|
|
|
9. strana - Propojení a odkazy
Na 9. straně můžeme k záznamům připojit externí dokumenty a záznamy z ostatních modulů K2. V části Zařazené procesy se zobrazují procesy workflow, které se k záznamu vztahují.
Obr.: Dod./Odb. - 9. strana
Na 9. straně lze pomocí tlačítka Připojit doklad vybírat doklady k připojení i s typem vazby. Po prvním stisknutí tlačítka se otevře nabídka s typy vazeb dokladů. Po vybrání se typ zapamatuje a při příštím stisknutí tlačítka se otevře rovnou kniha s vybraným typem dokladů. Pro výběr typu vazby dokladu lze také využít šipku, která je umístěna vedle tohoto tlačítka.
Číselník typy vazeb dokladů je také možné zobrazit v Parametrech mandanta - 4. strana - tlačítko Typy dokladů. Ke každému typu vazby dokladu můžeme vybrat seznam dokladů, které jsou pro tuto vazbu povolené - tlačítko Druhy dokladů k typům vazeb.
Číselník obsahuje tyto typy vazeb:
- Daňová faktura,
- Skutečná faktura k daňové faktuře,
- Původní faktura k opravnému daňovému dokladu,
- Původní faktura ke skontu,
- Obecný,
- Opravný daňový doklad,
- Skonto.
Obr.: Otevřená nabídka typů dokladu
Na 9. straně je také tlačítko Připojit dokument, které obsahuje seznam typů dokumentu. Můžeme vložit více dokumentů najednou. Podle vkládaného dokumentu se buď automaticky vybere typ, nebo se zobrazí nabídka s výběrem typů. Použití tlačítka je obdobné jako u tlačítka Připojit doklad.
Číselník obsahuje tyto typy dokumentů:
- ALL: Použít původní,
- DS_DOC: DEMO/DSDOC, Unikátní přesun,
- OFI: Demo/Demands, Unikátní kopie,
- OFO: DEMO/Offers, Unikátní kopie,
- PICTK2: DEMO/Pictures, Použít původní,
- PONP: Použít původní.
Obr.: Otevřená nabídka typů dokumentu
Pozn.: Při malém rozlišení monitoru může dojít k překrytí gridu Zařazené doklady. Pro přizpůsobení gridů obrazovce slouží funkce Přizpůsobení 9. strany. Funkce je dostupná z nabídky menu modulu Formulář/Akce/Pokročilé/Přizpůsobení 9. strany.
Obr.: Akce - Přizpůsobení 9. strany
|
|
|
Dokumenty
K jednotlivým dokladům nebo kartám lze v IS K2 zařadit dokumenty. Dokument je soubor vytvořený některou z aplikací Windows a uložený v konkrétní složce Windows. Takto zařazené dokumenty lze prohlížet nebo editovat. K editaci se používá buď systémem Windows asociovaná aplikace, nebo aplikace zadaná v parametrech dokumentů. Jedná se například o smlouvy uložené v některém formátu textového souboru, fotografie, grafy, grafické tabulky, výkresy apod. Vlastní dokumenty jsou uloženy v adresářích na disku. V IS K2 jsou uvedeny pouze odkazy na tyto dokumenty, které jsou uloženy ve speciální databázi.
|
|
|
Vkládání a vymazání dokumentů z dokladu
Dokumenty můžeme připojit, změnit a odpojit následujícím způsobem:
- Ve Změně (pouze u karet a nepotvrzených dokladů) a v Novém záznamu je možné připojit dokumenty k dokladu pomocí klávesy Ins nebo tlačítka Vlož dokument. Dokument odpojíme klávesou Del.
- V Prohlížení lze pracovat s dokumenty rovněž na potvrzených dokladech, a to pomocí tlačítek Vlož dokument a Smaž dokument.
Stisknutím klávesy Enter v knize těchto dokumentů je možné otevřít jejich formulář.
Obr.: Kniha Dokumenty
|
|
|
Na 1. straně karty Dokumenty jsou uvedeny základní údaje, položky historie práce s dokumentem a rovněž připojené poznámky.
