Prijaté zálohy

Prijaté zálohy sú súčasťou dokladov modulu Predaj. Kniha prijatých záloh sa používa k vystavovaniu záloh odberateľom a ich evidenciou.

Obr.: Otvorené menu modulu Predaj / Spracovanie zákaziek - Zálohy prijaté

Čiastka zálohy aj sadzba DPH sa zadávajú na záložke Základné údaje vložením položky dokladu. Ďalšie sadzby DPH je možné vkladať vložením ďalšej položky.

Jednotlivé zálohy je možné pripojiť k Zákazke, resp. ku konkrétnej Zákazke je možné vytvoriť zálohu alebo aj viacero záloh. Takéto zálohy potom nazývame zálohy k zákazke. Zálohy bez tejto väzby sú chápané ako zálohy k odberateľovi.

Priamo na Zákazke sú dostupné informácie o vytvorených zálohách k danej Zákazke:

• na záložke Položky predaja v dolnej časti stlačením tlačidla Prijaté zálohy,
• v ribbone spustením funkcie Prijaté zálohy k zákazke alebo Prijaté zálohy k odberateľovi.

Zálohy môžu byť prepnuté do stavu Daňový doklad, čo je ďalšia významná odlišnosť záloh od ostatných dokladov Predaja. Do tohto stavu je možné prepnúť potvrdenú zaplatenú daňovú zálohu a záloha v tomto stave vstupuje do Priznania k dani z pridanej hodnoty. Daňový doklad nie je možné editovať, stornovať, zaplatiť.

Zálohy párujeme s platbami rovnako ako ostatné doklady Predaja, čiže ako platbu chápeme pripárovaný pokladničný doklad alebo bankový výpis; úhradou potom je pripárovaný bankový príkaz. Zálohy môžu vstupovať do Platobného kalendára (ak je nastavený parameter mandanta Vytvárať položku platobného kalendára).

Zaplatená záloha je pripravená k čerpaniu na faktúrach, ktoré sa vykonávajú na záložke Položky predaja. V spodnej časti formulára je tabuľka, v ktorej sú zobrazené čerpania záloh na aktuálnej faktúre. Do tabuľky je možné klávesom Insert pridať čerpanie ďalšej zálohy, kedy IS K2 ponúkne nevyčerpané položky záloh, ktoré sú k dispozícii. Alebo je možné použiť tlačidlá Čerpanie zálohy k zákazke, Čerpanie zálohy k odberateľovi, pomocou ktorých IS K2 nielen ponúkne nevyčerpané zálohy, ale navyše ponúkne aj čiastky k čerpaniu až do maximálne možnej výšky.

Dokedy nie je záloha prepnutá do stavu Daňový doklad, je čerpaná ako nedaňová, bez ohľadu na to, či je na doklade DPH vyčíslené a je začiarknuté pole DPH. Pri čerpaní tejto zálohy na faktúre sa záloha odpočíta sa sadzbou DPH a typom dane, zadanými v Parametroch mandanta na 2. strane v poli Sadzba DPH pre odpočet nedaňovej zálohy a Typ dane pre odpočet nedaňovej zálohy.

Pokiaľ je v Parametroch mandanta na 2. strane začiarknuté pole Povoliť čerpanie zálohy iba za rovnaké knihy, je možné na faktúre čerpať len zálohu, vystavenú v rovnakej knihe. V opačnom prípade je možné na faktúre čerpať zálohu vystavenú v ktorejkoľvek knihe.

Kniha Prijaté zálohy

Obr.: Kniha Prijaté zálohy

Doklad Prijatá záloha

Základné údaje (1. strana)

Záložka Základné údaje prijatých záloh slúži k zobrazeniu identifikačných a základných údajov o zálohe a niektorých ďalších informáciách, ako je spôsob platby, dátum vystavenia, dátum splatnosti atď.

Obr.: Prijaté zálohy - Základné údaje

Popis polí Základné údaje:

Doklad	Kniha, obdobie a číslo prijatej zálohy.
Zákazka	Pole slúži pre uvedenie čísla zákazky, ku ktorej je vytvorená prijatá záloha. Pokiaľ je záloha vytvorená iba k zákazníkovi, je toto pole prázdne.
Odberateľ	Meno obchodného partnera, ktoré vkladáme výberom z knihy Dod./Odb.
IČO, IČDPH	Tlačidlo zobrazí údaje daňovej identifikácie. Pokiaľ nie je zadané, platí IČO/IČDPH/Daňové číslo z karty odberateľa.
VIES	Pre doklad je možné zavolať funkciu Overenie IČPDH (VIES) Pre každý doklad sa uloží dátum, hodnotenie a číslo konzultácie (unikátny kód) a týmito hodnotami je možné napríklad Finančnému úradu dokázať, že pre daná doklad bol odberateľ overený. Pokiaľ bude funkcia spustená opakovane, bude zobrazený formulár, ktorý vyžaduje začiarknuť pole Prepísať hodnoty VIES. Pokiaľ bude začiarknuté, potom budú už existujúce hodnoty prepísané. Pôvodné hodnoty budú stratené. Opakovane spustiť túto akciu môže byť žiadúce pri oprave IČDPH. Pri náhodnom alebo chybnom spustení je možné nezačiarknutím poľa Prepísať hodnoty VIES zachovať pôvodné hodnoty.
Stav	Pole pre výber z číselníka, ktorý umožňuje filtrovanie dokladu podľa vybraného stavu užívateľom.
Popis	Bližšia špecifikácia zálohy.
DPH	Ak je začiarknuté toto pole, jedná sa o daňový doklad. Pole sa prednastaví podľa legislatívy dokladu.
Dobropis	Začiarknutím tohto poľa označíme vystavovanú zálohu ako dobropis.
Cena s DPH	Čiastka s DPH v mene zálohy.
Cena bez DPH	Čiastka bez DPH v mene zálohy.
DPH	Čiastka DPH v mene zálohy. Pole nie je možné editovať.
Mena	Mena zálohy.
Kurz	Výmenný kurz pre prepočet na tuzemskú menu. Vyberá sa kurz platný k dátumu vystavenia. Pokiaľ je v Parametroch mandanta začiarknutý Kurz na faktúrach podľa Dátumu úč. prípadu, doplní sa kurz k dátumu úč. prípadu. Po zaplatení alebo precenení dokladu už pole nemožno editovať.
Kurz 2	Aktuálny kurz po preplatení.
Kurz podľa dátumu	Toto tlačidlo dosadí kurz z kurzového lístka platný k dátumu v závislosti na parametri Kurz podľa dátumu úč. prípadu.
Kurzový lístok	Otvorí náhľad do kurzového lístka danej meny, pravítko nastaví na kurz k dátumu.
Adresy	Zobrazí adresáta alebo nadriadené firmy. Bližší popis je uvedený v kapitole Adresát.
Typ dane	Typ dane pre zaradenie pohľadávky do Priznania k DPH.
Variabilný symbol	Pole pre variabilný symbol prijatej zálohy. Môže byť vytváraný automaticky podľa nastavení v Knihách predaja. Program upozorní na prípadnú duplicitu Variabilného symbolu.
Externé číslo	Externé číslo (60 znakový text). Slúži k identifikácií dokladu z iného systému.
Účet MD, Účet D	Účty MD a D zálohy. Polia sa automaticky vyplnia účtom podľa nastavení v Knihe predaja. Pokiaľ polia nie sú vyplnené v knihe predaja, vyplnia sa účty z karty Dod./Odb.
Výpočet DPH zhora	Nastavuje cenu S DPH v položkách ako implicitnú. DPH je následne počítané koeficientom nastaveným v knihe Sadzby DPH a Bez DPH ako rozdiel čiastok S DPH - DPH.

Popis polí Položky:

Je daňový doklad	Informácia o stave zálohy z daňového hľadiska. V prípade, že je prijatá záloha potvrdená a zaplatená a má začiarknuté pole DPH je možné ju prepnúť do stavu daňový doklad. Ikona informuje, že je záloha v stave daňový doklad.
Sadzba DPH	Sadzba DPH položky zálohy. Vyberáme z číselníka Dane.
Typ dane	Typ dane položky zálohy. Vyberáme z číselníka Typ dane.
Cena s DPH M	Čiastka s DPH v mene zálohy.
Cena bez DPH M	Čiastka bez DPH v mene zálohy.
DPH M	Čiastka DPH v mene zálohy. Pole nie je možné editovať.
Zostáva dočerpať M	zostáva dočerpať s DPH v mene
Popis	Popis položky. Je možné editovať alebo vybrať z číselníka Popis.
Účet	Účet položky.

