Přijaté zálohy

Přijaté zálohy jsou součástí dokladů modulu Prodej. Kniha přijatých záloha se používá k vystavování záloh odběratelům a jejich evidenci.

Obr.: Otevřené menu modulu Prodej / Zpracování zakázek - Zálohy přijaté

Částka zálohy i sazba DPH se zadávají na 1. straně dokladu. Další sazby DPH lze zadat v položkách na 2. straně zálohy.

Jednotlivé zálohy je možné připojit k Zakázce, resp. ke konkrétní Zakázce lze vytvořit zálohu nebo i více záloh. Takové zálohy pak nazýváme zálohy k zakázce. Zálohy bez této vazby jsou chápány jako zálohy k zákazníkovi.

Přímo na Zakázce jsou dostupné informace o vytvořených zálohách k dané Zakázce:

• na 5. str. zakázky v záložce Přijaté zálohy.

Zálohy mohou být přepnuty do stavu Daňový doklad, což je další významná odlišnost záloh od ostatních dokladů Prodeje. Do tohoto stavu je možné přepnout potvrzenou zaplacenou daňovou zálohu a záloha v tomto stavu vstupuje do Přiznání k dani z přidané hodnoty. Daňový doklad nelze editovat, stornovat, zaplatit.

Zálohy párujeme s platbami stejně jako ostatní doklady Prodeje, tj. jako platbu chápeme připárovaný pokladní doklad nebo bankovní výpis; úhradou pak je připárovaný bankovní příkaz. Zálohy mohou vstupovat do Platebního kalendáře (je-li nastaven parametr mandanta Vytvářet položku platebního kalendáře).

Zaplacená záloha je připravena k čerpání na fakturách, které se provádí na 2. straně faktury. Ve spodní části formuláře je tabulka, v níž jsou zobrazena čerpání záloh na aktuální faktuře. Do tabulky lze klávesou Insert přidat čerpání další zálohy, kdy IS K2 nabídne nevyčerpané položky záloh, které jsou k dispozici. Nebo je možné použít tlačítka Čerpání zálohy k zakázce, Čerpání zálohy k zákazníkovi, pomocí kterých IS K2 nejen nabídne nevyčerpané položky záloh, ale navíc nabídne i částky k čerpání až do maximální možné výše.

Dokud není záloha přepnuta do stavu Daňový doklad, je čerpána jako nedaňová, bez ohledu na to, zda je na dokladu DPH vyčísleno a je zatrženo pole DPH. Při čerpání této zálohy na faktuře se záloha odečte se sazbou DPH a typem daně, zadanými v Parametrech mandanta na 2. straně v poli Sazba DPH pro odečet nedaňové zálohy a Typ daně pro odečet nedaňové zálohy.

Pokud je v Parametrech mandanta na 3. straně zatrženo pole Povolit čerpání zálohy jen ze stejné knihy, lze na faktuře čerpat jen zálohu, vystavenou ve stejné knize. V opačném případě lze na faktuře čerpat zálohu vystavenou v kterékoliv knize.

Kniha Přijaté zálohy

Obr.: Kniha Přijaté zálohy

Doklad Přijatá záloha

Základní údaje (1. strana)

První strana přijatých záloh slouží k zobrazení identifikačních a základních údajů o záloze a některých dalších informací, jako je způsob platby, datum vystavení, datum splatnosti atd.

Obr.: Přijaté zálohy - 1. strana

Popis polí:

Zakázka	Pole slouží pro uvedení čísla zakázky, ke které je přijatá záloha vytvořena. Pokud je záloha vytvořena pouze k zákazníkovi, je toto pole prázdné.
Adresy	Tlačítko pro zobrazení adresáta nebo nadřízené firmy. Bližší popis je uveden v kapitole Adresát.
Nedaňový doklad	Informace o stavu zálohy z daňového hlediska. V případě, že je přijatá záloha potvrzená a zaplacená a má zatrhnuto pole DPH je možné ji přepnout do stavu daňový doklad.
Číslo dokladu	Kniha, období a číslo přijaté zálohy.
Stav	Pole pro výběr z číselníku, které umožňuje filtrování dokladu dle vybraného stavu uživatelem.
Odběratel	Jméno obchodního partnera, které vkládáme výběrem z knihy Dod./Odb.
Sazba DPH	Sazba DPH, na kterou je záloha vystavena. Vybíráme z knihy Daně.
Brutto	Částka brutto v měně zálohy.
Netto	Částka netto v měně zálohy.
DPH	Částka DPH v měně zálohy. Pole nelze editovat.
	Pokud je záloha v cizí měně, zobrazí se pod částkami v měně zálohy také částky v měně mandanta.
Měna	Příznak určuje, že záloha je vystavena v cizí měně.
DPH	Je-li pole zatrženo, jedná se o zálohu s daní.
Výpočet DPH shora	Nastavuje cenu Brutto v položkách jako výchozí. DPH je následně počítáno koeficientem nastaveným v knize Sazby DPH a Netto jako rozdíl částek Brutto - DPH.

K zálohám je umožněno připojovat libovolné druhy a typy poznámek, případně můžeme využít Textu hlavičky či Textu patičky. Bližší popis práce s poznámkami je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - Poznámky. Dále jsou k dispozici záložky Úkoly a Aktivity. Popis práce se záložkami je popsán v kapitole Úkoly - záložka dokladu a Aktivity - záložka dokladu.

Údaje

Záložka Údaje obsahuje základní informace hlavičky dokladu.

Obr.: Údaje - Záloha přijatá (1. strana)

Popis polí:

Středisko, Kód zakázky, Prostředek, Kód zboží, Kód 1, Kód 2, Referent	Údaje, sloužící k třídění aktivit společnosti. Bližší popis je v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly.
Opravný DD	Zatržením tohoto pole označíme vystavovanou zálohu jako opravný daňový doklad.
DIČ z adresáta	Pokud je pole zatrženo a záloha je zařazena do Souhrnného hlášení, převezme se DIČ z firmy uvedené v adresátovi.
Kurz	Měna dokladu a směnný kurz pro přepočet na tuzemskou měnu. Vybírá se kurz platný k datu vystavení. Pokud je v Parametrech mandanta zatrženo Kurz na fakturách podle Data úč. případu, doplní se kurz k datu úč. případu. Po zaplacení nebo přecenění dokladu již pole nelze editovat.
Kurz podle data	Toto tlačítko dosadí kurz z kurzovního lístku platný k datu v závislosti na parametru Kurz podle data úč. případu.
Typ	Jedná se o určení, jak bude nakládáno s daní z přidané hodnoty. Výběrem z nabídkové tabulky označíme, zda se jedná o tuzemskou zálohu (TU – tuzemsko), Dovoz, Vývoz atd.
K.lístek	Otevře náhled do kurzovního lístku dané měny, pravítko nastaví na kurz platný k datu vystavení faktury.
Způsob platby	Způsob úhrady zálohy. Pozn.: Způsob platby může ovlivnit zaokrouhlení zálohy. Bližší popis viz. kapitola Zaokrouhlování záloh.
Bankovní účet	Bankovní účet „naší“ firmy, na který má být zaslána platba. Pokud je zapnut parametr mandanta Jednotné bankovní spojení na VF, dosadí se bankovní účet ze zákazníka ve vlastní firmě, jinak se dosadí bankovní účet nastavený na kartě Dod./Odb.
Specifický symbol	Specifický symbol pro platbu.
Datum úč. případu	Datum úč. případu vstupuje do účetnictví.
Párovací symbol	Párovací symbol pro účetní doklady (viz. kapitola Účetnictví – Párovací symboly).
Kontace	Volbou kontace stanovíme, jak bude doklad zaúčtován. Doplní se z Knihy prodeje.
Číslo účtu, Banka/SCB, IBAN	Číslo bankovního účtu zákazníka. Lze vybrat účet zadaný na kartě Zákazníka (nevyplňuje se automaticky) nebo zadat hodnoty ručně.
Datum UZP	Datum UZP vstupuje do Přiznání k DPH. Pokud je Datum UZP nulové, doklad do Přiznání k DPH nevstupuje.
Variabilní symbol	Pole pro variabilní symbol přijaté zálohy. Může být vytvářen automaticky podle nastavení v Knihách prodeje. Program upozorní na případnou duplicitu Variabilního symbolu.
Účet MD, D	Účty MD a D zálohy. Pole se automaticky vyplní účtem dle nastavení v Knize prodeje. Pokud pole nejsou vyplněna v knize prodeje, vyplní se účty z karty Dod./Odb..
Počet dnů splat.	Počet dnů splatnosti.
Konstantní symbol	Konstantní symbol doplněný výběrem z nabídkové tabulky.
Externí číslo	Externí číslo (60-ti znakový text).
Datum KH	Datum pro Kontrolní hlášení. Je třeba jej vyplnit pouze v případě, že je jiné než Datum UZP.
IČO	IČO zákaznika. Pokud není zadáno, platí IČO z karty odběratele.
DIČ	DIČ zákaznika. Pokud není zadáno, platí DIČ z karty odběratele.
Daňové číslo	Daňové číslo zákaznika. Pokud není zadáno, platí daňové číslo z karty odběratele.
Datum vystavení	Datum vystavení dokladu. Automaticky se aktualizuje při přepnutí do stavu dańový doklad.
Datum splatnosti	Datum splatnosti dokladu. Podle nastavení parametru mandanta Datum splatnosti odvíjet od Data úč. případu se dosazuje automaticky přičtením počtu dnů splatnosti k hodnotě v poli Datum vystavení nebo Datum úč. případu. Pokud je na kartě Dod./Odb. na záložce Platební podmínky zatržená tzv. Pohyblivá splatnost, datum splatnosti se dosazuje dle hodnot Posun měsíců a Počet dnů od začátku měsíce.
Popis	Do tohoto pole je možné ručně nebo výběrem z nabídkové tabulky vložit popis.
Vystavil	Jméno pracovníka, který doklad vystavil.
DD	Jméno pracovníka, který přepnul zálohu na daňový doklad.
Změnil	Datum a jméno pracovníka, který provedl poslední změnu dokladu.

Položky dokladů DPH

Zobrazuje položky dokladů DPH, ve kterých je záloha přijatá uvedena.

Obr.: Záloha přijatá - 1. strana s položkami dokladů DPH

Interní doklady

Zobrazuje interní doklady, ve kterých je záloha přijatá uvedena v hlavičce interního dokladu v poli Doklad.

Obr.: Záloha přijatá - 1. strana - záložka Interní doklady

Položky (2. strana)

V horní části na 2. straně dokladu lze zadat položky zálohy.

Obr.: Přijaté zálohy - 2. strana - formulář položky

Popis polí:

Sazba DPH	Sazba DPH položky zálohy. Vybíráme z číselníku Daně.
DPH	Příznak DPH, který určuje, zda se jedná o položku s DPH nebo bez DPH. Při zapnutí a vypnutí příznaku DPH v hlavičce zálohy se automaticky aktualizuje příznak DPH na všech položkách.
Typ daně	Typ daně položky zálohy. Vybíráme z číselníku Typ daně.
Brutto	Částka brutto v měně zálohy.
Netto	Částka netto v měně zálohy.
DPH	Částka DPH v měně zálohy. Pole nelze editovat.
Popis	Popis položky. Lze editovat nebo vybrat z číselníku Popis.
Účet	Účet položky.
Středisko	Výběr z číselníku Středisko.
Kód zakázky	Výběr z číselníku Kód zakázky.
Kód 1	Výběr z číselníku Kód 1.
Kód 2	Výběr z číselníku Kód 2.
Referent	Výběr z číselníku Referent.
Kód zboží	Výběr z číselníku Kód zboží.
Párovací symbol	Výběr z číselníku Párovací symbol.
Prostředek	Výběr z číselníku Prostředek.

Ve spodní části 2. strany dokladu se zobrazují faktury, na kterých byla záloha čerpána.

Obr.: Přijaté zálohy - 2. strana

Likvidace (3. strana)

Přijatá záloha obsahuje účet MD a účet D přímo v hlavičce dokladu. Oba účty je možné předvyplnit v Knihách prodeje, čímž zajistíme vyplnění účtů MD a D ve všech nově vytvořených přijatých zálohách v dané knize. Pro předvyplnění v Knihách prodeje volíme nejfrekventovanější účty pro účtování přijatých záloh. V případě, že v dané knize budeme evidovat zálohu, kterou účtujeme na jiné účty, účty můžeme změnit ihned při vytváření zálohy, popř. později hromadnou funkcí Změna kontace (menu Formulář / Hromadné akce / Změna kontace).

Stejně jako účty doplňujeme do přijaté zálohy i kontaci, kterou bude záloha účtována. Kontaci přijaté zálohy můžeme přednastavit v Knihách prodeje, předvyplněnou kontaci lze samozřejmě změnit obdobně, jak je popsáno výše u účtů MD nebo D, tj. funkcí Změna kontace (menu Formulář / Hromadné akce / Změna kontace).

Přijatá záloha, která má vyplněný účet MD, účet D a kontaci, a zároveň je potvrzena, je připravena k zaúčtování. Účtovat by se měly pouze zaplacené zálohy.

K zaúčtování se používá 3. strana dokladu. Dolní část této strany je určena pro zaúčtování dokladu.

Pozn.: Bližší popis účtování je uveden v kapitole Účetnictví – Likvidace a účtování.

Obr.: Přijaté zálohy – 3. strana

Zálohy lze účtovat hromadně. Vytvoříme si filtr potvrzených a zaplacených přijatých záloh za období, ve kterém chceme zálohy zaúčtovat (pomocí filtru "Nezaúčtováno"), záznamy označíme hvězdičkou a hromadně zaúčtujeme (klávesy Ctrl + F7).

Pokud dojde na zaúčtovaném dokladu ke změně stavu Daňový doklad, jsou vždy shozeny příznaky zaúčtování a likvidace, doklad je třeba přeúčtovat.

Zálohu přijatou ve stavu daňový doklad účtujeme takto:

částka netto	účet MD z přijaté zálohy / účet D z přijaté zálohy
částka DPH	účet MD z přijaté zálohy / 343

Nedaňovou zálohu přijatou účtujeme takto:

částka brutto

účet MD z přijaté zálohy / účet D z přijaté zálohy

Platby (6. strana)

Na 6. straně přijaté zálohy uživatel může sledovat skutečnosti související se stavem zaplacení zálohy - zda je celá nebo částečně zaplacená, datum splatnosti, prodlení, nebo informace o konkrétních platbách (ve spodním okně 6. strany). Tato strana se zobrazuje pouze v Prohlížení (ve Změně či v Novém dokladu přístupná není).

