Aktivity

Aktivita vzniká ako výsledok práce s partnerom, kontaktnými osobami a dokladmi. Kniha sumarizuje všetky udalosti bez ohľadu na to, či sa vzťahujú k partnerovi, kontaktnej osobe alebo k dokladu. Aktivity v knihe môžu existovať ako nadriadené, event. podriadené (tie sú podriadené inej aktivite).

Na 0.strane vidíme zoznam aktivít. V stĺpci K vidíme príznak v prípade, že k danej aktivite existuje komentár. V stĺpci M potom príznak v prípade, že sa jedná o multiaktivitu.

Obr.: Kniha Aktivity

Aktivity môžeme zadávať niekoľkými spôsobmi:

z karty Partnera - ako novú (klávesovou skratkou Shift+F6) alebo podriadenú (na 2. strane klávesovou skratkou Ctrl+F6),
z karty Kontaktné osoby - ako novú (klávesovou skratkou Shift+F6) alebo podriadenú (na 2. strane klávesovou skratkou Ctrl+F6),
z karty Príležitosti - ako novú (klávesovou skratkou Shift+F6) alebo podriadenú (na 2. strane klávesovou skratkou Ctrl+F6),
z karty Kampane - ako novú (klávesovou skratkou Shift+F6) alebo podriadenú (na 2. strane klávesovou skratkou Ctrl+F6),
z karty dokladov K2 (prijatých a vydaných faktúr, prijatých a poskytnutých záloh, zákaziek...), a to na ich prvej strane v záložke Aktivity,
priamo v knihe Aktivít - ako novú (klávesom Ins), kópiu existujúcej aktivity (klávesom F6) alebo podriadenú (klávesovou skratkou Ctrl+F6).

Karta Aktivity

Základné údaje (1. strana)

Obr.: Aktivity - 1. strana (podriadená aktivita)

Popis polí:


Typ	Typ aktivity (nadefinovanej užívateľom). Aktivity môžeme podľa typu filtrovať, čím môžeme zistiť, koľko bolo uzatvorených zmlúv, koľko príležitostí bolo odoslaných, ku koľkým schôdzkam došlo a pod.
Doklad	Doklad (prijatá faktúra, poskytnutá záloha, zákazka...), ktorý je priradený aktivite. Vyberie sa iba typ dokladu a tlačidlom Doklad potom bude ponúknutá príslušná kniha.
Špecifikácia	Špecifikácia (popis) aktivity. Pre každý typ aktivity existuje samostatný číselník.
Nadriadená aktivita	Pole je automaticky vyplnené, pokiaľ existuje nadriadená aktivita (inak je pole prázdne).
Názov	Stručný názov aktivity, čoho sa týka aktivita.
Číslo	Číslo aktivity automaticky predvyplnené programom.
Od	Dátum a čas zahájenia aktivity. Automaticky sa dosadzuje aktuálny dátum a čas pri vytvorení aktivity.
Do	Dátum a čas ukončenia aktivity. Prednastaví sa na hodnotu "00.00.0000".
Kontaktná osoba	Kontaktná osoba, s ktorou bolo komunikované v rámci aktivity. Po výbere kontaktnej osoby sa automaticky doplní pole Partner, pokiaľ je zadaný na karte kontaktnej osoby.
Ďalší	Tlačidlom Ďalší môžeme aktivite pridať ďalšie Kontaktné osoby s Partnermi. Tlačidlo obsahuje ponuku pre zjednodušenie výberu KO: KO Partnera - zobrazí sa filter KO, ktoré sú priradené Partnerovi, ktorý je vybraný na karte Aktivity. Pri vybranej kontaktnej osobe bude zobrazený názov partnera, s ktorým je zviazaná táto osoba. KO firmy - zobrazí sa filter KO, ktoré sú priradené vlastnej firme. KO - zobrazí sa zoznam všetkých KO. Pri vybranej kontaktnej osobe bude zobrazený názov partnera, ktorý je pre túto osobu hlavný. Po stlačení tlačidla Ďalší sa zobrazí zoznam KO s Partnermi, ktoré sú zadané pri aktivite. Hlavná kontaktná osoba je označená ikonou . Dvojitým stlačením ľavého tlačidla myši na záznam KO s Partnerom môžeme editovať tento záznam. Číslica za nápisom tlačidla Ďalší zobrazuje počet ďalších kontaktných osôb, ktoré sú priradené k aktivite.
Partner	Partner, s ktorým bolo rokované v rámci aktivity. Pokiaľ vyplníme partnera, potom sa v poli Kontaktná osoba ponúka zoznam všetkých kontaktných osôb, ktoré sú priradené k partnerovi (zobrazí sa výber kontaktných osôb).
Kampaň	Pokiaľ sa aktivita vzťahuje k nejakej kampani, dosadíme do tohto poľa príslušnú kampaň.
Príležitosť	Previazanie aktivity s príležitosťou.
Zodp. osoba	Osoba „našej“ firmy, ktorá vykonala danú aktivitu.
Predpoklad realizácie	Predpokladané údaje, ktoré vedú k realizácii aktivity. Na karte vidíme údaje aktuálnej aktivity. Súvisiace polia sú prístupné v prípade, že k aktivite existuje príležitosť.
		Pravdepodobnosť	Percentuálne vyjadrenie uzatváraného obchodu.
		Dátum	Predpoklad realizácie obchodu.
		Objem	Predpokladaný objem (čiastka) obchodu.
Stav	Stav aktivity. Pole je možné vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka. Význam poľa je predovšetkým pre naviazanie dokladov na procesy WorkFlow. Pole má evidenciu histórie zmien.
Zložka	Ak začiarkneme toto pole, stáva sa z tejto aktivity globálna zložka (viď popis možnosti združenia aktivít v kapitole Partneri - 2. strana) Po uložení novo vytvorenej aktivity (klávesom F2) program automaticky doplní v poli Skratka pred zadaný názov symbol #. Tým je zaistené, že globálnu zložku nemusíme zadávať pre každú firmu zvlášť. Automaticky bude priradená ku každej firme zadanej v module Partneri. Pri zobrazení združenia aktivít sú globálne zložky tiež načítané do stromu. Upozornenie: Právo Zmena bitu Zložka v aktivite zabezpečuje globálnu zložku pred nechceným zmazaním. Odstránenie začiarknutia tohto poľa by znamenalo vymazanie stromovej štruktúry príslušnej globálnej zložky pri každej firme! Za názvom každej zložky je v zátvorke uvedené číslo, ktoré udáva počet aktivít podriadených danej zložke. Pozn.: Pokiaľ zadávame globálne zložky v priebehu práce s modulom Marketing, môže sa stať, že už máme vytvorenú štruktúru so zložkami. Tieto zložky však nemajú pred názvom v poli Skratka symbol mriežky. Odporúčame preto zadať nové globálne zložky podľa vyššie popísaného postupu, presunúť do nich podriadené aktivity a pôvodné zložky postupne prepisovať a vytvárať z nich tak bežné aktivity. Výhodou globálnych zložiek je skutočnosť, že ich teraz môžeme vidieť v zotriedení stromu aktivít aj v ostatných moduloch (Kontaktné osoby, Príležitosti, Kampane).
Stredisko	Stredisko.
Kód zákazky	Kód zákazky.
Prostriedok	Odkaz do knihy Prostriedok.
Kód 1	Možnosť zadania ľubovoľného kódu aktivity.
Kód 2	Možnosť zadania ľubovoľného kódu aktivity.
Referent	Väzba na personálne údaje.

Typ aktivít

Číselník Typ aktivít umožňuje definovať vlastné typy a sledovať marketingové činnosti. Typy je možné prepisovať (ak je potrebné).

pic_3622

Obr.: Číselník Typ aktivít

Popis polí:

Hodnotenie

Pole slúži pre vyhodnotenie marketingových aktivít, sleduje sa výkonnosť personálu alebo efektívnosť marketingových akcií. Hodnotenie je možné sledovať v OLAPe alebo dashboardoch.

Zoznam aktivít (2. strana)

Na 2. strane karty Aktivity sa opäť zobrazuje zoznam aktivít podľa toho, aký typ zotriedenia zvolíme (viď popis zotriedenie aktivít 2. strana, karta Partneri). Stromová štruktúra sa na tejto strane zobrazí pri nadriadených aktivitách, ku ktorým sú pripojené podriadené aktivity. Samotné podriadené aktivity budú mať túto stranu prázdnu.

Obr.: Aktivity - 2. strana

Kalendáre (7.strana) - AKTIVITY

Táto strana je zhodná so 7. stranou karty Partnera. Popis je uvedený v kapitole Partneri - Karta Partnera - Kalendár (7. strana).

Komentár a Dokumenty (8. a 9. strana)

Tiež v Aktivitách môžeme vkladať na 9. strane dokumenty, ktoré sa vzťahujú k založenej aktivite. (Spôsob vkladania je popísaný v kapitole Partneri.)