Obr. Prijaté zálohy - Základné údaje - Položka

Párovací symbol	Výber z číselníka Párovací symbol.
Stredisko	Výber z číselníka Stredisko.
Kód zákazky	Výber z číselníka Kód zákazky.
Kód 1	Výber z číselníka Kód 1.
Kód 2	Výber z číselníka Kód 2.
Referent	Výber z číselníka Referent.
Prostriedok	Výber z číselníka Prostriedok.
Kód tovaru	Výber z číselníka Kód tovaru.

Popis polí Podmienky:

Spôsob platby	Dohodnutý spôsob úhrady zálohy. Pozn.: Spôsob platby môže ovplyvniť zaokrúhlenie zálohy. Bližší popis pozri kapitola Zaokrúhľovanie záloh.
Platobné podmienky, bankový účet	Tlačidlo slúži k nastavovaniu platobných podmienok. Bližší popis je uvedený v kapitole Spoločné prvky nákupu a predaja - Platobné podmienky.

Obr. Platobné podmienky, bankový účet

Popis polí Platobné podmienky:

Bankový účet	Bankový účet firmy, na ktorý má byť zaslaná platba. Pokiaľ je zapnutý parameter mandanta Jednotné bankové spojenie na VF, dosadí sa bankový účet zo zákazníka vo vlastnej firme, inak sa dosadí bankový účet nastavený na karte Dod./Odb.
Variabilný symbol	Pole pre variabilný symbol prijatej zálohy. Môže byť vytváraný automaticky podľa nastavení v Knihách predaja. Program upozorní na prípadnú duplicitu Variabilného symbolu.
Špecifický symbol	Špecifický symbol pre platbu.
Konštantný symbol	Konštantný symbol doplnený výberom z ponukovej tabuľky.
Číslo účtu, Banka, IBAN	Číslo bankového účtu zákazníka. Je možné vybrať účet zadaný na karte Zákazníka (nevypĺňa sa automaticky) alebo zadať hodnoty ručne.

Popis polí Termíny:

Dátum účtovného prípadu	Dátum účtovného prípadu Pri potvrdení a prepnutí zálohy do stavu daňový doklad sa zmení Dátum účtovného prípadu podľa Dátumu platby.
Dátum vystavenia	Dátum vystavenia dokladu. Pri potvrdení a prepnutí zálohy do stavu daňový doklad sa zmení Dátum vystavenia len v prípade, že bude menší ako Dátum platby.
Dátum splatnosti	Dátum splatnosti dokladu. Podľa nastavení parametra mandanta Dátum splatnosti odvíjať od Dátumu úč. prípadu sa dosadzuje automaticky pripočítaním počtu dní splatnosti k hodnote v poli Dátum vystavenia alebo Dátum úč. prípadu. Pokiaľ je na karte Dod./Odb. na záložke Platobné podmienky začiarknutá tzv. Pohyblivá splatnosť, dátum splatnosti sa dosadzuje podľa hodnôt Posun mesiacov a Počet dní od začiatku mesiaca.
Dátum UZP	Dátum uskutočnia zdaniteľného plnenia vstupuje do Priznania k DPH. Ak je Dátum UZP nulový, doklad do Priznania k DPH nevstupuje. Pri potvrdení a prepnutí zálohy do stavu daňový doklad sa zmení Dátum účtovného prípadu podľa Dátumu platby.
Dátum KV	Dátum pre Kontrolný výkaz. Je potrebné ho vyplniť iba v prípade, že je iný ako Dátum UZP.
Splatnosť	Počet dní splatnosti.

Popis polí Kódy:

Stredisko, Kód zákazky, Kód 1, Kód 2, Referent, Prostriedok, Kód tovaru.

Údaje, slúžiace k triedeniu aktivít spoločnosti. Bližší popis je v kapitole Základné číselníky a podporné moduly.

Tlačidlá:

Účtovné informácie, párovací symbol	Po stlačení tlačidla je možné zadať párovací symbol a kontáciu.
Prehľad čerpania zálohy	Po stlačení tlačidla sa zobrazia faktúry, na ktorých bola záloha čerpaná.
Položky dokladov DPH	Po stlačení tlačidla sa zobrazia položky dokladov DPH, v ktorých je záloha prijatá uvedená.

K zálohám je umožnené pripájať ľubovoľné druhy a typy poznámok, prípadne môžeme využiť Text hlavičky či Text päty. Bližší popis práce s poznámkami je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - Poznámky.

Likvidácia (3. strana)

Prijatá záloha obsahuje účet MD a účet D priamo v hlavičke dokladu. Obidva účty je možné predvyplniť v Knihách predaja, čím zaistíme vyplnenie účtov MD a D vo všetkých novo vytvorených prijatých zálohách v danej knihe. Pre predvyplnenie v Knihách predaja volíme najfrekventovanejšie účty pre účtovanie prijatých záloh. V prípade, že v danej knihe budeme evidovať zálohu, ktorú účtujeme na iné účty, účty môžeme zmeniť ihneď pri vytváraní zálohy, popr. neskôr hromadnou funkciou Zmena kontácie (menu Formulár / Hromadné akcie / Zmena kontácie).

Rovnako ako účty dopĺňame do prijatej zálohy aj kontáciu, ktorou bude účtovaná záloha. Kontáciu prijatej zálohy môžeme prednastaviť v Knihách predaja. Predvyplnenú kontáciu je možné samozrejme zmeniť obdobne, ako je popísané vyššie pri účtoch MD alebo D, t.j. funkcia Zmena kontácie (menu Formulár / Hromadné akcie / Zmena kontácie).

Prijatá záloha, ktorá má vyplnený účet MD, účet D a kontáciu a zároveň je potvrdená, je pripravená k zaúčtovaniu. Účtovať by sa mali iba zaplatené zálohy. V ribbone spustíme funkciu Zaúčtovanie s likvidáciou.

K zaúčtovaniu sa používa záložka Účtovaniena doklade. Dolná časť tejto strany je určená pre zaúčtovanie dokladu.

Pozn.: Bližší popis likvidácie a účtovania je uvedený v kapitole Účtovníctvo – Likvidácia a účtovanie.

Obr.: Prijaté zálohy - Účtovanie

Zálohy je možné účtovať hromadne. Vytvoríme si filter potvrdených a zaplatených prijatých záloh za obdobie, v ktorom chceme zálohy zaúčtovať (pomocou filtra "Nezaúčtované), záznamy označíme hviezdičkou a hromadne zaúčtujeme (klávesová skratka Ctrl + F7).

Pokiaľ dôjde na zaúčtovanom doklade k zmene stavu Daňový doklad, sú vždy zhodné príznaky zaúčtovania a likvidácie, doklad je potrebné preúčtovať.

Zálohu prijatú v stave daňový doklad účtujeme takto:

čiastka bez DPH	účet MD z prijatej zálohy / účet D z prijatej zálohy
čiastka DPH	účet MD z prijatej zálohy / 343

Nedaňovú zálohu prijatú účtujeme takto:

čiastka s DPH

účet MD z prijatej zálohy / účet D z prijatej zálohy

Platby (6. strana)

Na záložke Platby užívateľ môže sledovať skutočnosti súvisiace so stavom zaplatenia zálohy - či je celá alebo čiastočne zaplatená, dátum splatnosti, omeškanie alebo informácie o konkrétnych platbách (v spodnom okne záložky).

Pri zaplatení prijatej zálohy sa automaticky na doklade zmení Dátum úč. prípadu a Dátum UZP podľa Dátumu vystavenia platby. Pokiaľ je v Knihe predaja začiarknuté pole Po zaplatení prepínať zálohu na daňový doklad, pri celkovom zaplatení prijatej zálohy sa automaticky nastaví stav Daňový doklad.

