Partneri

Pre evidenciu priebehu partnerského kontaktu slúži kniha Partneri. Obsahuje všetky potrebné údaje o partneroch a partnerských firmách. Zapisujeme tu nielen súčasných partnerov, ale taktiež potenciálnych zákazníkov, konkurenciu a tiež dealerov a skutočných partnerov - spolupracujúce firmy.

Rozdiel medzi partnerom a zákazníkom spočíva v tom, že na karte partnera sú vedené komunikačné aktivity, zatiaľ čo na karte toho istého zákazníka v Dod./Odb. sú informácie finančného charakteru. Nový partner sa stáva zákazníkom až po vystavení obchodných dokladov. Ako zákazník musí byť zapísaný v knihe Dodávatelia/Odberatelia. Táto karta sa však nemusí vytvárať ručne. K tomu slúži prepojovacia väzba (viď pole Zákazník na 1. strane karty Partnera). Na druhej strane každý zákazník musí byť súčasne vedený v databáze partnerov. Systém neumožňuje založiť nového zákazníka bez partnera a vždy ho vytvorí automaticky. V takom prípade nechýbajú informácie nielen finančné, ale aj ďalšie, ktoré sa evidujú na karte partnera (napr. aktivity, kritériá triedení, úlohy vzťahujúce sa k tomuto zákazníkovi, marketingové vyhodnocovanie a ďalšie).

Obr.: Kniha Partneri

Hromadný prevod už zadaných partnerov do databázy Dod./Odb. vykonávame nasledujúcim spôsobom:

pomocou filtra vyberieme partnerov, ktorých chceme exportovať do databázy Dod./Odb.,
stlačením klávesu F9 vyvoláme formulár pre zostavy, do ktorého vložíme skript Partner - Zákazník a klávesom Enter spustíme export dát.

Užívatelia, ktorí nemajú prístup k modulu Partneri, môžu vyhľadávať a overovať existenciu partnerov v databáze pomocou zostavy „Marketing - vyhľadanie partnera“ (viď kapitola Vyhľadávanie partnera).

Karta Partnera

Základné údaje (1. strana)

Údaje na 1. strane slúžia užívateľovi k rýchlej orientácii o základných informáciách vybraného partnera. Novú kartu partnera zakladáme štandardným spôsobom klávesom Ins. Vymazanie karty partnera z databázy nie je možné. Zákaznícke údaje na karte partnera môžeme meniť iba v prípade, že neexistuje väzba na zákazníka. Pokiaľ má partner väzbu na zákazníka a ešte na ňu neboli vystavené obchodné doklady, môžeme zmeniť jeho údaje, ale na karte dodávateľa/odberateľa.

Obr.: Partneri - 1. strana

Popis polí:

Skratka 1, 2

Jedna z možností pre zotriedenie a jednoduchšie vyhľadávanie v knihe. Pokiaľ chcete zadať jednému partnerovi rôzne kódy, musíme zadať novú kartu s odlišnou Skratkou 1, (napr. RENA1 s kódom SW a RENA2 s kódom HW). Skratka 1 je povinný údaj, Skratka 2 je údaj nepovinný.

Firma

Úplný názov firmy (podľa obchodného registra).

U poľa Firma je tlačidlo ARES. Pri zakladaní nového zákazníka a vyplnení aspoň časti názvu v poli Firma (musí sa zadať celé slovo) a následnom stlačení tlačidla ARES, dôjde k zobrazeniu možných názvov firiem z databázy ARES a užívateľ si môže vybrať konkrétny záznam (bez toho, aby vypĺňal celý názov firmy). Po výbere záznamu dôjde k importu informácii z ARES.

U poľa Firma je tlačidlo pic_966i ISDS (informačný systém dátových schránok).

Pozn.: tlačidlo je k dispozícii len v univerzálnom užívateľskom rozhraní.

Tlačidlo spúšťa funkciu ISDS a v databáze vyhľadá firmu a doplní do karty Dod./Odb. názov firmy, adresu a identifikáciu dátovej schránky. Aktualizované záznamy sa uložia do histórie polí s aktuálnym dátumom.

Bližší popis - viď kapitola ISDS v časti Marketing.

Tlačidlo sa zobrazí v prípade, že je povolené v Parametroch ISDS.

Trieda

Zaradenie daného partnera podľa stanovených kritérií (napr. „Konkurencia“, „Klient“, „Partner atď.).

Pozn.: Musí byť vyplnené.

Číslo

Poradové číslo zadávaného partnera v IS K2. Je vytvárané automaticky pri prvom uložení karty Partnera.

Skupina

Vyberáme zo zhodného číselníka ako v Dod./Odb. Skupina je ľubovoľné číslo alebo text. Podľa skupiny je možné databázu Partneri rozčleniť napr. na dodávateľa, na odberateľa a iné. Povinný údaj.

Kód

S pomocou kódov je možné databázu Partnerov rozčleniť na menšie celky, napr. skupinu zákazníci môžeme rozdeliť na maloobchod a veľkoobchod a pod. Pokiaľ toto členenie nebudeme využívať, vyplníme pomlčku. Povinný údaj.

Pr.: Pri zakladaní Partnerov do databázy ich pomocou poľa Skupina rozlišujeme na firmy malé, veľké a stredné. Pomocou poľa Kód potom môžeme filtrovať napr. všetky malé firmy s kódom „s.r.o.“, „a.s.“, „fyzické osoby“ a pod.

Zodpovedná osoba

Meno pracovníka, ktorý je zodpovedný za danú firmu alebo oprávnená osoba partnera splnomocnená jednať s našou firmou.

Pozn.: Pri vypĺňaní tohto poľa sa automaticky prepneme do knihy Kontaktné osoby, tzn. že meno pracovníka musí byť zadané v knihe Kontaktných osôb.

Zákazník

Pole predstavuje väzbu medzi partnerom a zákazníkom. V prípade, že partner nie je zviazaný so zákazníkom je možné prostredníctvom tohto poľa zobraziť knihu Dod./Odb., zákazníka vyhľadať (pokiaľ už v databáze existuje) a priradiť ho partnerovi.