Při zaplacení přijaté zálohy se automaticky na dokladu změní Datum úč.případu a Datum UZP dle Data vystavení platby. Pokud je v Knize prodeje zatrhnuto pole Po zaplacení přepínat zálohu na daňový doklad, při celkovém zaplacení přijaté zálohy se automaticky nastaví stav Daňový doklad.

Pokud je záloha ve stavu Daňový doklad, nelze k dokladu připárovat další platbu ani odpárovat stávající.

Pokud budeme na pokladní doklad nebo bankovní výpis vkládat ručně zálohu, která má odlišný kurz než platba, a jedná se o první platbu na záloze, zobrazí se dotaz: "Chcete změnit kurz zálohy podle kurzu dokladu?". Po odsouhlasení se automaticky změní kurz na záloze podle kurzu pokladního dokladu nebo bankovního výpisu.

Obr.: Přijaté zálohy – 6. strana

Popis polí:

Celkem zaplaceno	Celková částka, která již byla zaplacena.
Zaplaceno archivem	Částka zaplacená doklady, které již byly přesunuty do archivu.
Zbývá zaplatit	Částka, která ještě zbývá zaplatit.
Přepočet	Tlačítko Přepočet provede přepočet plateb k faktuře. Pro spuštění přepočtu je také možné použít klávesy Ctrl + F3 na 6.str. zálohy. Pokud se vedle tlačítka zobrazuje vykřičník, nejsou platby na 6. straně správně napočteny - je třeba spustit přepočet plateb.
Datum splatnosti	Datum splatnosti.
Počet dnů splatnosti	Počet dnů splatnosti.
Celkem kurz. rozd.	Celkový kurzový rozdíl.
Datum zaplacení	Skutečné datum zaplacení přijaté zálohy.
Plánované datum zaplacení	Automaticky se doplňuje datum splatnosti zohledněné o prodlení z karty zákazníka k datu vystavení dokladu. Je možné jej změnit.
Předpokládané datum platby	Datum splatnosti zohledněné o aktuální prodlení. Nelze jej měnit.
Priorita	K nastavení prioroty pro platbu.
Stav platby	Stav platby, kterým je možné platbu pozastavit nebo úplně zablokovat. Může nabývat hodnot Povoleno, Pozastaveno, Blokováno. Doklady se stavem platby Pozastaveno nebo Blokováno nelze vložit na bankovní příkaz.
Nezahrnovat do Řízení financí	Pokud je volba zatržena, doklad se nezobrazí v modulu Řízení financí.

Na dokladech v cizí měně se kromě částek v měně zálohy zobrazují také částky v měně mandanta.

Spodní část 6. strany je rozdělena do 3 záložek:

• Platby,
• Plány plateb,
• Upomínky.

V záložce Platby se zobrazují jednotlivé platby zálohy. Po stisknutí klávesy Enter v Prohlížení na konkrétní platbě se zobrazí 2. strana bankovního výpisu, pokladního dokladu, interního dokladu příp. bankovního příkazu, kterým byla platba provedena. V bankovním výpisu (pokladním dokladu, bankovním příkazu, interním dokladu) se nastaví pravítko na položku, která odpovídá platbě zálohy.

V záložce Plány plateb můžeme ve stavu Změna (zapneme jej přímo na 6. straně) pomocí klávesy Insert vložit položky, které budou označovat plánované platby. U každého plánu si stanovíme datum, měnu a částku, kterou budeme chtít v budoucnu zaplatit. Vytořené plány se budou zobrazovat v knize Řízení financí. Na záložce je možné také změnit plánované datum platby. Pokud má uživatel nastavené právo Finance/Řízení financí/Změna plánovaných plateb na dokladu v blokovaném období, může měnit údaje i na dokladech, které jsou v blokovaném období.

V záložce Upomínky se zobrazují jednotlivé upomínky vystavené na zálohu. Pomocí kláves Ctrl+Enter se přepneme do Knihy upomínek s pravítkem nastaveným na konkrétní upomínce.

Dokumenty (9. strana)

Na 9. stranu přijatých záloh je možné vkládat dokumenty a přiřazovat odkazy na doklady v rámci IS K2. Bližší popis práce s dokumenty a doklady je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 – 9. strana.

Funkce menu modulu Přijaté zálohy Formulář - Hromadné akce

Hromadné akce lze spustit nad záznamy označenými hvězdičkou nebo nad záznamy v kontejneru.

Obr.: Funkce menu modulu Přijaté zálohy

Popis akcí:

Nastavit stav daňový doklad	Funkce na zaplacených zálohách se zatrženým příznakem DPH nastaví stav daňový doklad.
Zrušit stav daňový doklad	Funkce na zálohách, které nejsou čerpané, zruší stav daňový doklad.
Přepočet plateb	Funkce pro hromadný přepočet plateb přijatých záloh.
Platba pokladnou	Provede automatické zaplacení záloh pokladnou. Bližší popis v kap. Platby Faktury - Automatická platba pokladnou a interním dokladem.
Platba interním dokladem	Provede automatické zaplacení záloh interním dokladem. Bližší popis v kap. Platby Faktury - Automatická platba pokladnou a interním dokladem.
Přecenění k rozvahovému dni	Provede přecenění faktur k rozvahovému dni interním dokladem. Bližší popis je v části Účetnictví - Přecenění k rozvahovému dni.
Storno přecenění k rozvahovému dni	Provede storno přecenění k rozvahovému dni. Bližší popis je v části Účetnictví - Přecenění k rozvahovému dni.
Změna typu daně	Funkce pro hromadnou změnu typu daně na nepotvrzených dokladech. Změna se projeví v hlavičce dokladu a na položkách, na kterých byl stejný typ daně jako v hlavičce.

Funkce nad Přijatými zálohami

Popis funkcí:

Alt+F3	Přepnutí zálohy do stavu Daňový doklad. Do tohoto stavu lze přepnout zálohu, která má zatrhnuto pole DPH, je potvrzená a zaplacená a dosud nebyla čerpána na faktuře.
Ctrl+F3	V Prohlížení zruší stav Daňový doklad. Tento stav lze zrušit, pouze pokud záloha nebyla čerpána na faktuře.
Shift+F2	Vyvolá formulář pro změnu data UZP (v knize a na 1. straně v Prohlížení). Spustitelné jen nad opravnými daňovými doklady. Automatická platba pokladnou. Tuto funkci je možné spustit pouze v Prohlížení na 6. straně Přijaté zálohy.
Shift+F3	Automatická platba interním dokladem. Tuto funkci je možné spustit pouze v Prohlížení na 6. straně Přijaté zálohy.
Shift+F4	Hromadné vytváření dokladů - opakovaných přijatých záloh.
Shift+F5	Na 0. straně vyvolá formulář pro vytváření upomínek.
Alt+Shift+F3	Na 0. straně v Prohlížení vyvolá funkci, která zpracuje částečně zaplacenou nebo přeplacenou zálohu - sníží nebo zvýší částku zálohy dle platby nebo rozdělí zálohu na dvě. Bližší popis této funkce je uveden v kapitole Částečně zaplacená / přeplacená záloha.
Ctrl+Alt+F5	Funkce umožňuje vybrat Stav dokladu.

Vytváření opakovaných přijatých záloh

Funkce je určena pro automatické vytváření dokladů "kopírováním" aktuálního dokladu, kdy nové doklady se od aktuálního liší pouze v datumech. Má využití např. pro vytvoření předpisu pravidelných záloh.

