Postupy

Postup je obecně navrhnutý předpis, ve kterém jsou definovaná společná pravidla a posloupnosti kroků určitého druhu procesu ve firmě. Podle tohoto předpisu pak běží konkrétní proces.

Každý postup má svou hlavičku a verze postupu. Tzv. verzování postupů umožňuje provádět změny v druzích postupu, které se pro procesy právě používají. Vytvoří se nová verze postupu pro stejnou hlavičku a v této nově vytvořené verzi pak uživatel může provádět změny a pro právě běžící procesy ve firmě používat nezměněnou, dosud platnou, verzi postupu.

Kniha Postupy

Kniha verzovaných postupů je seznamem všech verzí postupů workflow.

Obr.: Postupy - kniha

Popis sloupců:

P	Stav postupu (potvrzený/nepotvrzený/stornovaný).
N	Nasazení - pokud existuje alespoň jeden proces z dané verze postupu, pak se zobrazí ikona: - znamená, že z dané verze postupu jsou vytvořeny procesy, z nichž alespoň jeden dosud není ukončen, nebo je pozastaven. - znamená, že z této verze postupu jsou vytvořeny procesy, ale všechny jsou již ukončeny. Pokud je sloupec prázdný, znamená to, že z dané verze postupu dosud nebyl vytvořen proces.
Verze	Pořadové číslo verze postupu automaticky přiděleno programem.
Směrnice	Označení, zda je postup směrnice.
Zařazení	Zařazení postupu (ISO, provozní, obchodní)
Platnost od	Platnost postupu je od uvedeného data.
Platnost do	Platnost postupu je do uvedeného data.

Při schvalování verzovaných postupů se u verzí jedné hlavičky postupu nesmí překrývat termín v polích "Platnost od" a "Platnost do". Tzn., jedna hlavička postupu může mít v daný okamžik platnou (schválenou) pouze jednu verzi.

Verzovaný postup může nabývat různých stavů:

Popis kláves:

Ins	Vytvoření nové verze postupu.
F6	Nová revize postupu (v poli vydání zůstane stejné číslo jako u původního postupu a do pole revize se dosadí číslo o 1 vyšší).
Alt+F2	Potvrzení postupu (stav schválení).
Alt+F3	Deaktivace postupu.
Alt+F5	Nastavení stavu ladění.
Ctrl+F2	Odpotvrzení postupu (ze schváleného stavu zpět do stavu editace).
Ctrl+F6	Nové vydání postupu (pole vydání se zvedne o 1 a do pole revize se dosadí číslo 1).
Shift+F6	Kopie verzovaného postupu.

Pozn.: Vytvořením nové revize nebo vydání dojde ke zkopírování postupu, ze kterého danou funkci spouštíme. Podle potřeby pak upravíme číslo vydání, revize, platnost apod.

Ve Správce- Systém- Správa multicompany je možné v modulu Postupy workflow rozdělit postupy na vlastní firmy. Tímto úkonem se rozdělí také procesy. Název vlastní firmy nalezneme poté v preview záznamu.

Obr. Rozdělení postupu ve Správě multi company

Postupy - základní údaje

Na 1. záložce verzovaných postupů vybíráme hlavičku postupu a jsou zde základní informace o verzi postupu, např. jeho platnost a role, které se dané verze postupu týkají.

Obr.: Postupy - základní údaje - záložka Cíl

Popis polí:

Postup	Zkratka hlavičky postupu, jazykový Název hlavičky postupu.
Verze	Číslo verze postupu (přiděleno automaticky programem, pro každou hlavičku se čísluje od1 vzestupně).
Platnost od	Časový údaj, odkdy je postup platný. (Aby byl postup platný, musí být zároveň potvrzený.)
do	Časový údaj, dokdy je postup platný.
Vydání	Číslo vydání verzovaného postupu. Po zatrhnutí pole Směrnice lze toto číslo editovat.
Norma	Obecný číselník norem k bližší identifikaci dané směrnice (vyplňujeme sami podle platných norem ISO 9000). Pole je aktivní po zatrhnutí pole Směrnice.
Zařazení	Zařazení verzovaného postupu (obecný číselník k bližší identifikaci dané směrnice).
Přezkoumal	Datum a kontaktní osoba, která daný postup (směrnici) přezkoumala.
Citlivost	Výběr z uživatelského číselníku.
Revize	Číslo revize verzovaného postupu. Po zatrhnutí pole Směrnice lze toto číslo editovat.
Kapitola	Zkratka kapitoly (obecný číselník k bližší identifikaci dané směrnice). Pole je aktivní po zatrhnutí pole Směrnice.
Směrnice	Zatržením tohoto pole zařazujeme daný verzovaný postup jako směrnici.
Schválil	Datum a kontaktní osoba, která danou verzi postupu schválila.
Vytvořil, Změnil, Potvrdil	Datum a uživatel, který danou verzi postupu vytvořil, změnil či potvrdil.
Dokument postupu	Zkratka dokumentu, který je přiřazen k postupu.
Zobrazit pole "Zadání"	Pokud je zatrženo, v Procesu a Pracovním kroku se zobrazuje záložka Zadání.

Popis záložek:

Cíl	Popis Cíle dané verze postupu. (Co proces řeší.) Jazykový popis - slouží pro lokalizaci záložky (viz Parametry uživatele - Jazyk).
Rozdělovník	Seznam kontaktních osob, kterým je daná verze postupu (směrnice) určena.
Na vědomí	Seznam rolí, kdy kontaktní osoby, zařazené do těchto rolí, mohou vidět v knize Postupy a kroky uživatele celý verzovaný postup.
Monitoring	Kontaktní osoby, zařazené na této záložce, budou mít v knize Sledované procesy zařazeny procesy, které budou vytvořeny z tohoto postupu. Tyto procesy budou moci sledovat, přestože nebudou mít právo na Prohlížení procesu. Tato funkce je užitečná např. pro sledování procesů, kde mají různé úkoly uživatelovi podřízení.
Právo na spuštění	Seznam rolí, kdy kontaktní osoby, zařazené do těchto rolí, mohou z této verze postupu vytvořit proces.
Zodpovědnost	Seznam rolí, kdy z kontaktních osob, zařazených do těchto rolí je možno při vytvoření procesu z dané verze postupu vybrat zodpovědnou osobu procesu. Tyto osoby mohou také stornovat proces, pokud mají zároveň právo Storna procesu. Tyto kontaktní osoby mohou také vidět v knize Postupy a kroky uživatele celý verzovaný postup. Povinná ZO Je-li tato volba zatržena, je nutno při založení procesu zodpovědnou osobu povinně vybrat.
Proměnné	Seznam proměnných umožňující uživatelům při zpracovávání procesu zadávat další hodnoty.
Parametry ladění procesu	Seznam parametrů, které mohou proces ovlivňovat. Například potlačení řešitele kroku dle postupu.

Obr.: Postupy - základní údaje - záložka Proměnné

Proměnné

Proměnné umožňují uživatelům při zpracovávání procesu zadávat další hodnoty. Lze tak rozšířit datovou strukturu procesu (např. můžeme pomocí této proměnné donutit uživatele zadat středisko, pro které je určena faktura k odsouhlasení nebo zadat datum počátku a konce dovolené, ...).

S proměnnými pracujeme zejména při používání parametrů v záložce Akce. Proměnné, které se zde zadávají, vytváříme v knize Definice proměnných a pak je z této knihy vybíráme.

Pokud chceme nastavit proměnné další vlastnosti, které se budou týkat pouze tohoto postupu, můžeme je nastavit právě zde, na záložce Proměnné. Vkládáme tedy proměnné celému postupu, tyto proměnné pak používáme v krocích. Proměnné zde vkládáme klávesou Ins.