K rýchlemu prepínaniu medzi oboma knihami slúžia klávesové skratky Ctrl+Z (z partnera na zákazníka) a Ctrl+P (zo zákazníka na partnera). Ak stojíme v knihe Partneri, klávesovou skratkou Ctrl+Z spustí program kontrolu databázy Dod./Odb. Pokiaľ väzbu nenájde, zobrazí otázku, či chceme založiť zákazníka k tomuto partnerovi.

Väzbu medzi zákazníkom a partnerom nie je možné zrušiť.

Pozn.: Ak je partner zviazaný so zákazníkom, je možné sa prepínať klávesmi Ctrl+Shift+Enter z 1. strán dokladov Nákupu/Predaja na 1. stranu karty partnera (viď kapitola Spoločné prvky nákupu a predaja - Základné údaje).

Ku každému zákazníkovi sa vždy automaticky vytvára karta partnera. Pole Partner je na karte zákazníka povinné pole. Pokiaľ chceme, aby sa ku každému partnerovi automaticky vytvárala aj karta zákazníka, začiarkneme v Parametroch mandanta pole Automatická väzba Partner -> Zákazník. Pokiaľ je tento parameter začiarknutý a zákazník sa vytvára automaticky s vytvorením partnera, musí byť v Parametroch mandanta nastavená Banka. Pole Bankový účet je v karte Dod./Odb. povinné a pri automatickom vytváraní zákazníka sa doplní práve hodnotou nastavenou v Parametroch mandanta.

Pokiaľ toto nastavenie zavádzame v priebehu fungovania IS K2, je potrebné najskôr databázu „vyrovnať“ pomocou špeciálneho skriptu (v knihe zostáv) Partner - Zákazník.

Nový zákazník

Toto tlačidlo je viditeľné pri vytváraní nového záznamu v knihe Partneri a tiež v Zmene partnera, ktorý ešte nie je zviazaný so zákazníkom. Po stlačení tohto tlačidla sa ponúkne vytvorenie nového zákazníka.

Karta vytváraného Dod./Odb. sa otvorí na 1. strane v móde Zmena. Potom je možné doplniť požadované polia a uložiť zákazníka.

Stav

Stav partnera. Pole je možné vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka. Význam poľa je predovšetkým pre naviazanie dokladov na procesy WorkFlow.

CreditCheck

Tlačidlo pre spustenie individuálneho hodnotenia firmy službou CreditCheck. Po prevedení hodnotenia sa tu zobrazí príslušný "semafor" predstavujúci výsledok tohto hodnotenia. Bližší popis tejto funkcie je uvedený v kapitole CreditCheck.

ISIR Creditcheck

Tlačidlo pre hodnotenie zákazníka službou ISIR. Bližší popis tejto funkcie je uvedený v kapitole Systém ISIR CreditCheck v IS K2.

Octopus

Tlačidlo pre spustenie analýzy zákazníka systémom Octopus. Bližší popis tejto funkcie je uvedený v kapitole Octopus.

Overenie IČDPH

Tlačidlo, po ktorého stlačení dôjde k overeniu platnosti daňového identifikačného čísla prideleného pre účely DPH (IČDPH) v nejakom členskom štáte EÚ.

Po overení sa do tlačidla dostane:

IČDPH daného partnera je platné,
IČDPH daného partnera nie je platné.

Nastavenie služby sa vykonáva v stromovom menu Financie/Základné dáta/Nastavenie služby overovania IČDPH systému VIES.

Bližší popis v kapitole Overovanie IČDPH systémom VIES.

Adresa

Pole pre zadanie celej adresy.

Centrála

Využíva sa pre zadanie nadriadeného dodávateľa/odberateľa napr. vtedy, pokiaľ dodávame tovar odberateľovi predstavujúceho pobočku, sklad, predajňu, …, ktorý spadá pod odberateľa so sídlom na inej adrese. Nadriadený dodávateľ/odberateľ sa automaticky dosadí do dokladov predaja ako adresát. Jedná sa o spoločné pole so zviazaným zákazníkom a pokiaľ je partner spojený s príslušným zákazníkom je možné editovať toto pole iba z jeho karty.

Región

Pole môže slúžiť k vyhodnoteniu dodávateľov/odberateľov, popr. partnerov. Klávesom Ins alebo F6 je možné vložiť nový Región.

Oblasť

Pole môže slúžiť k vyhodnoteniu dodávateľov/odberateľov, popr. partnerov. Číselník môžeme použiť k rozdeleniu väčšej oblasti (napr. rozčleniť oblasť podľa regiónov). Klávesom Ins alebo F6 je možné vložiť novú oblasť. V prípade, že je partner zviazaný so zákazníkom je možné editovať toto pole iba z karty zákazníka.

Stredisko

Stredisko firmy. Po výbere dodávateľa/odberateľa sa skopíruje do dokladu nákupu/predaja.

Kód zákazky

Ak je partner zviazaný so zákazníkom, program automaticky vkladá kód zákazky z databázy Dod./Odb.

Prostriedok

Odkaz do knihy Prostriedok.

Kód 1, Kód 2

Možnosť zadávania ľubovoľného kódu. Slúži k užívateľskému rozlíšeniu.

Referent

Umožňuje priradiť zodpovednú osobu. (ide o väzbu do knihy Referenti). Ak má Partner zviazaného Zákazníka, je možné tento údaj upravovať iba z neho. Potom sa tiež kopíruje do vytváraných nadriadených či voľných dokladov.

Mena

Mena, v ktorej bude vykonávaný platobný styk.

Cen. sk.

Cenová skupina, do ktorej je zaradený zákazník.

Elektronické adresy (H)

Záložka pre zobrazenie elektronických adries partnera.

Pole(H)

V 4 riadkoch sa zobrazí pole pre zadanie elektronických adries podľa preddefinovaných 4 typov elektronických adries. Nastavenie týchto 4 typov: viď Predvoľba elektronických adries, Parametre užívateľa - 4. strana (záložka Marketing).

Uložiť kontakt - týmto tlačidlom sú elektronické adresy partnera uložené ako kontakt do aplikácie Outlook. Pokiaľ je nainštalovaná iná aplikácia, asociovaná s typom súboru „*.vcf“, kontakt bude uložený tu.

