Správce

Modul Správce slouží k inicializaci a údržbě IS K2. Zde se nastavují parametry celého systému K2 a provádí se zde servisní zásahy. Činnost modulu lze rozčlenit do pěti základních kategorií:

• Správa číselníků - správa jazykových dodatků, středisek, typů kapitalizace, barev, písma, značek zboží, typů daní, období, period, států, dokumentů atd.
• Počáteční stavy - nastavení počátečních stavů jednotlivých číselníků.
• Správa uživatelů - správa uživatelů systému, přidělování práv, sledování doby činnosti uživatelů, případně zablokování přístupu do systému apod.
• Správa mandantů - nastavování parametrů mandanta, pro kterého budou data zpracovávána.
• Správa databází - provádění servisních zásahů jako např. odpotvrzování dokladů, obnova databází či zálohování dat.

Obr.: Stromové menu modulu Správce

Přechod systému na nový rok

Při přechodu na nový rok je nutné v IS K2 nastavit číslování knih. Zde jen vyjmenujeme, co všechno je nutné provést a na co se nesmí zapomenout.

Naplnění číselníku Období a Period

V číselníku Období a daně je nutné mít zadána období pro příslušné roky, ve kterých mají být doklady vytvářeny. Do této knihy se dostaneme ze stromového menu Základní data - Období.

Obr.: Číselník Období a daně

V číselníku Periody musíme mít zadány periody pro dané roky, ve kterých mají být doklady vytvářeny (automatické vytvoření period na celý rok provedeme klávesami Ctrl+F6). Do této knihy se dostaneme ze stromového menu Správce - Číselníky - Periody.

Obr.: Číselník Periody

Pro automatické vytvoření nového období a period slouží skript CreateNewYear.pas.

Automatický přechod na nový rok

Skript CreateNewYear.pas slouží pro vytvoření nového období a period a pro nastavení nového období zvoleným uživatelům. Skript lze také zařadit do plánovaných úloh. Nové období a periody se tak již budou každý rok vytvářet automaticky.

Po změně období odesílá skript daným uživatelům notifikaci o změně období. Podmínkou je mít založenou skriptovou akci pro tyto účely a mít správně nastaven parametr skriptu "NotifAction". Skript po doběhnutí odešle email s informacemi o provedených / neprovedených změnách. Pro odeslání emailu je nutné mít vyplněn parametr "RecipientEmail" a správně nastavenou poštu v IS K2.

Skript umí restartovat aplikační servery. Pro úspěšný restart aplikačních serverů je nutné mít na každé této službě ve Windows nastaveno na záložce Obnovení v polích pro selhání = "Restartovat službu", jinak nedojde k jejímu opětovnému spuštění.

Obr.: Nastavení restartu AS

Možnost restartu aplikačního serveru lze ovlivnit pomocí parametru "RestartAS". Skript však nedokáže zjistit, zda opravdu došlu k restartu aplikačního serveru a k jeho opětovnému naběhnutí.

Parametry skriptu:

ValidityDays : Integer = 0 Zadáváme počet dnů od aktuálního dne pro zjištění, zda vytvořit nové období. Porovnává se, jestli výsledné datum již neexistuje ve stávajících obdobích. Příklad: Je rok 2023, období je nastaveno 1.1.2023 – 31.12.2023. Skript spouštíme 31.12.2023. a) ValidityDays = 2. Když ke dni spuštění připočteme dva dny, dostaneme datum 2.1.2024. Toto datum se hledá v již vytvořených obdobích. Pokud období, které by obsahovalo toto datum, neexistuje, vytvoří se nové období (2024). Období se tvoří kopií aktuálního období, původní datumy od / do se tedy posunou o jeden rok. b) ValidityDays = 0. Když ke dni spuštění připočteme 0 dnů, dostaneme výsledné datum 31.12.2023. Toto datum se hledá ve vytvořených obdobích. Dané období již existuje, protože se jedná o období 2023. Nové období se nevytvoří.

AbbrFormat : Integer = 0 Nastavení formátu pro vytvoření zkratky období. 0 - Rok z Datum od (např. 2023); 1 - Rok z Datum od/rok z Datum do (např. 2023/2024); 2 - zkrácený rok z Datum od/zkrácený rok z Datum do (např. 23/24).