Obr.: Dokumenty - 1. strana
Popis polí:
Zkratka |
Zkratka dokumentu, která je povinná. Dva dokumenty nemohou mít stejnou zkratku. Slouží jako identifikační kód dokumentů, podle kterého lze dokumenty najít. |
Číslo |
Číslo dokumentu. |
Zařazeno do MTB |
Zatrhnutí pole umožní otevírat dokumenty z paralelní databáze (pokud existuje). Pozn.: Po zatrhnutí pole se mění pole Soubor dokumentu na pole Klíč dokumentu. |
Typ dokumentu |
Charakterizuje typ souboru a zároveň konfiguraci daného typu souboru v K2 (způsob kopírování z původní složky, asociovanou aplikaci, parametry apod.). Typy dokumentů jsou popsány níže. |
Název |
Tuto položku můžeme vyplnit buď libovolným názvem, nebo se automaticky přednastaví názvem připojeného souboru po stisknutí tlačítka Výběr. V tomto případě bude název uveden bez přípony. |
Soubor dokumentu |
Název souboru dokumentu včetně cesty, odkud bude dokument IS K2 otevírán. Soubor lze zadat pouze v novém záznamu. Při výběru souboru dialogovým oknem lze zadat i neexistující soubor. Pokud použijeme tlačítko Výběr, vyplní se nám toto pole automaticky podle nastavení v Typu dokumentu. |
Původní soubor |
Obsahuje název souboru a kompletní cestu, kde se soubor nalézal před zařazením dokumentu do databáze. Soubor lze zadat pouze v novém záznamu. Pokud použijeme tlačítko Výběr, vyplní se toto pole automaticky podle nastavení v Typu dokumentu. |
Platnost od |
Na vkládaný dokument můžeme zapsat platnost tohoto dokumentu od určitého data. |
Platnost do |
Možnost zapsat platnost do data vkládaného dokumentu. |
Zařazeno pro |
Výběr firmy, k níž se dokument vztahuje. Vybíráme ji z formuláře Vlastní firmy (seznam firem definovaných pro aktuálního mandanta). Popis vlastních firem najdeme v kapitole Správa vlastních firem. |
Historie dokumentu |
Do položek historie je zaznamenána každá akce, kterou uživatel s dokumentem pomocí K2 provádí (zařazení dokumentu, vyřazení, otevření, selhání otevření, přiřazení k dokladu, změna hlavičky apod.). Je zde zaznamenána doba akce, kdo a jakou akci provedl a na jakém dokladu. Položky historie nejsou ve Změně přístupné. |
Dokument zařadil, Dokument změnil, Změna souboru, Změnu zapsal |
Tato pole jsou vyplněna automaticky. |
Při vkládání nového dokumentu je přístupné tlačítko Výběr. Stisknutím tlačítka se otevře výběrový dialog souborů nadefinovaný v poli Vstupní složka v knize Typy dokumentů. Jakmile uložíme nový dokument, provedou se příslušné akce dle typu dokumentu (kopírování, přesun, vytvoření názvu nového souboru, …) a pole Soubor a Původní soubor nebudou přístupná.
|
|
|
Na 2. straně karty Dokumenty je uveden seznam záznamů, ke kterým je daný dokument připojen.
Obr.: Dokumenty - 2. strana
|
|
|
Typy dokumentů
Typy dokumentů používané v IS K2:
- OFO - slouží pro vytváření nabídek v modulu Marketing,
- OFI - slouží pro vytváření nabídek v modulu Marketing,
- PICTK2 - slouží ke vkládání obrázků.
