Hlavná kniha

Hlavná kniha je účtovná kniha, v nej sú účtovné zápisy členené podľa účtov. Záznamy sa načítajú automaticky v závislosti na zápisoch do Účtovného denníka a zobrazujú sa podľa nastavenej knihy, meny a periódy. Aktuálna perióda, kniha a mena sa zobrazujú v náhľade záznamu a je možné ich zmeniť pomocou funkcie Vybrať knihu, menu a obdobie (Alt+F10 ) alebo v náhľade záznamu.

Zoznam

Na záložke Zoznam sa zobrazujú analytické a zberné účty, ktoré sú platné vo zvolenej perióde, ich počiatočný stav, obrat MD, obrat D a zostatok vo zvolenej mene.

Obr.: Hlavná kniha - Zoznam

Popis stĺpcov:

Zberný	Ikona pre zberný účet.
Účet	Číslo účtu.
Názov účtu	Názov účtu.
Poč. stav	Počiatočný stav na účte na začiatku zvoleného obdobia.
Obrat MD	Obrat na strane Má dať daného účtu vo zvolenom období.
Obrat Dal	Obrat na strane Dal daného účtu vo zvolenom období.
Zostatok	Zostatok na danom účte ku koncu zvoleného obdobia.

V náhľade záznamu je možné nastaviť Knihu Menu, Periódu od-do (tieto informácie je možné nastaviť tiež pomocou funkcie Vybrať knihu, menu a obdobie v ribbone alebo klávesmi Alt+F10. spustením funkcie Výpočet filtra zobrazíme formulár Off-line filter. Začiarknutím poľa Off-line filter v náhľade záznamu zobrazíme naposledy napočítaný filter. V náhľade záznamu je možné ďalej začiarknuť a vybrať Stredisko, Kód zákazky a ďalšie analytické osi účtovnej vety (pozri kapitola Výpočet filtra hlavnej knihy).

Len analytické účty je možné zobraziť po spustení filtra Analytické účty.

V náhľade záznamu sa zobrazujú čiastky pre účet, na ktorom je nastavené pravítko. Pokiaľ vyberieme cudziu menu, v náhľade záznamu sa okrem čiastok vo vybranej mene zobrazia tiež čiastky v mene vlastnej firmy. Pokiaľ chceme v zozname zobraziť čiastky vo vybranej mene aj v mene vlastnej firmy súčasne je možné spustiť pohľad HK obidve meny alebo HK analytické účty obidve meny.

Zo stromu je možné spustiť filter Hlavná kniha (spustiteľné z Účtovníctvo - Hlavná kniha), ktorý umožní zobraziť Hlavnú knihu bez účtov, na ktorých nie je pohyb ani zostatok. Pokiaľ zo stromu Účtovníctvo - Hlavná kniha spustíme Hlavná kniha - všetky účty, zobrazia sa aj účty bez pohybu a s nulovým zostatkom.

Obraty

Na záložke Obraty je k dispozícii prehľad obratov, počiatočných stavov a zostatkov na jednom účte po jednotlivých periódach v zvolenom časovom období, knihe a mene. Pokiaľ je zapnutý Filter, zobrazia sa obraty za zvolené osi, zapnuté pri výpočte filtra v časti Sumácia.

Obr.: Hlavná kniha - záložka Obraty

pokiaľ je zapnuté začiarkávacie pole Zobraziť pohyby, v spodnej časti Pohyby sa zobrazujú položky účtovných dokladov, napočítané do položky, ktorá je aktívna (je na nej pravítko) v časti Obraty.

Záložka Položky v ribbone sa zobrazí, pokiaľ je aktívna tabuľka s položkami. Na záložke sú funkcie umožňujúce skok na Účtovný doklad (F7) a Prvotný doklad (Ctrl+F7). Prvotný doklad je možné tiež otvoriť stlačením klávesy Enter alebo dvojklikom na položke.

Pokiaľ je počet záznamov v časti Pohyby väčší ako 50 000, potom sa zobrazí hlásenie "Príliš mnoho záznamov" a účtovné záznamy sa nezobrazia.