Obr.: Formulář Proměnná postupu - Postupy - záložka Proměnné

Popis polí:

Proměnná	Do tohoto pole vybíráme proměnnou z knihy Definice proměnných.
Hodnota	Zde zapíšeme Hodnotu, která bude automaticky uložena do Proměnné při vzniku nového procesu, hodnota půjde uživatelem v procesu přepsat.
Interní proměnná	Pokud je Proměnná postupu označená jako Interní, v knize Kroky se stisknutím kláves Shift+F8 nezobrazí. Proměnná neoznačená jako Interní se po stisknutí těchto kláves zobrazí se svou aktuální hodnotou.
Vstupní předávaná proměnná	Pokud existuje v podřízeném (subprocesu) nebo nadřízeném procesu stejná Proměnná, budou při zatrhnutí tohoto pole hodnoty této proměnné předány. Př.: Existuje proces s krokem „A“ s hodnotou proměnné „5“. V následujícím subprocesu je krok „B“, se stejnou proměnnou a se zatrhnutým polem Vstupní předávaná proměnná. Do hodnoty této proměnné vloží hodnota „5“ z kroku „A“.
Výstupní předávaná proměnná	Při výstupu z podřízeného do nadřízeného procesu nebo naopak budou při zatržení tohoto pole předány hodnoty stejné Proměnné i zpět. Př.: Existuje v subprocesu krok „A“ s hodnotou proměnné „5“. Pokud do kroku "B" nadřízeného procesu se stejnou proměnnou a se zatrhnutým polem Výstupní předávaná proměnná do hodnoty této proměnné vložíme hodnotu „6“, v kroku „A“ se tato proměnná taky přepíše na hodnotu „6“.

Postupy - hlavička

Kniha Postupy obsahuje všechny hlavičky verzovaných postupů workflow. Každá hlavička postupu může mít několik verzí postupu. Pro každou hlavičku však může být platná vždy jen jedna verze postupu v jeden daný okamžik, která se bude používat pro proces.

Knihu Postupy můžeme zobrazit na záložce základní údaje vyvoláním nabídky (pomocí klávesy F12) v poli Postup.

Obr.: Postupy - zobrazení seznamu hlaviček postupů

V této knize můžeme klávesou Ins vytvořit novou hlavičku postupu, či označením hlavičky a klávesou Enter vybrat verzovanému postupu hlavičku již dříve vytvořenou.

Při vytvoření hlavičky postupu se vyplňují základní identifikační údaje.

Obr.: Postupy - vytvoření Hlavičky postupu

Popis polí:

Zkratka	Zkratka hlavičky postupu. Zkratku je povinné zadat a nesmí existovat více hlaviček se stejnou zkratkou.
Název	Název hlavičky postupu.
Typ	Typ hlavičky postupu - uživatelský číselník, slouží např. k setřídění či k seskupování hlaviček dle určitého kritéria.
Jazykový název	Toto pole umožňuje přiřadit hlavičce název v cizím jazyce (viz Parametry uživatele - Jazyk).
Popis	Bližší specifikace záznamu

Postupy - editor

Na záložce editor knihy Postupy je definován graf postupu.

Graf se vytváří z jednotlivých kroků postupu (uzlů grafu), které jsou spojeny šipkami. Dohromady znázorňují běh procesu.

Postupu i objektům grafu (šipkám a uzlům) můžeme přidat další informace (v záložkách Kroky, Pořadí kroků a Vazby), přes které se zadávají další podmínky pro průběh procesu, a zpřesňují tím jeho funkčnost.

Obr.: Postupy - editor

Označení kroku nebo šipky v grafu se provede označením objektu levým tlačítkem myši. Tento se ohraničí červeně. Kombinací Ctrl+Shift+levé tlačítko myši označíme červeně více komponent najednou. Podle vybraného objektu se na záložkách pod grafem zobrazí informace k tomuto vybranému objektu.

• Pokud je označen krok, na záložkách zadáváme nebo zobrazujeme informace k vybranému kroku:
  • Popis - textový popis kroku, lze jej zobrazit při zpracování kroku.
  • Řešitelé - zde se zadávají role, které mají daný krok řešit a režim zastupitelnosti.
  • Akce - pro každou událost kroku lze zadat parametry nebo skripty a jejich parametry. Tyto parametry a skripty mohou v procesech nastavovat a vypočítávat hodnoty proměnných, provádět akce s produkty K2, ...

• Pokud je označena šipka, na záložkách zadáváme nebo zobrazujeme informace k vybrané šipce:
  • Akce - pro Vstupní událost lze zadat parametry a skripty, podle kterých se vyhodnotí, zda je tato šipka průchozí.