EA (H)

Stlačením tlačidla sa zobrazia všetky elektronické adresy partnera.

Pozn.: Spôsob ovládania je popísaný na 1. strane karty Partnera v časti Položka elektronického adresára.

Pole

Záložka pre zobrazenie bežných polí.

Marketingové zaradenia

Záložka Marketingové zaradenia slúži k zaradeniu partnera. V záložke vyvoláme príslušný formulár v Zmene klávesom Ins.

Pri zmene Marketingového zaradenia hromadnou akciou (ponuka Formulár/Hromadné akcie/Zmena položiek) sa pri voľbe Zmeniť alebo Odobrať zmení alebo odoberá vždy aktuálne platné Marketingové zaradenie a Marketingové zaradenie platné v budúcnosti.

IČO

Identifikačné číslo organizácie.

Pred samotným spustením je nutné, aby sa užívateľ zoznámil s pravidlami pre použitie tejto služby (viď stránky Ministerstva financií alebo kapitola ARES v časti Marketing). Pokiaľ by došlo k porušeniu podmienok (hlavne čo sa týka počtu dopytov (jeden dopyt = jeden záznam z knihy Partneri), môže dôjsť k zablokovaniu služby pre daného užívateľa!

Tlačidlo spúšťa funkciu ARES na doplnenie údajov firmy podľa ARES.

Podľa zadaného IČO v databáze vyhľadá firmu a doplní do karty Partnera názov firmy a adresu. Aktualizované záznamy sa uložia do histórie polí s aktuálnym dátumom.

Bližší popis - viď kapitola ARES v časti Marketing.

Tlačidlo nie je zobrazené, pokiaľ je tak zadané v Parametroch služby ARES.

IČDPH

Identifikačné číslo DPH.

DIČ

Daňové identifikačné číslo; využíva sa iba v niektorých štátoch (nie v ČR).

Spokojnosť

Toto pole môže byť chápané ako spokojnosť z pohľadu užívateľa alebo taktiež ako spokojnosť partnera s užívateľom (záleží na vnútornej metodike každej firmy).

Pozn.: Každá kontaktná osoba má rovnaký číselník pre vyjadrenie spokojnosti ako partner. Na 1. strane karty partnera je spokojnosť chápaná ako spokojnosť celej firmy, zatiaľ čo na 1. strane karty kontaktnej osoby je vyjadrená subjektívna spokojnosť danej osoby.

Branža

Obor, v ktorom daný partner pôsobí (napr. doprava, liečivá, potraviny atď.).

Pôvod

Toto pole slúži k uloženiu informácie o tom, ako sme získali na firmu kontakt (napr. výstava, odporúčanie a pod.). Jedná sa o hodnotenie, ktorý typ propagácie prináša najväčší úžitok.

Priorita

Pole slúži ako rýchla podpora rozhodnutí, komu sa venovať v časovej tiesni. V karte Pozn.: Ak je partner zviazaný so zákazníkom, je možné sa prepínať klávesmi Ctrl+Shift+Enter z 1. strán dokladov Nákupu/Predaja na 1. stranu karty partnera (viď kapitola Spoločné prvky nákupu a predaja - Základné údaje). partner je týmto poľom vyjadrované, akú vysokú prioritu má tento partner. V karte kontaktných osôb toto pole určuje prioritu konkrétnej osoby v komunikačnom procese s danou firmou.

Finančný potenciál

Odráža subjektívny náhľad na predpokladaný prínos z obchodu od daného partnera za určité obdobie.

Bonita

V ponukovej tabuľke nadefinovaná napr. platobná morálka partnera (hodnotenie firmy).

Dohodnutá starostlivosť

Zmluvná garancia dohodnutej starostlivosti (napr. nadštandardné servisné podmienky, paušál rýchlostný alebo prednostný a pod.).

Overil

Tlačidlo Over automaticky spustí webové stránky obchodného registra, na ktorých je možná okamžitá kontrola správneho zápisu názvu firmy. Po opustení webovej stránky sa objaví otázka na správnosť overenia zápisu:

ÁNO	Zapíše (prepíše) sa aktuálny dátum overenia.
NIE	Zostane pôvodný dátum overenia.

Pokiaľ toto pole nie je vyplnené, je možné blokovať z karty partnera vytvorenie dodávateľa alebo odberateľa.

Spracovanie obmedzené

Začiarkovacie pole udáva, že spracovanie osobných údajov tohto partnera je obmedzené. Pole má väzbu do modulu Zákazník. Je možné meniť iba ak neexistuje k partnerovi zákazník.

Fyzická osoba

Príznak udáva, že tento partner je fyzická osoba. Pole má väzbu do modulu Zákazník. Je možné meniť iba ak neexistuje k partnerovi zákazník.

Pobočky

Zoznam pobočiek dodávateľa/odberateľa z knihy Pobočky. Tlačidlo je dostupné iba v univerzálnom formulári.

Pozn.: Pri založení novej karty partnera nie sú prirodzene k dispozícii všetky informácie. Jednotlivé polia sa preto dopĺňajú priebežne alebo zostanú nevyplnené. Taktiež odporúčame dopredu stanoviť, ktoré polia naopak musia byť vyplnené.

Pozn.: Ak ku partnerovi existuje dodávateľ/odberateľ, niektoré polia na 1. strane sú zmeniteľné iba z karty Dod./Odb. (so všetkými dôsledkami zmeny).

Na tejto strane je, rovnako ako v iných moduloch IS K2, možné pracovať s poznámkami. Bližší popis práce s poznámkami je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - Poznámky. Prípadne môžeme využiť Text hlavičky či Text päty. Ďalej sú k dispozícii záložky Komentáre a Adresné kľúče. Adresné kľúče slúžia pre prácu so zľavovými kupónmi. V stave Zmena je možné partnerovi priraďovať adresné kľúče prípadne odmazávať existujúce. Stlačením klávesu Ins sa dostaneme do číselníka Adresné kľúče. Tu môžeme vytvárať ďalšie kľúče, editovať existujúce, potvrdzovať alebo odpotvrdzovať záznamy. Pokiaľ dôjde k priradeniu partnera do adresného kľúča, potom sa partner objaví na 1.strane daného kľúča v zozname partnerov. Pridanie adresného kľúča sa zároveň prejaví v záložke Adresné kľúče na zákazníkovi.