Práca s aktivitami

Aktivitou rozumieme v K2 akýkoľvek aspekt činnosti a prácu s partnerom, kontaktnými osobami alebo dokladmi K2. Všetky tieto udalosti sú vedené v knihe Aktivít. Jednotlivé aspekty činnosti obchodníka, popr. inej osoby, sú rozlíšené typom aktivity. Činnosť obchodníkov je možné napríklad plánovať aktivitami typu TSK – úloha. Schôdzku je možné zaznamenať aktivitou typu APP – schôdzka a pre uzatvorenú zmluvu je vhodná aktivita s typom AGR – zmluva.

Jednotlivé aktivity je možné vytvárať:

štandardným spôsobom v knihe Aktivity,
z jednotlivých častí marketingu tzn. priamo z Partnera, Kontaktnej osoby, Príležitosti príp. Kampane,
z jednotlivých dokladov K2 (prijatých a vydaných faktúr, zákaziek, prijatých a poskytnutých záloh...).

Pokiaľ vznikajú aktivity z dokladov K2 alebo z jednotlivých časti marketingu, potom sa do aktivity prenesú hodnoty z analytických osí (kód zákazky, stredisko, prostriedok atď.).

Aktivity môžu vznikať tiež iným spôsobom. V IS K2 má užívateľ k dispozícii rad skriptov a funkcií, ktoré vytvárajú aktivity. Jedná sa napr. o Hromadné vytváranie listov alebo Hromadné zasielanie mailov. Ku každému vytvorenému listu, popr. e-mailu, funkcia vytvorí tiež aktivitu zvoleného typu a vznikne tak záznam o tomto spôsobe komunikácie. Ďalej sú v Marketingu k dispozícii skripty Vytvorenie aktivity Partnerov, príp. Vytvorenie aktivity Kontaktných osôb. Tieto funkcie umožnia pomocou jednoduchého formulára vytvoriť aktivity a pripojiť ich ku zvoleným Partnerom a Kontaktným osobám. Marketing umožňuje pomocou skriptu vytvoriť aktivity tiež k elektronickým správam v module Pošta, popr. k poštovým správam v module Listová pošta.

Tiež nad aktivitami má užívateľ k dispozícii niekoľko zostáv, ktoré ich zoznamy zobrazia a vytlačia.

Zostavy nad aktivitami

Karta aktivity


Číslo procesu: CRM001	Ident. č. zostavy: SCRM021	Súbor: AKT_KARTA.AM
Popis zostavy: Zostava zobrazuje základné informácie z karty aktivity. Ďalej sú tu zobrazené informácie týkajúce sa Realizácie tejto aktivity, informácie o Koreňovej aktivite a Komentár aktivity.
Adresa v strome: [Marketing - CRM] [Aktivity] [Tlač záznamov - zoznamy]

Parametre zostavy:

Bez parametrov.

Linked Graphics K2_SESTAVY_XX

Zoznam aktivít


Číslo procesu: CRM001	Ident. č. zostavy: SCRM022	Súbor: AKT_SEZ.AM
Popis zostavy: Jedná sa o zoznam aktivít zotriedený podľa čísla aktivity alebo podľa dátumu od. Pri jednotlivých aktivitách sú zobrazené základné informácie, údaje o realizácii aktivity a komentár.
Adresa v strome: [Marketing - CRM] [Aktivity] [Tlač záznamov - zoznamy]

Parametre zostavy:

GroupBy - Áno

Parameter pre zotriedenie aktivít v zostave. Áno - aktivity sú zotriedené podľa čísla. Nie - aktivity sú zotriedené podľa dátumu od.

Linked Graphics K2_SESTAVY_XX

Tlač úloh jednotl. podľa týžd. kalendára


Číslo procesu: CRM001	Ident. č. zostavy: SCRM029	Súbor: PRINTTASKSBYDAYS.AM
Popis zostavy: Zostava zobrazí zoznam aktivít typu TSK. Aktivity sú zoskupené podľa Zodpovednej osoby. Pred spustením zostavy sa zobrazí formulár pre výber obdobia, za ktoré sa budú zobrazovať aktivity.
Adresa v strome: [Marketing - CRM] [Aktivity] [Tlač záznamov - zoznamy]

Parametre zostavy:

Date_From - 1.6.2004

Dátum, od ktorého sa majú zobrazovať aktivity v zostave.

Date_To - 11.11.2004

Dátum, do ktorého sa majú zobrazovať aktivity v zostave.

NeInteraktiv

Áno - nezobrazí sa úvodný formulár pre výber obdobia.