Obr.: Číselník Typy dokumentů
|
|
|
Obr.: Typy dokumentů - 1. strana
Popis polí:
Zkratka |
Zkratka typu dokumentu. |
||
Číslo |
Číslo typu dokumentu. |
||
Vstupní složka |
Přednastavení složky (adresáře), ve které se bude otevírat výběrový dialog souborů po stisknutí tlačítka v editačním poli, nebo po stisknutí tlačítka Výběr na 1. straně dokumentů. Není-li tato položka vyplněna, provede se po stisknutí tlačítka Výběr dle naposledy použité složky (adresáře). |
||
Archivní složka |
Složka (adresář), do které se bude kopírovat nebo přesouvat soubor tak, aby se stal součástí K2 uspořádání souborů. Vyplnění tohoto pole je povinné. |
||
Přípona dialogu |
Implicitní přípona (extenze) dialogu souborů. |
||
Maska dialogu |
Typ souboru ve standardním výběrovém dialogu souborů ve Windows (po stisknutí tlačítka Výběr na 1. straně formuláře dokumentu). Jednotlivé posloupnosti znaků v textu v pořadí [název],[extenze],[název],[ extenze], ... musí být odděleny znakem "svislá čára". Př. textu: Textové soubory|*.txt|Word|*.doc|Všechny soubory|*.* Tento příkladový text naplní tabulku třemi typy souborů, a to textovými soubory (soubory s extenzí „txt“), MS Word texty (soubory s extenzí „doc“) a všemi soubory. Chceme-li, aby v jednom řádku standardního výběrového dialogu souborů bylo uvedeno více typů souborů, oddělíme je znakem '#'. Př. textu: Textové soubory|*.txt|Dokumenty|*.doc#*.rtf |
||
|
Tento příkladový text naplní tabulku jednak textovými soubory (soubory s extenzí „txt“) a jednak dokumenty (soubory s extenzí „doc“ a „rtf“). Zvolíme-li ve výběru dokumenty, budou v tabulce najednou zobrazeny soubory s extenzí „doc“ a „rtf“. |
||
Spouštěcí aplikace |
Toto pole se vyplňuje v případě, když chceme otevírat dokument jinou aplikací než asociovanou. Zde se vyplní název spustitelného souboru Windows (včetně cesty), kterým je třeba aplikaci spustit. |
||
Parametry |
Parametry se vyplňují v případě, že je vyplněno pole Spouštěcí aplikace. Zde se zadávají posloupnosti znaků parametrů uvedených za názvem souboru spouštěcí aplikace. Parametr '%S' bude za běhu programu nahrazen názvem souboru dokumentu včetně cesty. |
||
Archivní název |
Pokud je třeba nahradit původní název souboru konkrétním názvem, pak se toto pole vyplňuje. |
||
Typ kopie |
Ve výběru je možné vybrat, jak bude při zařazování dokumentu naloženo s původním souborem a jakým způsobem se soubor stane součástí IS K2: |
||
|
Použít původní |
Soubor nebude ani kopírován, ani přesouván a do databáze se zapíše pouze odkaz na původní umístění. |
|
|
Přepsat kopií |
Soubor bude zkopírován do Archivní složky. Bude-li se v Archivní složce vyskytovat soubor o stejném názvu, bude přepsán novým souborem. |
|
|
Přepsat přesunem |
Soubor bude přesunut do Archivní složky. Bude-li se v Archivní složce vyskytovat soubor o stejném názvu, bude přepsán novým souborem. |
|
|
Unikátní kopie (implicitně) |
Soubor bude zkopírován do Archivní složky. Bude-li se v Archivní složce vyskytovat soubor o stejném názvu, bude vytvořen nový název lišící se číslem v posledních znacích názvu. |
|
|
Unikátní přesun |
Soubor bude přesunut do Archivní složky. Bude-li se v Archivní složce vyskytovat soubor o stejném názvu, bude vytvořen nový název lišící se číslem v posledních znacích názvu. |
|
|
|
|
Otevření a zavření dokumentů
Funkce otevření a zavření dokumentu můžeme spustit následujícími způsoby:
- Stisknutím pravého tlačítka myši na liště a výběrem z nabízených možností Otevření dokl. dokumentu a Zavření dokl. dokumentu.
- Stisknutím horké klávesy Shift+F5 - tato klávesa funguje jak pro otevření, tak pro zavření dokumentu (jen v Prohlížení). Stisknutím horké klávesy Shift+F7 otevřeme umístění dokumentu.
