obr.: Postupy - editor

Popis tlačítek:

	Výběr objektů	Je-li tato ikona označená, můžeme objekty v grafu označovat a pohybovat s nimi. Nemůžeme je do grafu vkládat.
	Zahájení	Krok typu Začátek - povinný krok, označuje počátek běhu procesu; každý verzovaný postup má vždy právě jeden tento uzel.
	Ukončení	Krok typu Konec - povinný krok, označuje konec běhu procesu; každý verzovaný postup má vždy právě jeden tento uzel.
	Transformace Rozhodnutí Distribuce	Kroky procesu, musí být spojeny šipkou Vazba, jejich funkčnosti jsou shodné.
	Vnořený postup	Krok typu Vnořený postup - krok procesu, umožňuje vložit (vnořit) do postupu další postup.
	Na vědomí	Krok typu Na vědomí - slouží k informování uživatelů. Obdobně jako Kontrolní bod neovlivňuje běh procesu. (Např. informuje, že proces došel k tomuto kroku, nebo že v procesu byl odsouhlasen určitý krok.)
	Vazba	Dopředná šipka - proces pokračuje do jiného uzlu.
	Zpětná vazba	Zpětná šipka - může vést do jiného (dřívějšího) uzlu procesu, nebo do kroku typu Ukončení.

Vedle těchto tlačítek se dopnila další tři tlačítka: Kopírovat, Vložit a Smazat. Jejich funkčnost a klávesové zkratky jsou stejné jako použití těchto tlačítek při běžné uživatelské činnosti. Tudíž kliknutí na vybraný uzel použití tlačítka například Kopírovat nebo klávesové zkratky Ctrl+C a následné vložení do jiné části grafu pomocí tlačítka Vložit nebo Ctrl+V.

V pravé části této lišty je také možnost si grag přiblížit pomocí ikonky + nebo oddálit pomocí ikonky -.

V pravé dolní části editoru je tźv. React flow, který zobrazuje celkové rozvržení navrhnutého grafu. Toto je užitečné při sestavování složitějších nákresů.

Popis

Na záložce Popis můžeme zadat popis postupu nebo kroku. Při rozkliknutí požadovaného kroku (buď z editoru nebo z tabulky pod ním) se otevře formulář. Zde pokud je uživatel ve změně, může přidávat libovolný popis.

Popisy jsou přístupné v ostatních knihách jako například Kroky, Procesy atd.

Popisy je možné jazykově lokalizovat tlačítkem Jazykový popis (viz Parametry uživatele - Jazyk).

Obr.: Postupy - editor - krok - záložka Popis

Řešitelé

V záložce Řešitelé zadáváme role, které mají daný krok zpracovávat. Je zde také určeno, jak se má řešitel kroku vybírat (pole Způsob výběru). Pro výběr řešitelů konkrétního kroku je uživateli zobrazena množina všech kontaktních osob zadaných v rolích. Z tohoto seskupení řešitelů pak vybírá uživatel řešitele kroku v konkrétním procesu.

Obr.: Postupy - editor - krok - Řešitelé

Popis polí:

Způsob výběru		Vybraná varianta určuje, jak a komu bude vytvořen daný krok. Implicitně je zde zadáno Všichni.
	Jeden z nich	Všem osobám v zadané Roli je krok vytvořen, ale po přijetí kroku jedním z těchto řešitelů je zbývajícím daný krok stornován. (Pokud jeden řešitel provede událost jinou než Čtení, ostatním je krok stornován.)
	Uživatelsky jeden z	Před vytvořením následujícího kroku je uživateli, která ukončuje předchozí krok, zobrazen seznam kontaktních osob, ze kterého uživatel: vybere vlastníka následujícího kroku, krok je pak vytvořen jen tomuto vybranému řešiteli, označí hvězdičkou více vlastníků následujícího kroku, krok je pak vytvořen označeným vlastníkům. Po odsouhlasení kroku jedním z nich je ostatním krok smazán.
	Všichni	Všem osobám v zadané Roli je krok vytvořen. Všechny tyto osoby musí krok odsouhlasit. K události Odsouhlasení dojde až po odsouhlasení kroku poslední osobou v roli. V případě Zamítnutí však stačí zamítnutí jedním řešitelem a ostatním je krok stornován.
	Uživatelsky všichni	Před vytvořením kroku je uživateli, který ukončuje předchozí krok, zobrazena možnost výběru kontaktních osob. Krok je pak vytvořen jen označeným osobám. Další zpracování odpovídá způsobu výběru Všichni.
Zohledni středisko		Podmínkou je, aby workflow bylo napojeno na organizační strukturu. Pokud je v organizační struktuře nadefinována struktura dle pracovních pozic, bude se respektovat strom z této struktury a odpovídající krok se zobrazí řešitelům z dané větve.
Řešitel je nadřízený		Zaškrnutím se doplní řešitel - nadřízený dle napojené organizační struktury.

Pokud je uživatel ve změně a chce přidat řešitele kroku pomocí klávesy Insert, zobrazí se mu následující formulář.

