Konverze

Před zahájením činnosti firmy v IS K2 je nutné (mimo jiné) naplnit číselník Zboží a číselník Dod./Odb. Dále je potřebné navést počáteční stavy skladů, pohledávky u zákazníků (saldo faktur vydaných) a závazky u odběratelů (saldo faktur přijatých). Toto lze provést ručně. V případě, že uživatel před zavedením IS K2 již využíval nějaký informační systém, lze provést konverzi, tj. tyto údaje převést z původního software do IS K2. Nástroj (skript) pro konverzi se skládá z následujících funkcí (modulů), které mohou být spouštěny nezávisle na sobě:

Konverze zboží a zákazníků (další popis viz kapitola Základní číselníky a podpůrné moduly - Importy),
Konverze salda faktur vydaných,
Konverze salda faktur přijatých,
Konverze stavu skladů.

Všechny tyto moduly fungují stejným způsobem:

Zdrojem pro libovolnou konverzi je tabulka vytvořená v tabulkovém procesoru. (Ve všech modulech se předpokládá převedení dat z původního IS do tabulky tabulkového procesoru, kde je v prvním řádku popis sloupců (nebo může být tento řádek prázdný) a od druhého řádku následují data.
V uživatelských formulářích konverze jsou pole pro vstupní údaje. Název pole odpovídá určitému poli IS K2. Do tohoto vstupního pole se vkládá název sloupce tabulky tabulkového procesoru, který obsahuje údaje odpovídající popisu (názvu) vstupního pole. Pole označená žlutou barvou musí být vyplněna povinně, ostatní pole jsou nepovinná. (Nastavení vstupních údajů ve formulářích lze uchovat - při opuštění formuláře následuje dotaz, zda si přejeme změny uložit. V případě kladné odpovědi se uživateli při dalším spuštění modulu otevře formulář s přednastavenými vstupními údaji.)
Po vyplnění údajů stiskneme tlačítko"Konverze…". Objeví se formulář pro výběr souboru obsahujícího data pro konverzi. Po stisknutí tlačítka Otevřít se provede import dat.
Je zapotřebí mít v tabulkovém procesoru správná data. Skript sice kontroluje správnost údajů a vypisuje chybová hlášení, ale pokud bude v souboru chyba, kterou skript neobjeví (záznam lze uložit), tak budou naimportována chybná data. Konverzi lze pouštět opakovaně, ale vždy se budou tvořit nové záznamy. Využití konverze je při nahrávání dat z původního softwaru nebo k doplňování dat např. zákazníky údaji v databankách.

Upozornění: Nástroj (skript) pro konverzi již nemaže původní záznamy! Pokud se jedná o prvotní import dat, je vhodné předtím udělat zálohu dat, kterou lze v případě chybného importu obnovit.

Konverze salda faktur vydaných

Formulář Konverze salda faktur vydaných umožní navedení pohledávek u zákazníků do IS K2. V IS K2 je nutné ve Správě knih zavést pro knihy Prodeje řadu (knihu) „SA – Saldokontní kniha“. Skript vytvoří v této prodejní knize volné faktury vydané, položka těchto faktur je „NEZB 0 %“ (Obecná položka 0 % DPH - karta zboží č. 1 standardně dodávaná v knize Zboží) v množství „1“ a ceně pohledávky.

Obr.: Prodejní kniha 'SA' pro navedení salda faktur vydaných.

Příklad: Chceme zavést do IS K2 pohledávky u zákazníků. K dispozici máme následující tabulku excelu.

Obr.: Tabulka excelu s připravenými daty pro konverzi salda faktur vydaných

Sloupec A	-	IČ odběratele
Sloupec B	-	název odběratele
Sloupec C	-	datum vystavení faktury
Sloupec D	-	datum splatnosti faktury
Sloupec E	-	předmět prodeje
Sloupec F	-	nedoplacená částka dokladu v měně
Sloupec G	-	datum UZP
Sloupec H	-	datum účetního případu
Sloupec I	-	variabilní symbol
Sloupec AC	-	číslo dokladu v původním software
Sloupec AD	-	původní částka dokladu v měně
Sloupec AE	-	měna dokladu
Sloupec AF	-	kurz

Po spuštění skriptu Konverze otevřeme záložku Konverze salda faktur vydaných (nejvhodnější je spuštění skriptu v knize Faktur vydaných v knize 'SA').