Po spuštění funkce (Shift+F4) se zobrazí vstupní formulář funkce:

Obr.: Formulář funkce Vytvoření přijatých záloh

Ve vstupním formuláři:

• zadáme frekvenci opakování - označíme volbu Denní, Týdenní, Měsíční, Čtvrtletní nebo Roční,
• zatrhneme a zadáme Datum do (datum úč. případu, do kterého se mají doklady vytvořit) nebo zatrhneme a zadáme Počet nových dokladů,
• můžeme zatrhnout Potvrdit doklady.

Po stisknutí tlačítka OK se vytvoří nové doklady, které budou mít Datum úč. případu nastaveno dle zvolené frekvence opakování, Datum splatnosti se nastaví dle počtu dnů splatnosti na výchozím dokladu.

Zaokrouhlování záloh

Při vytváření Zálohy přijaté v tuzemské měně ze Zakázky, je možné nastavit zaokrouhlení Brutta závislé na vyplněném Způsobu platby. Zaokrouhlení se nastavuje v číselníku Způsob platby. Do pole Konstanta se zadává hodnota, která má být k zaokrouhlovanému číslu před samotným zaokrouhlením přičtena či odečtena (umožní zaokrouhlení nahoru nebo dolů). Do pole Řád se zadává hodnota, na kterou má být zaokrouhleno.

Obr.: Formulář Nastavení zaokrouhlení ke způsobu platby

Při nastavení zaokrouhlení podle obrázku bude dosaženo zaokrouhlení Brutta na celé jednotky. Netto a DPH se zaokrouhlí podle Parametrů mandanta.

Pokud není nastaveno zaokrouhlení ve Způsobu platby, Brutto, Netto i DPH tuzemské zálohy se zaokrouhlí dle Parametrů mandanta.

Brutto zálohy v cizí měně (je zatržena volba Měna) se zaokrouhluje v závislosti na nastavení zaokrouhlení zadané Měny. Netto a DPH zálohy v cizí měně se nezaokrouhlují.

Zaokrouhlení se provede při vystavení zálohy přijaté nebo při změně Způsobu platby. Rozdíl zaokrouhlení se rozpustí do první položky.

Metodiky k Přijatým zálohám

Postup při přijetí zálohy od odběratele

Představíme si práci s přijatou zálohou krok za krokem v rámci obchodního případu.

Výzva k platbě

Na základě smlouvy vystavujeme odběrateli výzvu k platbě, kde zákazníkovi specifikujeme částku, kterou požadujeme uhradit. V IS K2 vytvoříme Přijatou zálohu.

Je-li k dané smlouvě vytvořena i zakázka, pak vytvoříme přijatou zálohu přímo k dané zakázce. Postupujeme tak, že vyhledáme příslušnou zakázku, přepneme se na 2. stranu a stiskneme tlačítko Nová záloha k zakázce. Vytvoří se nová přijatá záloha s předvyplněnými údaji ze zakázky, částka zálohy bude celková částka zálohy snížená o doposud vystavené zálohy k dané zakázce. Tlačítka na 2. straně zakázky jsou přístupná ve Změně i v Prohlížení. K potvrzené zakázce nelze vytvořit novou zálohu.

Obr.: Zakázka - 2. strana

Obr.: Předvyplněná záloha

Nebo můžeme na 2. straně zakázky použít tlačítko Nová záloha k zakázce %, které nám usnadní výpočet částky zálohy. Např. ve smlouvě je stanoveno, že odběratel uhradí předem 60 % částky zakázky. Vytvoříme tedy zálohu přímo v zakázce tlačítkem Nová záloha k zakázce % a v zobrazeném formuláři zadáme "60". Na formuláři uvidíme vypočtenou částku budoucí zálohy. Po stisknutí tlačítka OK se vytvoří nová přijatá záloha s předvyplněnými údaji ze zakázky a s částkou, která se rovná 60 % částky zakázky.

Obr.: Zadání procenta částky zakázky

Nová přijatá záloha vytvořená výše popsanými tlačítky zůstává ve Změně, dokud nevyplníme veškeré potřebné údaje a následně neuložíme klávesou F2 a nepotvrdíme. Takto vytvořená přijatá záloha bude také spárována s danou zakázkou.

V případech, kdy požadujeme zaplatit nějakou částku předem, ale nejsme schopni přesně specifikovat zakázku, ke které by se záloha vázala, vytváříme výzvu k platbě přímo v knize Přijaté zálohy. V knize vytvoříme nový doklad klávesou Ins a doplněním potřebných údajů. Doklad následně uložíme klávesou F2 a potvrdíme. Takto vytvořená přijatá záloha je volná, resp. záloha k zákazníkovi. Je ale ponechána možnost dodatečně ji spárovat s konkrétní zakázkou (ve Změně přijaté zálohy doplníme knihu, období a číslo zakázky). Další možností jak spárovat volnou zálohu k zakázce je pomocí kombinace kláves Alt+F5. Tato funkce slouží pro vázání podřízeného dokladu s nadřízeným a je přístupná na všech stranách dokladu. Pomocí Alt+F5 vyvoláme nabídkovou tabulku obsahující seznam zakázek a patřičný doklad zvolíme klávesou Enter.

K tisku výzvy k platbě je připravena sestava Přijatá záloha.

Obr.: Vytištěná výzva k platbě

Na 2. straně zakázky se v hlavičce a také vedle částky "Zbývá dočerpat ze záloh k zakázce" zobrazuje vykřičník, a to v případě, pokud existuje nezaplacená nebo částečně zaplacená záloha k zakázce. Pokud existuje nezaplacená nebo částečně zaplacená záloha k zákazníkovi, vykřičník se zobrazí vedle částky "Zbývá dočerpat ze záloh k zákazníkovi".

Obr.: Zakázka - existence nezaplacené zálohy

Pro vyhledávání záloh, které nejsou zaplacené, slouží filtry Nezaplacené zálohy - pro jednoho odběratele a Nezaplacené zálohy - pro všechny odběratele. U obou filtrů si zvolíme rozmezí, v jakém se bude brát v úvahu Datum účetního případu na dokladech, a dále si můžeme zvolit knihy, ze kterých se budou doklady vybírat.

Přijatá úplata (přijetí peněz)

Platbu hotově zadáváme v IS K2 jako pokladní doklad. Pokud přímo při vytváření výzvy k úhradě (viz. kapitola Výzva k úhradě) potřebujeme ihned provést zaplacení v hotovosti, použijeme funkci automatické platby na 6. straně přijaté zálohy. Funkci spustíme klávesami Shift + F2, v zobrazeném formuláři vybereme pokladnu, nastavíme datum platby, zadáme výši částky '100 %' a zatrhneme pole Částka – zbývá doplatit. Funkce automaticky vytvoří pokladní doklad na částku rovnající se částce zálohy a tento pokladní doklad spáruje se zálohou.

Pokud platba v hotovosti časově předcházela vytvoření výzvy k úhradě v knize Přijaté zálohy, pak máme existující pokladní doklad na přijatou částku (pokladní doklad musí mít typ 'PZ – přijatá záloha'). Párování platby na zálohu provedeme editací příslušného pokladního dokladu, kdy zadáme knihu, období a číslo nově vytvořené přijaté zálohy.