- Přes menu modulu Formulář - Akce - Pokročilé - Otevření dokl. dokumentu / Zavření dokl. dokumentu.
- Stisknutím klávesy Enter.
Dokumenty lze otvírat a zavírat:
- na 9. straně formulářů dokladů nebo karet,
- z tabulky Dokumenty nebo z jednotlivých stran formuláře dokumentu.
V obou případech nastavíme na vybraný dokument pravítko a spustíme funkci otevření (zavření). Rozdíl v postupu otevření (zavření) bude zachycen v položkách historie dokumentů ve sloupci Doklad. Zatímco v prvním případě zde může být uvedena např. Faktura vydaná (u této bude uvedena i kniha a období) nebo Dod./Odb., ve druhém případě to budou Dokumenty.
Otevření
|
Stisknutím tohoto tlačítka se dokument otevře příslušnou aplikací. Po otevření IS K2 eviduje dokument jako otevřený. |
Otevřít dokument v adresáři
|
Stisknutím tohoto tlačítka se otevře adresář umístění dokumentu. Z tohoto umístění lze dokument jednoduše vykopírovat např. do e-mailu. |
Zavření
|
Zavření dokumentů se skládá ze dvou kroků:
Pozn.: Tato ikona ve standardním nastavení uživatelského panelu není, lze si ji však vybrat. |
Pozn.: Máme-li jeden z dokumentů otevřený, nelze do tabulky dokumentů vkládat nový dokument, ani u existujících dokumentů provádět změny. Stejně tak lze jiný dokument otevřít až poté, co byl předcházející dokument uzavřen.
Pozn.: Na 1. straně formulářů dokladů nebo karet si můžeme standardním způsobem vložit poznámku typu Dokument. Správa těchto dokumentů však není dále podporována.
Ikony pro zobrazení stavu dokumentu:
ikona Otevřeného dokumentu
ikona Neexistujícího dokumentu - tato ikona informuje o tom, že daný soubor je narušený nebo neexistuje
Uvedené ikony jsou zobrazeny na těchto místech:
- na 9. straně formulářů dokladů nebo karet,
- z tabulky Dokumentů nebo z jednotlivých stran formuláře dokumentu.
|
|
|
Doklady
Doklady vytvořené v IS K2 vkládáme na 9. stranu pomocí tlačítka Vlož doklad nebo ve Změně a Novém záznamu klávesou Ins. Ze zobrazené nabídky vybereme typ dokladu.
Obr.: Číselník Typy dokladů
Potvrzením výběru se daný seznam dokladů otevře a klávesou Enter vložíme odkaz na požadovaný doklad. Doklady můžeme také vkládat hromadně, tím, že označíme doklady, které chceme vložit a výběr potvrdíme klávesou Enter. Uložíme standardním způsobem klávesou F2.
Tlačítkem Smaž doklad (nebo klávesou Del) vložený záznam odmažeme.
Obr.: Karta Dod./Odb. - 9. strana
|
|
|
Odkazy
V některých modulech existuje na záložce Přílohy možnost přepnout se na podzáložku Odkazy. Ta se v současné době využívá zejména pro weby a e-shopy pro připojení obrázků a jiných souvisejících souborů, které se mají na webu/e-shopu zobrazovat.
Obr.: Kniha Zboží - Přílohy - podzáložka Odkazy
V odkazech pracujeme s Kategoriemi a Typy odkazů.
