Workflow

Modul Workflow slouží ke snadnějšímu, přehlednějšímu a především řízenému směrování dokumentů, úkolů a informací osobám či skupinám osob (oddělením) v rámci společnosti. Poskytuje okamžitý přehled o zpracovávaných úkolech, stavu jejich řešení, odpovědnosti za jejich plnění, či prošlých termínech.

Pomocí tohoto modulu můžeme řešit následující požadavky:

• procesní řízení firmy:
  • zpracování všech procesů firmy (schvalování a připomínkování dokumentů, hromadné rozesílání interních dokumentů apod.),
  • rozšíření evidence K2 o nové knihy (evidence dovolené, cestovních příkazů, atd.),
  • rozšíření možností kontroly, běhu a zpracování business procesů s návazností na doklady v K2 (proces prodeje, změnová řízení technologických postupů, ...).
• vedení ISO dokumentace v elektronické podobě (směrnice, normy).

Hlavními pojmy modulu Workflow jsou Postupy, Procesy a Kroky.

Obr.: Základní schéma modulu Workflow

Postupy jsou v K2 obecně navrhnuté modely firemních procesů, zachycují společné prvky těchto procesů. Obsahují sled jednotlivých kroků (úkolů). Procesy jsou již konkrétní vytvořené procesy ve firmě, které se chovají podle obecně navrhnutých Postupů. Uživatelům se po vytvoření procesů postupně vytvářejí Kroky (jednotlivé úkoly), které mají zpracovávat.

Pro běžnou práci se systémem Workflow jsou určeny knihy Kroky a K vyřízení a sestavy pro tisk procesů. Pro administraci, tzn. správu workflow, jsou určeny knihy Procesy, Postupy, Definice proměnných, Produkty a Role.

Součástí Workflow je grafický nástroj sloužící ke snadnějšímu definování postupů v rámci firmy. Tento nástroj umožňuje přehledné grafické vyjádření daných procesů, kdy je proces rozdělen do jednotlivých kroků. Krokům jsou definována pravidla a jejich návaznosti. Díky automatickému zaznamenávání prováděných kroků jsou tyto kroky zpětně snadno dohledatelné i s historií jejich zpracovávání.

Modul workflow je lokalizován, tzn., že uživatel může zadat Názvy a Popisy jednotlivých polí ve více různých jazycích (viz Parametry uživatele - Jazyk).

Obr.: Stromové menu modulu Workflow