Pokiaľ je záloha v stave Daňový doklad, nie je možné k dokladu pripárovať ďalšiu platbu ani odpárovať existujúcu.

Pokiaľ budeme na pokladničný doklad alebo bankový výpis vkladať ručne zálohu, ktorá má odlišný kurz ako platba, a jedná sa o prvú platbu na zálohe, zobrazí sa otázka: "Chcete zmeniť kurz zálohy podľa kurzu dokladu?". Po odsúhlasení sa automaticky zmení kurz na zálohe podľa kurzu pokladničného dokladu alebo bankového výpisu.

Obr.: Prijaté zálohy - Platby

Popis polí Údaje o platbách:

Dátum zaplatenia	Dátum, kedy bol doklad úplne zaplatený.
Celkom zaplatené	Celková čiastka, ktorá už bola zaplatená.
Uhradené	Uhradené v mene dokladu. Ide o čiastku na bankových príkazoch, ktoré neboli spárované s bankovými výpismi.
Zaplatené archívom	Čiastka zaplatená dokladmi, ktoré už boli presunuté do archívu.
Zostáva zaplatiť	Čiastka, ktorú ešte zostáva zaplatiť.
Celkom kurzový rozdiel	Celkový kurzový rozdiel.
Prepočet platieb	Tlačidlo Prepočet platieb vykoná prepočet platieb k faktúre. Pokiaľ sa vedľa tlačidla zobrazuje výkričník, nie sú platby správne napočítané - je potrebné spustiť prepočet platieb.

Popis polí Riadenie financií:

Plán. dátum zaplatenia	Automaticky sa dopĺňa dátum splatnosti zohľadnený o omeškanie z karty zákazníka k dátumu vystavenia dokladu. Je možné ho zmeniť.
Priorita	K nastaveniu priority pre platbu.
Predpokladaný dátum zaplatenia	Predpokladaný dátum zaplatenia dokladu.
Omeškanie	Omeškanie z dodávateľa/odberateľa.
Stav platby	Stav platby, ktorým je možné platbu pozastaviť alebo úplne zablokovať. Môže nadobúdať hodnoty Povolené, Pozastavené, Blokované.. Doklady zo stavom platby Pozastavené alebo Blokované nemožno vložiť na bankový príkaz.
Nezahŕňať do Riadenia financií	Pokiaľ je voľba začiarknutá, doklad sa nezobrazí v module Riadenie financií.
Vytvárať upomienky	Pokiaľ je začiarknuté, doklady budú vstupovať do funkcie na vytváranie upomienok.
Naplánované platby	Súčet plánovaných platieb v mene vlastnej firmy.
Zmena plánovaných platieb	Vyvolá formulár Prijaté zálohy - Informácie k platbám, v ktorom je možné vložiť alebo zmeniť plánované platby.

Obr.: Prijaté zálohy - Informácie k platbám

Spodná časť záložky Platby je rozdelená na 3 záložky:

• Platby faktúry,
• Upomienky,
• Plánované platby.

V záložke Platby faktúry sa zobrazujú jednotlivé platby zálohy. Po stlačení klávesu Enter na konkrétnej platbe sa zobrazia Základné údaje bankového výpisu, pokladničného dokladu, interného dokladu, príp. bankového príkazu, ktorým bola vykonaná platba. V bankovom výpise (pokladničnom doklade, bankovom príkaze, internom doklade) sa nastaví pravítko na položku, ktorá zodpovedá platbe zálohy.

V záložke Upomienky sa zobrazujú jednotlivé upomienky vystavené na zálohu. Pomocou klávesu Ctrl+Enter sa prepneme do Knihy upomienok na záložku Základné údaje konkrétnej upomienky.

V záložke Plánované platby sa zobrazujú položky, ktoré predstavujú plánované platby. Zmeniť alebo vložiť položky plánovaných platieb môžeme pomocou tlačidla Zmena plánovaných platieb.

Pri každom pláne si stanovíme dátum, menu a čiastku, ktorú budeme chcieť zaplatiť v budúcnosti. Vytvorené plány sa budú zobrazovať v knihe Riadenie financií. Na záložke je možné tiež zmeniť plánovaný dátum platby. Pokiaľ má užívateľ nastavené právo Financie/Riadenie financií/Zmena plánovaných platieb na doklade v blokovanom období, môžeme zmeniť údaje aj na dokladoch, ktoré sú v blokovanom období.

Prílohy - ZÁLOHY

Na túto záložku je možné rovnako ako v iných moduloch programu K2 priraďovať dokumenty a doklady. Bližší popis práce s dokumentami je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - Prílohy.

Ďalej sú k dispozícii záložky Úlohy, Aktivity a Procesy. Popis práce so záložkami je popísaný v kapitole Úlohy - záložka dokladu a Aktivity - záložka dokladu.

Funkcie menu modulu Prijaté zálohy Formulár - Hromadné akcie

Hromadné akcie je možné spustiť nad záznamami označenými hviezdičkou alebo nad záznamami v kontajneri.

Obr.: Funkcie menu modulu Prijaté zálohy

Popis akcií:

Zmena kontácie	Pri všetkých označených dokladoch a dokladoch v kontajneri zmení hodnoty v poli Kontácia.
Zmena typu dane	Funkcia pre hromadnú zmenu typu dane na nepotvrdených dokladoch. Zmena sa prejaví v hlavičke dokladu a na položkách, na ktorých bol rovnaký typ dane ako v hlavičke.
Zaúčtovanie	Hromadné zaúčtovanie s likvidáciou.
Platba pokladnicou	Vykoná automatické zaplatenie záloh pokladnicou. Bližší popis v kap. Platby Faktúry - Automatická platba pokladnicou a interným dokladom.
Platba interným dokladom	Vykoná automatické zaplatenie záloh interným dokladom. Bližší popis v kap. Platby Faktúry - Automatická platba pokladnicou a interným dokladom.
plán. dátum zapl. podľa omeškania	Aktualizácia Plánovaného dátumu zaplatenia podľa Omeškania Dod./Odb.
Prepočet platieb	Funkcia pre hromadný prepočet platieb prijatých záloh.
Nastaviť stav daňový doklad	Funkcia na zaplatených zálohách so začiarknutým príznakom DPH nastaví stav daňový doklad.
Zrušiť daň. doklad	Funkcia na zálohách, ktoré nie sú čerpané, zruší stav daňový doklad.
Precenenie k súvahovému dňu	Vykoná precenenie faktúr k súvahovému dňu interným dokladom. Bližší popis je v časti Účtovníctvo - Precenenie k súvahovému dňu.
Storno precenenia k súvahovému dňu	Vykoná storno precenenia k súvahovému dňu. Bližší popis je v časti Účtovníctvo - Precenenie k súvahovému dňu.

Funkcie nad Prijatými zálohami

Popis funkcií:

Alt+F3	Prepnutie zálohy do stavu Daňový doklad. Do tohto stavu je možné prepnúť zálohu, ktorá má začiarknuté pole DPH, je potvrdená a zaplatená a doteraz nebola čerpaná na faktúre.
Ctrl+F3	Zrušiť stav Daňový doklad Tento stav je možné zrušiť iba, ak záloha nebola čerpaná na faktúre.
Shift+F2	Automatická platba pokladnicou.
Shift+F3	Automatická platba interným dokladom.
Shift+F4	Hromadné vytváranie dokladov - opakovaných prijatých záloh.
Shift+F5	V knihe vyvolá formulár na vytváranie upomienok.
Alt+Schift+F2	Nad opravnými daňovými dokladmi vyvolá formulár pre zmenu dátumu UZP. Spustiteľné iba nad dobropismi.
Alt+Shift+F3	Vyvolá funkciu, ktorá spracuje čiastočne zaplatenú alebo preplatenú zálohu - zníži alebo zvýši čiastku zálohy podľa platby alebo rozdelí zálohu na dve. Bližší popis tejto funkcie je uvedený v kapitole Čiastočne zaplatená / preplatená záloha.
Ctrl+Alt+F5	Funkcia umožňuje vybrať Stav dokladu.