Pohyby

Na záložke Pohyby sa zobrazujú nestornované položky účtovných dokladov, ktoré sa vzťahujú k danému účtu a obdobiu, s protiúčtom. Záznamy sú zotriedené podľa dátumu účtovného prípadu. Po začiarknutí poľa Zobraziť stornované položky sa zobrazia aj položky stornovaných účtovných dokladov.

Obr.: Hlavná kniha - záložka Pohyby

Záložka Položky v ribbone sa zobrazí, pokiaľ je aktívna tabuľka s položkami. Na záložke sú funkcie umožňujúce skok na Účtovný doklad (F7) a Prvotný doklad (Ctrl+F7). Prvotný doklad je možné tiež otvoriť stlačením klávesy Enter alebo dvojklikom na položke.

Stlačením kláves Alt + F3 sa zotriedia údaje v stĺpcoch do predvoleného nastavenia.

Pokiaľ je počet záznamov väčší ako 50 000, potom sa zobrazí hlásenie "Príliš mnoho záznamov" a účtovné záznamy sa nezobrazia. V prípade, je žiadúce zobraziť na záložke Pohyby viac záznamov, môže správca K2 nastaviť do súboru K2.ini (v adresári K2) parameter GLMAXRECORDS na hodnotu, ktorá je vyššia než implicitných 50 000 záznamov (zobrazenie bude trvať dlhšie).

Párovacie symboly

Na záložke Párovacie symboly sa zobrazujú párovacie symboly vytvorené pre daný účet. V ľavej časti sa zobrazujú párovacie symboly k danému účtu. V pravej časti sa zobrazujú položky účtovného denníka - v hornej časti položky s vybraným párovacím symbolom, v dolnej časti bez párovacieho symbolu.

Záložka Položky v ribbone sa zobrazí, pokiaľ je aktívna tabuľka s položkami. Na záložke sú funkcie umožňujúce skok na Účtovný doklad (F7) a Prvotný doklad (Ctrl+F7). Prvotný doklad je možné tiež otvoriť stlačením klávesy Enter alebo dvojklikom na položke.

Hlavná kniha - záložka Párovacie symboly

Párovacie symboly

V ľavej časti sa zobrazujú Párovacie symboly. Je možné zvoliť spárovanosť podľa obdobia alebo podľa značky. Zobraziť je možné iba spárované, iba nespárované alebo všetky párovacie symboly. Pokiaľ je zvolená spárovanosť podľa značky, pri zobrazení nespárovaných sa zobrazia všetky párovacie symboly, ktoré nie sú označené ako Spárované. Pokiaľ je zvolená spárovanosť podľa obdobia, potom sa porovnáva Obrat MD a Obrat D vo zvolenom období od-do vybranej knihy a meny.

Položky úč. denníka s vybraným PS

V pravej dolnej časti sa zobrazujú Položky účtovného denníka bez PS. Pokiaľ je nastavená spárovanosť podľa značky, zobrazia sa všetky položky účtovných dokladov pre vybraný účet a párovací symbol. Pokiaľ je nastavená spárovanosť podľa obdobia, zobrazia sa položky účtovných dokladov pre vybraný účet, knihu, dni podľa periódy od-do a párovací symbol. Záznamy v tejto časti sa dynamicky menia podľa aktívneho záznamu z ľavej časti.

Stlačením tlačidla Spárovať s výberom sa zobrazí kniha Párovacích symbolov, v ktorej si je možné vybrať záznam k spárovaniu.

Stlačením tlačidla Odpárovanie dôjde k odpárovaniu. V záznamoch označených hviezdičkou alebo v aktívnom zázname dôjde k odmazaniu párovacieho symbolu.

Položky úč. denníka bez PS

V pravej dolnej časti sa zobrazujú Položky účtovného denníka bez PS. Zobrazia sa položky účtovného denníka pre vybraný účet, knihu, periódu od-do a bez párovacích symbolov.

Stlačením tlačidla Spárovať s výberom sa zobrazí kniha Párovacích symbolov, v ktorej si je možné vybrať záznam k spárovaniu.

Stlačením tlačidla Spárovanie dôjde k spárovaniu. Do hviezdičkou označených záznamov alebo do aktívneho záznamu sa dosadí párovací symbol podľa aktívneho záznamu v tabuľke Párovací symbol.