Přehled a nastavení Typů odkazů
Typ |
Přípony souborů |
Dokument |
doc, docx, odt, fodt, rtf, txt, xls, xlsx, ods, fods, csv, sylk, xml, pdf |
Obrázek |
jpg, jpeg, png, bpm, gif |
Odkaz |
http:, https:, ftp:, sftp: |
Ostatní |
|
Video |
mov, avi, mp4, mpg, mpe, mpeg |
Přehled kategorií a jejich výchozích kombinací s Typy odkazů
Typ |
Kategorie - Zkratka |
Použití pro e-shop |
Dokument |
Dokumenty |
Zobrazuje se na záložce Média v sekci Dokumenty. |
Obrázek |
Hlavní obrázek detailu* |
Pro detail zboží, bannery |
Obrázek |
Hlavní obrázek - dlaždice* |
Pro zobrazení v dlaždicovém seznamu zboží |
Obrázek |
Hlavní obrázek - náhled* |
Pro košík, historii, ikony kategorií |
Obrázek |
Hlavní obrázek - seznam* |
Pro zobrazení v řádkovém seznamu zboží |
Obrázek |
Galerie - náhled v posuvníku |
Pro náhled v posuvníku zobrazené galerie |
Obrázek |
Galerie - plná velikost |
Plná velikost obrázku z galerie |
Obrázek |
Galerie - střední náhled |
Pro přehled obrázků v galerii |
Obrázek |
Galerie - větší náhled |
Momentálně není využíváno. |
Odkaz |
Youtube |
Zobrazuje se na záložce Média v sekci Videa. |
Ostatní |
Ostatní |
Pro e-shop není využíváno. |
Video |
Videa |
Zobrazuje se na záložce Média v sekci Videa. |
* Na kartě Zboží či jiných záznamech může existovat pro účely e-shopu právě jeden obrázek této kategorie; Graficky reprezentuje daný záznam. |
||
Nový odkaz vkládáme tlačítky zobrazenými pod štítkem záložky do tabulky nebo klávesou Ins. Odkazu můžeme následně nastavit či upravit Název a Popis.
Vložení nového odkazu tlačítkem
Ke vložení nového odkazu lze využít buď tlačítko Připojit dokument 
nebo Nová položka (Ins) 
. Tlačítko Připojit dokument umožní vložit nový odkaz z výchozích kombinací typu odkazu a kategorie (viz výše). Zobrazí se dialogové okno pro výběr souboru. Podle typu odkazu se zobrazí filtr odpovídající koncovkám souborů daného typu. Tento filtr můžeme "vypnout" tak, že vedle pole pro název souboru vybereme možnost Všechny soubory (*.*). Následně můžeme vybrat soubor libovolného typu. Tlačítkem Otevřít se vybraný soubor překopíruje na místo nastavené funkcí Konfigurace ukládání obrazových odkazů a v tabulce odkazů vznikne nový záznam s tímto odkazem.
Vložení nového odkazu klávesou Ins
Tento způsob nedoporučujeme, protože se při něm nepřekopíruje zdrojový soubor - odkaz se vytvoří na námi zadanou cestu.
Stiskneme-li klávesu Ins, zobrazí se formulář pro vložení nového odkazu. Zadáním Typu odkazu omezíme následný výběr Kategorií (K2 nám neumožní zadat jiný Typ odkazu, než je nastaven v Kategorii). Následně vložíme cestu k souboru.
Pozn.: Standardní e-shop či jiné funkčnosti K2 obvykle pracují s předdefinovanými kombinacemi. Vytvoříme-li si jinou kombinaci, resp. pokud nedodržíme nastavenou kombinaci, je nutné ověřit, zda se v e-shopu skutečně zobrazí požadovaným způsobem.
"Hromadné" vložení obrázků pomocí skriptu Přidání obrázku ke zboží
Chceme-li vytvořit sérii obrázků pro zveřejnění na webu/e-shopu, nejsnadnější cestou je použití skriptu: pro nový (šablonovací e-shop) Nový e-shop - Přidání obrázků ke zboží (NewEshop_AddPicture.PAS), pro starý (responzivní e-shop) Eshop - Přidání obrázků ke zboží (Eshop_AddPicture.PAS), jehož použití je podrobně popsáno v katalogu skriptů.
|
|
|
Konfigurace ukládání dokumentů a obrázků
Nastavení ukládání dokumentů a obrázků je velmi důležitou součástí samotného fungování webu/e-shopu. Tato konfigurace se nachází v modulu Web a e-shop - Správa a nastavení - Konfigurace ukládání dokumentů a obrázků.