Zoznam pripojených aktivít


Číslo procesu: CRM001	Ident. č. zostavy: SCRM056	Súbor: AktDok_Sez.AM
Popis zostavy: Túto zostavu je možné spustiť nad konkrétnym dokladom nákupu a predaja a je tu vždy zobrazený zoznam aktivít pripojených k tomuto dokladu. Zadaním parametra je možné zobraziť aj podriadené aktivity.
Adresa v strome:

Parametre zostavy:

ShowAttachedActivities - Nie

Áno - v zostave sa zobrazia aj podriadené aktivity.

NumberOfLevels - 5

Počet úrovní zobrazených aktivít. Najviac je možné zobraziť 5 úrovní.

AktDok_Sez

Skripty, funkcie

Verziovanie aktivít


Číslo procesu: CRM001	Id. číslo skriptu: FCRM027	Súbor: AKT_VER.PAS
Popis skriptu: Skript umožňuje vytvárať nové podriadené aktivity.
Adresa v strome:

Parametre skriptu:

Bez parametrov.

Pomocou tejto funkcie je možné vytvárať k aktivitám nové podriadené aktivity ich prepisom. Skript je možné spustiť iba v Zmene nad konkrétnou aktivitou. Uložením novej verzie aktivity sa vytvorí nová podriadená aktivita a pôvodná aktivita zostane v Zmene. Hodnoty sa na pôvodnej aktivite menia vždy podľa toho, či je sledovaná alebo nie.

Pokiaľ užívateľ vytvára podriadenú aktivitu z pôvodnej nesledovacej aktivity, uloží sa nová podriadená aktivita ako nesledovacia a pôvodná aktivita sa vráti do stavu pred prepisom tzn. do stavu Zmena.

Pri prepise sledovacej aktivity sa vždy uloží nová aktivita ako nesledovacia a na pôvodnej aktivite zostávajú všetky hodnoty v pôvodnom stave, až na typ aktivity. Ten sa zmení na typ TSK (úloha). Tzn táto aktivita by mala predstavovať úlohu vyplývajúcu z poslednej vytvorenej podriadenej aktivity.

Na pripomienku sa z novo vytvorenej aktivity skopíruje do pôvodnej aktivity časť týkajúca sa Realizácie (pravdepodobnosť, dátum, objem, akvizícia).

Otvorenie faktúr prijatých


Číslo procesu: CRM001	Id. číslo skriptu: FCRM001	Súbor: OPENINVOICEIN.PAS
Popis skriptu: Skript vytvára filter faktúr prijatých k danému partnerovi z konkrétnej aktivity.
Adresa v strome:

Parametre skriptu:

Bez parametrov.

Pomocou tohto skriptu je možné vytvárať kontajner faktúr prijatých z knihy Aktivít. Skript je možné spustiť iba nad knihou Aktivít. Z aktivity, na ktorej je nastavené pravítko, zistí funkciu partnera a zákazníka, zistí jeho faktúry prijaté a vytvorí kontajner týchto faktúr.

Nájdenie zacyklených aktivít


Číslo procesu: CRM001	Id. číslo skriptu: FCRM005	Súbor: AKT_CYKLY.PAS
Popis skriptu: Tento skript vyhľadá a vypíše nájdené zacyklené aktivity.
Adresa v strome:

Parametre skriptu:

Bez parametrov.

Uloženie aktivity do kalendára


Číslo procesu: CRM001	Id. číslo skriptu: FCRM038	Súbor: Act_SaveToVCalendar.pas
Popis skriptu: Pomocou tohto skriptu je možné z konkrétnej aktivity (napr. typu TSK Úloha) vytvoriť udalosť kalendára používaného poštového klienta a túto udalosť potom uložiť. Využitím parametrov skriptu je možné ovplyvniť, z ktorých polí aktivity sa budú definovať jednotlivé aspekty vytváranej udalosti. Ďalšou funkciou skriptu je možnosť odosielania Schôdzky kontaktnej osobe. Z aktivity sa vytvorí Schôdzka a tá je odoslaná na emailovú adresu zodpovednej osoby. Pokiaľ užívateľ využíva Vstavaného klienta je odoslaná priamo Schôdzka. Pokiaľ užívateľ využíva poštového klienta, napr. Outlook, je odoslaná Schôdzka iba v prípade, že needituje email pred odoslaním (parameter EditMail nastavený na hodnotu Nie). V prípade editácie emailu pred odoslaním je potom kontaktnej osobe odoslaná emailová správa so Schôdzkou, ako prílohou. Táto funkčnosť je k dispozícii nastavením parametra skriptu SendToMail na hodnotu Áno. Možné je tiež zvoliť typ elektronickej adresy kontaktnej osoby, z ktorej sa bude načítavať emailová adresa.
Adresa v strome:

Parametre skriptu:

SendToMail - Nie

Áno - vytvorí sa Schôdzka popr. odošle sa email zodpovednej osobe uvedenej v aktivite. Nie - z aktivity sa vytvára iba udalosť kalendára.