Uživatel vyvolá formulář jednotlivého kroku nebo vazby buď dvojklikem přímo na obrázek znázorňující krok či vazbu v editoru nebo přes tabulky pod editorem na záložkách kroky, pořadí kroků a vazby. Zde vybereme požadovaný krok nebo vazbu a dostaneme se na stejný formulář. Zde můžeme již libovolně zadávat proměnné, skripty a další.

Graf

Grafem se definuje průběh (cesta) procesu.

Pro zaktivnění panelu s nabídkou kroků je nutné vejít do změny (F5). Panel se poté zobrazí v pravé horní části editoru. Uzel do grafu umístíme označením příslušné ikony na nástrojové liště levým tlačítkem myši (ikona se zaktivní), a poté ho umístíme stisknutím levého tlačítka myši do prostoru určeného pro graf.

Vlastnosti grafu:

• Každý postup musí začínat pouze jedním krokem typu Zahájení a končit jedním krokem typu Ukončení. Tyto kroky jsou při vytvoření procesu již vloženy do grafu. Uživatel je může přejmenovat či přesunout.
• Jednotlivé kroky musí být spojeny šipkou Vazba. Šipka typu Vazba je při běhu procesu provedena, je-li krok, ze kterého šipka vede, odsouhlasen. Šipka typu Zpětná vazba je v průběhu procesu provedena, jestliže je krok, ze kterého šipka vede, zamítnut.
• Kroky typu Transformace, Rozhodnutí a Distribuce jsou z hlediska zpracování rovnocenné. Kroky tohoto typu musí být spojeny jak na vstupu, tak na výstupu šipkou.
• Kroky typu Na vědomí a Kontrolní bod jsou doplňkové (jsou v daný okamžik vytvořeny, ale na další průběh celého procesu nemají vliv). Z těchto kroků nemusí vést žádná šipka a proces je považován za konzistentní.
• Grafický návrh procesu můžeme libovolně měnit, např. přesouvat jednotlivé objekty grafu.

Spojení dvou uzlů šipkou:

• na nástrojové liště nad grafem vybereme stisknutím levého tlačítka myši na ikoně šipky typ šipky,
• na uzlu, ze kterého má daná šipka vést, stiskneme levé tlačítko myši a se stisknutým tlačítkem kurzor přesuneme na uzel, do kterého má šipka vést,
• tlačítko myši uvolníme.

Všechny uzly v grafu lze přesouvat tahem se stisknutým levým tlačítkem myši na uzlu.

Označenou šipku lze přepojovat z jednoho uzlu na druhý tahem se stisknutým levým tlačítkem myši na počátečním nebo koncovém bodu šipky.

Obr.: Postupy - editor

Popis tlačítek:

	Výběr objektů	Je-li tato ikona označená, můžeme objekty v grafu označovat a pohybovat s nimi. Nemůžeme je do grafu vkládat.
	Zahájení	Krok typu Začátek - povinný krok, označuje počátek běhu procesu; každý verzovaný postup má vždy právě jeden tento uzel.
	Ukončení	Krok typu Konec - povinný krok, označuje konec běhu procesu; každý verzovaný postup má vždy právě jeden tento uzel.
	Transformace Rozhodnutí Distribuce	Kroky procesu, musí být spojeny šipkou Vazba, jejich funkčnosti jsou shodné.
	Vnořený postup	Krok typu Vnořený postup - krok procesu, umožňuje vložit (vnořit) do verzovaného postupu další verzovaný postup.
	Na vědomí	Krok typu Na vědomí - slouží k informování uživatelů. Obdobně jako Kontrolní bod neovlivňuje běh procesu. (Např. informuje, že proces došel k tomuto kroku, nebo že v procesu byl odsouhlasen určitý krok.)
	Vazba	Dopředná šipka - proces pokračuje do jiného uzlu.
	Zpětná vazba	Zpětná šipka - může vést do jiného (dřívějšího) uzlu procesu, nebo do kroku typu Ukončení.

Tlačítko Pořadí kroků

Stisknutím tohoto tlačítka se zobrazí tabulka, kde jsou seřazeny jednotlivé kroky. Zde jsou kroky seřazeny chronologicky za sebou.

Obr.: Formulář Pořadí kroků

Tak, jak jsou zde kroky seřazeny, tak se budou zobrazovat v sestavě Postupy, nebo Směrnice.