Obr.: Formulář pro konverzi salda faktur vydaných

Popis polí:

Klíč	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího unikátní informaci o zákazníkovi. Na základě tohoto pole se bude vyhledávat v knize Dod./Odb. zákazník, na kterého bude faktura vystavena. Zatrhnutím patřičného pole dáváme informaci, zda se vyhledávání zákazníka provádí dle pole IČ, Zkratky nebo Zkratky 2.
Var. symbol	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího variabilní symbol faktury v původním IS.
Doplatit	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího částku, která zbývá doplatit v měně dokladu.
Datum vystavení	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího datum vystavení faktury.
Datum splatnosti	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího datum splatnosti faktury.
Datum úč. případu	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího datum úč. případu.
Datum UZP	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího datum UZP.
Popis	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího popis faktury.
Původní číslo faktury	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího číslo faktury v původním software (údaj se vloží do poznámky).
Původní částka	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího částku v měně faktury, na kterou byla faktura v původním software vystavena (údaj se vloží do poznámky).
Měna	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího měnu dokladu. Označení měny se musí shodovat s označením v IS K2 (číselník Státy). Pokud excel obsahuje hodnotu, která není v IS K2, faktura se uloží v měně vlastní firmy, zadané v knize prodeje, do které se importuje, a vypíše se upozornění.
Kurz	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího kurz dokladu.

Vyplnění polí ve spodní části je rovněž povinné. Aby se uložily také doklady, které mají před konverzí tato pole prázdná, musíme do formuláře konverze nadefinovat, jakými hodnotami se mají prázdná pole vyplnit.

Po vyplnění údajů stiskneme tlačítko Konverze salda faktur vydaných. Objeví se formulář pro výběr souboru obsahujícího data pro konverzi. Po jeho výběru a stisknutí tlačítka Otevřít se provede import faktur vydaných.

Obr.: Kniha Faktur vydaných – výsledek konverze

Konverze salda faktur přijatých

Formulář Konverze salda faktur přijatých umožní navedení závazků k dodavatelům do IS K2. V IS K2 je nutné ve Správě knih založit pro knihy Nákupu řadu (knihu) „SA – Saldokontní kniha“. Skript vytvoří v nákupní knize 'SA' volné faktury přijaté. Položka těchto faktur je „NEZB 0 %“ (Obecná položka 0 % DPH - karta zboží č. 1 standardně dodávaná v knize Zboží) v množství „1“ a ceně závazku.

Obr.: Nákupní kniha 'SA' pro navedení salda faktur přijatých a 'IN' pro navedení stavu skladů

Příklad: Chceme zavést do IS K2 závazky u dodavatelů. K dispozici máme následující tabulku excelu.

Obr.: Tabulka excelu s připravenými daty pro konverzi salda faktur přijatých

Sloupec G	-	IČ odběratele
Sloupec H	-	název odběratele
Sloupec L	-	datum vystavení faktury
Sloupec N	-	datum splatnosti faktury
Sloupec Q	-	předmět prodeje
Sloupec R	-	nedoplacená částka
Sloupec X	-	datum úč. případu
Sloupec Y	-	datum UZP
Sloupec Z	-	variabilní symbol

Po spuštění skriptu Konverze otevřeme záložku Konverze salda faktur přijatých (nejvhodnější je spuštění skriptu v knize faktur přijatých v knize 'SA').