Existují dvě varianty, kam lze tyto odkazy ukládat:
- FTPUpload Root
- File System Root
Pole Image Url Root je určeno pro práci s obrázky, které byly nahrány přes FTP. Díky URL adrese, na níž se obrázky daného e-shopu nacházejí je posléze v IS K2 k dispozici náhled.
Obr.: Konfigurace ukládání obrazových odkazů
Popis polí:
Cesta k adresáři FTP |
Složka, do které se mají záznamy na FTP ukládat. |
Nahrávat na FTP |
Příznak, který aktivuje ukládání do složky FTPUploadRoot, pokud je FTP správně nakonfigurováno - záložka FTPSettings (další informace níže). |
Cesta k úložišti |
Cesta (uvnitř kořenového adresáře K2 nebo úplná cesta), kde se ukládají soubory (zejména obrázky). Tato cesta se zohlední při nahrávání obrázků skriptem Eshop - Přidání obrázků ke zboží. či při přidávání odkazů na záložku Přílohy. |
Ukládat kopie souborů |
Příznak aktivuje ukládání dokumentů a obrázků do složky definované v poli File System Root. |
Url cesta k obrázkům |
URL adresa, na níž se nacházejí obrázky daného e-shopu - je určena pouze pro čtení. Je nutné, aby zároveň byl zatržen příznak FTPUpload. |
Mazat soubory z úložiště |
Příznak, který v případě, že je odkaz na obrázek či jinou přílohu smazán, automaticky se smaže i z úložiště. Např. pokud je tedy obrázek na více kartách zboží a z některé z nich je odstraněn, zůstane i nadále v adresáři. Pokud je smazán ze všech karet, pro které byl použit, pak se smaže i z adresáře. |
Pozn.: Lze mít zvolené obě varianty pro ukládání nebo jednu z nich.
FTP (FileTransferProtocol) se využívá pro přenos dat mezi dvěma počítači, které nejsou na jedné síti, ale jsou připojeny k Internetu. Vzhledem k tomu, že FTP je v jistém smyslu prostředníkem mezi dvěma počítači, slouží jako ochrana před možným zneužitím. Abychom tento protokol mohli pro přenos obrázků a jiných příloh využívat, je potřeba, aby byl na našem počítači správně nakonfigurován. Dále pak budeme potřebovat zadat údaje do K2, aby ta mohla prostřednictvím FTP komunikovat.
Obr.: Konfigurace ukládání obrazových odkazů - FTPSettings (nastavení připojení k FTP)
Popis polí:
Server |
Adresa FTP, kterou použijeme pro ukládání obrazových a jiných odkazů. |
Uživatel |
Uživatelské jméno pro přihlašování k FTP |
Heslo |
Heslo pro přihlašování k FTP |
Port |
Specifikuje počítač a port pro datové spojení. Klient pošle tento příkaz a bude na daném portu čekat na datové spojení. Existují různé porty - mezi nejčastěji používané patří právě port 21, který je implicitně zadán. |
Použít SSL/TLS |
Použití tohoto šifrovacího protokolu může eliminovat riziko přenášení hesel a dat v čitelné podobě. |
Data Protection |
Ochrana a zabezpečení pro přenos dat |
Pasivní |
Zapnutý pasivní režim znamená, že server bude naslouchat a klient bude iniciovat datové připojení. |
Obrázky je možné mít umístěny kdekoli, naopak jak obrázky tak e-shop doporučujeme mít umístěné v tzv. DMZ, tedy mimo vnitřní síť. Je však nutné nastavit dva body:
- Složku s obrázky zveřejnit pod URL adresou, tak aby byla dostupná pro e-shop (e-shop tuto adresu vyžaduje při instalaci).
- Nastavení v K2, tak aby K2 při nahrání obrázku daný soubor nakopírovala do uložiště, které vidí e-shop. Jde o funkci „konfigurace ukládání dokumentů a obrázků“, kde lze nastavit sdílenou složku nebo FTP server (doporučeno), viz výše.