Popis

Na záložce Popis můžeme zadat popis postupu nebo kroku. Při rozkliknutí požadovaného kroku (buď z editoru nebo z tabulky pod ním) se otevře formulář. Zde pokud je uživatel ve změně, může přidávat libovolný popis.

Popisy jsou přístupné jak v Knize kroků (pro každý krok), tak v Knize procesů. Popisy se zobrazují také v sestavách postupu.

Popisy je možné jazykově lokalizovat tlačítkem Jazykový popis (viz Parametry uživatele - Jazyk).

Obr.: Postupy - editor - krok - záložka Popis

Řešitelé

V záložce Řešitelé zadáváme role, které mají daný krok zpracovávat. Je zde také určeno, jak se má řešitel kroku vybírat (pole Způsob výběru). Pro výběr řešitelů konkrétního kroku je uživateli zobrazena množina všech kontaktních osob zadaných v rolích. Z tohoto seskupení řešitelů pak vybírá uživatel řešitele kroku v konkrétním procesu.

Obr.: Postupy - editor - krok - Řešitelé

Popis polí:

Způsob výběru		Vybraná varianta určuje, jak a komu bude vytvořen daný krok. Implicitně je zde zadáno Všichni.
	Jeden z nich	Všem osobám v zadané Roli je krok vytvořen, ale po přijetí kroku jedním z těchto řešitelů je zbývajícím daný krok stornován. (Pokud jeden řešitel provede událost jinou než Čtení, ostatním je krok stornován.)
	Uživatelsky jeden z	Před vytvořením následujícího kroku je uživateli, která ukončuje předchozí krok, zobrazen seznam kontaktních osob, ze kterého uživatel: vybere vlastníka následujícího kroku, krok je pak vytvořen jen tomuto vybranému řešiteli, označí hvězdičkou více vlastníků následujícího kroku, krok je pak vytvořen označeným vlastníkům. Po odsouhlasení kroku jedním z nich je ostatním krok smazán.
	Všichni	Všem osobám v zadané Roli je krok vytvořen. Všechny tyto osoby musí krok odsouhlasit. K události Odsouhlasení dojde až po odsouhlasení kroku poslední osobou v roli. V případě Zamítnutí však stačí zamítnutí jedním řešitelem a ostatním je krok stornován.
	Uživatelsky všichni	Před vytvořením kroku je uživateli, který ukončuje předchozí krok, zobrazena možnost výběru kontaktních osob. Krok je pak vytvořen jen označeným osobám. Další zpracování odpovídá způsobu výběru Všichni.
Zohledni středisko		Podmínkou je, aby workflow bylo napojeno na organizační strukturu. Pokud je v organizační struktuře nadefinována struktura dle pracovních pozic, bude se respektovat strom z této struktury a odpovídající krok se zobrazí řešitelům z dané větve.
Řešitel je nadřízený		Zaškrnutím se doplní řešitel - nadřízený dle napojené organizační struktury.

Pokud je uživatel ve změně a chce přidat řešitele kroku pomocí klávesy Insert, zobrazí se mu následující formulář.

Popis polí:

Role	Zde se vybírá řešitel kroku z knihy Role. Osoby zařazené v těchto rolích mohou být vybrány pro řešení tohoto kroku.
Zastupitelnost - Režim	Režim zastupitelnosti, na jehož základě mohou jiné osoby zastupovat při řešení kroku osoby zařazené v roli uvedené v poli Role. Popis zastupování - viz Zastupování.

Obr.: Postupy - editor - krok - zadání Řešitelů

Ve funkci hledání řešitelů kroku podle org. struktury lze také zohlednit platnost org. jednotky a platnost osoby (OD/DO)

Obr.: Platnost organizační jednotky a osoby

Zastupování

Zastupování slouží k tomu, aby mohl být krok vyřešen jinou osobou než řešitelem kroku v případě, že je řešitel nepřítomen (tzn., má zadanou Nepřítomnost).