Pre Položky úč. denníka s vybraným PS a Položky úč. denníka bez PS je možné označiť záznam, všetky záznamy, či odznačiť všetky záznamy hviezdičkou. Užívateľ môže pomocou myši preťahovať záznamy medzi jednotlivými čiastkami na záložke Párovacie symboly (pokiaľ má právo Zmena účtovného dokladu). Stlačením klávesy F7 alebo Enter sa zobrazí Účtovný denník, pravítko sa nastaví na príslušnú položku. Ak má účtovný doklad väzbu na prvotný doklad, potom sa po stlačení kláves Ctrl + F7 zobrazí záložka Účtovanie prvotného dokladu.

Pokiaľ je začiarknuté pole Pri párovaní dosadiť párovací symbol do prvotného dokladu, pri dosadení párovacieho symbolu do účtovného dokladu pomocou funkcií na tejto záložke dôjde tiež k dosadeniu párovacieho symbolu do prvotných dokladov (pri platobných dokladoch do položiek, pri ostatných dokladoch do hlavičky).

Výpočet filtra hlavnej knihy

On-line filter:

V Hlavnej knihy v náhľade záznamu v časti Nastavenie on-line filtra je možné začiarknuť a vybrať Stredisko, Kód zákazky a ďalšie pomocné osi účtovnej vety (začiarknuť je možné vždy iba jednu os) - na záložkách Zoznam, Obraty a Pohyby sa napočítajú čiastky za vybranú hodnotu osi (napr. za konkrétne stredisko).

Obr.: On-line filter Hlavnej knihy - Zoznam- filter na vybrané stredisko

Off-line filter:

Výpočet off-line filtra hlavnej knihy je možné vykonať klávesmi Alt+F9 alebo funkciou Výpočet filtra v ribbone. Po stlačení tlačidla sa zobrazí formulár Off-line filter. Po odsúhlasení formulára (tlačidlo Výpočet) sa vykoná výpočet obratov a pohybov jednotlivých účtov podľa podmienok filtra a zvolenej sumácie.

Obr.: Formulár Off-line filter

Význam jednotlivých parametrov vo formulári:

Z kontajnera položiek úč. denníka	Ak je začiarknuté pole, vykoná sa výpočet z kontajnera Položiek účtovného denníka.
Sumácia podľa dátumu	Možné je začiarknuť, pokiaľ sa filtruje z položiek úč. denníka. Pokiaľ je začiarknuté, zosumujú sa obraty na záložke Obraty podľa Dátumu, inak sa zobrazia bez sumácie.
Nulovať počiatočné stavy	Pokiaľ je začiarknuté, pri všetkých účtoch sa napočítajú iba obraty a zostatky.
Mena	Mena, v ktorej sa zobrazia obraty a pohyby.
Obdobie od - do, Dátum od - do	Začiarkneme podľa potreby príslušné polia a zadáme hodnoty pre filtrovanie.
Filter Účet, Kniha, Stredisko, Kód zákazky, Kód tovaru, Kód 1, Kód 2, Kód 3, Kód 4, Kód 5, Kód 6, Referent, Zákazník	Označením poľa (dvojklikom) definujeme ďalšie podmienky, podľa ktorých filtrujeme. V strednej časti formulára môžeme pre danú podmienku: zadať hodnoty od - do, po zadaní hodnôt stlačíme tlačidlo Pridať, stlačením klávesu Insert môžeme vybrať jednu hodnotu alebo hodnoty označené hviezdičkou - výber hodnôt(y) potvrdíme klávesom Enter, mazať hodnoty klávesom Delete, vymazať všetky hodnoty tlačidlom Vymazať. Vybrané hodnoty sa zobrazujú pod tlačidlami Pridať a Vymazať.
Sumácia	Označením poľa (dvojklikom) definujeme sumáciu podľa toho, ako potrebujeme mať zotriedené obraty na záložke Obraty Hlavnej knihy. Napr.: Ak chceme mať zobrazené obraty za jednotlivé strediská, označíme Stredisko. Analogicky postupujeme, ak chceme zobraziť obraty za jednotlivé kódy zákaziek, kódy tovaru, periódy atď. Je možné mať označených maximálne 5 polí súčasne.
Načítanie masky	Po stlačení tlačidla sa načíta vybraná definícia výpočtu.
Uložiť masku	Týmto tlačidlom môžeme uložiť nadefinované podmienky výpočtu.
Uložiť masku ako	Po stisnutí tlačidla môžeme uložiť novú masku.