Bude-li platba zálohy probíhat bankovním převodem, pak zaplacení výzvy k úhradě proběhne spárováním příslušné položky bankovního výpisu s přijatou zálohou. Při automatickém párování (klávesami Ctrl + F3 nad bankovním výpisem ve Změně) dochází k automatickému výběru zálohy podle variabilního symbolu zadaného v položce bankovního výpisu, popř. současně i podle částky Doplatit. Jakmile je nalezena odpovídající přijatá záloha, položka bankovního výpisu automaticky změní typ na 'PZ – přijatá záloha' a do položky bankovního výpisu se doplní číslo přijaté zálohy. Tímto se platba připáruje k přijaté záloze.

Podobně můžeme provést párování ručně, tj. ve Změně bankovního výpisu změníme typ položky na 'PZ – přijatá záloha' a vybereme konkrétní přijatou zálohu.

Při uložení pokladního dokladu nebo bankovního výpisu, který je připárován k přijaté záloze, dochází za podmínek, že bude platbou záloha zcela zaplacena a v knihách prodeje je zatrženo pole Po zaplacení přepínat zálohu na daňový doklad, ke spuštění funkce pro přepnutí přijaté zálohy do stavu Daňový doklad. Při uložení platby zálohy je také automaticky změněno datum uskutečnění zálohy podle data zaplacení.

Každá platba zálohy navyšuje částku, kterou je možné čerpat na fakturách (pole Zbývá dočerpat na přijaté záloze).

Pro vyhledávání záloh, které jsou zcela zaplacené, slouží filtry Zaplacené zálohy - pro jednoho dodavatele a Zaplacené zálohy - pro všechny dodavatele. U obou filtrů si zvolíme rozmezí, v jakém se bude brát v úvahu Datum účetního případu na dokladech, a dále si můžeme zvolit knihy, ze kterých se budou doklady brát.

Pro vyhledávání záloh, které jsou zcela zaplacené, mají zatržený příznak DPH a nejsou přepnuty do stavu "daňový doklad" slouží filtr Zálohy nepřepnuté na DD. Ve filtru si můžeme zvolit rozmezí, v jakém se bude brát v úvahu Datum účetního případu na dokladech.

Platby záloh v cizích měnách

Měna zálohy a platby je stejná

Postup platby zálohy v měně mandanta se nijak neliší od popisu v kapitole Přijatá úplata.

Na formuláři Automatické placení je zatržítko Nastavit kurz zálohy podle platby. Pokud budeme platit zálohu, která má jiný kurz než platba a zatržítko Nastavit kurz zálohy podle platby:

• bude zatržené - kurz zálohy se přepíše dle kurzu platby,
• nebude zatržené - kurz zálohy se nezmění, při platbě vznikne kurzový rozdíl.

Při platbě zálohy v cizí měně, pokud se kurz zálohy liší od kurzu platby na pokladním dokladu a bankovním výpise, můžou nastat tyto případy:

• Při ručním výběru zálohy na pokladním dokladu nebo bankovním výpise se zobrazí hláška: "Chcete změnit kurz zálohy podle kurzu dokladu?". Po odsouhlasení se automaticky změní kurz na záloze podle kurzu platby. Pokud zvolíme "Ne", při platbě vznikne kurzový rozdíl.
• Automatické párování - na formuláři "Automatické párování" bankovního výpisu na bankovní příkaz je nové zatrhávací pole "kurz zálohy podle kurzu platby". Pokud pole zatrhneme, při párování se kurz na záloze změní podle kurzu na bankovním výpise. Pokud pole zatržené nebude, při platbě vznikne kurzový rozdíl.
• Při párování homebankingem pomocí skirptu HB - bankovní výpis se kurz zálohy automaticky přepíše podle kurzu platby.

Záloha je v měně mandanta a platba v cizí měně

• Při ručním napárování zálohy, při změně částky nebo kurzu platby se zobrazí hláška: "Chcete změnit částku na záloze podle částky platby?" Po výběru "Ano" zůstane záloha v měně mandanta a brutto zálohy se dopočte podle výše platby (tj. částka platby v měně * kurz platby), dopočte se Netto a DPH zálohy. Jestliže zvolíme "Ne", platba se napáruje, ale údaje na záloze se nezmění.
• Automatické párování - pokud je zatržené pole "kurz zálohy podle kurzu platby", zůstane záloha v základní měně a brutto zálohy se dopočte podle výše platby (tj. částka platby v měně * kurz platby), dopočte se Netto a DPH zálohy. Pokud pole nebude zatržené, platba se napáruje, ale údaje na záloze se nezmění.

Záloha je v cizí měně a platba je v jiné měně

Napárováním platby na zálohu se údaje na dokladech nemění. V tomto případě při automatickém párování nefunguje zatržítko Nastavit kurz zálohy podle platby a je nutné kurz v záloze ručně opravit (zálohu z položky platby odpárovat, změnit kurz na záloze a znovu napárovat na platbu). Při platbě zálohy nemá vznikat kurzový rozdíl.

Čerpání přijaté zálohy na faktuře vydané

Od zákazníka jsme obdrželi určitou částku jako zálohu. Zakázku zrealizujeme a vyfakturujeme. Výsledný daňový doklad bude obsahovat odečet již zaplacené částky.

Může dojít k těmto různým situacím:

• přijatá záloha je rovna fakturované částce za kompletní zakázku,
• přijatá záloha je vyšší než fakturovaná částka za kompletní zakázku,
• a přijatá záloha je nižší než fakturovaná částka za kompletní zakázku.

V IS K2 řešíme vyúčtování zálohy tzv. čerpáním zálohy na faktuře. Čerpání zálohy sníží celkovou částku faktury o čerpanou částku ze zálohy, upraví se tak daňová rekapitulace a zajistí se správné hodnoty v Přiznání k DPH, avšak za předpokladu, že v přijaté záloze byla správně vyplněna sazba daně a typ daně.

Postupujeme tak, že nejprve vyhledáme fakturu vydanou. Pro rychlejší orientaci, zda k dané faktuře existuje záloha k čerpání se v hlavičce faktury na 1. a 2. str. zobrazují bitmapy, které informují o existenci zaplacených nevyčerpaných záloh:

• informuje uživatele o existenci zaplacené nevyčerpané zálohy k zakázce,
• informuje uživatele o existenci zaplacené nevyčerpané zálohy k zákazníkovi.

Vybranou fakturu vydanou přepneme do Změny. Na 2. straně pak buď použijeme tlačítko Čerpání zálohy k zakázce, nebo Čerpání zálohy k zákazníkovi. Rozdíl mezi tlačítky je v tom, že Čerpání zálohy k zakázce používáme u vázané faktury vydané (má nadřízený doklad zakázku) a po stisknutí tlačítka budou nabídnuty zálohy ke stejné zakázce. U multidokladových faktur se zobrazí všechny zálohy ke všem zakázkám na faktuře. Čerpání zálohy k zákazníkovi používáme u volné faktury (nemá nadřízený doklad zakázku) a po stisknutí tlačítka se nabídnou zálohy k zákazníkovi z faktury. V obou případech se nabídnou i částky záloh k čerpání až do maximální výše.

