Kroky

Kroky sú konkrétne vytvorené úlohy z procesu jednotlivým užívateľom. Užívateľovi umožňujú reagovať včas na tieto úlohy. Kroky užívatelia spracovávajú pomocou Operácií. Vykonávaním týchto operácií vznikajú tzv. Udalosti kroku a postupne sa vytvárajú kroky ďalším užívateľom tak, ako je navrhnuté vo verziovanom postupe. Každý užívateľ môže mať zobrazené kroky, ktoré sú určené priamo pre neho alebo kroky, ktoré sú určené užívateľom, ktorých zastupuje.

Kniha Pracovné kroky

Kniha Pracovné kroky zobrazuje zoznam všetkých krokov aktuálne prihláseného užívateľa. V tejto knihe môže užívateľ otvoriť klávesom Enter alebo F4 detail kroku, ktorý má práve označený a zobraziť tak formulár, ktorý slúži pre spracovanie kroku s informáciami, ktoré potrebuje ku spracovaniu kroku.

Obr.: Kniha Pracovné kroky

Popis stĺpcov:

s	Stĺpec pre označenie záznamu hviezdičkou.
S	Stav procesu. Ukazuje, v akom stave sa aktuálne nachádza krok, tzn. aké operácie s krokom vykonal užívateľ. - Užívateľovi bol vytvorený krok, ale doteraz ho neprečítal ani nevykonal žiadnu operáciu. - Užívateľ krok prečítal. - Užívateľ krok Prijal k riešeniu. - Užívateľ krok Odsúhlasil. - Užívateľ krok Zamietol. - Užívateľovi bol tento krok Zrušený z dôvodu zamietnutia tohto kroku alebo kroku v Zoskupení iným užívateľom alebo z dôvodu stornovania procesu. - Užívateľ tento krok Postúpil inému užívateľovi alebo iný užívateľ krok užívateľa Zastúpil.
ST	Typ kroku: - je vytvorený krok typu Začiatok. - je vytvorený krok typu Koniec. - je vytvorený krok typu Na vedomie. - je vytvorený krok typu Kontrolný bod. Pokiaľ tu nie je ikona, jedná sa o iný krok, ako Začiatok, Koniec, Kontrolný bod alebo Na vedomie, tzn. normálny krok.
SS	V tomto stĺpci sa môžu zobraziť ikony v knihe K vybaveniu. - ikona znamená, že zastupujeme nejakého riešiteľa, ktorý má zadanú aktuálnu neprítomnosť alebo máme na spodnom paneli v knihe K vybaveniu začiarknuté Zastupovať vždy. Takto označené kroky môžeme postúpiť na iného riešiteľa alebo priamo zastúpiť (tzn. postúpiť krok rovno na seba). - ikona znamená, že pri procese sme uvedení ako Monitorujúca osoba. K takto označenému kroku môžeme pridať komentár.
TO	Stĺpec, ktorý môže obsahovať ikonu červeného kolieska. Ikona značí, že krok bol alebo bude spracovaný v omeškaní. Pri ukončenom kroku to znamená, že čas zadaný v poli Splniť do je skorší ako dátum ukončenia kroku. Pri neukončenom kroku to znamená, že riešiteľ je v omeškaní, aktuálny dátum je vyšší ako dátum v poli Splniť do.
Proces	Jazykový názov procesu.
Krok	Jazykový názov kroku.
Stav procesu	Je tu zobrazené, v akom Stave sa nachádza proces, nastavenie pozri Verziované postupy - Udalosti, Popis parametrov, parameter "ProcStatus".
Riešiteľ	Užívateľ, ktorému je určený krok.
Splniť do	Dátum požadovaného ukončenia kroku. (Počíta sa podľa času uvedeného v poli Čas pre splnenie kroku a podľa nastaveného kalendára tohto kroku.)

Pozn.: Krok typu Na Vedomie a krok typu Kontrolný bod užívateľ môže spracovať odsúhlasením, ale na proces tento krok nemá vplyv. Proces kvôli nespracovaniu tohto kroku nezostane stáť.