Popis polí:

Role	Zde se vybírá řešitel kroku z knihy Role. Osoby zařazené v těchto rolích mohou být vybrány pro řešení tohoto kroku.
Zastupitelnost - Režim	Režim zastupitelnosti, na jehož základě mohou jiné osoby zastupovat při řešení kroku osoby zařazené v roli uvedené v poli Role. Popis zastupování - viz Zastupování.

Obr.: Postupy - editor - krok - zadání Řešitelů

Ve funkci hledání řešitelů kroku podle org. struktury lze také zohlednit platnost org. jednotky a platnost osoby (OD/DO)

Obr.: Platnost organizační jednotky a osoby

Zastupování

Zastupování slouží k tomu, aby mohl být krok vyřešen jinou osobou než řešitelem kroku v případě, že je řešitel nepřítomen (tzn., má zadanou Nepřítomnost).

Režim zastupování nastavujeme pro jednotlivé Role ve formuláři Řešitel kroku:

• "Nenastaveno" - zastupování neprobíhá.
• "Nadřízený" - zastupuje přímý nadřízený dle organizační struktury.
• "Podle role" - při výběru tohoto režimu zadáme Role, které mohou zastupovat. Zastupovat řešitele pak můžou všechny osoby, zařazené v Rolích pro zástup.
• "Podle organizační struktury" - řešitele zastupuje osoba, která je v Organizační struktuře zadána v Organizační jednotce na záložce Zastupující.

Při zastupování v režimu "Nadřízený" a "Podle role" lze zapnout volbu Zohlednit středisko - v takovém případě zastupují jen osoby, které mají v organizační struktuře zadáno stejné středisko jako řešitel.

Obr.: Nastavení zastupování "Podle role"

Všem zástupcům se zobrazují konkrétní kroky v knihách Kroky a K Vyřízení. V těchto knihách mohou zástupci spuštěním operace Zastoupit změnit řešitele (převést krok na sebe) a začít krok řešit.

Na zástupce lze také řešení kroku převést operací Postoupit. Možnost postoupit kroky mají v konkrétním procesu tyto osoby:

• všichni řešitelé kroku (kterým byl konkrétní krok vytvořen),
• všichni zástupci,
• uživatelé s právem pro administraci procesů workflow.

Postoupit kroky lze nejen na zástupce, ale také na ostatní (nebo zpátky na původní) řešitele kroku.

Akce

Při zpracovávání kroků uživateli vznikají v procesu akce. Těmito akcemi je řízen běh celého procesu.

Akce existují uživatelské a systémové.

• Uživatelské akce spouští uživatel sám tím, že provádí určité úkony na kroku procesu v knize Pracovní kroky:
  • při vzniku kroku je zaznamenána událost Vytvoření,
  • pokud uživatel krok otevře, je vytvořena událost Čtení,
  • pokud uživatel krok příjme, souhlasí s tím, že daný krok bude řešit, vznikne událost Přijetí,
  • při postoupení, tzn. předání kroku zástupci, vzniká událost Postoupení,
  • při odsouhlasení vzniká událost Odsouhlasení,
  • při zamítnutí vzniká událost Zamítnutí.

• Systémové akce jsou prováděny systémem, spouští se po nějaké uživatelské události:
  • při vzniku kroku je zaznamenána akce Vstupní,
  • pokud je krok ukončen (tzn. odsouhlasen nebo zamítnut), je vytvořena akce Výstupní. Pokud je krok určen více uživatelům, čeká se s provedením této události na odsouhlasení kroku posledním uživatelem. Pokud však v průběhu kroku jakýkoliv z uživatelů krok zamítne, běží tato akce hned a nečeká se na vyjádření ostatních uživatelů,
  • Sledovací akce slouží pro vyhodnocování skriptů.

Zadáním parametrů nebo skriptů na řekneme, že se při této akci mají provést nějaké další činnosti. Takto lze dále řídit běh procesu, např.:

• ovlivnit výběr osob, kterým bude krok vytvořen,
• nastavit stav procesu,
• počítat hodnotu Proměnných procesu a kroku a pracovat s nimi,
• vložit Produkt, Dokument,
• pracovat s hodnotami produktu.

Zadáváním parametrů a skriptů v akcích se pak tyto události v průběhu procesu při určených akcích spouští.

• Pokud při čtení kroku uživatel krok hned odsouhlasí nebo zamítne, vznikne automaticky i akce Přijetí. Spustí se parametry a skripty, které jsou zadány v akci přijetí, a poté se spustí skripty a parametry zadané v akci odsouhlasení, zamítnutí a výstupní.
• Pokud je krok určen více uživatelům, a každý z nich ho musí odsouhlasit, akce odsouhlasení vznikne až při odsouhlasení kroku posledním uživatelem.
• Pokud jakýkoliv z uživatelů krok zamítne, již se nečeká na vyjádření dalších uživatelů a vznikne akce Zamítnutí (popř. událost Výstupní).

U procesu se akcemi zaznamenává Změna stavu procesu, u kroků se zaznamenává Historie akcí kroku (do knihy Procesy).