DescrPrefix : WideString = ‚Rok‘ Prefix, který se vloží do pole Popis před identifikaci roku.

CreatePeriod : Boolean = True Zda se mají vytvořit nové periody, pokud již pro dané období neexistují.

SetPrefixUser : Boolean = True Zda se má nastavit nové období všem aktivním uživatelům (Stav = "aktivní" v knize Uživatelů), kteří mají jako aktuálního mandanta nastaveného stejného, pod kterým se skript spouští.

WithOutUsers : String = ‚‘ Výčet interních čísel uživatelů oddělených středníkem, kterým se nemá nastavit nové období. Pouze pokud je parametr "SetPrefixUser" = True.

NotifAction : Integer = 0 Číslo skriptové akce pro odeslání notifikací. Pouze pro ty, kteří mají aktivní notifikace. Pokud daná akce neexistuje, nedojde k odeslání notifikace. Pokud nejsou notifikace správně nastaveny, jako např. chybí licence, nebo je absence aplikačního serveru, notifikace se v takovém případě neodešle.

RestartAS : Boolean = True Zda se mají restartovat všechny běžící aplikační servery, které běží pod stejným mandantem, jako byla funkce spuštěna.

RecipientEmail : WideString = ‚‘ Email pro odeslání informací o dokončení skriptu. Pokud email není vyplněn, email se neodošle. Pro správné fungování je nutné mít nastavenou poštu v IS K2.

Nastavení knih

Nastavení číslování knih pro další období:

V každé z níže uvedených knih se nastavuje Období (od) a Období do. Pokud je v Období do vyplněno Neom., platí tato kniha pro všechna období. Pokud je období vyplněno konkrétním rokem, je třeba nastavit číslování pro další rok.

Nastavení číslování ve "Správě knih" - pro knihy není třeba vytvářet nový záznam pro každé období, lze mít nastaveno pouze Výchozí nastavení. Pokud máme v jednotlivých obdobích odlišné nastavení, přidáme záznamy pro další období. Týká se těchto knih:

• Bankovní účty,
• Pokladny,
• Knihy prodeje,
• Knihy nákupu,
• Knihy dodavatelských ceníků,
• Knihy ostatních pohledávek,
• Knihy ostatních závazků,
• Knihy skladů,
• Knihy výroby,
• Knihy kalkulací,
• Knihy údržby,
• Knihy kvalifikací,
• Knihy marketingu,
• Knihy mzdových dokladů,
• Knihy servisních dokladů,
• Knihy majetku,
• Knihy starého majetku,
• Knihy pro Elektronická podání,
• Knihy pro eNeschopenky,
• Knihy průchodů,
• Knihy docházky,
• Knihy účetnictví,
• Knihy interních dokladů,
• Knihy listovní pošty,
• Knihy zásilkových služeb,
• Knihy závazků z mezd,
• Knihy projektů,
• Knihy upomínek,Knihy úrazů,
• Knihy cestovních příkazů,
• Knihy ceníků,
• Knihy JCD a stazek,
• Knihy dopravy,
• Knihy smluv pro prodej,
• Knihy smluv pro nákup,
• Knihy ostatních smluv,
• Knihy DPH,
• Knihy Intrastatu.

Obr.: Nastavení číslování ve "Správě knih"

Obr.: Nastavení knihy pro rok 2023 - Knihy prodeje

Nastavení aktuálního období uživatele

Každý uživatel může provést výběr období u konkrétní knihy. Výběr období provede přes Nastavení, které se objeví v dolní pravé části obrazovky.

Obr.: Nastavení období

Shrnutí

1. Aktuální období si zvolíte u Vámi vybrané knihy v pravém panelu obrazovky.
2. Uživatelé, kteří pořizují prvotní data – zakázky, faktury, výdejky, bankovní výpisy, pokladní doklady atd. – si nastaví nové období od 1. ledna.
3. Účetní, které účtují ještě doklady starého roku, si ponechají původní období.
4. Pokud někdo pořizuje data do nového i minulého období, musí pečlivě dbát na správné nastavení aktuálního období.
5. Veškeré číslování je pouze formální záležitost. Případný omyl nemá žádný podstatný vliv na chod IS K2.