Popis polí na spodnom paneli (polia sú prístupné iba v odvodených knihách):

Vybraný riešiteľ	Ponúka sa kontaktná osoba zviazaná s prihláseným užívateľom.
Všetko	Po začiarknutí poľa je možné v poli Vybraný riešiteľ vybrať akúkoľvek kontaktnú osobu.
Prac. pozícia riešiteľa	V prípade, že je workflow prepojené s organizačnou štruktúrou, je možné vybrať Organizačnú jednotku.
Viditeľnosť	V prípade, že je workflow prepojené s organizačnou štruktúrou, je možné vybrať, či sa majú zobrazovať iba kroky vlastné, kroky priamych podriadených alebo kroky všetkých podriadených.
Zastupovať vždy	Po začiarknutí poľa sa zobrazia tiež všetky kroky v zastúpení (ignoruje sa nastavená neprítomnosť).
Monitorované procesy	Po začiarknutí poľa sa užívateľovi okrem krokov k vybaveniu zobrazia tiež kroky k vybaveniu neukončených procesov, pri ktorých je zadaný ako Monitorujúca osoba, či už je vlastníkom kroku ktokoľvek. Ako monitorujúca osoba má možnosť pridať k týmto krokom komentár.

Vytvorenie procesu v knihe Pracovné kroky:

Proces môžeme vytvoriť nielen v knihe Procesy, ale tiež tu, v knihe Pracovné kroky a to klávesom Ins. Po stlačení tohto klávesu sa objaví formulár pre zadanie nového postupu. Po stlačení povinného poľa Postup sa zobrazí Postupy - kniha, v ktorom vyberieme hlavičku postupu, podľa ktorého sa má vytvoriť proces.

Obr.: Postupy - kniha - zoznam hlavičiek postupov, z ktorých je možné vytvoriť proces

Popis stĺpcov:

Postup	Jazykový názov hlavičky postupu.
Verzia	Poradové číslo verzie postupu.
Platnosť od	Dátum, odkedy je platná verzia postupu.
Platnosť do	Dátum, dokedy je platná verzia postupu. Pokiaľ je tu dátum nulový, verzia je platná neobmedzene.

Po vybraní hlavičky postupu pre proces sa objaví formulár Nový proces, v ktorom môžeme vyplniť ďalšie údaje:

Obr.: Formulár Nový proces

Popis formulára:

Proces	Názov procesu. Pole sa predvypĺňa podľa názvu hlavičky postupu. Užívateľ môže zmeniť tento názov.
Postup	Názov hlavičky postupu.
Parametre pre ladenia procesu	Tu sa klávesom Insert môžu vkladať ďalšie parametre ovplyvňujúce proces.
Zodpovedná osoba	Osoba, ktorá bude zodpovedná za proces. Vyberá sa zo zoznamu kontaktných osôb zaradených do rolí. Vo verziovanom postupe môže byť nastavené, že túto osobu je povinné zadať (voľba Vyžadovať).
Monitorujúce osoby	Tu užívateľ môže vložiť osoby, ktoré budú mať právo na proces nahliadať.
Jednoduchý text	Tu je možné vložiť komentár. Text komentára je obyčajným textom bez možnosti formátovania.

Po potvrdení tlačidlom OK sa vytvorí nový proces a podľa nastavení v Postupe sa určeným osobám vytvorí prvý krok.

Pracovné kroky v knihe K Vybaveniu - základné údaje

Knihu pracovné kroky je možné tiež otvoriť z knihy K vybaveniu, kedy sa užívateľ prepne zo stavu filter do stavu kniha v pravej dolnej časti formulára. V knihe Kroky a K vybaveniu na vybranom zázname (kroku) klávesom F4 alebo Enter otvoríme detail kroku - formulár Základné údaje. Zobrazíme tak informácie o Procese a o Kroku procesu. Formulár je určený ku spracovávaniu kroku a to pomocou tzv. Operácií, ktoré sú na formulári zobrazené ikonami. Ikony operácie sú aktívne, pokiaľ je označený krok určený ku spracovaniu užívateľovi. Operáciami s krokmi vznikajú určité Udalosti kroku. Užívateľ môže krok spracovať buď stlačením ľavého tlačidla myši na Ikone operácie alebo klávesovými skratkami (popis nižšie).