Obr. Postupy - Editor - záložka Akce

Popis polí:

Zkratka	Zkratka kroku. Je předdefinovaná, lze změnit, v rámci navrhnutého postupu musí být jedinečná.
Název	Název kroku. Tento název se zobrazí také v grafu u kroku.
Jazykový název	Umožňuje zadat Název kroku v jiných jazycích (viz Parametry uživatele - Jazyk).
Typ	Typ kroku (transformace, rozhodnutí, distribuce)
Dokumentační text	Libovolný text, který se zobrazí u kroku při tisku sestav Postup a Směrnice.
Seskupení	Umožňuje uživateli zařadit daný krok do skupiny kroků (viz níže Seskupení kroků).
Priorita	Zadává se Priorita kroku. Pole je předvyplněno dle Priority zadané v postupu. V knize Pracovní kroky/K vyřízení si uživatel může kroky setřídit dle zde zadané priority (priorita je zobrazena na nulté straně ve sloupci Pt symbolem vlaječky různé barvy - viz Pracovní kroky - Kniha).
Typ čas. úseku	Zadává se zde Typ časového úseku.Pole je předvyplněno dle Typu časového úseku zadaného v postupu.
Čas pro splnění	Dle Času pro splnění kroku se počítá termín, do kdy má uživatel zpracovat krok (odsouhlasit, postoupit, zamítnout). Termín se zobrazí v Kroku procesu v poli Splnit do. Pole je předvyplněno dle Času pro splnění zadaného v postupu. Termín pro splnění kroku zohledňuje také hodnoty zadané v poli Typ časového úseku.
Kalendář	Typ použitého kalendáře
Notifikace nový krok	Zatržením této možnosti se budou posílat notifikace řešitelům při vytvoření nového kroku procesu.
Notifikovat	Zatržením této možnosti se budou posílat notifikace řešitelům na termín při splnění nového kroku procesu.

Pole Priorita, Typ časového úseku a Čas pro splnění kroku se zde vyplňují jako výchozí hodnota pro kroky. Každý nově vytvořený krok bude mít v záložce Akce vyplněny v těchto polích tyto hodnoty. Pokud hodnoty v těchto polích změníme a postup již bude mít vytvořeny nějaké kroky, zeptá se systém, zda změněnou hodnotu chceme změnit i v již vytvořených krocích. Pokud zadáme "Ano", hodnota se změní ve všech krocích a bude platit pro všechny nově vytvořené kroky, pokud zadáme "Ne", nová hodnota bude platit jen pro všechny nově vytvořené kroky.

Novou událost zadáme na záložce Akce klávesou Ins.

Popis polí:

Událost	Zde se nastavují události, při kterých se mají spouštět Skripty, nebo obsluhovat Parametry. Postupu je implicitně nastavena událost Vstupní a lze změnit. Šipce je nastavena událost Vstupní a lze ji měnit. Kroky mají přednastaveno několik událostí, viz popis níže.
Skript	Zde můžeme vybrat Skript, který se bude spouštět při akci zadané v poli Událost. Popis skriptů - viz Skripty. Do pole Parametry můžeme také zadat parametry, které bude tento skript používat a vyhodnocovat.
Parametry	Slouží pro vložení Parametrů, které se budou při zadané události obsluhovat. Popis parametrů - viz Parametry. Pokud jsme zadali skript a ke stejné události chceme zadat také parametry, které však nenáleží skriptu, musíme tyto parametry zadat do další položky kroku (postupu).
Nahoru	Při zadání více parametrů lze označený parametr posouvat v seznamu nahoru.
Dolů	Při zadání více parametrů lze označený parametr posouvat v seznamu dolů.
Kopírovat, Vložit	Parametry lze také mezi jendotlivými kroky kopírovat a vkládat.

Akce vazeb

Při nastavení vlastnosti vazby určujeme, do jakého stavu se má proces při průchodu touto vazbou změnit (Neměnit, Pozastaveno, ...).

Při vytvoření vazby je v záložce Akce vytvořena vlastnost, kdy v poli Stav procesu je zadáno Neměnit.

Obr.: Formulář Akce vazby otevřený po označení vazby

Šipce můžeme zadat tyto vlastnosti:

Název	Název šipky - text, který je zobrazen u šipky v grafu.
Pořadí	Určuje pořadí, v jakém byly šipky, které vedou z jednoho uzlu vytvořeny a v jakém pořadí budou tyto šipky obslouženy.
Stav procesu	Zde můžeme ovlivnit stav procesu. Toho lze využít pro rozhodování u kroků s vnořeným postupem nebo pro zobrazení stavu procesu, kdy je vidět, v jakém stavu je proces nebo zda proces skončil odsouhlasením nebo zamítnutím. Pokud proces touto šipkou projde, změní se stav procesu na zde zadaný: "Běží" - stav procesu se změní na "Běží". "Neměnit stav procesu" - stav procesu zůstane nezměněn (implicitní). "Odsouhlaseno" - stav procesu se změní na "Odsouhlaseno". "Pozastaveno" - stav procesu se změní na "Pozastaveno". "Zamítnuto" - stav procesu se změní na "Zamítnuto".
Akce	Typ akce (Odsouhlasení, zamítnutí)
Tvar	Tvar vazvy (lomená, přímá, vertikální, horizontální)

Seskupení kroků

Seskupení kroků umožňuje uživateli spojit více kroků postupu do jedné skupiny. Následující krok pak na toto seskupení kroků nahlíží jako na jeden celek (krok). Seskupení kroků se používá, pokud osoby u kroku se stejným (či podobným) úkolem nemohou vidět navzájem hodnoty svých proměnných. Proto nemohou být zařazeni do role u jednoho kroku. Krok musí odsouhlasit každý zvlášť, avšak následující krok se smí vytvořit až při odsouhlasení všech kroků v seskupení.