EditMail - Áno

Áno - pred odoslaním je možné email editovať.

EmailSubject

Parameter pre predvyplnenie predmetu emailu.

EmailText

Parameter pre predvyplnenie textu emailu.

EmailType - EMAIL1

Parameter pre výber typu elektronickej adresy zodpovednej osoby.

LocationField

Pole aktivity pre definíciu miesta konania.

DecriptionField - KomMem

Pole aktivity pre definíciu popisu.

CategoriesField

Pole aktivity pre definíciu kategórie.

PriorityField

Pole aktivity pre definíciu priority.

DateFromField - DateFrom

Pole aktivity pre definíciu dátumu od.

DateToField - DateTo

Pole aktivity pre definíciu dátumu do.

SubjectField - Skratka

Pole aktivity pre definíciu predmetu.

Konverzia aktivít nad dokladmi


Číslo procesu: CRM010	Id. číslo skriptu: FCRM044	Súbor: ConvAct.pas
Popis skriptu: Tento skript slúži pre konverziu aktivít nad dokladmi v IS K2. Aktivity pripojené k dokladom na ich 9. strane sú pomocou tejto funkcie prepojené databázovo. Tieto aktivity sa zobrazia na 1. strane v dokladoch IS K2 na záložke Aktivity. V konvertovaných aktivitách sa do poľa Doklad doplní číslo dokladu, s ktorým je zviazaná táto aktivita. Pomocou parametra je možné určiť či po konverzii zostanú aktivity pripojené na 9. strane dokladu alebo nie.
Adresa v strome:

Parametre skriptu:

ClearActivity - Áno

Áno - aktivity sú po konverzii vymazané z 9. strany dokladu, Nie - aktivity zostanú po konverzii pripojené na 9. strane dokladu.

Vytvorenie aktivity z dokladu


Číslo procesu: CI002	Id. číslo skriptu: FCRM051	Súbor: Act_FromDoc.PAS
Popis skriptu: Pomocou tohto skriptu je možné vytvoriť aktivity k dokladom nákupu a predaja.
Adresa v strome: [Marketing - CRM] [Aktivity]

Parametre skriptu:

CampaignAbbr

Parameter pre nastavenie skratky kampane aktivity.

Comment

Parameter pre doplnenie komentára aktivity.

Description

Parameter pre nastavenie popisu aktivity.

OfferAbbr

Parameter pre nastavenie skratky príležitosti aktivity.

ActivityType

Prednastavenie typu aktivity vo formulári skriptu.

DateFrom

Prednastavenie dátumu od vo formulári skriptu.

DateTo

Prednastavenie dátumu do vo formulári skriptu.

DirectoryAbbr

Parameter pre skratku aktivity, ktorá je zložkou.

TimeFrom

Prednastavenie času od pre vytváranú aktivitu.

TimeTo

Prednastavenie času do pre vytváranú aktivitu.

Pomocou tejto funkcie môže užívateľ vytvoriť aktivity k akýmkoľvek prvotným dokladom nákupu a predaja a vzájomne previazať tieto doklady s aktivitami. Skript je možné spustiť nad označenými záznamami, filtrom alebo kontajnerom. Po spustení skriptu sa zobrazí užívateľský formulár, v ktorom je možné vyplniť niektoré polia, ktorých hodnoty sa potom doplnia do vytvorených aktivít. Jedná sa o pole Typ aktivity, Špecifikácia, Popis, Umiestniť do zložky, Kampaň, Príležitosť, Dátum, Čas, Zodpovedná osoba a Komentár. Hodnoty v týchto poliach sa po spustení funkcie môžu predponúkať. Toto užívateľ docieli pomocou parametrov skriptu.

Linked Graphics K2_SKRIPT

Obr.: Formulár Parametre aktivít

Previazanosť dokladov s vytvorenými aktivitami môžeme na konkrétnych dokladoch sledovať na ich 1. strane na záložke Aktivity. Pri aktivitách potom v poli Doklad.

Funkcia umožňuje presun nových aktivít do zložiek. Konkrétnu zložku je nutné vždy zvoliť v poli Umiestniť do zložky.