Režim zastupování nastavujeme pro jednotlivé Role ve formuláři Řešitel kroku:

• "Nenastaveno" - zastupování neprobíhá.
• "Nadřízený" - zastupuje přímý nadřízený dle organizační struktury.
• "Podle role" - při výběru tohoto režimu zadáme Role, které mohou zastupovat. Zastupovat řešitele pak můžou všechny osoby, zařazené v Rolích pro zástup.
• "Podle organizační struktury" - řešitele zastupuje osoba, která je v Organizační struktuře zadána v Organizační jednotce na záložce Zastupující.

Při zastupování v režimu "Nadřízený" a "Podle role" lze zapnout volbu Zohlednit středisko - v takovém případě zastupují jen osoby, které mají v organizační struktuře zadáno stejné středisko jako řešitel.

Obr.: Nastavení zastupování "Podle role"

Všem zástupcům se zobrazují konkrétní kroky v knihách Kroky a K Vyřízení. V těchto knihách mohou zástupci spuštěním operace Zastoupit změnit řešitele (převést krok na sebe) a začít krok řešit.

Na zástupce lze také řešení kroku převést operací Postoupit. Možnost postoupit kroky mají v konkrétním procesu tyto osoby:

• všichni řešitelé kroku (kterým byl konkrétní krok vytvořen),
• všichni zástupci,
• uživatelé s právem pro administraci procesů workflow.

Postoupit kroky lze nejen na zástupce, ale také na ostatní (nebo zpátky na původní) řešitele kroku.

Akce

Při zpracovávání kroků uživateli vznikají v procesu akce. Těmito akcemi je řízen běh celého procesu.

Akce existují uživatelské a systémové.

• Uživatelské akce spouští uživatel sám tím, že provádí určité úkony na kroku procesu v knize Pracovní kroky:
  • při vzniku kroku je zaznamenána událost Vytvoření,
  • pokud uživatel krok otevře, je vytvořena událost Čtení,
  • pokud uživatel krok příjme, souhlasí s tím, že daný krok bude řešit, vznikne událost Přijetí,
  • při postoupení, tzn. předání kroku zástupci, vzniká událost Postoupení,
  • při odsouhlasení vzniká událost Odsouhlasení,
  • při zamítnutí vzniká událost Zamítnutí.

• Systémové akce jsou prováděny systémem, spouští se po nějaké uživatelské události:
  • při vzniku kroku je zaznamenána akce Vstupní,
  • pokud je krok ukončen (tzn. odsouhlasen nebo zamítnut), je vytvořena akce Výstupní. Pokud je krok určen více uživatelům, čeká se s provedením této události na odsouhlasení kroku posledním uživatelem. Pokud však v průběhu kroku jakýkoliv z uživatelů krok zamítne, běží tato akce hned a nečeká se na vyjádření ostatních uživatelů,
  • Sledovací akce slouží pro vyhodnocování skriptů.

Zadáním parametrů nebo skriptů k těmto akcím můžeme proces lépe řídit, kontrolovat, určovat, kam bude proces (zadáním, či vypočtením hodnoty jeho proměnných) směrovat, zjišťovat, v jakém stavu se proces aktuálně nachází, jestli proces či jednotlivé kroky splňují časový harmonogram.

Zadáváním parametrů a skriptů v akcích se pak tyto v průběhu procesu při určených akcích spouští.

• Pokud při čtení kroku uživatel krok hned odsouhlasí nebo zamítne, vznikne automaticky i akce Přijetí. Spustí se parametry a skripty, které jsou zadány v akci přijetí, a poté se spustí skripty a parametry zadané v akci odsouhlasení, zamítnutí a výstupní.
• Pokud je krok určen více uživatelům, a každý z nich ho musí odsouhlasit, akce odsouhlasení vznikne až při odsouhlasení kroku posledním uživatelem.
• Pokud jakýkoliv z uživatelů krok zamítne, již se nečeká na vyjádření dalších uživatelů a vznikne akce Zamítnutí (popř. událost Výstupní).

U procesu se akcemi zaznamenává Změna stavu procesu, u kroků se zaznamenává Historie akcí kroku (do knihy Procesy).