Obr.: Seskupení kroků

Vytvoření Seskupení kroků

Krok zařadíme do seskupení po jeho označení a v záložce Akce zadáním jednomístného čísla nebo písmene v poli Seskupení - tzv. označení seskupení. U všech kroků, které chceme zařadit do jednoho seskupení, musí být toto označení stejné. V grafu je označení seskupení viditelné za názvem kroku, a to písmenem nebo číslem seskupení uvedeném v závorce.

Z každého kroku ve skupině musí vést šipka Zpětná vazba. Při zamítnutí kroku jedním uživatelem se tento krok zruší všem osobám u kroků v seskupení a vytvoří se krok, do kterého vede šipka Zpětná vazba.

Příklad použití:

Osoby, přiřazené u kroků „Středisko výroby“, „Středisko prodeje“ a „Středisko nákupu“ (dále jen „Ředitelé středisek“) mají odsouhlasit obrat, který byl zaslán každému „Řediteli střediska" osobou, přiřazenou ke kroku „Zadání obratu a poslání k odsouhlasení“. Krok s názvem „Obrat odsouhlasen“ se nesmí vytvořit dřív, dokud všichni „Ředitelé střediska“ svůj krok neodsouhlasí. Kroky „Středisko výroby“, „Středisko prodeje“ a „Středisko nákupu“ tedy byly zařazeny do Seskupení „A“. Pokud budou všechny kroky v tomto seskupení odsouhlaseny, krok s názvem „Obrat odsouhlasen“ se vytvoří. Pokud kterákoli osoba v seskupení „A“ svůj krok zamítne, proces se vrátí zpět do kroku „Zadání obratu a poslání k odsouhlasení“. Po opětovném zpracování kroku „Zadání obratu a poslání k odsouhlasení“ se vytvoří kroky v seskupení všem osobám znovu.

Pozn.: Pokud osoba u kroku „Středisko výroby“ krok zamítla dříve, než stačily osoby u kroku „Středisko prodeje“ a „Středisko nákupu“ svůj krok odsouhlasit, tento krok se jim zruší. Pokud už však tento krok stihli odsouhlasit, krok se zamítnutím jiným uživatelem v seskupení kroků nezruší.

Bližší popis skriptů a parametrů, viz Skripty workflow a Parametry workflow.

Parametry

Parametry workflow se zadávají v knize Postupy na záložce Editor na konkrétním kroku procesu. Zadávají se vždy ke kroku, ke které chce uživatel parametr vyhodnocovat/zadávat.

Parametr se vyhodnocuje ve chvíli, kdy uživatel provede v kroku procesu (nebo v procesu) tuto zadanou událost.

Stav procesu

Parametr „ProcStatus“ - Stav procesu:

• Přiřazuje se postupu nebo kroku postupu a určíme jím, že se stav procesu má při určité Události daného kroku změnit.
• V hodnotě tohoto parametru jsou zapsány standardní stavy K2 ("Začátek", "Schváleno", "Konec", "Storno"...). Uživatel si však může do číselníku stavů procesu přidat další uživatelské stavy (např. Zadáno, Odesláno,...) klávesou Ins a vyplněním příslušných polí v Knize hodnot.
• Parametr slouží např. ke kontrole, v jakém stavu se proces nachází, pro plánování a vyhodnocování procesu.

Automatické připojování dokumentů

Parametr - “Automatické připojení dokumentů“ - AutoJoinDocument

• Parametr se bude nastavovat v postupu, bude se zadávat zkratka dokumentu. (Zkratka dokumentu je string, který musí být ve výrazu v uveden v apostrofech, např. 'GOODSPICT000000361').
• Zkratka dokumentu lze zadat výrazem, tzn. např. že zkratka bude v proměnné.
• Je taky možnost v parametru zadávat více dokumentů, tzn. lze zadat seznam zkratek dokumentu

Typ dokumentu

Parametr „DocType“ - Typ dokumentu umožní uživateli vložit procesu dokument, který má uložený ve svém počítači. A to pomocí tlačítka Insert v Přílohách v detailu kroku v knize K Vyřízení. Toto tlačítko se stane aktivní správným zadáním parametru v postupu:

• V poli Událost vybereme událost "Formulář" a v poli Parametry po stisknutí Ins vybereme parametr "DocType".
• Zobrazí se formulář Typy, ve kterém klávesou Ins zadáváme různé typy dokumentu, které budeme kroku přiřazovat.
  • V poli Typ dokumentu se zadává, jaký Typ dokumentu se bude vkládat. Typ si uživatel může vytvořit sám stisknutím klávesy Ins v knize Typ dokumentu a vyplněním příslušných polí.
  • Zatržením možnosti Povinná určíme, že tento typ dokumentu musí být povinně na kroku vložen, a to před odsouhlasením kroku. Pokud dokument v konkrétním procesu nezadáme, systém uživateli nepovolí krok odsouhlasit.