Pri potvrdení zálohy sa kontroluje, či sú na doklade len typy daní, ktoré sa môžu vyskytovať na zálohách. Pokiaľ sa na doklade vyskytuje iný typ dane, zobrazí sa hlásenie „Na doklade je typ dane, ktorý nie je možné použiť na zálohe“.

Vytváranie opakovaných prijatých záloh

Funkcia je určená pre automatické vytváranie dokladov "kopírovaním" aktuálneho dokladu, kedy nové doklady sa od aktuálneho líši iba v dátumoch. Má využitie napr. pre vytvorenie predpisu pravidelných záloh.

Po spustení funkcie (Shift+F4) sa zobrazí vstupný formulár funkcie:

Obr.: Formulár funkcie Vytvorenie prijatých záloh

Vo vstupnom formulári:

• zadáme frekvenciu opakovania - označíme voľbu Denná, Týždenná, Mesačná, Štvrťročná alebo Ročná,
• začiarkneme a zadáme Dátum do (dátum úč. prípadu, do ktorého sa majú vytvoriť doklady) alebo začiarkneme a zadáme Počet nových dokladov,
• môžeme začiarknuť Potvrdiť doklady.

Po stlačení tlačidla OK sa vytvoria nové doklady, ktoré budú mať Dátum úč. prípadu nastavený podľa zvolenej frekvencie opakovania, Dátum splatnosti sa nastaví podľa počtu dní splatnosti na implicitnom doklade.

Zaokrúhľovanie záloh

Pri vytváraní Zálohy prijatej v tuzemskej mene zo Zákazky je možné nastaviť zaokrúhlenie S DPH závislé na vyplnenom Spôsob platby. Zaokrúhlenie sa nastavuje v číselníku Spôsob platby. Do poľa Konštanta sa zadáva hodnota, ktorá má byť pripočítaná či odpočítaná k zaokrúhľovanému číslu pred samotným zaokrúhlením (umožní zaokrúhlenie nahor alebo nadol). Do poľa Rád sa zadáva hodnota, na ktorú má byť zaokrúhlená.

Obr.: Formulár Nastavenie zaokrúhlenia k spôsobu platby

Pri nastavení zaokrúhlenia podľa obrázku bude dosiahnuté zaokrúhlenie S DPH na celé jednotky. Bez DPH a DPH sa zaokrúhlia podľa Parametre mandanta.

Pokiaľ nie je nastavené zaokrúhlenie v Spôsob platby, S DPH, Bez DPH aj DPH tuzemskej zálohy sa zaokrúhlia podľa Parametra mandanta.

S DPH zálohy v cudzej mene (je začiarknutá voľba Mena) sa zaokrúhľuje v závislosti na nastavení zaokrúhlenia zadanej Meny. Bez DPH a DPH zálohy v cudzej mene sa nezaokrúhľujú.

Zaokrúhlenie sa vykoná pri vystavení zálohy prijatej alebo pri zmene Spôsobu platby. Rozdiel zaokrúhlenia sa rozpustí do prvej položky.

Metodiky k Prijatým zálohám

Postup pri prijatí zálohy od odberateľa

Predstavíme si prácu s prijatou zálohou krok za krokom v rámci obchodného prípadu.

Výzva k platbe

Na základe zmluvy vystavujeme odberateľovi výzvu k platbe, kde zákazníkovi špecifikujeme čiastku, ktorú požadujeme uhradiť. V IS K2 vytvoríme Prijatú zálohu.

Ak je k danej zmluve vytvorená aj zákazka, potom vytvoríme prijatú zálohu priamo k danej zákazke. Postupujeme tak, že vyhľadáme príslušnú zákazku a v ribbone spustíme funkciu Nová záloha. (alebo nájdeme na záložke Položky predaja v dolnej časti tlačidlo Nová záloha). Po spustení funkcie sa vytvorí nová prijatá záloha s predvyplnenými údajmi zo zákazky, čiastky zálohy bude celková čiastka zálohy znížená o doteraz vystavené zálohy k danej zákazke. Funkcia je prístupná v Zmene aj v Prehliadaní. K potvrdenej zákazke nie je možné vytvoriť novú zálohu.

Obr.: Zákazka - Základné údaje

Obr.: Predvyplnená záloha

Alebo si môžeme zvoliť percento čiastky, ktorá nám uľahčí výpočet čiastky zálohy. Napr. v zmluve je stanovené, že odberateľ uhradí dopredu 60% čiastky zákazky. Vytvoríme teda zálohu priamo v zákazke, v ribbone spustením funkcie Nová záloha, alebo stlačíme tlačidlo Nová záloha na záložke Položky predaja, kde vyplníme pole Percento čiastky a zadáme „60“. Na formulári uvidíme vypočítanú čiastku budúcej zálohy. Po stlačení tlačidla OK sa vytvorí nová prijatá záloha s predvyplnenými údajmi zo zákazky a s čiastkou, ktorá sa rovná 60 % čiastky zákazky.

Obr.: Zadanie percenta čiastky zákazky

Nová prijatá záloha vytvorená vyššie popísanými tlačidlami zostáva v Zmene, pokiaľ nevyplníme všetky potrebné údaje a následne neuložíme klávesom F2 a nepotvrdíme. Takto vytvorená prijatá záloha bude taktiež spárovaná s danou zákazkou.

V prípadoch, kedy požadujeme zaplatiť nejakú čiastku dopredu, ale nie sme schopní presne špecifikovať zákazku, ku ktorej by sa viazala záloha, vytvárame výzvu k platbe priamo v knihe Prijaté zálohy. V knihe vytvoríme nový doklad klávesom Ins a doplnením potrebných údajov. Doklad následne uložíme klávesom F2 a potvrdíme. Takto vytvorená prijatá záloha je voľná, resp. záloha k zákazníkovi. Je ale ponechaná možnosť dodatočne ju spárovať s konkrétnou zákazkou (v Zmene prijatej zálohy doplníme knihu, obdobie a číslo zákazky). Ďalšou možnosťou ako spárovať voľnú zálohu k zákazke je pomocou klávesovej skratky Alt+F5. Táto funkcia slúži pre viazanie podriadeného dokladu s nadriadeným a je prístupná na všetkých stranách dokladu. Pomocou klávesovej skratky Alt+F5 vyvoláme ponukovú tabuľku obsahujúcu zoznam zákaziek a príslušný doklad zvolíme klávesom Enter.

K tlači výzvy k platbe je pripravená zostava Prijatá záloha.

Obr.: Vytlačená výzva k platbe

Pri zákazke sa v paneli napravo zobrazuje výkričník pri údaji „Zálohy k zákazke“, a to v prípade, pokiaľ existuje nezaplatená alebo čiastočne zaplatená záloha k zákazke. Pokiaľ existuje nezaplatená záloha alebo čiastočne zaplatená záloha k odberateľovi, výkričník sa zobrazí pri údaji „Zálohy k odberateľovi“.

Obr.: Zákazka - existencia nezaplatenej zálohy

Pre vyhľadávanie záloh, ktoré nie sú zaplatené, slúžia filtre Nezaplatené zálohy - pre jedného odberateľa a Nezaplatené zálohy - pre všetkých odberateľov. Pri obidvoch filtroch si zvolíme rozmedzie, v akom sa bude brať do úvahy Dátum účtovného prípadu na dokladoch a ďalej si môžeme zvoliť knihy, z ktorých sa budú vyberať doklady.

Prijatý preddavok (prijatie peňazí)

Platbu v hotovosti zadávame v IS K2 ako pokladničný doklad. Pokiaľ priamo pri vytváraní výzvy k úhrade (pozri kapitola Výzva k úhrade) potrebujeme ihneď vykonať zaplatenie v hotovosti, použijeme na prijatej zálohe v ribbone funkciu Platby, vyberieme Platba pokladňou. Funkciu spustíme klávesmi Shift + F2. V zobrazenom formulári vyberieme pokladnicu, nastavíme dátum platby, zadáme výšku čiastky '100%' a začiarkneme pole Čiastka – zostáva doplatiť. Funkcia automaticky vytvorí pokladničný doklad na čiastku rovnajúcu sa čiastke zálohy a tento pokladničný doklad spáruje so zálohou.