Obr. Postupy - Editor - záložka Akce

Popis polí:

Zkratka	Zkratka kroku. Je předdefinovaná, lze změnit, v rámci navrhnutého postupu musí být jedinečná.
Název	Název kroku. Tento název se zobrazí také v grafu u kroku.
Jazykový název	Umožňuje zadat Název kroku v jiných jazycích (viz Parametry uživatele - Jazyk).
Dokumentační text	Libovolný text, který se zobrazí u kroku při tisku sestav Postup a Směrnice.
Seskupení	Umožňuje uživateli zařadit daný krok do skupiny kroků (viz níže Seskupení kroků).
Priorita	Zadává se Priorita kroku. Pole je předvyplněno dle Priority zadané v postupu. V knize Pracovní kroky/K vyřízení si uživatel může kroky setřídit dle zde zadané priority (priorita je zobrazena na nulté straně ve sloupci Pt symbolem vlaječky různé barvy - viz Pracovní kroky - Kniha).
Typ čas. úseku	Zadává se zde Typ časového úseku.Pole je předvyplněno dle Typu časového úseku zadaného v postupu.
Čas pro splnění	Dle Času pro splnění kroku se počítá termín, do kdy má uživatel zpracovat krok (odsouhlasit, postoupit, zamítnout). Termín se zobrazí v Kroku procesu v poli Splnit do. Pole je předvyplněno dle Času pro splnění zadaného v postupu. Termín pro splnění kroku zohledňuje také hodnoty zadané v poli Typ časového úseku.
Posílat notifikace pro nový krok	Zatržením této možnosti se budou posílat notifikace řešitelům při vytvoření nového kroku procesu.
Notifikovat	Zatržením této možnosti se budou posílat notifikace řešitelům na termín při splnění nového kroku procesu.

Pole Priorita, Typ časového úseku a Čas pro splnění kroku se zde vyplňují jako výchozí hodnota pro kroky. Každý nově vytvořený krok bude mít v záložce Akce vyplněny v těchto polích tyto hodnoty. Pokud hodnoty v těchto polích změníme a postup již bude mít vytvořeny nějaké kroky, zeptá se systém, zda změněnou hodnotu chceme změnit i v již vytvořených krocích. Pokud zadáme "Ano", hodnota se změní ve všech krocích a bude platit pro všechny nově vytvořené kroky, pokud zadáme "Ne", nová hodnota bude platit jen pro všechny nově vytvořené kroky.

Novou událost zadáme na záložce Akce klávesou Ins.

Obr.: Formulář Postupy - Editor - Vložení nové akce

Popis polí:

Akce	Zde se nastavují události, při kterých se mají spouštět Skripty, nebo obsluhovat Parametry. Postupu je implicitně nastavena událost Vstupní a tuto nelze změnit. Šipce je nastavena událost Vstupní a nelze ji měnit. Kroky mají přednastaveno několik událostí, viz popis níže.
Skript	Zde můžeme vybrat Skript, který se bude spouštět při akci zadané v poli Událost. Popis skriptů - viz Skripty. Do pole Parametry můžeme také zadat parametry, které bude tento skript používat a vyhodnocovat.
Parametry	Slouží pro vložení Parametrů, které se budou při zadané události obsluhovat. Popis parametrů - viz Parametry. Pokud jsme zadali skript a ke stejné události chceme zadat také parametry, které však nenáleží skriptu, musíme tyto parametry zadat do další položky kroku (postupu).
Nahoru	Při zadání více parametrů lze označený parametr posouvat v seznamu nahoru.
Dolů	Při zadání více parametrů lze označený parametr posouvat v seznamu dolů.
Červený obdélník	Zkopírovat do/Vložit ze schránky

Akce vazeb

Při nastavení vlastnosti vazby určujeme, do jakého stavu se má proces při průchodu touto vazbou změnit (Neměnit, Pozastaveno, ...).

Při vytvoření vazby je v záložce Akce vytvořena vlastnost, kdy v poli Stav procesu je zadáno Neměnit.