• Vložením dokumentu k procesu se v knize Dokumenty (Správce - Číselníky - Dokumenty) vytvoří záznam s odkazem na tento dokument.

Obr.: Formulář Typy po vybrání parametru „DocType“

V knize K Vyřízení / Kroky se uživatel přepne do změny a v tabulce Přílohy pomocí tlačítka Insert vloží Dokument

• Pokud je na kroku nastaven pouze jeden typ dokumentu, zobrazí se rovnou uživateli dialog s otevřeným adresáře, který je zadán v poli Vstupní složka.
• Pokud je na kroku přiřazeno více dokumentů, stisknutím tlačítka se zobrazí seznam typů dokumentů, ze kterého vybereme ten, jehož složku chceme otevřít.

Obr.: Stisknutí tlačítka Insert, zobrazení seznamu typů dokumentů pro vložení

• Pro vybrání typu dokumentu stiskneme levé tlačítko myši na typu dokumentu. Zobrazí se dialogové okno, ve kterém vybereme požadovaný dokument. Dokument tak vložíme procesu.
• Pokud je u typu dokumentu ikona "černého puntíku" - je povinné tento typ dokumentu kroku vložit. Pokud jej nevložíme, systém nedovolí krok odsouhlasit.

Vložení produktu

Parametr „InsProd“ - Vložení produktu umožní řešiteli kroku procesu připojit k tomuto procesu Produkty (fakturu, bankovní výpis, dodací list, ...) ze systému K2. A to pomocí tlačítka Vlož produkt v detailu kroku v K Vyřízení. Toto tlačítko se stane aktivní správným zadáním parametru v postupu:

• V poli Událost vybereme událost "Formulář" a v poli Parametry po stisknutí Ins vybereme parametr "InsProd".
• Zobrazí se formulář Produkty, ve kterém klávesou Ins zadáváme různé typy produktů, které budeme kroku přiřazovat.
  • V poli Produkt se zadává, jaký Druh produktu se bude vkládat. Vybíráme z hlaviček produktů, které jsme vytvořili v knize Produkty. Klávesou Ins si můžeme vytvořit novou hlavičku produktu.
  • Zatržením možnosti Povinná určíme, že tento druh produktu musí být povinně na kroku vložen, a to před odsouhlasením kroku. Pokud produkt v konkrétním procesu nezadáme, systém uživateli nepovolí krok odsouhlasit.

Obr.: Formulář Produkt - zadávání produktů v parametru „InsProd“

V knize K Vyřízení se uživatel přepne do změny a v tabulce Přílohy pomocí tlačítka Insert vloží Produkt.

• Pokud je na kroku nastaven pouze jeden typ produktu, zobrazí se rovnou uživateli kniha zadaného produktu, např. Přijaté faktury, Průvodky, Zakázky, ...
• Pokud je na kroku přiřazeno více produktů, stisknutím tlačítka se zobrazí seznam druhů produktů, ze kterého vybereme ten, jehož knihu chceme otevřít.

Obr.: Formulář Pracovní krok po stisknutí klávesy Insert v Přílohách

• Pro vybrání typu produktu stiskneme levé tlačítko myši na typu produktu. Zobrazí se kniha produktů, např. Přijaté faktury, Zakázky, ... V knize vybereme požadovaný produkt. Produkt tak vložíme procesu.
• Pokud je u typu produktu ikona "černého puntíku" - je povinné tento typ produktu kroku vložit. Pokud jej nevložíme, systém nedovolí krok odsouhlasit.

Vlastník podle jiného kroku

Parametr „UserStep“ - Vlastník podle jiného kroku se používá při události Vstupní a podle vlastníka jiného kroku vybírá, které kontaktní osobě bude krok vytvořen.

• Tento parametr se zadává po označení kroku postupu na záložce Editor knihy Postupy, stisknutí klávesy Ins v záložce Akce.
• V poli Událost vybereme událost "Vstupní" a v poli Parametry po stisknutí Ins vybereme parametr "UserStep".
• V poli Hodnota se zadává, dle jakého kroku se má vlastník tohoto kroku vybírat.
• Podmínkou je, aby oba tyto kroky měly zadané stejné Role.
• Pokud chceme, aby se krok vytvořil osobě, která vytvořila proces, musí být stejná Role tohoto kroku a stejná Role zadaná na záložce Právo na spouštění na první straně Verzovaného postupu.

Obr.: Formulář Kroky postupu - kniha po vybrání parametru „UserStep“

Stejný vlastník

Parametr „SameUser“ - Stejný vlastník se používá při události Vstupní. Z kontaktních osob, zařazených v Roli kroku, vybírá toho vlastníka kroku, který již dříve krok zpracoval (zamítl, nebo odsouhlasil).

• Tento parametr se zadává po označení kroku postupu na záložce Editor knihy Postupy, stisknutí klávesy Ins v záložce Akce.
• V poli Událost vybereme událost "Vstupní" a v poli Parametry po stisknutí Ins vybereme parametr "SameUser".