Pokiaľ platba v hotovosti časovo predchádzala vytvoreniu výzvy k úhrade v knihe Prijaté zálohy, potom máme existujúci pokladničný doklad na prijatú čiastku (pokladničný doklad musí mať typ 'PZ – prijatá záloha'). Párovaním platby na zálohu vykonáme editáciu príslušného pokladničného dokladu, kedy zadáme knihu, obdobie a číslo novo vytvorenej prijatej zálohy.

Ak bude platba zálohy prebiehať bankovým prevodom, potom zaplatenie výzvy k úhrade prebehne spárovaním príslušnej položky bankového výpisu s prijatou zálohou. Pri automatickom párovaní (klávesovou skratkou Ctrl + F3 nad  bankovým výpisom v Zmene) dochádza k automatickému výberu zálohy podľa variabilného symbolu zadaného v položke bankového výpisu, popr. súčasne aj podľa čiastky Doplatiť. Akonáhle je nájdená zodpovedajúca prijatá záloha, položka bankového výpisu automaticky zmení typ na 'PZ – prijatá záloha' a do položky bankového výpisu sa doplní číslo prijatej zálohy. Týmto sa platba pripáruje k prijatej zálohe.

Podobne môžeme vykonávať párovanie ručne, t.j. v Zmene bankového výpisu zmeníme typ položky na 'PZ – prijatá záloha' a vyberieme konkrétnu prijatú zálohu.

Pri uložení pokladničného dokladu alebo bankového výpisu, ktorý je pripárovaný k prijatej zálohe, dochádza za podmienok, že bude platbou záloha úplne zaplatená a v knihách predaja je začiarknuté pole Po zaplatení prepínať zálohu na daňový doklad, k spusteniu funkcie pre prepnutie prijatej zálohy do stavu Daňový doklad. Pri uložení platby zálohy je tiež automaticky zmenený dátum uskutočnenia zálohy podľa dátumu zaplatenia.

Každá platba zálohy navyšuje čiastku, ktorú je možné čerpať na faktúrach (pole Zostáva dočerpať na prijatej zálohe).

Pre vyhľadávanie záloh, ktoré sú úplne zaplatené, slúžia výbery Zaplatené zálohy - pre jedného dodávateľa a Zaplatené zálohy - pre všetkých dodávateľov. Pri obidvoch výberoch si zvolíme rozmedzie, v akom sa bude brať do úvahy Dátum účtovného prípadu na dokladoch a ďalej si môžeme zvoliť knihy, z ktorých sa budú brať doklady.

Pre vyhľadávanie záloh, ktoré sú úplne zaplatené majú začiarknutý príznak DPH a nie sú prepnuté do stavu "daňový doklad", slúži filter Zálohy neprepnuté na DD. Vo filtri si môžeme zvoliť rozmedzie, v akom sa bude brať do úvahy Dátum účtovného prípadu na dokladoch.

Platby záloh v cudzích menách

Mena zálohy a platby je rovnaká

Postup platby zálohy v mene vlastnej firmy sa nijako nelíši od popisu v kapitole Prijatý preddavok.

Vo formulári pri platení je začiarkávacie pole Nastaviť kurz zálohy podľa platby. Pokiaľ budeme platiť zálohu, ktorá má iný kurz ako platba a začiarkávacie pole Nastaviť kurz zálohy podľa platby:

• bude začiarknuté - kurz zálohy sa prepíše podľa kurzu platby,
• nebude začiarknuté - kurz zálohy sa nezmení, pri platbe vznikne kurzový rozdiel.

Pri platbe zálohy v cudzej mene, pokiaľ sa kurz zálohy líši od kurzu platby na pokladničnom doklade a bankovom výpise, môžu nastať tieto prípady:

• Pri ručnom výbere zálohy na pokladničnom doklade alebo bankovom výpise sa zobrazí hlásenie: "Chcete zmeniť kurz zálohy podľa kurzu dokladu?". Po odsúhlasení sa automaticky zmení kurz na zálohe podľa kurzu platby. Pokiaľ zvolíme "Nie", pri platbe vznikne kurzový rozdiel.
• Automatické párovanie - na formulári "Automatické párovanie" bankového výpisu na bankový príkaz je nové začiarkávacie pole "kurz zálohy podľa kurzu platby". Pokiaľ pole začiarkneme, pri párovaní sa kurz na zálohe zmení podľa kurzu na bankovom výpise. Pokiaľ pole nebude začiarknuté, pri platbe vznikne kurzový rozdiel.
• Pri párovaní homebankingom pomocou skriptu HB - bankový výpis sa kurz zálohy automaticky nastaví podľa kurzu platby.

Záloha je v mene mandanta a platba v cudzej mene

• Pri ručnom napárovaní zálohy, pri zmene čiastky alebo kurzu platby sa zobrazí hlásenie: "Chcete zmeniť čiastku na zálohe podľa čiastky platby?" Po výbere "Áno" zostane záloha v mene vlastnej firmy a brutto zálohy sa dopočítajú podľa výšky platby (t.j. čiastka platby v mene * kurz platby), dopočíta sa Bez DPH a DPH zálohy. Ak zvolíme "Nie", platba sa napáruje, ale údaje na zálohe sa nezmenia.
• Automatické párovanie - pokiaľ je začiarknuté pole "kurz zálohy podľa kurzu platby", zostane záloha v mene vlastnej firmy a s DPH zálohy sa dopočíta podľa výšky platby (t.j. čiastka platby v mene * kurz platby), dopočíta sa bez DPH a DPH zálohy. Pokiaľ pole nebude začiarknuté, platba sa napáruje, ale údaje na zálohe sa nezmenia.

Záloha je v cudzej mene a platba je v inej mene

Napárovaním platby na zálohu sa údaje nemenia na dokladoch. V tomto prípade pri automatickom párovaní nefunguje začiarkávacie pole Nastaviť kurz zálohy podľa platby a je nutné kurz v zálohe ručne opraviť (zálohu z položky platby odpárovať, zmeniť kurz na zálohe a znovu napárovať na platbu).

Pozn.: Pri platbe zálohy nemá vznikať kurzový rozdiel. Výnimkou je záloha - dobropis.

Čerpanie prijatej zálohy na faktúre vydanej

Od zákazníka sme obdržali určitú čiastku ako zálohu. Zákazku zrealizujeme a vyfakturujeme. Výsledný daňový doklad bude obsahovať odpočet už zaplatenej čiastky.

Môže dôjsť k týmto rôznym situáciám:

• prijatá záloha je rovná fakturovanej čiastke za kompletnú zákazku,
• prijatá záloha je vyššia ako fakturovaná čiastka za kompletnú zákazku
• a prijatá záloha je nižšia ako fakturovaná čiastka za kompletnú zákazku.

V IS K2 riešime vyúčtovanie zálohy tzv. čerpaním zálohy na faktúre. Čerpanie zálohy zníži celkovú čiastku faktúry o čerpanú čiastku zo zálohy. Upraví sa tak daňová rekapitulácia a zaistia sa správne hodnoty v Priznaní k DPH, avšak za predpokladu, že v prijatej zálohe bola správne vyplnená sadzba dane a typ dane.

Postupujeme tak, že najskôr vyhľadáme faktúru vydanú. Pre rýchlejšiu orientáciu, či k danej faktúre existuje záloha k čerpaniu sa k faktúre v paneli napravo zobrazujú bitmapy, ktoré informujú o existencii zaplatených nevyčerpaných záloh:

• informuje užívateľa o existencii zaplatenej nevyčerpanej zálohy k zákazke / k odberateľovi.

Vybranú faktúru vydanú prepneme do Zmeny. Na záložke Položky buď použijeme tlačidlo Čerpanie zálohy k zákazke alebo Čerpanie zálohy k odberateľovi. Rozdiel medzi tlačidlami je v tom, že Čerpanie zálohy k zákazke používame pri viazanej faktúre vydanej (má nadriadený doklad zákazku) a po stlačení tlačidla budú ponúknuté zálohy ku rovnakej zákazke. Pri multidokladových faktúrach sa zobrazia všetky zálohy ku všetkým zákazkám na faktúre. Čerpanie zálohy k odberateľovi používame pri voľnej faktúre (nemá nadriadený doklad zákazku) a po stlačení tlačidla sa ponúknu zálohy k zákazníkovi z faktúry. V obidvoch prípadoch sa ponúknu aj čiastky záloh k čerpaniu až do maximálnej výšky.