Obr.: Faktura vydaná – 2. strana - tlačítka pro čerpání zálohy

V zobrazeném seznamu záloh jsou zálohy vybrané k čerpání označeny černým čtverečkem ve sloupci V a je u nich specifikována částka čerpání (sloupec Čerpat brutto). Uživatel může změnit čerpané částky, zrušit označení zálohy nebo označit jiné zálohy mezerníkem. Jakmile je pak výběr záloh a čerpaných částek proveden, čerpání se přidá na fakturu pomocí tlačítka Uložit čerpání nebo klávesami Ctrl + Enter.

Obr.: Zadání částky čerpání

V případě, že je částka přijaté zálohy rovna celkové fakturované částce, pak výsledná částka faktury po čerpání zálohy bude nula.

Obr.: Čerpání zálohy ve stejné výši jako je částka faktury

V případě, že je částka přijaté zálohy nižší než fakturovaná částka, pak můžeme na faktuře čerpat celou zálohu, resp. IS K2 při označení takové zálohy k čerpání nabídne celou částku faktury, ale pak už záleží na konkrétní situaci a to, zda uživatel čerpanou částku ponechá v této výši nebo ji sníží a nevyčerpá tak celou zálohu.

Po uložení čerpání zůstává na faktuře určitá částka k doplacení.

Obr.: Čerpání zálohy na nižší částku než je hodnota faktury

Seznam čerpaných záloh na faktuře lze jednoduše měnit:

• klávesou Insert přidávat další čerpaní zálohy,
• klávesou Delete mazat čerpání zálohy,
• nebo měnit čerpanou částku přímo ve sloupci Čerpáno brutto M. po stisknutí klávesy Enter (změněnou částku pak potvrdíme opětovným stisknutím klávesy Enter).

V seznamu čerpaných zálohy se lze také jednoduše přepnout a na konkrétní zálohu a to pomoci klávesy Enter popř. pomocí "dvojkliku" myší.

Na faktuře lze zadávat také částku čerpání ve sloupci Čerpat netto. Uživatel zadá libovolnou částku Netto, podle keoficientu DPH (a podle křížku DPH a podle označení Daňový doklad) se spočítá částka Brutto. Z této částky Brutto se vypočítá DPH, které se zaokrouhlí podle parametrů mandanta. Vypočítané DPH se přičte k uživatelem zadanému Netto a součet se použije jako "Čerpat brutto". Výsledkem je, že v Netto je to, co uživatelel zadal a DPH je zaokrouhlené. Částku Netto lze zadat pouze v případě, že není "Výpočet DPH shora".

Na faktuře lze čerpat zálohy zaplacené v různých měnách. Pokud je měna faktury jiná než měna čerpané zálohy, částka čerpání se přepočte dle měny faktury. Kurz čerpání (tj. kurz měny faktury) se dosadí z kurzovního lístku dle data uskutečnění zálohy. Pokud kurzovní lístek není pravidelně aktualizován a kurz k danému datu v něm není uveden, je třeba upravit kurz čerpání ručně na 2. straně faktury ve spodní části formuláře ve sloupci Kurz zál. v měně F.

Pro vyhledávání faktur, na kterých již byla čerpaná záloha, slouží filtry Faktury s uplatněnou zálohou - pro jednoho dodavatele (v K2 jej najdeme pod názvem Uplatněné zálohy-pro1 dod.) a Faktury s uplatněnou zálohou - pro všechny dodavatele (v K2 jej najdeme pod názvem Uplatněné zálohy-pro všechny dod.) . U obou filtrů si zvolíme rozmezí, v jakém se bude brát v úvahu Datum účetního případu na dokladech, a dále si můžeme zvolit knihy, ze kterých se budou doklady filtrovat.

Příklad přijaté nedaňové zálohy

Příklad: Odběratel zaplatí hotově zálohu na dodání zboží ve výši 2 000,- Kč. Zboží bude expedováno následující den.

Vytvoříme přijatou zálohu na daného odběratele ve výši 2 000,- Kč. Jako typ daně uvedeme 'N' (Nezařadit do přiznání) a sazbu daně vybereme 'N' nebo 'NN' (nulová sazba DPH). Přijatá záloha nebude mít zatrženo pole DPH.

Obr.: Nedaňová záloha s typem daně "N"

Přijatou zálohu uložíme, potvrdíme a na 6. straně provedeme platbu pokladnou klávesami Shift + F2. (Po zaplacení se přijatá záloha nepřepne do stavu daňový doklad, protože nemá zatrženo pole DPH.)

Po expedici zboží vystavíme fakturu a podobně jako v předchozím případě budeme čerpat zaplacenou zálohu. Na 2. straně faktury klikneme myší do dolní tabulky a stiskneme klávesu Insert. Zobrazí se seznam záloh, které je možné na faktuře čerpat. Stisknutím Mezerníku označíme nedaňovou zálohu na částku 2 000,- Kč. Ve sloupci Čerpat se automaticky zobrazí částka k čerpání 2 000,- Kč.

Obr.: Výběr zálohy k čerpání na faktuře

Stisknutím tlačítka Uložit čerpání nebo kombinací kláves Ctrl + Enter uložíme čerpání zálohy do faktury, přičemž faktura zůstává stále ve Změně. Celková částka faktury se snížila o čerpanou zálohu.

V daňové rekapitulaci se čerpání zálohy projevilo jako čerpání nedaňové zálohy, tj. DPH se z faktury bude odvádět z celkové hodnoty zboží, tj. bez ohledu na výši platby předem, protože z ní se DPH neodvádělo.

Obr.: Daňová rekapitulace faktury po čerpání nedaňové zálohy

Fakturu uložíme, potvrdíme, vytiskneme a zašleme odběrateli.

Zaúčtování přijaté zálohy

Přijatá záloha obsahuje účet MD a účet D přímo v hlavičce dokladu. Oba účty je možné předvyplnit v Knihách prodeje, čímž zajistíme vyplnění účtů MD a D ve všech nově vytvořených přijatých zálohách v dané knize. Pro předvyplnění v Knihách prodeje volíme nejfrekventovanější účty pro účtování přijatých záloh. V případě, že v dané knize budeme evidovat zálohu, kterou účtujeme na jiné účty, účty můžeme změnit ihned při vytváření zálohy, popř. později hromadnou funkcí Změna kontace (menu Formulář / Hromadné akce / Změna kontace).

Stejně jako účty doplňujeme do přijaté zálohy i kontaci, kterou bude záloha účtována. Kontaci přijaté zálohy můžeme přednastavit v Knihách prodeje, předvyplněnou kontaci lze samozřejmě změnit obdobně, jak je popsáno výše u účtů MD nebo D, tj. funkcí Změna kontace (menu Formulář / Hromadné akce / Změna kontace).

Přijatá záloha, která má vyplněný účet MD, účet D a kontaci, a zároveň je potvrzena, je připravena k zaúčtování.

Přijatá záloha se účtuje vždy až po zaplacení. Vytvoříme si tedy filtr zaplacených přijatých záloh za období, ve kterém chceme zálohy zaúčtovat, a hromadně zaúčtujeme standardním způsobem (klávesy Ctrl + F7 nad vybranými zálohami).

Pokud dojde na zaúčtovaném dokladu ke změně stavu daňový doklad, jsou vždy shozeny příznaky zaúčtování a likvidace.