Obr.: Formulár Pracovný krok (zobrazený klávesom Enter na vybranom kroku)

Popis ikon a klávesových skratiek operácií:

Alt+F3	Prijať - touto operáciou užívateľ príjme krok a dá tak ostatným užívateľom najavo, že krok bude riešiť.
Ctrl+F3	Postúpiť - znamená, že užívateľ chce krok k riešeniu z nejakého dôvodu predať inému užívateľovi. Postúpiť krok je možné užívateľovi, ktorý je zadaný v Užívateľskej skupine tohto kroku.
Ctrl+F4	Zastúpiť- táto funkcia sa používa, ak chceme riešiť krok za iného užívateľa. Stlačením ikony Zastúpiť si krok tzv. postúpime sebe a rovno sa zobrazí detail tohto kroku, v ktorom môžeme riešiť krok.
Alt+F5	Zamietnuť - touto operáciou užívateľ krok zamietne a dá tak najavo, že s niečím v tomto kroku nesúhlasí (napr. s hodnotou premennej). Túto operáciu môže užívateľ vykonať iba, ak v grafe postupu z kroku vedie šípka Spätná väzba. Pri zamietnutí bude vytvorený krok, do ktorého smeruje spätná šípka. Pri zamietnutí jedným užívateľom sa stornuje krok aj ostatným užívateľom kroku, ktorí krok ešte nespracovali, popr. sa stornujú kroky v zoskupení.
Alt+F6	Odsúhlasenie - odsúhlasením užívateľ súhlasí so všetkým, čo je mu zobrazené, čo sa týka kroku a posúva proces ďalším užívateľom. Pri odsúhlasení kroku všetkými určenými užívateľmi sa vytvorí krok, do ktorého smeruje dopredná šípka Väzba.
F7	Komentár - Užívateľ môže pridať kroku komentár, pokiaľ sa chce nejako vyjadriť ku kroku. Tento komentár si potom môžu zobraziť všetci užívatelia procesu. Vo formulári Komentár môže užívateľ zadať Názov a text komentára, ktorý je možné podľa potreby formátovať. Užívateľ môže svoj komentár zmeniť, pokiaľ krok ešte neukončil (odsúhlasil, zamietol, postúpil).
Alt+F8	Náhľad na proces - zobrazí sa formulár Graf procesu (popis nižšie).
Alt+F1	Popis kroku - zobrazí sa popis kroku, z ktorého je formulár otvorený. Aby sa popis zobrazil, musí byť zadaný vo Vlastnostiach kroku postupu v knihe Verziované postupy.
Shift+F8	Zobrazí sa formulár Nastavenie hodnôt premenných, kde sú zobrazené Premenné procesu s ich aktuálnymi hodnotami, ak v knihe Verziované postupy v záložke Premenné neboli označené ako Interné.

Sled udalostí kroku pri vykonávaní operácií užívateľom:

• Užívateľ môže vykonať operáciu Prijatia alebo Postúpenia a vznikne udalosť Prijatie alebo Postúpenie.
  • V prípade Prijatia kroku užívateľom, pokiaľ je vo Vlastnostiach kroku postupu vybraná, v poli Spôsob výberu, možnosť Jeden z nich alebo Užívateľsky jeden z nich, je ostatným užívateľom v zadanej užívateľskej skupine krok stornovaný (pri týchto užívateľoch sa objaví v knihe Pracovné kroky pri tomto konkrétnom kroku ikona ).
  • V prípade Postúpenia kroku užívateľom sa zobrazí formulár Výber účastníkov s Užívateľmi, kde vyberieme užívateľa, ktorému chceme krok postúpiť a výber potvrdíme tlačidlom OK. (pozri obr. nižšie: Formulár Výber účastníkov). Ikony na formulári v stĺpci „S“ ukazujú, aké operácie už užívatelia vykonávali s daným krokom.
  • V prípade Postúpenie kroku a nastavení Zastupiteľnosti na kroku Pod+a role sa ponúka aj Zástupca bez ohľadu na Neprítomnosť. Pri Postúpení kroku riešiteľ postúpi buď na Zastupiteľa, alebo na zastupiteľa postúpi tie kroky, o ktorých vie, že ich nebude schopný kvôli neprítomnosti plniť. To isté je možné nastaviť aj v organizačnej štruktúre. Zastupujúci však musí mať nastavenú rovnakú rolu ako Riešiteľ.

• Po prijatí kroku nasleduje operácia a potom udalosť Odsúhlasenie alebo Zamietnutie kroku. Tým sa končí spracovávanie kroku a podľa nastavení vo verziovanom postupe sú v knihe Procesy a v knihe Pracovné kroky vytvorené ďalšie kroky.
• Užívateľ môže po otvorení detailu kroku vykonať rovno operáciu Odsúhlasenie alebo Zamietnutie, v tomto prípade vzniká automaticky udalosť Prijatie.
• Ak je proces stornovaný, pri neukončených krokoch sa zobrazí ikona .
• Užívateľ môže vykonať tiež operáciu Zastúpiť, pri kroku, ktorý má vyriešiť iný užívateľ a on tohto užívateľa chce zastúpiť a vyriešiť krok za neho.

Pozn.: Tento sled udalostí je platný tiež pre krok, ktorý je možné spracovať z nultej strany knihy Kroky (bez zobrazenia detailu kroku).

Graf procesu

Klávesom Alt+F8 alebo stlačením ikony Nahliadať na proces z ribbonu na formulári Pracovný krok môže užívateľ zobraziť Graf procesu (rovnako ako v knihe Procesy).

Obr.: Formulár Graf procesu

Popis formulára:

Formulár Náhľad na proces ukazuje priebeh konkrétneho procesu. Zeleno sú v grafe označené kroky a šípky, ktoré už boli spracované. Červeno je označený krok, na ktorom proces práve stojí (krok, ktorý sa aktuálne spracováva). Na obrázku Graf procesu je spracovávaný krok „Realizácia zmeny“. Červeno je teda označený tento krok. Ak nie sú kroky či šípky v grafe označené zeleno alebo červeno, neboli doteraz vytvorené v konkrétnom procese.

Záložka Komentár:

Na záložke Komentár je zobrazený popis krokov podľa navrhnutého postupu.

Záložka Udalosti:

Na záložke Udalosti je možné vybrať prioritu z knihy Priorita.

Môžeme tiež zakliknúť Čas pre splnenie a doplniť vhodný čas v hodinách.

Graf opustíme klávesom Esc alebo tlačidlom OK.

Odvodené knihy

Z knihy Pracovné kroky sú pre lepšiu orientáciu a uľahčenie práce užívateľovi vytvorené odvodené knihy - filtre, ktoré obsahujú zoznam krokov užívateľa z určitého pohľadu.

Užívateľ v týchto filtroch pracuje rovnako ako v knihe Pracovné kroky.

Kniha K Vybaveniu

Kniha K Vybaveniu je odvodenou knihou z knihy Kroky. Obsahuje všetky úlohy (kroky) aktuálne prihláseného užívateľa, ktoré užívateľ doteraz neukončil (neodsúhlasil, nezamietol alebo nepostúpil inému užívateľovi). Je primárne určený užívateľom pre vykonanie operácií s krokmi.

Ukončené kroky

Filter Ukončené kroky obsahuje všetky kroky aktuálne prihláseného užívateľa, ktoré už užívateľ ukončil (odsúhlasil, zamietol alebo postúpil inému užívateľovi).