Př.: Pět koordinátorek ve firmě posílá smlouvy k podpisu řediteli. Při zamítnutí podpisu smlouvy ředitelem se proces schvalování smlouvy vrátí k té koordinátorce, která smlouvu řediteli poslala.

Výběr následných kroků

Parametrem „SelStep“ - Výběr následných kroků umožníme uživateli při Výstupní události (Odsouhlasení nebo Zamítnutí kroku) vybrat z následujících kroků procesu krok, který má být vytvořen. Těchto kroků může uživatel vybrat i více.

• Tento parametr se zadává po označení kroku postupu na záložce Editor knihy Postupy, stisknutí klávesy Ins v záložce Akce.
• V poli Událost vybereme událost "Odsouhlasení" nebo "Zamítnutí" a v poli Parametry po stisknutí Ins vybereme parametr "SelStep".
• Podmínkou je, aby kroků, které následují po tomto kroku, bylo více, než jeden.

Výpočet hodnoty proměnné

Použitím parametru „CalcVar“ - Výpočet hodnoty proměnné se při zadané události do proměnné procesu dosadí zadaná hodnota.

• Tento parametr se zadává po označení kroku postupu na záložce Editor knihy Postupy, stisknutí klávesy Ins v záložce Akce.
• V poli Událost vybereme událost (událost procesu, nebo kroku procesu) a v poli Parametry po stisknutí Ins vybereme parametr "CalcVar".
• Zobrazí se formulář Zadání výrazu. Stisknutím klávesy Ins v tomto formuláři se zobrazí formulář - Sestavení výrazu, který nám usnadní zadání výpočtu hodnoty proměnné. Při sestavování výrazu používáme stejné vyjadřování jako v programovacím jazyce (např. pokud se jedná o proměnnou typu string, musíme proměnnou zadat do apostrofů).

Pozn.: Vysvětlení tlačítek nt, ad, or, IF, "V, "P viz Popis polí v editoru, parametr „ArrowIf“.

Př. 1: Na obr. viz níže se do proměnné procesu DNU při události Odsouhlasení tohoto kroku nastaví hodnota „6“.

Obr.: Formulář Sestavení výrazu po vybrání parametru „CalcVar“ pro zadání jeho Hodnoty

Př. 2: {CALCVAR}[DATUM_OD]:=[DATUM_OD_PL] - vybraná událost kroku nebo procesu přiřadí do proměnné DATUM_OD aktuální hodnotu proměnné DATUM_OD_PL.

Př. 3: {CALCVAR}[DATUM_OD]:=0 - do proměnné DATUM_OD se přiřadí nulové datum.

Př. 4: {CALCVAR}[DATUM_OD]:=%12.12.2012 - do proměnné DATUM_OD se přiřadí 12.12.2012. (před datumovou hodnotu dosadíme znak procenta).

Př. 5: {CALCVAR}[STAV]:='Výchozí' - do proměnné STAV se přiřadí text "Výchozí". (textová hodnota proměnné musí být zadána v apostrofech).

Nastavení proměnné

Parametrem „SetVar“ - Nastavení proměnné umožníme uživateli kroku zadávat/měnit při běhu procesu hodnotu vybrané proměnné (např. částku faktury, označení střediska, zadávání textu...). Dle této proměnné pak může být proces dál vyhodnocován a řízen. (např. dle zadání střediska lze určit, kterým osobám bude proces dále směřovat).

• Tento parametr se zadává po označení kroku postupu na záložce Editor knihy Postupy, stisknutí klávesy Ins v záložce Akce.
• V poli Událost vybereme událost, kdy chceme proměnnou zadávat, a v poli Parametry po stisknutí Ins vybereme parametr "SetVar".
  • Při vybrání události Formulář se proměnná zadává do pole při otevření detailu kroku uživatelem, který bude řešit krok.
  • Při vybrání události Odsouhlasení, Výstupní, Zamítnutí se při provedení této události zobrazí dialogové okno, ve kterém uživatel hodnotu vyplní.
• Zobrazí se formulář Proměnné, kde klávesou Ins zobrazíme formulář Proměnná a použitím nabídky u pole Identifikátor zobrazíme seznam proměnných. Z tohoto seznamu postupně vybereme, které proměnné chceme na formuláři zobrazovat. Proměnných můžeme zadat i více.
• Zatržením možnosti Hodnota povinná, nebo Jen pro čtení na formuláři Proměnná po vybrání proměnné určíme, zda má být proměnná jen pro čtení, či přepisovatelná a zda má být při odsouhlasení tohoto kroku povinně zadaná.

Kontrola proměnných

Parametrem „Validation“ - Kontrola proměnných zajistíme kontrolu hodnoty proměnné zadané v procesu.

• Tento parametr se zadává po označení kroku postupu na záložce Editor knihy Postupy, stisknutí klávesy Ins v záložce Akce.
• V poli Událost vybereme událost kroku, při níž chceme, aby se hodnota proměnné kontrolovala a v poli Parametry po stisknutí Ins vybereme parametr "Validation".
• Zobrazí se formulář Zadání výrazu, kde zadáme proměnné a podmínky pro jejich hodnoty, které musí být splněny, aby se mohla provést zadaná Událost. Podmínky těchto proměnných musí být napsány programovacím jazykem. Pomoci nám mohou tlačítka uvedená za polem pro Výraz.
• Pozn.: Vysvětlení tlačítek nt, ad, or, IF, "V, "P viz Popis polí v editoru, parametr „ArrowIf“.