Obr.: Faktúra vydaná – Položky predaja - tlačidlá pre čerpanie zálohy

V zobrazenom zozname záloh sú zálohy vybrané k čerpaniu označené čiernym štvorčekom v stĺpci V a je pri nich špecifikovaná čiastka čerpania (stĺpec Čerpať). Užívateľ môže zmeniť čerpané čiastky, zrušiť označenie zálohy alebo označiť iné zálohy medzerníkom. Akonáhle je potom vykonaný výber záloh a čerpaných čiastok, čerpanie sa pridá na faktúru pomocou tlačidla OK alebo klávesmi Ctrl + Enter.

Obr.: Zadanie čiastky čerpania

V prípade, že je čiastka prijatej zálohy rovná celkovej fakturovanej čiastke, potom výsledná čiastka faktúry po čerpaní zálohy bude nula.

Obr.: Čerpanie zálohy v rovnakej výške ako je čiastka faktúry

V prípade, že je čiastka prijatej zálohy nižšia ako fakturovaná čiastka, môžeme na faktúre čerpať celú zálohu, resp. IS K2 pri označení takejto zálohy k čerpaniu ponúkne celú čiastku faktúry, ale potom už záleží na konkrétnej situácii a to, či užívateľ čerpanú čiastku ponechá v tejto výške alebo ju zníži a nevyčerpá tak celú zálohu.

Po uložení čerpania zostáva na faktúre určitá čiastka k doplateniu.

Obr.: Čerpanie zálohy na nižšiu čiastku ako je hodnota faktúry

Zoznam čerpaných záloh na faktúre je možné meniť jednoducho:

• klávesom Insert pridávať ďalšie čerpanie zálohy,
• klávesom Delete mazať čerpanie zálohy,
• alebo meniť čerpanú čiastku priamo v stĺpci Čerpané M. po stlačení klávesu Enter (zmenenú čiastku potom potvrdíme opätovným stlačením klávesu Enter).

V zozname čerpaných záloh je možné sa jednoducho prepnúť na konkrétnu zálohu a to pomocou klávesu Enter popr. pomocou "dvojitého kliknutia" tlačidlom myši.

V tabuľke s ponukou záloh k čerpaniu je možné zadávať tiež čiastku čerpania v stĺpci Čerpať bez DPH. Užívateľ zadá ľubovoľnú čiastku Netto, podľa koeficientu DPH (a podľa krížika DPH a podľa označenia Daňový doklad) sa spočíta čiastka Brutto. Z tejto čiastky Brutto sa vypočíta DPH, ktoré sa zaokrúhli podľa parametrov mandanta. Vypočítané DPH sa pripočíta k užívateľom zadanému bez DPH a súčet sa použije ako "Čerpať". Výsledkom je, že v Netto je to, čo užívateľ zadal a DPH je zaokrúhlené. Čiastku Netto je možné zadať iba v prípade, že nie je možný "Výpočet DPH zhora"

Na faktúre je možné čerpať zálohy zaplatené v rôznych menách. Ak je mena faktúry iná ako mena čerpanej zálohy, čiastka čerpania sa prepočíta podľa meny faktúry. Kurz čerpania (kurz meny faktúry) sa dosadí z kurzového lístka podľa dátumu uskutočnenia zálohy. Pokiaľ kurzový lístok nie je pravidelne aktualizovaný a kurz k danému dátumu v ňom nie je uvedený, je potrebné upraviť kurz čerpania ručne, na faktúre v záložke Položky predaja vo formulári Čerpanie záloh v stĺpci Kurz zál. v mene F.

Pre vyhľadávanie faktúr, na ktorých už bola čerpaná záloha, slúžia filtre Faktúry s uplatnenou zálohou - pre jedného dodávateľa (v K2 ich nájdeme pod názvom Uplatnené zálohy-pre 1 dod.) a Faktúry s uplatnenou zálohou - pre všetkých dodávateľov (v K2 ich nájdeme pod názvom Uplatnené zálohy - pre všetkých dod.). . Pri obidvoch filtroch si zvolíme rozmedzie, v akom sa bude brať do úvahy Dátum účtovného prípadu na dokladoch, a ďalej si môžeme zvoliť knihy, z ktorých sa budú filtrovať doklady.

Príklad prijatej nedaňovej zálohy

Príklad: Odberateľ zaplatí v hotovosti zálohu na dodanie tovaru vo výške 2000,- Kč. Tovar bude expedovaný nasledujúci deň.

Vytvoríme prijatú zálohu na daného odberateľa vo výške 2 000,- Kč. Ako typ dane uvedieme 'N' (Nezaradiť do priznania) a sadzbu dane vyberieme 'N' alebo 'NN' (nulová sadzba DPH). Prijatá záloha nebude mať začiarknuté pole DPH.

Obr.: Nedaňová záloha s typom dane 'N'

Prijatú zálohu uložíme, potvrdíme a na záložke Platby v ribbone vykonáme platbu pokladnicou klávesovou skratkou Shift+F2. (Po zaplatení sa prijatá záloha neprepne do stavu daňový doklad, pretože nemá začiarknuté pole DPH.)

Po expedícii tovaru vystavíme faktúru a podobne ako v predchádzajúcom prípade budeme čerpať zaplatenú zálohu. Vo faktúre na záložke Položky predaja klikneme myšou do dolnej tabuľky a stlačíme kláves Insert. Zobrazí sa zoznam záloh, ktoré je možné čerpať na faktúre. Stlačením Medzerníka označíme nedaňovú zálohu na čiastku 2 000,- Kč. V stĺpci Čerpať sa automaticky zobrazí čiastka k čerpaniu 2 000,- Kč.

Obr.: Výber zálohy k čerpaniu na faktúre

Stlačením tlačidla OK alebo klávesovou skratkou Ctrl+Enter uložíme čerpanie zálohy do faktúry, pričom faktúra zostáva stále v Zmene. Celková čiastka faktúry sa znížila o čerpanú zálohu.

V daňovej rekapitulácii sa čerpanie zálohy prejavilo ako čerpanie nedaňovej zálohy, t.j. DPH sa z faktúry bude odvádzať z celkovej hodnoty tovaru, t.j. bez ohľadu na výšku platby vopred, pretože z nej sa neodvádzalo DPH .

Obr.: Daňová rekapitulácia faktúry po čerpaní nedaňovej zálohy

Faktúru uložíme, potvrdíme, vytlačíme a zašleme odberateľovi.

Zaúčtovanie prijatej zálohy

Prijatá záloha obsahuje účet MD a účet D priamo v hlavičke dokladu. Obidva účty je možné predvyplniť v Knihách predaja, čím zaistíme vyplnenie účtov MD a D vo všetkých novo vytvorených prijatých zálohách v danej knihe. Pre predvyplnenie v Knihách predaja volíme najfrekventovanejšie účty pre účtovanie prijatých záloh. V prípade, že v danej knihe budeme evidovať zálohu, ktorú účtujeme na iné účty, účty môžeme zmeniť ihneď pri vytváraní zálohy, popr. neskôr hromadnou funkciou Zmena kontácie (menu Formulár / Hromadné akcie / Zmena kontácie).

Rovnako ako účty dopĺňame do prijatej zálohy aj kontáciu, ktorou bude účtovaná záloha. Kontáciu prijatej zálohy môžeme prednastaviť v Knihách predaja. Predvyplnenú kontáciu je možné samozrejme zmeniť obdobne, ako je popísané vyššie pri účtoch MD alebo D, t.j. funkcia Zmena kontácie (menu Formulár / Hromadné akcie / Zmena kontácie).

Prijatá záloha, ktorá má vyplnený účet MD, účet D a kontáciu a zároveň je potvrdená, je pripravená k zaúčtovaniu.

Prijatá záloha sa účtuje vždy až po zaplatení. Vytvoríme si teda filter zaplatených prijatých záloh za obdobie, v ktorom chceme zaúčtovať zálohy a hromadne zaúčtujeme štandardným spôsobom (klávesovou skratkou Ctrl + F7 nad vybranými zálohami).