Položka elektronického adresára

Po kliknutí na tlačidlo EA na záložke Elektronické adresy (H) v karte Partnera sa zobrazia položky elektronického adresára, tzn. všetky elektronické adresy daného partnera. Položky sú rozlíšené typom adresy, pričom k jednému partnerovi môže existovať iba jedna položka daného typu. Stlačením ľavého tlačidla myši na hlavičku stĺpca je možné zobrazené položky triediť vzostupne či zostupne podľa zvoleného kritériá (elektronická adresa, typ adresy). Tlačidlo Pole(H) slúži pre opätovné zobrazenie polí s preddefinovanými typmi elektronických adries.

Obr.: Partneri - 1. strana - zobrazenie položiek elektronického adresára

Na kartu Partnera je možné vkladať telefónne (faxové...) čísla aj v zobrazení elektronických adries. V Zmene nastavíme pravítko na časť Elektronické adresy a po stlačení klávesu Ins sa vyvolá formulár pre zadanie novej položky. Tu vyplníme požadované údaje (Typ adresy, Elektronická adresa) a uložíme klávesom F2. V Zmene partnera je možné tiež použiť kláves Del pre vymazanie položky a kláves Enter pre zobrazenie položky.

Obr.: Formulár Elektronická adresa

Popis polí:

Typ adresy	Typ adresy - výber z číselníka.
Elektronická adresa	Telefónne číslo, faxové číslo, e-mailová adresa...

Pozn.: Uvedený popis ovládania platí pre 1. a 3. stranu karty Partnera, ďalej pre 1. stranu karty Kontaktné osoby a pre 1. stranu karty Dod./Odb.

Zoznam aktivít (2. strana)

Na 2. strane sú vo zvolenej štruktúre zobrazené všetky aktivity (činnosti), ktoré sú spojené s daným partnerom alebo jeho kontaktnou osobou. Sú tu zobrazené všetky aktivity majúce súvislosť s týmto partnerom, s jeho kontaktnou osobou, a tiež tie aktivity, ktoré spájajú konkrétne ponuky s týmto partnerom a konkrétnou kampaňou, ktorých bol súčasťou tento partner. Je tu k dispozícii tiež záložka Úlohy pre prepojenie partnera s jednotlivými úlohami.

Táto strana je k dispozícii iba v Prehliadaní. Klávesovou skratkou Ctrl+F6 je možné v Prehliadaní vytvoriť novú, ale podriadenú aktivitu tej aktivity, na ktorej stojí pravítko, tzn. logicky aj chronologicky nadväzujúce na pôvodnú aktivitu. Po pridaní aktivity sa táto aktivita zobrazí v súlade s nastaveným zotriedením, teda nie nutne v strome aktivít. Ikona Zložka vzniká u tej aktivity, ktorá má aspoň jednu podriadenú aktivitu.

Aktivitu je možné na tejto strane nielen prehliadať, ale taktiež zmeniť. Klávesmi Ctrl+Shift+Enterv Prehliadaní otvoríme vybranú aktivitu, na ktorej stojíme pravítkom a klávesom F5 sa dostaneme do Zmeny, v ktorej môžeme upraviť aktivitu. Už raz vložené aktivity nemožno vymazať.

Obr.: Partneri - 2. strana - Zotriedenie podľa stromu aktivít

Popis ikon:

Zobrazenie

	Zobrazenie stromu - zapnutím (zatlačením) tohto tlačidla (prepínača) sa v ľavej časti obrazovky zobrazia aktivity v stromovej štruktúre. Vypnutie tlačidla spôsobí zobrazenie aktivít z pravej časti (viď obrázok) na celej ploche. Červene začiarknutou ikonou sú označené tie aktivity, ktoré majú na 1. strane začiarknuté pole Sledovať (viď kapitola Aktivity).
	Zobrazenie náhľadu - zapnutím (zatlačením) tohto tlačidla (prepínača) sa v pravej dolnej časti obrazovky zobrazí komentár z 8. strany danej aktivity. (Iba v prípade, že užívateľ má právo prehliadania 8. strany aktivít.) Pri vypnutom prepínači sa nezobrazuje komentár.
	Zobrazenie gridu - zapnutím (zatlačením) tohto tlačidla (prepínača) sa v okne (v šedom okne v pravej časti obrazovky (v prípade zobrazovania stromu aktivít)) zobrazia aktivity daného partnera. Vypnutím tlačidla sa v okne zobrazia komentáre aktivít. (Iba v prípade, že užívateľ má právo prehliadať 8. stranu aktivít. Ak je toto právo blokované, v okne sa nezobrazí nič.)
	Rozbaliť všetky uzly - klávesmi Ctrl+šedé plus otvoríme súčasne všetky zložky (uzly).
	Zbaliť všetky uzly - klávesmi Ctrl+šedé mínus zatvoríme súčasne všetky zložky (uzly).

Hľadanie

	Nájsť text - stlačením tohto tlačidla (alebo klávesovou skratkou Ctrl+F) je vyvolaný formulár pre vyhľadávanie. Text sa hľadá z tých polí, ktoré označíme.
	Nájsť ďalší výskyt… - stlačením tohto tlačidla program vyhľadá ďalšiu aktivitu, v ktorej popise je text zadaný vo formulári pre hľadanie (viď predchádzajúca ikona).

Označenie

	Označené: počet záznamov - stlačením tohto tlačidla označíme aktivitu, na ktorej práve stojíme pravítkom, ak chceme vo vybraných aktivitách vykonať hromadnú zmenu. Pozn.: Pokiaľ chvíľu necháme kurzor myši na tejto ikone, zobrazí sa vedľa názvu funkcie ikony tiež aktuálny počet označených záznamov. Stlačením tlačidla na označenej aktivite sa hviezdička zmaže a daná aktivita už nebude ďalej označená.
	Označiť všetko - týmto tlačidlom označíme všetky aktivity daného partnera.
	Zrušiť označenie - toto tlačidlo ruší označenia vybraných aktivít.
	Označiť všetky v zložke - toto tlačidlo označí všetky aktivity partnera od miesta, na ktorom stojí pravítko (iba v rámci jednej zložky).