Ostatné parametre sa používajú pri výpočte ekonomických analýz (pozri kapitola Ekonomické analýzy - Výpočet ekonomických analýz).

Stlačením tlačidla Výpočet spustíme výpočet filtra. Napočítajú sa čiastky v Zozname, na záložkách Obraty a Pohyby. Pokiaľ filtrujeme podľa Obdobie od - do a súčasne je vybrané zotriedenie Dátum, na záložke Obraty sa zobrazujú obraty za jednotlivé periódy. Pokiaľ filtrujeme podľa Dátumu od - od (a súčasne je vybrané zotriedenie Dátum), na záložke Obraty sa zobrazujú obraty za jednotlivé dni.

Obr.: Off-line filter Hlavnej knihy - Zoznam

Obr.: Off-line filter Hlavnej knihy - Obraty

Off-line filter je možné vypnúť odčiarknutím začiarkávacieho poľa Off-line filter v náhľade záznamu v časti Parametre.

On-line a off-line filter nie je možné kombinovať.

Funkcia nad Hlavnou knihou

Zobraziť v stĺpcoch

Funkcia Zobraziť v stĺpcoch umožní zobraziť hlavnú knihu v stĺpcoch s hodnotami podľa zvolenej sumácie.

Pokiaľ bola pri výpočte off-line filtra hlavnej knihy označená sumácia Stredisko, po spustení funkcie Zobraziť v stĺpcoch sa hodnoty zobrazia podľa stredísk.

Obr.: Off-line filter - sumácia Stredisko

Obr.: Hlavná kniha - zobrazí sa v stĺpcoch podľa stredísk

Pri výbere sumácie pre výpočet filtra hlavnej knihy nie je možné kombinovať dátum s inou osou.

Pokiaľ nie je zapnutý off-line filter, vo funkcii Zobraziť v stĺpcoch sa zobrazia hodnoty po periódach.

Hlavná kniha v stĺpcoch

Funkcia Hlavná kniha v stĺpcoch umožňuje v jednom kroku zobraziť hlavnú knihu podľa prednastavených parametrov a zobrazení v stĺpcoch.

funkciu je možné pridať na záložku Obľúbené stlačením pravého tlačidla myši. Vo vyvolanej ponuke zvolíme Nový – Účtovníctvo – Hlavná kniha v stĺpcoch.

Spôsob zobrazenia a výpočtu hlavnej knihy definujeme v parametroch nastavenia.

Parametre nastavíme stlačením pravého tlačidla myši na ikonu Hlavná kniha v stĺpcoch a zvolíme Upraviť. Zobrazí sa formulár pre nastavenie parametrov.

Obr.: Formulár pre nastavenie parametrov

Parametre funkcie:

Nastavenie

Po stlačení tlačidla sa zobrazí formulár Off-line filter. Zvolíme obdobie, za ktoré sa hlavná kniha vypočítava. V sekcii Filter sa nastaví dvojklikom podmienky filtrovania. V sekcii Sumácia sa dvojklikom označí pole, tým definujeme sumáciu čiastok pre výpočet hlavnej knihy. Bližší popis práce s off-line filtrom je uvedený v kapitole Výpočet filtra hlavnej knihy

Obr.: Off-line filter

Zobraziť stĺpce

Po stisknutí tlačidla sa zobrazia názvy stĺpcov Hlavnej knihy, ktoré je možné zobraziť. Hviezdičkou je možné označiť / odznačiť stĺpce, ktoré sa majú / nemajú zobraziť.

Výber zobrazených stĺpcov

Po spustení	Bez vstupných parametrov	Vykoná sa výpočet podľa filtrovacích podmienok uložených pod tlačidlom Nastavenie.
	Nastaviť obdobie	Pri spustení je možné zadať Obdobie od a Obdobie do, za ktoré sa vykoná výpočet.
	Nastaviť obdobie a stredisko	Pri spustení je možné zadať Obdobie od a Obdobie do, za ktoré sa má vykonať výpočet. Začiarknutím poľa Nezadané sa vyfiltrujú také hodnoty bez zadaného strediska.
	Zobraziť nastavenie	Zobrazí sa formulár off-line filtra so všetkými filtrovacími podmienkami.

