Konverzia

Pred zahájením činnosti firmy v IS K2 je nutné (okrem iného) naplniť číselník Tovar a číselník Dod./Odb. Ďalej je potrebné naviesť počiatočné stavy skladov, pohľadávky pri zákazníkoch (saldo faktúr vydaných) a záväzky pri odberateľoch (saldo faktúr prijatých). Dá sa to vykonať ručne. V prípade, že užívateľ pred zavedením IS K2 už využíval nejaký informačný systém, je možné vykonať konverziu, t.j. tieto údaje previesť z pôvodného softwaru do IS K2. Nástroj (skript) pre konverziu sa skladá z nasledujúcich funkcií (modulov), ktoré môžu byť spúšťané nezávisle na sebe:

Konverzia tovaru a zákazníkov (ďalší popis pozri kapitola Základné číselníky a podporné moduly - Importy),
Konverzia salda faktúr vydaných,
Konverzia salda faktúr prijatých,
Konverzia stavu skladov.

Všetky tieto moduly fungujú rovnakým spôsobom:

Zdrojom pre ľubovoľnú konverziu je tabuľka vytvorená v tabuľkovom procesore. (Vo všetkých moduloch sa predpokladá prevedenie dát z pôvodného IS do tabuľky tabuľkového procesoru, kde je v prvom riadku popis stĺpcov (alebo môže byť tento riadok prázdny) a od druhého riadku nasledujú dáta.
V užívateľských formulároch konverzie sú polia pre vstupné údaje. Názov poľa zodpovedá určitému poľu IS K2. Do tohto vstupného poľa sa vkladá názov stĺpca tabuľky pôvodného procesoru, ktorý obsahuje údaje zodpovedajúce popisu (názvu) vstupného poľa. Polia označené žltou farbou musia byť vyplnené povinne, ostatné polia sú nepovinné. (Nastavenie vstupných údajov vo formulároch je možné uchovať - pri opustení formulára nasleduje otázka, či si prajeme uložiť zmeny. V prípade kladnej odpovede sa užívateľovi pri ďalšom spustení modulu otvorí formulár s prednastavenými vstupnými údajmi.)
Po vyplnení údajov stlačíme tlačidlo "Konverzia…". Objaví sa formulár pre výber súboru obsahujúceho dáta pre konverziu. Po stlačení tlačidla Otvoriť sa vykoná import dát.
Je potrebné mať v tabuľkovom procesore správne údaje. Skript síce kontroluje správnosť údajov a vypisuje chybové hlásenia, ale pokiaľ bude v súbore chyba, ktorú skript neobjaví (záznam je možné uložiť), tak budú naimportované chybné údaje. Konverzia sa dá púšťať opakovane, ale vždy sa budú tvoriť nové záznamy. Využitie konverzie je pri nahrávaní dát z pôvodného softwaru alebo k dopĺňaniu dát napr. zákazníkov údajmi v databankách.

Upozornenie: Nástroj (skript) pre konverziu už nevymaže pôvodné záznamy! Pokiaľ sa jedná o prvotný import dát, je vhodné predtým urobiť zálohu dát, ktorú je možné obnoviť v prípade chybného importu.

Konverzia salda faktúr vydaných

Formulár Konverzia salda faktúr vydaných umožní navedenie pohľadávok pri zákazníkoch do IS K2. V IS K2 je nutné v Správe kníh pre knihy Predaja zaviesť knihu „SA – Saldokontná kniha“. Skript vytvorí v tejto predajnej knihe voľné faktúry vydané, položka týchto faktúr je „NETOV 0 %“ (Všeobecná položka 0 % DPH - karta tovaru č. 1 štandardne dodávaná v knihe Tovar) v množstve „1“ a cene pohľadávky.

Obr.: Predajná kniha 'SA' pre navedenie salda faktúr vydaných.

Príklad: Chceme zaviesť do IS K2 pohľadávky pri zákazníkoch. K dispozícii máme nasledujúcu tabuľku excelu.

Obr.: Tabuľka excelu s pripravenými dátami pre konverziu salda faktúr vydaných

Stĺpec A	-	IČO odberateľa
Stĺpec B	-	názov odberateľa
Stĺpec C	-	dátum vystavenia faktúry
Stĺpec D	-	dátum splatnosti faktúry
Stĺpec E	-	predmet predaja
Stĺpec F	-	nedoplatená čiastka dokladu v mene
Stĺpec G	-	dátum UZP
Stĺpec H	-	dátum účtovného prípadu
Stĺpec I	-	variabilný symbol
Stĺpec AC	-	číslo dokladu v pôvodnom software
Stĺpec AD	-	pôvodná čiastka dokladu v mene
Stĺpec AE	-	mena dokladu
Stĺpec AF	-	kurz

Po spustení skriptu Konverzia otvoríme záložku Konverzia salda faktúr vydaných (najvhodnejšie je spustenie skriptu v knihe Faktúr vydaných v knihe 'SA').