Obr.: Formulář pro konverzi salda faktur přijatých

Popis polí:

Klíč	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího unikátní informaci o zákazníkovi. Na základě tohoto pole se bude vyhledávat v knize Dod./Odb. dodavatel, na kterého bude faktura přijatá vystavena. Zatrhnutím patřičného pole dáváme informaci, zda se vyhledávání dodavatele provádí dle pole IČ, Zkratky nebo Zkratky 2.
Var. symbol	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího variabilní symbol faktury přijaté v původním IS.
Doplatit	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího částku, která zbývá doplatit.
Datum vystavení	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího datum vystavení faktury.
Datum splatnosti	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího datum splatnosti faktury.
Datum úč. případu	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího datum úč. případu.
Datum UZP	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího datum UZP.
Popis	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího popis faktury.
Původní číslo faktury	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího číslo faktury v původním software (údaj se vloží do poznámky).
Původní částka	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího částku, na kterou byla faktura v původním software vystavena (údaj se vloží do poznámky).
Měna	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího měnu dokladu. Označení měny se musí shodovat s označením v IS K2 (číselník Státy). Pokud excel obsahuje hodnotu, která není v IS K2, faktura se uloží v měně vlastní firmy, zadané v knize nákupu, do které se importuje, a vypíše se upozornění.
Kurz	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího kurz dokladu.

Po vyplnění údajů stiskneme tlačítko Konverze salda faktur přijatých. Objeví se formulář pro výběr souboru obsahujícího data pro konverzi. Po jeho vybrání a stisknutí tlačítka Otevřít se provede import faktur přijatých.

Obr.: Kniha Faktur přijatých – výsledek konverze

Konverze stavu skladů

Formulář Konverze stavu skladů umožní navedení počátečních stavů všech skladů do IS K2. Navádí se jak dispozice, tak skladová cena jednotlivých skladových položek. V IS K2 je nutné ve Správě knih založit pro knihy Nákupu knihu „IN – Interní kniha“ (viz obrázek Nákupní kniha 'SA' pro navedení salda faktur přijatých a 'SA' pro navedení stavu skladů). Dále je potřebné zavést v knize dod./odběratelů kartu pro vlastní firmu. Na tuto firmu bude doklad vystaven. Skript vytvoří v nákupní knize 'IN' volnou příjemku na zadaný sklad. Navádíme tolik příjemek, kolik máme různých skladů. Sklady musí být v IS K2 již nadefinovány.

Obr.: Kniha Sklady

Příklad: Chceme zavést do IS K2 inventuru skladu MAT. K dispozici máme následující tabulku excelu.

Obr.: Tabulka excelu s připravenými daty pro konverzi stavu materiálového skladu

Sloupec A	-	zkratka zboží.
Sloupec E	-	množství v základní skladové jednotce.
Sloupec F	-	skladová cena za základní skladovou jednotku.

Po spuštění skriptu Konverze otevřeme záložku Konverze stavu skladů (nejvhodnější je spuštění skriptu v knize Příjemek v knize 'IN').

Obr.: Formulář pro konverzi stavu skladů

Popis polí:

Zákazník	Vybereme z knihy Dod./Odb. kartu vlastní firmy. Na tuto firmu bude volná příjemka vystavena.
Sklad	Z knihy skladů vybereme listový sklad (NE sumační), na který se stav navádí.
Středisko	Vybereme středisko, na které má být příjemka vystavena.
Klíč	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího unikátní informaci o zboží. Na základě tohoto pole se bude vyhledávat v knize Zboží karta zboží, která bude vložena do příjemky v patřičném množství a ceně na základě níže uvedených informací. Zatrhnutím patřičného pole dáváme informaci, zda se vyhledávání karty zboží provádí dle pole Zkratka nebo Zkratka 2.
Množství	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího množství v základní skladové jednotce.
Skladová cena	Vložíme název sloupce z excelu obsahujícího skladovou cenu za základní skladovou jednotku.

Po vyplnění údajů stiskneme tlačítko Konverze stavu skladů. Objeví se formulář pro výběr souboru obsahujícího data pro konverzi. Po jeho vybrání a stisknutí tlačítka Otevřít se vytvoří příjemka v knize 'IN'na zadaný sklad. Následným potvrzením příjemky (klávesami Alt+F2) se zboží přijme na sklad.

Obr.: Kniha Příjemek – výsledek konverze