Pokiaľ dôjde na zaúčtovanom doklade ku zmene stavu daňový doklad, sú vždy zhodené príznaky zaúčtovania a likvidácie.

Štandardne účtujeme daňovú zálohu prijatú takto:

čiastka bez DPH	účet MD z prijatej zálohy / účet D z prijatej zálohy	100 000 Eur
čiastka DPH	účet MD z prijatej zálohy / 343	20 000 Eur

Štandardne účtujeme nedaňovú zálohu prijatú takto:

čiastka s DPH

účet MD z prijatej zálohy / účet D z prijatej zálohy

120 000 Eur

Štandardne účtujeme vydanú faktúru s čerpaním daňovej zálohy takto:

čiastka bez DPH - plnenie	účet z faktúry vydanej / účet výnosový	200 000 Eur
čiastka bez DPH čerpanie zálohy	účet D z prijatej zálohy / účet z faktúry vydanej	100 000 Eur
čiastka DPH	účet z vydanej faktúry / 343	20 000 Eur

Čiastočne zaplatená/preplatená záloha

Záloha, ktorá je iba čiastočne zaplatená alebo naopak preplatená je v podstate chybový stav. Takáto záloha by nemala byť zaúčtovaná, pretože nie je úplne zaplatená, napriek tomu však boli prijaté/zaplatené peniaze, takže účtovať je potrebné. Ďalej takúto zálohu nemôžeme prepnúť do stavu Daňový doklad a preto nevstúpi do Priznania k dani z pridanej hodnoty. Z uvedeného teda vyplýva, že musíme vyriešiť tento chybný stav zálohy. V IS K2 je pre daný stav pripravená funkcia.

Kontrolu vykonávame najlepšie každý mesiac pred uzatvorením dokladov pre priznanie k DPH alebo pred účtovnou závierkou. Spustíme si najskôr filter záloh, ktoré boli v kontrolovanom období platené, ale nie sú úplne zaplatené. Filter sa nazýva Nedoplatené/preplatené zálohy.

Obr.: Zoznam prednastavených filtrov

Obr.: Formulár filtra Nedoplatených/preplatených záloh

Pre každú zálohu z filtra spustíme funkciu Korekcia pre DD. Túto funkciu je možné spustiť kombináciou klávesov Alt+Shift+F3 alebo z ribbonu v záložke Funkcie. Zobrazí sa formulár s možnosťami voľby:

• Rozdeliť zálohu na dve (pole prístupné iba pri nedoplatenej zálohe),
• Znížiť čiastku zálohy podľa platby (pole prístupné iba pri nedoplatenej zálohe),
• Zvýšiť čiastku zálohy podľa platby (pole prístupné iba pri preplatenej zálohe) a
• Nastaviť ako daňový doklad.

Obr. Formulár funkcie Korekcia pre DD

V prípade nedoplatenej zálohy vyberáme prvú alebo druhú možnosť. V prípade, že bude záloha doplatená neskôr, zvolíme prvú možnosť (rozdeliť zálohu na dve). Dôjde k tomu, že čiastka zálohy bude znížená podľa výšky platby a záloha sa tak stáva úplne zaplatenou. Na zostávajúcu čiastku zálohy bude vytvorená nová záloha v rovnakej knihe ako pôvodná záloha.

Pokiaľ neočakávame ďalšiu platbu vopred, zvolíme druhú možnosť a dôjde iba k zníženiu čiastky zálohy podľa výšky platby; záloha sa stáva úplne zaplatenou.

V prípade preplatenej zálohy volíme tretiu možnosť (zvýšenie čiastky zálohy podľa platby), ktorá zaistí navýšenie čiastky zálohy podľa výšky platby a záloha bude tak úplne zaplatená.

Ak začiarkneme súčasne aj voľbu Nastaviť ako daňový doklad, potom sa po znížení/zvýšení čiastky zálohy, kedy sa záloha stane zaplatenou, záloha prepne do stavu Daňový doklad.

Dobropisy k zálohám

Dobropis môžeme vytvoriť k zálohe, ktorá je zaplatená a nie je dočerpaná. K pôvodnej zálohe sa vytvorí nová záloha (dobropis) so zápornou hodnotou vo výške dobropisovanej čiastky. Pokiaľ má záloha viacero položiek, je možné vytvoriť dobropis k položkám, ktoré nie sú dočerpané.

Funkcia Dobropisy (FA_DOB.PAS) sa spúšťa nad konkrétnou zálohou. Je zaradená v rámci ponuky všetkých štandardných skriptov a zostáv pod kľúčovým slovom Dobropisy. Ďalej je táto funkcia zaradená v stromovom menu v časti Financie – Funkcie.

Príklad: Je vytvorená zákazka na dodanie tovaru v hodnote 100.000,- Eur vrátane DPH. DPH Na túto zákazku bola prijatá záloha vo výške 30%, t.j. 30.000,- Eur. Zákazka nakoniec nebola realizovaná, k prijatej zálohe je potrebné vystaviť dobropis.

Nad zálohou, ku ktorej chceme vystaviť dobropis, spustíme funkciu Dobropisy. Zobrazí sa vstupný formulár funkcie.

Vo vstupnom formulári označíme hviezdičkou zálohu a pomocou šípok presunieme zálohu do spodnej časti. Automaticky sa prednastaví čiastka, ktorú zostáva na zálohe dočerpať. Čiastku je možné editovať.

Do poľa Dôvod opravy zapíšeme dôvod opravy.

Obr.: Formulár Dobropisy s dobropisovanou zálohou

Po odsúhlasení formulára je vytvorená záloha so začiarknutým poľom Opravný DD, ktorá má čiastku -30.000,- Eur a v záložke Prílohy v Dokladoch odkaz na pôvodnú zálohu. Rovnako aj pôvodná záloha má v Prílohách v Dokladoch odkaz na dobropis.

Po zaplatení na zálohe vytlačíme zostavu Prijatá záloha.

Obr.: Prijatá záloha - dobropis

Potom spustíme funkciu Vzájomné čerpanie zálohy a dobropisu. Funkcia sa spúšťa nad potvrdenou zaplatenou zálohou - Dobropisom. K vzájomnému čerpaniu môže dôjsť iba za podmienok, že pôvodná záloha a záloha - Dobropis majú:

• rovnakú menu,
• rovnaký kurz,
• rovnaký stav (daňový doklad alebo nedaňový),
• rovnakú sadzbu dane na položkách,
• čiastka na zálohe - Dobropis nie je väčšia ako zostáva dočerpať na pôvodnej zálohe.

Pokiaľ budú splnené všetky podmienky pre čerpanie, dôjde k vzájomnému čerpaniu zálohy a zálohy - Dobropis. Na obidvoch dokladoch sa zobrazí čerpaná záloha a dôjde k prepočtu hodnôt zostáva dočerpať. Funkciu je možné spustiť tiež hromadne nad ohviezdičkovanými zálohami dobropisu alebo nad kontajnerom záloh dobropisu. Informácia o vzájomnom čerpaní záloh a záloh ODD sa ukladá do logu ADV_MutualDeduction_LOG.txt do užívateľského adresára.

Pre zrušenie vzájomného čerpania zálohy a zálohy - Dobropis môžeme použiť funkciu Zrušenie vzájomného čerpania zálohy a dobropisu.

V prípade, že nedôjde k zaplateniu zálohy - dobropisu a doklad chceme stornovať, použijeme skript Storno zálohy - Dobropis. Pôvodná záloha sa potom opäť ponúkne k čerpaniu.

Dobropisy k preceneným zálohám

Príklad: Zákazník z EÚ zaplatil 30. 11. 2020 zálohu na dodávku tovaru vo výške 1.000 EUR (kurz 26,22 Kč). K 31. 12. 2020 bola záloha precenená kurzom 26,25 Kč / 1 EUR. Dodávka tovaru nebola realizovaná. 10. 1. 2021 sme zákazníkovi vrátili zálohu v plnej výške, kurz platby bol 26,1650 Kč / 1 EUR.

V IS K2 máme zálohu z r. 2020, ktorá bola precenená k 31. 12. 2020.