Obr.: Formulár pre konverziu salda faktúr vydaných

Popis polí:

Kľúč	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho unikátnu informáciu o zákazníkovi. Na základe tohto poľa sa bude vyhľadávať v knihe Dod./Odb. zákazník, na ktorého bude vystavená faktúra. Začiarknutím príslušného poľa dávame informáciu, či sa vyhľadávanie zákazníka uskutočňuje podľa poľa IČO, Skratky alebo Skratky 2.
Var. symbol	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho variabilný symbol faktúry v pôvodnom IS.
Doplatiť	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho čiastku, ktorú zostáva doplatiť v mene dokladu.
Dátum vystavenia	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho dátum vystavenia faktúry.
Dátum splatnosti	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho dátum splatnosti faktúry.
Dátum úč. prípadu	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho dátum úč. prípadu.
Dátum UZP	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho dátum UZP.
Popis	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho popis faktúry.
Pôvodné číslo faktúry	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho číslo faktúry v pôvodnom software (údaj sa vloží do poznámky).
Pôvodná čiastka	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho čiastku v mene faktúry, na ktorú bola faktúra v pôvodnom software vystavená (údaj sa vloží do poznámky).
Mena	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho menu dokladu. Označenie meny sa musí zhodovať s označením v IS K2 (číselník Štáty). Pokiaľ excel obsahuje hodnotu, ktorá nie je v IS K2, faktúra sa uloží v mene vlastnej firmy, zadané v knihe predaja, do ktorej sa importuje a vypíše sa upozornenie.
Kurz	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho kurz dokladu.

Vyplnenie polí v spodnej časti je taktiež povinné. Aby sa uložili tiež doklady, ktoré majú pred konverziou tieto polia prázdne, musíme do formulára konverzie nadefinovať, akými hodnotami sa majú vyplniť prázdne polia.

Po vyplnení údajov stlačíme tlačidlo Konverzia salda faktúr vydaných. Objaví sa formulár pre výber súboru obsahujúceho dáta pre konverziu. Po jeho výbere a stlačení tlačidla Otvoriť sa uskutoční import faktúr vydaných.

Obr.: Kniha Faktúr vydaných – výsledok konverzie

Konverzia salda faktúr prijatých

Formulár Konverzia salda faktúr prijatých umožní navedenie záväzkov k dodávateľom do IS K2. V IS K2 je nutné v Správe kníh založiť pre knihy Nákupu knihu „SA – Saldokontná kniha“. Skript vytvorí v nákupnej knihe 'SA' voľné faktúry prijaté. Položka týchto faktúr je „NETOV 0 %“ (Všeobecná položka 0 % DPH - karta tovaru č. 1 štandardne dodávaná v knihe Tovar) v množstve „1“ a cene záväzku.

Obr.: Nákupná kniha 'SA' pre navedenie salda faktúr prijatých a 'IN' pre navedenie stavu skladov

Príklad: Chceme zaviesť do IS K2 záväzky u dodávateľov. K dispozícii máme nasledujúcu tabuľku excelu.

Obr.: Tabuľka excelu s pripravenými dátami pre konverziu salda faktúr prijatých

Stĺpec G	-	IČO odberateľa
Stĺpec H	-	názov odberateľa
Stĺpec L	-	dátum vystavenia faktúry
Stĺpec N	-	dátum splatnosti faktúry
Stĺpec Q	-	predmet predaja
Stĺpec R	-	nedoplatená čiastka
Stĺpec X	-	dátum úč. prípadu
Stĺpec Y	-	dátum UZP
Stĺpec Z	-	variabilný symbol

Po spustení skriptu Konverzia otvoríme záložku Konverzia salda faktúr prijatých (najvhodnejšie je spustenie skriptu v knihe faktúr prijatých v knihe 'SA').