Ostatné


	Načítať aktuálne dáta - týmto tlačidlom program načíta aktuálny stav aktivít (tzn. pokiaľ iný užívateľ vloží novú aktivitu k práve sledovanému partnerovi. Táto zmena sa prejaví až po aktualizácii stavu týmto tlačidlom bez toho, aby sme museli „opustiť“ danú kartu.
	Stlačením tohto tlačidla (alebo klávesovou skratkou Shift+F10) je možné vyvolať ponuku možností pre zotriedenie aktivít v zložkách podľa rôznych kritérií:
	Združenie podľa príležitostí	Zložku tvorí tá aktivita, ktorá spája príležitosť s partnerom. Ak spája rovnakú príležitosť s rovnakým partnerom viac aktivít (schôdzka, návšteva, telefón), sú tieto aktivity pri tomto partnerovi v jednej rovnakej zložke.
	Strom aktivít	Zložku tvorí tá aktivita, ktorá je nadriadenou aktivitou ostatným.
	Združenie podľa kampaní	Zložku tvorí tá aktivita, ktorá spája kampaň s partnerom.
	Združenie podľa kont. os.	Každá kontaktná osoba partnera tvorí samostatnú zložku. Ak daná kontaktná osoba už nie je kont. osobou pre daného partnera (3.strana Partnerov), potom sa zobrazí pred menom (x).
	Združenie podľa partnerov	Slúži k zobrazeniu všetkých aktivít, ktoré spájajú jednu konkrétnu príležitosť so všetkými partnermi. Ak je Združenie podľa partnerov zvolené v Kontaktných osobách, potom ak daná kontaktná osoba už nie je partnerom zobrazeným v strome aktivít, zobrazí sa pred daným partnerom (x).
	Združenie podľa zodp. os.	Slúži k zotriedeniu podľa kontaktných osôb, ktoré sú na danej aktivite uvedené ako zodpovedné osoby.
	Bez združenia	Aktivity nebudú zotriedené podľa žiadnych kritérií. Aktivity bez združenia tvoríme klávesovou skratkou Shift+F6. Tie potom budú mať združenie iba vtedy, ak bude vyplnené pole Kontaktná osoba, Kampaň, Príležitosť, Zodpov. osoba alebo ručne vyplnené pole Nadradená aktivita.
		Pozn.: Toto zobrazenie sa používa hlavne pre zobrazenie podľa vybraného stĺpca. Aktivity je možné v okne zotriediť vzostupne alebo zostupne stlačením tlačidla myši na hlavičke zvoleného stĺpca (lištu, v ktorej je uvedený názov stĺpca). Zotriedenie podľa zvoleného stĺpca sa však vykoná len v aktivitách na rovnakej úrovni, tzn. v jednej zložke. Pre zotriedenie vo všetkých zložkách súčasne je nutné použiť zobrazenie „Bez združenia“.
	Združenie podľa dokladov	Zložky v strome tvoria typy dokladov (zákazka, faktúra vydaná, úloha atď.) zadané na 9. strane aktivity. Pod každý uzol (typ dokladu (napr. „Faktúra vydaná“)) sú ako podriadené zložky zobrazené konkrétne doklady a do týchto zložiek sú zaradené jednotlivé zadané aktivity (niektoré doklady môžu obsahovať viac aktivít). Pokiaľ aktivita nemá na tejto svojej strane priradený konkrétny doklad (a tento doklad nemá na svojej 9. strane priradenú danú aktivitu), zobrazia sa takéto aktivity pod zložkou „Bez dokladu“. Ak je aktivita priradená na 9. stranu niekoľkých dokladov (a naopak na niekoľkých dokladoch priradená tá istá aktivita), objaví sa táto aktivita v strome pod každým z týchto dokladov.
	Združenie podľa typu	Aktivity sú zotriedené do zložiek podľa typu zadaného v tomto poli (viď kapitola Aktivity).
	Združenie podľa rokov	Pri tomto zotriedení program zobrazí aktivity vybraného partnera do zložiek podľa jednotlivých rokov (tzn. všetky aktivity vytvorené v jednom roku budú zaradené do zložky tohto roka).
	Pozn.: Ak chceme zobraziť aktivity podľa vybraného zotriedenia, nemusíme mať zavedené jednotlivé zložky pre dané zotriedenie (napr. podľa rokov alebo príležitostí). Program ich zobrazí automaticky.
	Pr.: Chceme zobraziť aktivity združené podľa rokov. Ako uzly budú zobrazené zložky s názvom „2001“, „2002“, „2003“ atď. Do týchto zložiek program automaticky zaradí jednotlivé aktivity podľa dátumu ich zavedenia do programu.
	Odporučenie: Pre lepšiu systematickosť vytvárania aktivít a ich prehľadnosť odporúčame vytvoriť tzv. globálne zložky, čo sú aktivity, ktoré majú: v Skratke uvedené názvy oblastí, v ktorých dochádza k jednaniu s partnerom (napr. Financie, Jednanie, Servis, Požiadavky, Zmluvy a pod.), začiarknuté pole Zložka (viď kapitola Aktivity).
	Ak vytvárame s konkrétnym partnerom reálnu (skutočnú) aktivitu, vždy ju vytvárame ako podriadenú aktivitu jednej z globálnych zložiek (podľa účelu). Napr. všetky aktivity zo všetkých oddelení firmy týkajúcich sa saldokonta budú v zložke Financie. Aktivitu vytvoríme klávesovou skratkou Ctrl+F6 s pravítkom na globálnej zložke Financie. Keďže počet aktivít v priebehu rokov narastá, je vhodné založiť hlavnú globálnu zložku napr. JEDNANIE a ďalšie podzložky označiť rokom, napr. Financie2002, Financie2003 atď., a do týchto zložiek potom ukladať klávesovou skratkou Ctrl+F6 aktivity podľa dátumu obstarania záznamu.
	Skryť aktivitu - stlačením tejto ikony môžeme začiarknuť pole Skryť na 1. strane vybranej aktivity. Tým sa zmení označenie aktivity na ikonu zhodnú s týmto tlačidlom. Zmena sa prejaví až po znovu načítaní aktuálneho stavu tlačidlom Načítať aktuálne dáta. Dovtedy sú aktivity označené ako skryté, sú na tejto strane stále vidieť. Skryté aktivity sú vidieť vo všetkých zotriedeniach okrem Stromu aktivít, v ktorom sa automaticky skryjú taktiež všetky podriadené aktivity. (Zobrazovať skryté aktivity je možné na základe práva zadaného v Parametroch užívateľa, viď popis poľa Skryť na 1. strane v kapitole Aktivity.)
	Nová úloha - týmto tlačidlom (alebo klávesovou skratkou Shift+F7) zviažeme novú úlohu s aktivitou, na ktorej práve stojíme (v strome alebo v okne). Úloha sa ukladá do hlavnej zložky užívateľa.
	Nová poštová správa - týmto tlačidlom vyvoláme formulár pre zadanie novej poštovej správy v IS K2.
	Nastaviť filter na dátum a typ - týmto tlačidlom (prípadne klávesovou skratkou Alt+F10) je vyvolaný formulár pre filtrovanie aktivít podľa dátumu alebo Typu aktivít.
	Pozn.: Na 1. strane aktivity sa nachádza pole Od a Do. Filtrovať aktivity budeme podľa toho, ako sú tieto dve polia vypísané. Prvý „riadok“ formulára Filtrovanie aktivít slúži k vymedzeniu obdobia od - do, ale program bude overovať pre toto rozmedzie iba tie záznamy s vyplneným poľom Od (na 1. strane aktivity). Podmienky v druhom riadku Dátum Do medze slúži k výberu aktivít, ktoré zodpovedajú zadanému rozmedziu v poli Do na 1. strane aktivity.
	V okne v pravej časti obrazovky sú potom zobrazené iba vyfiltrované aktivity, ale v ľavej časti obrazovky v strome sú aktivity, ktoré nevyhovujú filtrovacím podmienkam zobrazených s prečiarknutou ikonou. Tieto prečiarknuté aktivity musia byť zobrazované, aby bola zachovaná štruktúra aktivít z hľadiska logickej i chronologickej nadväznosti. Napr. aktivita, ktorá je podriadená niekoľkým ďalším aktivitám, vyhovuje filtrovacím podmienkam, ale niektoré jej nadriadené doklady nevyhovujú.
	Zmeniť štýl zobrazenia zložiek - stlačením tohto tlačidla sa zobrazí celá podriadená vetva aktivít od uzlu, na ktorom stojí pravítko (rozbalím aktivity iba jednej zložky).
	Filter 'Iba označené záznamy' - týmto tlačidlom sa v pravom okne plochy zobrazia všetky označené aktivity.