Obr.: Formulář Zadání výrazu po vybrání parametru „Validation“ pro zadání jeho Hodnoty

Uživatel pro pracovní krok

Parametr „UserVar“ - Uživatel pro pracovní krok nám umožní vytvořit v procesu krok kontaktní osobě dle hodnoty Proměnné. Proměnnou parametru můžeme zadat pomocí formuláře Zadání výrazu, který se objeví po vybrání parametru „UserVar“. Proměnnou zadáme do pole Výraz, a to pomocí tlačítka "V a vybráním nabídnuté proměnné, nebo ji můžeme vepsat ručně, a to zapsáním Identifikátoru proměnné uvedeným v hranatých závorkách.

• Tento parametr se zadává po označení kroku postupu na záložce Editor knihy Postupy, stisknutí klávesy Ins v záložce Akce.
• V poli Událost vybereme událost "Vstupní" a v poli Parametry po stisknutí Ins vybereme parametr "UserVar".
• Zobrazí se formulář Zadání výrazu, kde pomocí tlačítka "V zadáme proměnnou, dle které se bude vybírat uživatel pro krok.
• Pozn.: Vysvětlení tlačítek nt, ad, or, IF, "V, "P viz Popis polí v editoru, parametr „ArrowIf“.
• Můžeme zadat také více proměnných, ve kterých budou zadány kontaktní osoby, kterým se má vytvořit krok.

Obr.: Formulář Zadání výrazu po vybrání parametru „UserVar“ pro zadání jeho proměnné

Aby parametr správně fungoval, proměnná musí splňovat následující podmínky:

• musí být vytvořena v knize Definice proměnných, kde musí být zadáno v poli Vazba:
  • Typ vazby - zde se vybírá, do které knihy se má proměnná při výběru proměnné odkazovat (např. "WF - uživatelé ve skupině"),
  • Parametr 1 - zde se zadává ID záznamu vybrané Role, jejíž kontaktní osoby se mají při vyplňování hodnoty proměnné předbízet
    (Např.: Pro krok chceme vybrat osobu z těch, které jsou zařazeny v Roli s interním číslem "40". Do pole Parametr 1 tedy zadáme "40".)
• v knize Postupy, na záložce základní údaje musí být tato role zadaná na záložce Řešitelé,
• v procesu musí mít proměnná zadanou konkrétní hodnotu (konkrétní kontaktní osobu). Vybere-li uživatel do proměnné osobu, která není v Roli daného kroku, krok se vytvoří řešitelům v Roli, nikoli osobě vybrané v proměnné.

Př.: Na obrázku výše je zadáno, pomocí tlačítka "V, že se krok v procesu bude vytvářet osobě, která bude aktuálně zadána v procesu v hodnotě proměnné "USRGRP".

Akce na produktu

Parametr „ProdAct“ - Akce na produktu umožňuje při provést s produktem, který bude přiřazen k procesu, zadanou akci.

• Tento parametr se zadává po označení kroku postupu na záložce Editor knihy Postupy, stisknutí klávesy Ins v záložce Akce.
• V poli Událost vybereme událost kroku, při níž chceme, aby se akce na produktu provedla a v poli Parametry po stisknutí Ins vybereme parametr "ProdAct".
• Zobrazí se formulář Zadání akce na produktu, kde zadáme typ Produktu, se kterým chceme provést akci a Akci, kterou chceme s produktem provést.

Např.: Při odsouhlasení kroku se potvrdí přijatá faktura, při zamítnutí kroku se provede storno přijaté faktury.

Obr.: Formulář Zadání akce na produktu po vybrání parametru „ProdAct“

Produkt

Zde se vybírá hlavička produktu. Konkrétní produkt, který pak bude přiřazen procesu, se při zadané události buď potvrdí, nebo stornuje.

Akce

Zde se zadává typ akce, která má být s produktem při zadané události provedena. S konkrétním produktem, přiřazeným ke konkrétnímu procesu, lze provést tyto akce:

• potvrzení,
• storno.

Pokud bude procesu přiřazen produkt, který nebude splňovat podmínky pro provedení akce, nedovolí nám systém K2 operaci, která provádí tuto akci, provést.

• Př.: V navrhnutém postupu je pomocí parametru "ProdAct" zadáno, že přijatá faktura se má při odsouhlasení kroku potvrdit. Přijatá faktura, která je přiřazena procesu, nemá zadán variabilní symbol. Přijatou fakturu bez variabilního symbolu nelze potvrdit. Odsouhlasení kroku tedy systém nedovolí provést, neboť přijatá faktura nesplňuje podmínky pro potvrzení.

Pokud bude procesu přiřazen produkt, na kterém už byla zadaná akce provedena, systém K2 operaci dovolí provést.

• Př.: V navrhnutém postupu je zadáno, že přijatá faktura se má při zamítnutí kroku stornovat. Přijatá faktura, která je přiřazena procesu, již byla stornována, přesto se zamítnutí kroku, na kterém je zadán parametr „ProdAct“, provede.