Obr.: Formulář Akce vazby otevřený po označení vazby

Šipce můžeme zadat tyto vlastnosti:

Název	Název šipky - text, který je zobrazen u šipky v grafu.
Pořadí	Určuje pořadí, v jakém byly šipky, které vedou z jednoho uzlu vytvořeny a v jakém pořadí budou tyto šipky obslouženy.
Stav procesu	Zde můžeme ovlivnit stav procesu. Toho lze využít pro rozhodování u kroků s vnořeným postupem nebo pro zobrazení stavu procesu, kdy je vidět, v jakém stavu je proces nebo zda proces skončil odsouhlasením nebo zamítnutím. Pokud proces touto šipkou projde, změní se stav procesu na zde zadaný: "Běží" - stav procesu se změní na "Běží". "Neměnit stav procesu" - stav procesu zůstane nezměněn (implicitní). "Odsouhlaseno" - stav procesu se změní na "Odsouhlaseno". "Pozastaveno" - stav procesu se změní na "Pozastaveno". "Zamítnuto" - stav procesu se změní na "Zamítnuto".
Akce	Typ akce (Odsouhlasení, zamítnutí)
Tvar	Tvar vazvy (lomená, přímá, vertikální, horizontální)

Seskupení kroků

Seskupení kroků umožňuje uživateli spojit více kroků postupu do jedné skupiny. Následující krok pak na toto seskupení kroků nahlíží jako na jeden celek (krok). Seskupení kroků se používá, pokud osoby u kroku se stejným (či podobným) úkolem nemohou vidět navzájem hodnoty svých proměnných. Proto nemohou být zařazeni do role u jednoho kroku. Krok musí odsouhlasit každý zvlášť, avšak následující krok se smí vytvořit až při odsouhlasení všech kroků v seskupení.

Obr.: Verzované postupy - editor - 2. strana - Seskupení kroků

Vytvoření Seskupení kroků

Krok zařadíme do seskupení po jeho označení a v záložce Akce zadáním jednomístného čísla nebo písmene v poli Seskupení - tzv. označení seskupení. U všech kroků, které chceme zařadit do jednoho seskupení, musí být toto označení stejné. V grafu je označení seskupení viditelné za názvem kroku, a to písmenem nebo číslem seskupení uvedeném v závorce.

Z každého kroku ve skupině musí vést šipka Zpětná vazba. Při zamítnutí kroku jedním uživatelem se tento krok zruší všem osobám u kroků v seskupení a vytvoří se krok, do kterého vede šipka Zpětná vazba.

Příklad použití:

Osoby, přiřazené u kroků „Středisko výroby“, „Středisko prodeje“ a „Středisko nákupu“ (dále jen „Ředitelé středisek“) mají odsouhlasit obrat, který byl zaslán každému „Řediteli střediska" osobou, přiřazenou ke kroku „Zadání obratu a poslání k odsouhlasení“. Krok s názvem „Obrat odsouhlasen“ se nesmí vytvořit dřív, dokud všichni „Ředitelé střediska“ svůj krok neodsouhlasí. Kroky „Středisko výroby“, „Středisko prodeje“ a „Středisko nákupu“ tedy byly zařazeny do Seskupení „A“. Pokud budou všechny kroky v tomto seskupení odsouhlaseny, krok s názvem „Obrat odsouhlasen“ se vytvoří. Pokud kterákoli osoba v seskupení „A“ svůj krok zamítne, proces se vrátí zpět do kroku „Zadání obratu a poslání k odsouhlasení“. Po opětovném zpracování kroku „Zadání obratu a poslání k odsouhlasení“ se vytvoří kroky v seskupení všem osobám znovu.

Pozn.: Pokud osoba u kroku „Středisko výroby“ krok zamítla dříve, než stačily osoby u kroku „Středisko prodeje“ a „Středisko nákupu“ svůj krok odsouhlasit, tento krok se jim zruší. Pokud už však tento krok stihli odsouhlasit, krok se zamítnutím jiným uživatelem v seskupení kroků nezruší.

Skripty a parametry:

Zadáním parametrů nebo skriptů na U Akce řekneme, že se při této akci mají provést nějaké další činnosti. Takto lze dále řídit běh procesu, např.:

• ovlivnit výběr osob, kterým bude krok vytvořen,
• nastavit stav procesu,
• počítat hodnotu Proměnných procesu a kroku a pracovat s nimi,
• vložit Produkt, Dokument,
• pracovat s hodnotami produktu.

Bližší popis skriptů a parametrů, viz Skripty workflow a Parametry workflow.

Verzované postupy - sestavy

Distribuční registr

Postup

Procesní schéma

Seznam metrik

Seznam procesů

Seznam zkratek

Směrnice