Obr.: Prijatá záloha - Základné údaje

Obr.: Prijatá záloha - Platby

Pomocou skriptu Dobropisy vytvoríme novú zálohu s čiastkou -1.000 EUR, kurz 26,22 Kč / 1 EUR (kurz je zhodný s prvým kurzom zálohy, ku ktorej vytvárame Dobropis). Zálohu zaplatíme, kurz platby je 26,1650 Kč / 1 EUR. Po zaplatení sa kurz zálohy - dobropisu nemení.

Obr.: Prijatá záloha - opravný daňový doklad - základné údaje

Na zaplatenej zálohe - dobropis spustíme skript Vzájomné čerpanie zálohy a dobropisu - na obidvoch zálohách sa vynulujú čiastky Zostáva dočerpať.

Zaúčtovanie:

Prijatá záloha

Prijatá záloha	324000/324100	26 220,-
Platba prijatej zálohy	221/324000	26 220,-
Precenenie prijatej zálohy k 31. 12. 2020	563/324100	30,-

Prijatá záloha - dobropis

Prijatá záloha - Dobropis	324000/324100	-26 220,-
Platba prijatej zálohy - Dobropis	221/324000 563/324000	-26 165,- 55,-

Vzhľadom k tomu, že kurz zálohy - Dobropis zodpovedá prvému kurzu zálohy, ku ktorej sme vytvorili Dobropis, na účte 324100 zostáva 30 Kč (čiastka precenenia k 31. 12. 2020). Túto čiastku musíme zaúčtovať interným dokladom.

Obr.: Interný doklad - Účtovanie

Dobropis k zálohe - zmena sadzby DPH

Príklad: Demonštračná firma s r. o. prijala 12. 1. 2021 zálohu vo výške 9 500 Eur na dodanie tovaru so základnou sadzbou DPH, na zálohe bolo uvedená chybne 20% sadzba DPH. Dodávka sa uskutoční až v nasledujúcom mesiaci, preto bola prijatá záloha zahrnutá do priznania k DPH za mesiac január a firma z nej odviedla daň na výstupe. Pri následnej kontrole DPH bolo zistené, že prijatá záloha bola vystavená s nesprávnou sadzbou DPH. Vystavíme teda dobropis na opravu sadzby na 21% DPH na prijatom preddavku.

1. Nad prijatou zálohou zo dňa 12. 1. 2021 vo výške 9 500,- Eur spustíme skript Dobropisy a vytvoríme dobropis k prijatému preddavku s 20% sadzbou DPH (postupujeme podľa popisu v kapitole Dobropisy k zálohám).

2. Do zálohy - dobropisu ručne pridáme položku so správnou sadzbou DPH (21%), čiastka S DPH (kladná čiastka) bude zodpovedať výške čiastky s DPH prvej položky. Celková čiastka dokladu bude "0". Doklad potvrdíme a prepneme do stavu daňový doklad.

Obr.: Prijaté zálohy - Základné údaje - Položka - oprava sadzby DPH

3. Nad zálohou vytlačíme zostavu Záloha prijatá.

Obr.: Zostava Záloha prijatá

4. Na zálohe - dobropise spustíme funkciu Vzájomné čerpanie zálohy a dobropisu. Tým sa vykoná vzájomné čerpanie prvej zápornej položky dobropisu s chybne zadanou sadzbou DPH s položkou pôvodnej zálohy. Pre druhú položku dobropisu (TU, ZS, 9.500 Eur) sa nevykoná vzájomné čerpanie a zobrazí sa upozornenie, že nemožno čerpať.

Obr.: 2. Prijatá záloha - Základné údaje - ODD po vzájomnom čerpaní zálohy a ODD

Prevedenie zaplatenej zálohy na inú firmu.

V nasledujúcom texte si ukážeme, ako postupovať v prípade, že zákazník zaplatil (alebo my sme zaplatili dodávateľovi) zálohu, ale čerpať ju potrebujeme pre iného zákazníka / dodávateľa. Môže ísť o situáciu, kedy došlo napr. k premene dodávateľa, či nejakou fúziou alebo postúpenie záväzku/pohľadávky a pod. K2 neumožňuje čerpať zálohu na iného zákazníka, ako na ktorého je vystavená, takže si ukážeme na konkrétnom prípade, ako postupovať.

Príklad: V K2 máme evidovanú zaplatenú zálohu na zákazníka Omega. Čerpať zálohu však chceme na firmu Bravo.

1. Najskôr vytvoríme k zaplatenej zálohe na firmu Omega (na ktorej je nenulová čiastka Ostáva dočerpať) Dobropis.

Obr.: Zaplatená záloha na odberateľa Omega

Z F9 spustíme nad touto zálohou funkciu Opravné daňové doklady. Pretože nie je žiadúce, aby záloha ODD vstúpila do priznania k DPH, vytvoríme ju do nejakej pomocnej knihy, ktorá nevstupuje do Priznania k DPH. (V Knihách DPH v časti Parametre výpočtu je možné vymenovať knihy, ktoré nevstupujú do Priznania k DPH). Vo funkcií vyberieme parameter NewAdvanceBook_PZ pre určenie knihy, do ktorej chceme opravný daňový doklad vytvoriť.

Obr.: Funkcia na vytváranie Dobropisov s nastaveným parametrom NewAdvanceBook_PZ

Obr.: Funkcia na vytváranie dobropisov

Vytvoríme novú zálohu so zápornou čiastkou. Doklad potvrdíme.

Obr.: Vytvorený Dobropis

2. V ďalšom kroku vystavíme novú zálohu v rovnakej výške na zákazníka, na ktorého bola záloha prevedená (firma Bravo). Doklad vytvoríme tiež v pomocnej knihe predaja, ktorá nebude vstupovať k Priznaniu k DPH. Doklad potvrdíme.

Obr.: Nová záloha na zákazníka Bravo v rovnakej výške ako Dobropis k pôvodnej zálohe zákazníka Omega.

3. Vytvoríme interný doklad, ktorým vykonáme započítanie platby pôvodnej zálohy na zákazníka Omega na novú zálohu zákazníka Bravo. Pre vytvorenie interného dokladu môžeme použiť hromadnú akciu Platba interným dokladom nad zálohami, označenými hviezdičkou.

Obr.: Hromadná akcia Platba interným dokladom

Vo formulári platby začiarkneme voľbu:

• Čiastka - zostáva doplatiť
• Platiť aj dobropisy
• Jedným dokladom

Interný doklad bude mať 2 položky. Prvá položka bude platba Dobropisu k pôvodnej zálohe na zápornú čiastku -3323 Kč a druhá položka bude platba novej zálohy v rovnakej výške zákazníka Bravo kladnou čiastkou. Interný doklad bude v celkovom súčte vystavený na 0.

Obr.: Interný doklad - započítanie platby zálohy na nového zákazníka Bravo

4. Teraz vykonáme vzájomné čerpanie pôvodnej zálohy a Dobropisu, aby sme na oboch zálohách vykonali dočerpanie čiastky Ostáva dočerpať. Na zálohe Dobropisu k pôvodnej zálohe na zákazníka Omega spustíme z F9 funkciu Vzájomné čerpanie zálohy a dobropisu. Tým dôjde k vynulovaniu čiastok Ostáva dočerpať na pôvodnej zálohe aj na Dobropise.

Obr.: Spustenie funkcie Vzájomného čerpania zálohy a Dobropisu

Obr.: Vynulovaná čiastka Ostáva dočerpať na pôvodnej zálohe na zákazníka Omega

Obr.: Vynulovaná čiastka Ostáva dočerpať na Dobropise k pôvodnej zálohe na zákazníka Omega

Na novej zálohe bude prevedená platba a zálohu je tak možné dočerpať na faktúre pre nového zákazníka Bravo. Pokiaľ by zálohu nešlo čerpať, skontrolujte v stromovom menu Správca/Parametre/Parametre mandanta, či nie je začiarknnutá voľba Povoliť čerpanie zálohy len z rovnakej knihy. Táto voľba nesmie byť zapnutá.

Obr.: Započítaná čiastka k čerpaniu na novú zálohu na zákazníka Bravo.