Príklady použitia zotriedenia aktivít

Príklad č. 1:

Vedúci pracovník chce zistiť, ktorí obchodníci a ako často akýmkoľvek spôsobom komunikujú s konkrétnym partnerom:

Podmienky funkčnosti vyhodnocovania:

Všetci obchodníci musia byť zadaní v knihe Užívatelia.
Všetci obchodníci musia byť zadaní v knihe Kontaktné osoby.
Na 1. strane karty Kontaktné osoby každého obchodníka musí byť vyplnené pole Užívateľ (o ktorého užívateľa sa jedná).

Všetky tieto podmienky musia byť splnené súčasne.

Postup:

Otvoríme 2. stranu karty konkrétneho partnera.
Pomocou tlačidiel nastavíme Zobrazenie stromu a Zobrazenie gridu a v možnostiach zotriedenia vyberieme Združenie podľa zodp. osoby
Pomocou tlačidla Filter podľa dátumu a typu vyberieme dané obdobie (alebo typ aktivity).

V okne sa zobrazia aktivity podľa filtrovacích podmienok (ostatné sú v strome zobrazené s prečiarknutou ikonou).

Príklad č. 2:

Vedúci pracovník chce zistiť, čo robil obchodník za posledný mesiac:

Podmienky funkčnosti vyhodnocovania:

podmienky sú rovnaké ako v príklade č.1.

Postup:

Na karte Kontaktné osoby analyzovaného obchodníka vyberieme zobrazenie Združenie podľa partnerov.
Pomocou tlačidla Filter podľa dátumu a typu vyberieme dané obdobie.

V okne sa (zotriedené podľa partnerov) zobrazia aktivity podľa filtrovacích podmienok (ostatné sú v strome zobrazené s prečiarknutou ikonou).

Záložka Úlohy - Partneri

Na záložke Úlohy sú zoradené úlohy, ktoré sa viažu k tomuto partnerovi. Jednotlivé úlohy tu môžeme vytvárať, priradiť existujúcu, odstrániť, potvrdiť alebo zrušiť.

	Zobrazí formulár pre vytvorenie novej úlohy.
	Zobrazí knihu Úlohy, z ktorej môžeme dokladu priradiť už vytvorenú úlohu.
	Pre zmenu údajov v úlohe, ktorú máme označenú.
	Vymažeme označenú úlohu. Úlohu nemožno vymazať, pokiaľ je potvrdená.
	Potvrdíme označenú úlohu.

K partnerom je možné týmto spôsobom priradiť iba nepotvrdenú úlohu. Každú úlohu je možné prepojiť iba s jedným dokladom IS K2. Doklad je však možné previazať s niekoľkými úlohami. Výnimku tvoria Kontaktné osoby a Partneri, ktoré je možné previazať s úlohou nezávisle na voľbe dokladu.

Kontakty (3. strana)

Na 3. strane sú evidované kmeňové informácie vybraného partnera a všetky kontaktné osoby popr. oddelenia, ktoré náležia k danej firme. Pole vypĺňame v hornej časti pri zadaní úplne nového partnera.

Obr.: Partneri - 3. strana

Kontaktné osoby:

V spodnej časti karty Partnera sú zobrazené všetky kontaktné osoby, ktoré sú previazané s partnerom a všetky oddelenia daného partnera.