Standardně účtujeme daňovou zálohu přijatou takto:

částka netto	účet MD z přijaté zálohy / účet D z přijaté zálohy	100 000 Kč
částka DPH	účet MD z přijaté zálohy / 343	20 000 Kč

Standardně účtujeme nedaňovou zálohu přijatou takto:

částka brutto

účet MD z přijaté zálohy / účet D z přijaté zálohy

120 000 Kč

Standardně účtujeme vydanou fakturu s čerpáním daňové zálohy takto:

částka netto - plnění	účet z faktury vydané / účet výnosový	200 000 Kč
částka netto čerpání zálohy	účet D z přijaté zálohy / účet z faktury vydané	100 000 Kč
částka DPH	účet z vydané faktury / 343	20 000 Kč

Částečně zaplacená/přeplacená záloha

Záloha, která je pouze částečně zaplacená nebo naopak přeplacená, je v podstatě chybový stav. Taková záloha by neměla být zaúčtována, protože není zcela zaplacena; přesto však byly přijaty/zaplaceny peníze, takže účtovat je potřeba. Dále takovou zálohu nemůžeme přepnout do stavu Daňový doklad, a proto nevstoupí do Přiznání k dani z přidané hodnoty. Z uvedeného tedy vyplývá, že musíme tento chybný stav zálohy vyřešit. V IS K2 je pro to připravena funkce.

Kontrolu provádíme nejlépe každý měsíc před uzavřením dokladů pro přiznání k DPH nebo před účetní závěrkou. Spustíme si nejprve filtr záloh, které byly v kontrolovaném období placeny, ale nejsou zcela zaplaceny. Filtr se jmenuje Nedoplacené/přeplacené zálohy.

Obr.:Seznam přednastavených filtrů

Obr.: Formulář filtru Nedoplacených/přeplacených záloh

Pro každou zálohu z filtru spustíme funkci Řešení nekorektního stavu zaplacenosti. Tuto funkci lze spustit kombinací kláves Alt+Shift+F3. Zobrazí se formulář s možnostmi volby:

• Rozdělit zálohu na dvě (pole přístupné pouze u nedoplacené zálohy),
• Snížit částku zálohy podle platby (pole přístupné pouze u nedoplacené zálohy),
• Zvýšit částku zálohy podle platby (pole přístupné pouze u přeplacené zálohy) a
• Nastavit jako daňový doklad.

Obr. Formulář funkce Řešení nekorektního stavu zaplacenosti

V případě nedoplacené zálohy vybíráme první nebo druhou možnost. V případě, že bude záloha doplacena později, zvolíme první možnost (rozdělit zálohu na dvě). Dojde tedy k tomu, že částka zálohy bude snížena podle výše platby a záloha se tak stává zcela zaplacenou. Na zbývající částku zálohy bude vytvořena ve stejné knize jako původní záloha nová záloha.

Pokud neočekáváme další platbu předem, zvolíme druhou možnost a dojde pouze ke snížení částky zálohy podle výše platby; záloha se stává zcela zaplacenou.

V případě přeplacené zálohy volíme možnost třetí (zvýšení částky zálohy dle platby), která zajistí navýšení částky zálohy podle výše platby a záloha tak bude zcela zaplacená.

Zatrhneme-li současně i pole Nastavit jako daňový doklad, pak se po snížení/zvýšení částky zálohy, kdy se záloha stane zaplacenou, záloha přepne do stavu Daňový doklad.

Opravné daňové doklady k zálohám

Opravný daňový doklad můžeme vytvořit k záloze, která je zaplacena a není dočerpána. K původní záloze se vytvoří nová záloha (opravný daňový doklad) se zápornou hodnotou ve výši dobropisované částky. Pokud má záloha více položek, lze vytvořit opravný daňový doklad k položkám, které nejsou dočerpané.

Funkce Opravné daňové doklady (FA_DOB.PAS) se spouští nad konkrétní zálohou. Je zařazena v rámci nabídky všech standardních skriptů a sestav pod klíčovým slovem Opravné daňové doklady. Dále je tato funkce zařazena ve stromovém menu v části Finance – Funkce.

Příklad: Je vytvořena zakázka na dodání zboží v hodnotě 100.000,- Kč vč. DPH. Na tuto zakázku byla přijata záloha ve výši 30 %, tj. 30.000,- Kč. Zakázka nakonec nebyla realizována, k přijaté záloze je třeba vystavit opravný daňový doklad.

Nad zálohou, ke které chceme vystavit opravný daňový doklad, spustíme funkci Opravné daňové doklady. Zobrazí se vstupní formulář funkce.

Ve vstupním formuláři označíme hvězdičkou zálohu a pomocí šipek přesuneme zálohu do spodní části. Automaticky se přednastaví částka, která zbývá na záloze dočerpat. Částku lze editovat.

Do pole Důvod opravy zapíšeme důvod opravy.

Obr.: Formulář Opravné daňové doklady s dobropisovanou zálohou

Po odsouhlasení formuláře je vytvořena záloha se zatrženým polem Opravný DD, která má částku -30.000,- Kč a na 9. straně odkaz na původní zálohu. Stejně i původní záloha má na 9. straně vložen odkaz na opravný daňový doklad.

Po zaplacení na záloze vytiskneme sestavu Přijatá záloha.

Poté spustíme funkci Vzájemné čerpání zálohy a opravného daňového dokladu. Funkce se spouští nad potvrzenou zaplacenou zálohou - Opravným daňovým dokladem. K vzájemnému čerpání může dojít pouze za podmínek, že původní záloha a záloha - ODD mají:

• stejnou měnu,
• stejný kurz,
• stejný stav (daňový doklad nebo nedaňové)
• stejnou sazbu daně na položkách,
• částka na záloze - ODD není větší než zbývá dočerpat na původní záloze.

Pokud budou splněny všechny podmínky pro čerpání, dojde k vzájemnému čerpání zálohy a zálohy - ODD. Na obou dokladech se na 2.str. zobrazí čerpaná záloha a dojde k přepočtu hodnot zbývá dočerpat. Funkci je možné spustit také hromadně nad ohvězdičkovanými zálohami ODD nebo nad kontejnerem záloh ODD. Informace o vzájemném čerpání záloh a záloh ODD se ukládá do logu ADV_MutualDeduction_LOG.txt do uživatelského adresáře.

Pro zrušení vzájemného čerpání zálohy a zálohy - ODD můžeme použít funkci Zrušení vzájemného čerpání zálohy a opravného daňového dokladu.

V případě, že nedojde k zaplacení zálohy - opravného daňového dokladu a doklad chceme stornovat, použijeme skript Storno zálohy - ODD. Původní záloha se pak opět nabízí k čerpání.

Opravné daňové doklady k přeceněným zálohám

Příklad: Zákazník z EU zaplatil 30.11.2012 zálohu na dodávku zboží ve výši 1.000 EUR ( kurz 25,26 Kč). K 31.12.2012 byla záloha přeceněna kurzem 25,14 Kč / 1 EUR. Dodávka zboží nebyla realizována. 10.1.2013 jsme zákazníkovi vrátili zálohu v plné výši, kurz platby byl 25,63 Kč / 1 EUR.

V IS K2 máme zálohu z r. 2012, která byla k 31.12.2012 přeceněna.

Obr.: Přijatá záloha - 1. strana

Obr.: Přijatá záloha - 6. strana

Pomocí skriptu Opravné daňové doklady vytvoříme novou zálohu s částkou -1.000 EUR, kurz 25,26 Kč / 1 EUR (kurz je shodný s prvním kurzem zálohy, ke které vytváříme ODD). Zálohu zaplatíme, kurz platby je 25,63 Kč / 1 EUR. Po zaplacení se kurz zálohy - opravného daňového dokladu nemění.