Kontrola uzavření existujících kroků

Parametr šipky "AllStepsClosed" - Kontrola uzavření existujících kroků procesu řeší problematiku sbíhavosti kroků do jednoho kroku "Sjednocení" - sjednocení se vygeneruje až v případě, že jsou všechny kroky procesu ukončeny. Kroky "Na vědomí" se neberou v potaz.

Automatické ukončení kroku

Parametr „AutoStepClose“ - Automatické ukončení kroku umožňuje ihned ukončit krok na základě definované podmínky.

• Tento parametr se zadává po označení kroku postupu na záložce Editor knihy Postupy, stisknutí klávesy Ins v záložce Akce.
• V poli Událost vybereme Vstup a v poli Parametry po stisknutí Ins vybereme parametr "AutoStepClose".
• Zobrazí se formulář Automatické ukončení kroku, kde zadáme typ Akce, kterou chceme provést.
• V poli Podmínka definujeme podmínku, za které bude akce provedena. pokud podmínka definávána není, pak se akce provede.

Vyhodnocení šipky

Parametr se zadává pro šipku, tzn. po označení šipky a slouží pro vyhodnocení toho, zda má běh procesu touto šipkou pokračovat.

Např. Proces může jít jinými kroky při vyšší částce faktury, při různě zadaných střediscích na faktuře, ...

Pro vyhodnocování můžeme použít:

• hodnoty proměnných, které uživatel v procesu zadává,
• hodnoty polí z produktů, které jsou procesu přiřazeny,
• hodnoty polí vypočítané matematickými či logickými vzorci.

Obr.: Nastavení hodnoty šipek při zadání částky faktury

Popis tlačítek ve formuláři:

nt	Logický výraz „not“ (pro negaci výrazu uvedeného v závorce).
ad	Logický výraz „and“ (logický součin).
or	Logický výraz „or“ (logický součet).
IF	Logický výraz „if“ (slouží pro výběr hodnoty, za určitých podmínek).
"V	Slouží pro výběr proměnné z Knihy proměnných postupu. Stisknutím tohoto tlačítka se zobrazí kniha Definice proměnných.
"P	Slouží pro zadání pole z přiřazeného produktu K2 (z faktury, objednávky...). Hodnota tohoto pole se bude při běhu procesu vyhodnocovat. Zadává se zde agregační funkce („first“, „last“...), kterou určíme způsob vyhodnocení proměnné, pokud bude proces obsahovat více produktů stejného typu (např. více faktur přijatých): Př.: Proces má přiřazen 3 faktury přijaté. První má zadanou Netto částku: 300 Kč, druhá 200 Kč a třetí 10 Kč. "First" - vyhodnotí se hodnota pole z prvního výskytu produktu (z první zadané faktury) - pro hodnocení se vybere Netto částka 300 Kč. "Last" - vyhodnotí se z poslední - pro hodnocení se vybere částka 10 Kč. "Max" - vybere se maximální hodnota ze všech - pro hodnocení se vybere částka 300 Kč. "Min" - vybere se minimální - pro hodnocení se vybere částka 10Kč. "Count" - sečte se počet všech hodnot - pro hodnocení se vybere číslo 3. "Sum" - součet všech hodnot - pro hodnocení se zadá částka 510 Kč. "Avg" - průměr hodnot - pro hodnocení se zadá částka 170 Kč.

Export a import postupu

Export

Export se provádí na aktuálním záznamu spuštěním Funkce z ribonu - Export postupu.

Obr.: Formulář Export

Ve vstupním formuláři v poli Výstupní soubor zadáme cestu a název souboru. Po stisknutí tlačítka OK se uloží xml soubor.

Import

Import se provádí spuštěním Funkce z ribonu - Import postupu.

Obr.: Formulář Import

Ve vstupním formuláři v poli Vstupní soubor vybereme soubor.

Při importu můžeme zatrhnout možnosti:

• Import do aktuální verze - pokud je zapnuto, importovaný postup se vloží do již předem vytvořené verze postupu, která však nesmí mít vytvořeny žádné kroky.
• Zachovat osoby v roli - pokud je zapnuto, u nově importovaných rolí se naimportují i kontaktní osoby. Pokud je vypnuto, naimportují se role bez kontaktních osob.

Postup se naimportuje vždy ve stavu „editace“, a to se všemi údaji, které jsou v importovaném postupu zadány. Neimportují se pole s kontaktními osobami Schválil a Přezkoumal.

Pokud v K2, do které verzovaný postup importujeme, neexistují role či proměnné, které obsahuje importovaný postup, budou tyto vytvořeny včetně přiřazených kontaktních osob.

Pokud v K2, do které verzovaný postup importujeme, neexistuje produkt, který obsahuje importovaný postup, vytvoří se pouze hlavička tohoto produktu. Pokud chceme importovat i verzi daného produktu, použijeme funkci v knize produktů workflow (viz Export a import produktu workflow).

Verzované postupy - sestavy

Distribuční registr

Postup

Procesní schéma

Seznam metrik

Seznam procesů

Seznam zkratek

Směrnice