Novú kontaktnú osobu alebo oddelenie je možné priradiť partnerovi v Zmene stlačením klávesu Insert. Zobrazí sa formulár Elektronická adresa.

pic_2208

Obr.: Formulár Elektronická adresa

Pomocou začiarkovacích polí Kontaktná osoba a Oddelenie volíme, či chceme priradiť partnerovi kontaktnú osobu alebo oddelenie. Stlačením tlačidla Vlož osobu sa zobrazí kniha Kontaktných osôb. Z tej potom môžeme vyberať kontaktnú osobu, ktorá je už zavedená v IS K2, ale nie je napr. so žiadnym partnerom zviazaná. Po stlačení klávesu Enter nad danou kontaktnou osobou dôjde k priradeniu kontaktnej osoby na kartu Partnera. Pri zadávaní oddelenia je nutné pomocou look-upu zobraziť knihu Oddelenia a tu ich vyhľadať.

Vo formulári Elektronická adresa sú tiež zobrazené elektronické adresy kontaktnej osoby, popr. oddelení. Tieto elektronické adresy tu je možné nielen zobraziť, ale tiež novo zadávať. Je tu k dispozícii zobrazenie elektronických adries podľa ich preddefinovaných typov. Nastavenie týchto 4 typov: viď Predvoľba elektronických adries, Parametre užívateľa - 4. strana (záložka Marketing).

Vo formulári Elektronická adresa je možné aj zobrazenie všetkých elektronických adries kontaktnej osoby alebo oddelenia. Spôsob ovládania je popísaný na 1. strane karty Partnera v časti Položka elektronického adresára.

Ďalšou možnosťou ako priradiť partnerovi novú kontaktnú osobu je pomocou funkcie Ctrl+F6. Ak chceme teda k partnerovi priradiť novú kontaktnú osobu, nastavíme pravítko do tejto časti obrazovky a v Zmene či v Prehliadaní stlačíme klávesovú skratku Ctrl+F6. Po jej stlačení sa zobrazí nová karta kontaktnej osoby, do ktorej sa predvyplnia údaje o partnerovi. Po zadaní údajov a uložení zmien sa nová kontaktná osoba zaradí na kartu partnera. Ak potrebujeme zrušiť väzbu medzi kontaktnou osobou a partnerom, nastavíme pravítko na kontaktnú osobu, ktorú chceme odmazať a v Zmene stlačíme kláves Del.

Ak si chceme kontaktné osoby na karte Partnera zotriediť, stlačíme ľavé tlačidlo myši na hlavičke stĺpca, ktorého údaje nás zaujímajú. V hlavičke tohto stĺpca je zobrazený trojuholníček, ktorý indikuje zotriedenie údajov vzostupne či zostupne. Druhým stlačením ľavého tlačidla myši na hlavičke toho istého stĺpca sa zotriedenie zmení v opačnom poradí.

Užívateľské číselníky (4. strana)

Táto strana slúži k zápisu ďalších podrobnejších informácií o danej firme. Vyplnenie týchto polí nie je povinné.

Obr.: Partneri - 4. strana

Popis vybraných polí:

Počet zamestnancov	Pole je možné vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka.
Obrat	Pole je možné vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka.
Zisk	Pole je možné vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka.
Referenčná hodnota	Kritérium vyhodnocovania podľa užívateľom nadefinovaného číselníka.
Perspektíva	Predpokladaný vývoj (podľa užívateľom nadefinovaného číselníka).
Hodnotenie	Hodnotenie podľa užívateľom nadefinovaného číselníka.
Kontaktná osoba 1	Väzba s knihou Kontaktné osoby.
Kontaktná osoba 2	Väzba s knihou Kontaktné osoby.
Označenie	Pole je možné vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka. Napr. obor podnikania.
Text	Textové pole o veľkosti 30 znakov.
Dátum	Napr. dátum aktualizácie informácií na tejto strane.

Polia na tejto strane sú určené pre vyhodnocovanie vhodných množín informácií z karty Partnera.

Kalendár (7. strana)

Na 7. strane sú v kalendári zobrazené všetky aktivity (činnosti), ktoré sa týkajú daného partnera alebo jeho kontaktnej osoby. Aktivity v kalendári sú zhodné s 2. stranou karty Zoznam aktivít a spájajú nielen partnerov a kontaktné osoby, ale tiež aktivity týkajúce sa konkrétnej príležitosti s týmto partnerom a konkrétnej kampane, ktorej bol tento partner súčasťou.

Na tejto strane môžeme tiež vkladať nové aktivity klávesovou skratkou Shift+F6. Túto aktivitu môžeme vytvoriť nielen ako novú, ale tiež podriadenú.

Aktivitu je možné na tejto strane nielen prehliadať, ale taktiež zmeniť. Klávesom Enter otvoríme vybranú aktivitu a klávesom F5 sa dostaneme do Zmeny, v ktorej môžeme aktivitu upraviť. Už raz vložené aktivity nemožno vymazať.

Taktiež ako aktivity môžeme do kalendára vkladať udalosti a pripomienky.

PIC_1089, 1096

Obr. Kniha Partneri - 7. strana

Popis tlačidiel:

	Vytvorenie novej položky kalendára. Pri vytváraní si vyberáme, či chceme vytvoriť položku kalendára - aktivitu alebo udalosť. Vkladať nové položky je možné iba v stave Zmena. Možno nahradiť klávesom Insert.
	Úprava položky kalendára. Možno nahradiť klávesom Enter.
	Zmazanie položky kalendára.
	Vloženie udalosti.
	Vloženie pripomenutia udalosti.
	Prepnutie rozsahu zobrazenia kalendára na deň. Možno nahradiť klávesovou skratkou Ctrl+D.
	Prepnutie rozsahu zobrazenia kalendára na týždeň. Možno nahradiť klávesovou skratkou Ctrl+T.
	Prepnutie rozsahu zobrazenia kalendára na mesiac. Možno nahradiť klávesovou skratkou Ctrl+M.
	Zobrazenie alebo skrytie sobôt a nedieľ. Možno nahradiť klávesmi Shift+Ctrl+W.
	Zlúčenie sobôt a nedieľ do jednej bunky.
	Prednačítanie obsahu kalendára.
	Vyhľadanie záznamu podľa textu. Možno nahradiť klávesovou skratkou Ctrl+F.
	Vyhľadanie ďalšieho výskytu.
	Usporiadanie položiek kalendára podľa času bez prekrytia. Možno nahradiť klávesovou skratkou Ctrl+U.
	Nastavenie kalendára.
	Prepnutie kalendára na celú obrazovku. Možno nahradiť klávesom F11.
	Zobrazenie alebo skrytie panelu s ovládacími prvkami. Možno nahradiť klávesmi Shift+Ctrl+P.
	Zobrazenie alebo skrytie panelu s podrobnosťami. Možno nahradiť klávesmi Shift+Ctrl+B.