Obr.: Formulár pre konverziu salda faktúr prijatých

Popis polí:

Kľúč	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho unikátnu informáciu o zákazníkovi. Na základe tohto poľa sa bude vyhľadávať v knihe Dod./Odb. dodávateľ, na ktorého bude vystavená prijatá faktúra. Začiarknutím príslušného poľa dávame informáciu, či sa vyhľadávanie dodávateľa uskutočňuje podľa poľa IČO, Skratky alebo Skratky 2.
Var. symbol	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho variabilný symbol prijatej faktúry v pôvodnom IS.
Doplatiť	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho čiastku, ktorú zostáva doplatiť.
Dátum vystavenia	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho dátum vystavenia faktúry.
Dátum splatnosti	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho dátum splatnosti faktúry.
Dátum úč. prípadu	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho dátum úč. prípadu.
Dátum UZP	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho dátum UZP.
Popis	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho popis faktúry.
Pôvodné číslo faktúry	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho číslo faktúry v pôvodnom software (údaj sa vloží do poznámky).
Pôvodná čiastka	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho čiastku, na ktorú bola vystavená faktúra v pôvodnom software (údaj sa vloží do poznámky).
Mena	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho menu dokladu. Označenie meny sa musí zhodovať s označením v IS K2 (číselník Štáty). Pokiaľ excel obsahuje hodnotu, ktorá nie je v IS K2, faktúra sa uloží v mene vlastnej firmy, zadané v knihe nákupu, do ktorej sa importuje a vypíše sa upozornenie.
Kurz	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho kurz dokladu.

Po vyplnení údajov stlačíme tlačidlo Konverzia salda faktúr prijatých. Objaví sa formulár pre výber súboru obsahujúceho dáta pre konverziu. Po jeho výbere a stlačení tlačidla Otvoriť sa uskutoční import faktúr prijatých.

Obr.: Kniha Faktúr prijatých – výsledok konverzie

Konverzia stavu skladov

Formulár Konverzia stavu skladov umožní navedenie počiatočných stavov všetkých skladov do IS K2. Navádza sa ako dispozícia, tak skladová cena jednotlivých skladových položiek. V IS K2 je nutné v Správe kníh založiť pre knihy Nákupu knihu „IN – Interná kniha“ (pozri obrázok Nákupná kniha 'SA' pre navedenie salda faktúr prijatých a 'SA' pre navedenie stavu skladov). Ďalej je potrebné zaviesť v knihe dod./odberateľov kartu pre vlastnú firmu. Na túto firmu bude vystavený doklad. Skript vytvorí v nákupnej knihe 'IN' voľnú príjemku na zadaný sklad. Navádzame toľko príjemiek, koľko máme rôznych skladov. Sklady musia byť v IS K2 už nadefinované.

Obr.: Kniha Sklady

Príklad: Chceme zaviesť do IS K2 inventúru skladu MAT. K dispozícii máme nasledujúcu tabuľku excelu.

Obr.: Tabuľka excelu s pripravenými dátami pre konverziu stavu materiálového skladu

Stĺpec A	-	skratka tovaru.
Stĺpec E	-	množstvo v základnej skladovej jednotke.
Stĺpec F	-	skladová cena za základnú skladovú jednotku.

Po spustení skriptu Konverzie otvoríme záložku Konverzia stavu skladov (najvhodnejšie je spustenie skriptu v knihe Príjemiek v knihe 'IN').

Obr.: Formulár pre konverziu stavu skladov

Popis polí:

Zákazník	Vyberieme z knihy Dod./Odb. kartu vlastnej firmy. Na túto firmu bude vystavená voľná príjemka.
Sklad	Z knihy skladov vyberieme listový sklad (NIE sumačný), na ktorý sa navádza stav.
Stredisko	Vyberieme stredisko, na ktoré má byť vystavená príjemka.
Kľúč	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho unikátnu informáciu o tovare. Na základe tohto poľa sa bude vyhľadávať v knihe Tovar karta tovaru, ktorá bude vložená do príjemky v príslušnom množstve a cene na základe nižšie uvedených informácií. Začiarknutím príslušného poľa dávame informáciu, či sa vyhľadávanie karty tovaru uskutočňuje podľa poľa Skratka alebo Skratka 2.
Množstvo	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho množstvo v základnej skladovej jednotke.
Skladová cena	Vložíme názov stĺpca z excelu obsahujúceho skladovú cenu za základnú skladovú jednotku.

Po vyplnení údajov stlačíme tlačidlo Konverzia stavu skladov. Objaví sa formulár pre výber súboru obsahujúceho dáta pre konverziu. Po jeho vybraní a stlačení tlačidla Otvoriť sa vytvorí príjemka v knihe 'IN' na zadaný sklad. Následným potvrdením príjemky (klávesovou skratkou Alt+F2) sa tovar príjme na sklad.