Obr.: Přijatá záloha - opravný daňový doklad 1. strana

Na zaplacené záloze - opravném daňovém dokladu spustíme skript Vzájemné čerpání zálohy a opravného daňového dokladu - na obou zálohách se vynulují částky Zbývá dočerpat.

Zaúčtování:

Přijatá záloha

Přijatá záloha	324000/324100	25 260,-
Platba přijaté zálohy	221/324000	25 260,-
Přecenění přijaté zálohy k 31.12.2012	324100/663	120,-

Přijatá záloha - opravný daňový doklad

Přijatá záloha - ODD	324000/324100	-25 260,-
Platba přijaté zálohy - ODD	221/324000 563/324000	-25 630,- 370,-

Vzhledem k tomu, že kurz zálohy - ODD odpovídá prvnímu kurzu zálohy, ke které jsme ODD vytvořili, na účtu 324100 zůstává 120 Kč (částka přecenění k 31.12.2012). Tuto částku musíme zaúčtovat obecným účetním dokladem.

Obr.: Položka účetního dokladu

Opravný daňový doklad k záloze - změna sazby DPH

Příklad: Demonstrační firma s r. o. přijala 12. 1. 2016 zálohu ve výši 9 500,- Kč na dodání zboží se základní sazbou DPH, na záloze byla uvedena chybně 20 % sazba DPH. Dodávka se uskuteční až v následujícím měsíci, proto byla přijatá záloha zahrnuta do přiznání k DPH za měsíc leden a firma z ní odvedla daň na výstupu. Při následné kontrole DPH bylo zjištěno, že přijatá záloha byla vystavena s nesprávnou sazbou DPH. Vystavíme tedy opravný daňový doklad na opravu sazby na 21 % DPH na přijaté úplatě.

1. Nad přijatou zálohou ze dne 12. 1. 2016 ve výši 9 500,- Kč spustíme skript Opravné daňové doklady a vytvoříme opravný daňový doklad k přijaté úplatě s 20% sazbou DPH (postupujeme podle popisu v kapitole Opravné daňové doklady k zálohám).

2. Do zálohy - opravného daňového dokladu ručně přidáme položku se správnou sazbou DPH (21%), částka Brutto (kladná částka) bude odpovídat výši Brutto částky první položky. Celková částka dokladu bude "0". Doklad potvrdíme a přepneme do stavu daňový doklad.

Obr.: Záloha - oprava sazby DPH – 2. strana

3. Nad zálohou vytiskneme sestavu Přijatá záloha.

Obr.: Sestava Záloha přijatá

4. Na záloze - opravném daňovém dokladu spustíme funkci Vzájemné čerpání zálohy a opravného daňového dokladu. Tím se provede vzájemné čerpání první záporné položky opravného DD s chybně zadanou sazbou DPH s položkou původní zálohy. Pro druhou položku opravného DD (TU, ZS, 9.500 Kč) se neprovede vzájemné čerpání a zobrazí se upozornění, že nelze čerpat.

Obr.: 2. strana přijaté zálohy - ODD po vzájemném čerpání zálohy a ODD

Převedení zaplacené zálohy na jinou firmu

V následujícím textu si ukážeme jak postupovat v případě, že zákazník zaplatil (nebo my jsme zaplatili dodavateli) zálohu, ale čerpat ji potřebujeme pro jiného zákazníka / dodavatele. Může jít o situaci, kdy došlo např. k přeměně dodavatele, či nějakou fůzi nebo postoupení závazku/pohledávky apod. K2 neumožňuje čerpat zálohu na jiného zákazníka, než na kterého je vystavená, takže si ukážeme na konkrétním případu, jak v takové situaci postupovat.

Příklad: V K2 máme evidovanou zaplacenou zálohu na zákazníka Omega. Čerpat zálohu však chceme na firmu Bravo.

1. Nejprve vytvoříme k zaplacené záloze na firmu Omega (na které je nenulová částka Zbývá dočerpat) Opravný daňový doklad.

Obr.: Zaplacená záloha na odběratele Omega

Z F9 spustíme nad touto zálohou funkci Opravné daňové doklady. Protože není žádoucí, aby záloha ODD vstoupila do přiznání k DPH, vytvoříme ji do nějaké pomocné knihy, která nevstupuje do Přiznání k DPH. Ve funkci vybereme parametr NewAdvanceBook_PZ pro určení knihy, do které chceme opravný daňový doklad vytvořit.

Obr.: Funkce na vytváření Opravných daňových dokladů s nastaveným parametrem NewAdvanceBook_PZ

Obr.: Funkce na vytváření opravných daňových dokladů

Vytvoříme novou zálohu se zápornou částkou. Doklad potvrdíme.

Obr.: Vytvořený Opravný daňový doklad

2. V dalším kroku vystavíme novou zálohu ve stejné výši na zákazníka, na kterého byla záloha převedena (firma Bravo). Doklad vytvoříme také v pomocné knize prodeje, která nebude vstupovat k Přiznání k DPH. Doklad potvrdíme.

Obr.: Nová záloha na zákazníka Bravo ve stejné výši jako Opravný daňový doklad k původní záloze zákazníka Omega

3. Vytvoříme interní doklad, kterým provedeme započtení platby původní zálohy na zákazníka Omega na novou zálohu zákazníka Bravo. Pro vytvoření interního dokladu můžeme použít hromadnou akci Platba interním dokladem nad zálohami, označnými hvězdičkou.

Obr.: Hromadná akce Platba interním dokladem

Ve formuláři platby zatrhneme volby:

• Částka - zbývá doplatit
• Platit i opravné daňové doklady
• Jedním dokladem

Interní doklad bude mít 2 položky. Jedna položka bude platba Opravného daňového dokladu k původní záloze na zápornou částku -3233 Kč a druhá položka bude platba nové zálohy ve stejné výši zákazníka Bravo kladnou částkou. Interní doklad tak bude v celkovém součtu vystaven na 0 Kč.

Obr.: Interní doklad - započtení platby zálohy na nového zákazníka Bravo

4. Nyní provedeme vzájemné čerpání původní zálohy a opravného daňového dokladu, abychom na obou zálohách provedli dočerpání částky Zbývá dočerpat. Na záloze Opravném daňové dokladu k původní záloze na zákazníka Omega spustíme z F9 funkci Vzájemné čerpání zálohy a opravného daňového dokladu. Tím dojde k vynulování částek Zbývá dočerpat na původní záloze i na Opravném daňovém dokladu. Pro vzájemné čerpání zálohy a opravného daňového dokladu je třeba, aby obě zálohy byly ve stejném stavu (daňový doklad.)

Obr.: Spuštění funkce Vzájemné čerpání zálohy a ODD

Obr.: Vynulovaná částka Zbývá dočerpat na původní záloze na zákazníka Omega

Obr.: Vynulovaná částka Zbývá dočerpat na Opravném daňovém dokladu k původní záloze na zákazníka Omega

Na nové záloze bude převedá platba a zálohu je tak možné čerpat na faktuře pro nového zákazníka Bravo. Pokud by zálohu nešlo čerpat, zkontrolujte ve stromovém menu Správce/Parametry/Parametry mandanta, jestli není zatržená volba Povolit čerpání zálohy jen ze stejné knihy. Tato volba nesmí být zatržená.

Obr.: Započtená částka k čerpání na novou zálohu na zákazníka Bravo.