Dokumenty (9. strana)

Na túto stranu môžeme pripojiť dokumenty, procesy alebo doklady K2 daného partnera (bližší popis viď kapitola Základné číselníky a podporné moduly K2 - 9. strana). strana).

Práca s Partnermi

Evidencia partnerov, či už súčasných alebo potenciálnych, je pre správne fungovanie marketingu veľmi dôležitá. Databázu partnerov v K2 môže užívateľ vytvoriť niekoľkými spôsobmi. Rovnako ako v ostatných moduloch je možné vytvoriť príslušného partnera v knihe ručne. Ku každému zákazníkovi sa vytvára partner automaticky. Pokiaľ firma chce, aby sa k partnerovi vždy vytvoril zákazník, musí mať v Parametroch mandanta začiarknutý parameter Automatická väzba Partner -> Zákazník. Pokiaľ je tento parameter začiarknutý a zákazník sa vytvára automaticky, musí byť v Parametroch mandanta nastavená Banka. Dôvodom je fakt, že pole Bankový účet je v karte Dod./Odb. povinný a pri vytváraní nového zákazníka ich program doplní hodnotou nastavenou v Parametroch mandanta v poli Banka.

Zákazník samozrejme môže využívať marketing neskôr, až v priebehu fungovania v IS K2. Potom je nutné vyrovnať databázu Zákazníkov a Partnerov. Dá sa to s pomocou skriptu Partner - Zákazník (ExportPartBaz.PAS). Týmto skriptom je možné podľa partnerov vytvoriť zviazaných zákazníkov.

Ďalšou možnosťou ako zaviesť do IS K2 potrebných partnerov je ich import. Partnerov je možné importovať zo súboru „*.xls“. To umožňuje funkcia Import partnerov (ImPart.pas), kde sa pomocou formulára spoja vyplnené bunky excelu s poľami v K2 a príslušní partneri sa uložia do K2.

Nie vždy je partner automaticky zákazníkom. Nový partner sa stáva zákazníkom až po vystavení obchodných dokladov. Vytvárať partnerov k zákazníkom je povinné. Užívateľovi tak neschádzajú cenné marketingové informácie. Databáza Partnerov je veľmi dôležitá z hľadiska sledovania a evidencie všetkej komunikácie s príslušným zákazníkom (partnerom). To sa deje pomocou Aktivít, ktorých zoznam je uvedený na 2. strane karty partnera. Ďalej sú tu uvedené kontaktné osoby partnera, rôzne triedenia alebo úlohy vzťahujúce sa ku konkrétnemu partnerovi. Všetky tieto informácie a aktivity je možné vyhodnocovať pomocou zostáv, ktoré sú tu užívateľovi k dispozícii.

Denník partnera

Záložka Denník je prístupná iba v univerzálnych formulároch. Zobrazuje všetku aktivitu spojenú s partnerom. Vo funkcii Nastavenie denníka partnera (pre mandanta) je možné nadefinovať sledované doklady je možné ovplyvniť, aké informácie sa zobrazia v stĺpci Popis a aká cena sa zobrazí v stĺpci Čiastka. Nad kartou partnera na tejto záložke je možné spustiť funkciu Nastavenie denníka partnera (ikona nastavenia v hornej modrej lište), kde je možné nastaviť rozhodný dátum. Aktivita staršia ako rozhodný dátum sa nezobrazí. Užívateľsky je tiež možné nastaviť iba vybrané typy dokladov. Pozn.: Implicitne sa ponúknu iba typy dokladov, ktoré sú nastavené vo funkcii Nastavenie denníka partnera (pre mandanta).

pic_4644

Obr.: Záložka Denník

Nastavenie denníka partnera (pre mandanta)

Vo funkcii Nastavenie denníka partnera začiarknutím poľa v stĺpci Povolený definujeme sledované doklady, ktoré sa zobrazia na záložke Denník v module Partneri. Pokiaľ nebude začiarknutý niektorý doklad, potom sa neponúkne vo funkcii Nastavenie denníka partnera, ktorá je dostupná v záložke Denník, a v ktorej si užívateľ môže ďalej nastaviť vybrané doklady.

pic_4645

Obr.: Nastavenie denníka partnera

Pre každý doklad je možné definovať, čo sa zobrazí v stĺpci Popis na záložke Denník u daného modulu a aké dátové pole má reprezentovať pole Čiastka. Pre stĺpec Popis je možné nadefinovať voľný text a do zložených zátvoriek sa vpíše názov dátového poľa. Pokiaľ budeme chcieť vo faktúrach vydaných vidieť na záložke Denník text Variabilný symbol: a jeho hodnotu, potom v poli nadefinujeme text "Variabilný symbol: {RefNo}", kde RefNo predstavuje názov poľa pre variabilný symbol. V poli Dátové pole pre čiastku potom vyberieme, akú cenu chceme sledovať pre daný doklad.

pic_4646

Obr.: Nastavenie stĺpca Popis a Čiastka

Nastavenie denníka partnera (pre užívateľa nad záložkou Denník)

Užívateľ si môže v záložke Denník nastaviť zobrazenie aktivít Partnera. Stlačením tlačidla nastavenia v modrej lište sa zobrazí formulár Nastavenie denníka partnera. Užívateľ môže zadať rozhodný dátum pre obmedzenie záznamu v Denníku. Záznamy staršie ako je dátum, sa potom nezobrazia. Možné je obmedziť aj typy zobrazených dokladov. Uskutoční sa odčiarknutím fajky v stĺpci Povolený.

pic_4648