Obr.: Kniha Príjemiek – výsledok konverzie

Prechod systému na nový rok

Pri prechode na nový rok je nutné v IS K2 nastaviť číslovanie kníh. Tu len vymenujeme, čo všetko je nutné vykonávať a na čo sa nesmie zabudnúť.

Naplnenie číselníkov Obdobie a Periódy

V číselníku je nutné mať zadané obdobie pre príslušné roky, v ktorých majú byť vytvárané doklady. Do tejto knihy sa dostaneme zo stromového menu Základné dáta - Obdobie.

Obr.: Číselník Obdobie a dane

V príslušnom číselníku musíme mať zadané periódy pre dané roky, v ktorých majú byť vytvárané doklady (automatické vytvorenie periód na celý rok vykonávame klávesovou skratkou Ctrl+F6). Do tejto knihy sa dostaneme zo stromového menu Správca - Číselníky - Periódy.

Obr.: Číselník Periódy

Nastavenie kníh

Nastavenie číslovania kníh pre ďalšie obdobie:

V každej z nižšie uvedených kníh sa nastavuje Obdobie (od) a Obdobie do. Pokiaľ je v Období do vyplnené Neob., platí táto kniha pre všetky obdobia. Pokiaľ je obdobie vyplnené konkrétnym rokom, je potrebné nastaviť číslovanie pre ďalší rok.

Nastavenie číslovania kníh pre ďalšie obdobie vykonávame 2 spôsobmi.

Nastavenie číslovania v "jednotlivých knihách“ sa týka Kníh starého majetku v prípade, že v Obdobie do nie je vyplnené Neob...

Obr.: Nastavenie číslovania v "jednotlivých knihách"

Knihu pre ďalšie obdobie vytvoríme klávesom F6 (na knihe pre aktuálne obdobie). Do polí Obdobie od-do zadáme nový rok (napr. 2021).

Nastavenie číslovania v "Správe kníh" - pre knihy nie je potrebné vytvárať nový záznam pre každé obdobie, je možné mať nastavené iba Implicitné nastavenie. Ak máme v jednotlivých obdobiach odlišné nastavenia, pridáme záznamy pre ďalšie obdobie. Týka sa týchto kníh:

Bankové účty,
Pokladnice,
Knihy predaja,
Knihy nákupu,
Kniha dodávateľských cenníkov,
Knihy ostatných pohľadávok,
Knihy ostatných záväzkov,
Knihy skladov,
Knihy výroby,
Knihy kalkulácií,
Knihy údržby,
Knihy kvalifikácií,
Knihy marketingu,
Knihy mzdových dokladov,
Knihy servisných dokladov,
Knihy majetku,
Knihy starého majetku
Knihy pre Elektronické podania,
Knihy pre eNeschopenky,
Knihy priechodov,
Knihy dochádzky,
Knihy účtovníctva,
Knihy interných dokladov,
Knihy listovej pošty,
Knihy zásielkových služieb,
Knihy záväzkov z miezd,
Knihy projektov,
Knihy upomienok,
Knihy úrazov,
Knihy cestovných príkazov,
Knihy cenníkov.
Knihy JCD a dopravy,
Knihy zmlúv pre predaj,
Knihy zmlúv pre nákup,
Knihy ostatných zmlúv,
Kniha DPH,
Knihy Intrastatu.

Obr.: Nastavenie číslovania v "Správe kníh"

Obr.: Nastavenie knihy pre rok 2021 - Knihy predaja

Nastavenie aktuálneho obdobia užívateľa

Každý užívateľ môže vykonať výber obdobia pri konkrétnej knihe. Výber obdobia vykoná cez Nastavenie, ktoré sa objaví v spodnej pravej časti obrazovky.

Obr.: Nastavenie obdobia

Zhrnutie

Aktuálne obdobie si zvolíte Vami vybranej knihy v pravom paneli obrazovky.
Užívatelia, ktorí obstarávajú prvotné dáta – zákazky, faktúry, výdajky, bankové výpisy, pokladničné doklady atď. – si nastavia nové obdobie od 1. januára.
Účtovníci, ktorí účtujú ešte doklady starého roka, si ponechajú pôvodné obdobie.
Pokiaľ niekto obstaráva dáta do nového aj minulého obdobia, musí starostlivo dbať na správne nastavenie aktuálneho obdobia.
Všetky číslovania sú iba formálna záležitosť. Prípadný omyl nemá žiadny podstatný vplyv na chod IS K2.