Obr.: Vstupný formulár s parametrom Po spustení = Nastaviť obdobie a stredisko

Zobraziť	Hlavná kniha v stĺpcoch	Vypočítané hodnoty hlavnej knihy sa zobrazia v členení podľa nastavenej sumácie (napr. po strediskách, po mesiacoch).
	Hlavná kniha	Zobrazí sa hlavná kniha - účty s pohybom alebo zostatkom.

Obr.: Hlavná kniha v stĺpcoch

V náhľade záznamu je možné pomocou hviezdičiek označiť/odznačiť Zobrazené stĺpce alebo Vybrané hodnoty.

Tlačové zostavy nad hlavnou knihou

Väčšina nasledujúcich zostáv je aj vo formáte na šírku.

Zostavy nad Hlavnou knihou nájdete v Katalógu zostáv.

Export hlavnej knihy do Excelu

Export hlavnej knihy do excelu

Číslo procesu: UCT021	Id. číslo skriptu: FUCT033	Súbor: UCT_HLK_EXCEL.PAS
Popis skriptu: Skript slúži k exportu obratov hlavnej knihy do tabuľky v Exceli. Zobrazí formulár.   Upozornenie: Skript môže skončiť chybou "OLE Error 800 A03EC". Existuje viacero dôvodov pre zobrazenie chybovej hlášky. Jedným z dôvodov môže byť edícia MS Office 2013 Štandard, ktorá umožňuje pracovať s maximálne 256 stĺpcami v exceli. Napr. pokiaľ sa exportuje väčšie množstvo stĺpcov (typicky pre zobrazenie všetkých účtov z účtovnej osnovy a údajov MD, D, Zostatok).   Jedným z ďalších dôvodov zobrazenia chyby je, že vo vzorci, ktorý vypočítava hodnotu, je celkom za jednotlivé stĺpce viac než 8192 znakov. Taká situácia nastáva, pokiaľ existuje veľké množstvo stĺpcov, z ktorých sa má počítať požadovaná hodnota (počet v rádoch tisícov). V takom prípade sú dosiahnuté limity programu MS Office - Excel - platí aj pre profesionálne edície MS Office).
Adresa v strome:[Účtovníctvo] [Hlavná kniha] [Export hlavnej knihy do excelu]

Parametre skriptu:

AccountType - 0 Do excelu sa budú exportovať účty: 0 - všetky; 1 - iba analytické účty; 2 - iba zberné účty.

Balance - Áno Áno - exportuje sa saldo účtov.

Credit - Áno Áno - exportuje sa obrat MD účtov.

Debit - Áno Áno - exportuje sa obrat D účtov.

Design - 1 1 - export dát do listov - stĺpcov - riadkov; 2 - export dát do listov - riadkov; 3 - export dát do stĺpcov - riadkov; 4 - export dát do riadkov.

Group01 - -1 Poradie zotriedenia.

Group02 - -1 Poradie zotriedenia.

Group03 - -1 Poradie zotriedenia.

Group04 - -1 Poradie zotriedenia.

Group05 - -1 Poradie zotriedenia.

Group06 - -1 Poradie zotriedenia.

IgnoreTaxUndeductAccounts - Nie Áno - ignorovať daňovo neuznateľné účty.

MaxExcelColumn - 16384 Hodnota parametra určuje maximálny počet stĺpcov (v Exceli 2007). Pokiaľ niekto používa excel 2003, mal by nastaviť hodnotu 255.

NoInteractive - Nie Áno - nezobrazí sa úvodný formulár podmienok.

OpBalance - Áno Áno - exportuje sa počiatočný stav účtov.

Remainder - Áno Áno - exportuje sa zostatok účtov.

ShowSumAccountType1 - Áno Áno - zobrazia sa súčty za stĺpce. Funguje len v kombinácii s parametrom AccountType = 1 (export len analytických účtov).

TurnSignForAccount Účty, pri ktorých sa otočí znamienko.