Správa dokumentů (DMS)

Správa dokumentů zahrnuje veškerou práci s dokumenty v IS K2. Dokumenty je možné ukládat na:

• dokumentový server
• souborový systém
• Google Disk.

Správa dokumentů nabízí mnoho různých funkcí. Pro zpřístupnění některých z nich je potřeba zakoupit licenci DMS.

Funkce dostupné bez nutnosti licence DMS:

• úložiště dokumentů na souborovém systému nebo Google Disk
• rozdělení dokumentů na vlastní firmy
• funkce podepisování dokumentů Signi
• sledování historie dokumentů
• složky dokumentů - maximálně 3 složky

Funkce dostupné s licencí DMS:

• Složky dokumentů - neomezený počet složek
• Úložiště dokumentů na Databázovém serveru
  • Skartační řád
  • Revize dokumentů
  • Archivace a skartace
  • Časová razítka
  • Export dokladů pro účetní audit

DMS (Document Management System)

DMS (Document Management System) je systém pro správu dokumentů, který slouží k organizaci, ukládání, vyhledávání a správě digitálních dokumentů v rámci organizace nebo společnosti. Hlavním cílem DMS je efektivní správa dokumentů tak, aby se minimalizovaly problémy spojené s jejich ztrátou, duplikací nebo neaktuálností a zlepšila se celková produktivita a spolupráce.

DMS zahrnuje širokou škálu funkcí, které jsou zásadní pro efektivní provoz firmy a správy jejich dokumentů. Firmy generují spousty dat a spolehlivá správa dokumentů jim umožní zefektivnit celkový výkon pro práci s dokumenty. Primárním důvodem funkcionality je samostatná databáze, která vždy zaeviduje jakoukoliv změnu či manipulaci s dokumentem.

Výchozí body správy dokumentů jsou:

• schopnosti editace,
• nastavení přístupových oprávnění,
• zálohování,
• ochrana dat spojená se zabezpečením a sdílením různých obchodních dokumentů,
• fulltextové vyhledávání jak napříč dokumenty, tak konkrétním obsahem.

Nepotřebné dokumenty K2 DMS umožní archivovat či přímo skartovat a pro aplikaci třetích stran lze dokumenty zveřejnit pomocí K2 API.

Pozn.: Většina funkcí v této kapitole se vztahuje k databázovému úložišti dokumentů, dostupné při zakoupení licence DMS. Pro funkce podepisování dokumentů Signi a sledování historie dokumentů licence DMS nutná není.

Nastavení

Nastavení DMS

Nastavení DMS je zařazeno ve stromovém menu Správa dokumentů (DMS) / Nastavení / Nastavení DMS.

Obr.: Nastavení DMS

Nastavení databáze

Před samotným zahájením užívání dokumentového serveru je zapotřebí mít nastavený FileStream na službě MSSQL. Více o nastavení v kapitole Nastavení DMS_Technická dokumentace.

Nastavení TSA

Tlačítkem Stáhnout aktuální certifikáty se stáhne aktuálně platný certifikát pro oražení dokumentů Časovým razítkem (bližší popis v kapitole Časová razítka). Aktuálně je implementována certifikační autorita freeTsa. Je zde uvedena také platnost certifikátu.

Multicompany

Tato část nastavení DMS slouží pro nastavení režimu třídění dokumentů do vlastních firem. Režim lze nastavit zatržením/odtržením volby Firma povinně. Povinný režim lze nastavit pouze tehdy, neexistují-li žádné dokumenty bez určení firmy.

Multicompany v DMS má dva režimy:

1. Zařazení dokumentu do firmy je povinné
   • každý dokument náleží právě jedné firmě
2. Zařazení dokumentu do firmy je nepovinné
   • každý dokument náleží právě jedné firmě nebo
   • pokud firma není nevyplněna - náleží všem firmám (použití např. pro přílohy v číselnících)

Tlačítko Automatické přidělení firmy přidělí všem dokumentům, které ještě nemají přiřazenou firmu, automaticky vlastní firmu podle připojeného dokladu. Dokumentům, kterým nelze přidělit firmu automaticky, můžeme firmu nastavit ručně přes tlačítko Manuální přidělení firmy, kdy se nafiltrují pouze dokumenty bez přiřazené firmy. Firmu lze nastavit také ručně na záložce Základní údaje v knize Dokumenty popř. pomocí hromadné změny.

Konfigurace dokumentu

Druhým krokem je správná konfigurace dokumentů, se kterou bude uživatel pracovat napříč dokumenty v K2. Výchozí nastavení provádí správce, který dle potřeb společnosti a jejích uživatelů zvolí typy dokumentů, se kterými firma pracuje. Konfigurace dokumentu je zařazena ve stromovém menu Správa dokumentů (DMS) / Nastavení / Konfigurace dokumentu.

Pro práci s databázovým úložištěm dokumentů DMS je nutno založit nový záznam s typem Dokumentový server.

Obr. Konfigurace dokumentu - typ Dokumentový server

Popis polí:

Zkratka	Zkratka typu dokumentu.
Typ	Ve výběru je možné vybrat, jak bude při zařazování dokumentu naloženo s původním souborem a jakým způsobem se soubor stane součástí IS K2.
Popis typu	Možnost přiřadit dalsí informace k definovanému typu.
Vstupní složka	Přednastavení složky (adresáře), ve které se bude otevírat výběrový dialog souborů po stisknutí tlačítka v editačním poli, nebo po stisknutí tlačítka Výběr na 1. straně dokumentů. Není-li tato položka vyplněna, provede se po stisknutí tlačítka Výběr dle naposledy použité složky (adresáře).
Přípona dialogu	Implicitní přípona (extenze) dialogu souborů.
Maska dialogu	Typ souboru ve standardním výběrovém dialogu souborů ve Windows (po stisknutí tlačítka Výběr na 1. straně formuláře dokumentu). Jednotlivé posloupnosti znaků v textu v pořadí [název],[extenze],[název],[ extenze], ... musí být odděleny znakem "svislá čára". Př. textu: Textové soubory|*.txt|Word|*.doc|Všechny soubory|*.* Tento příkladový text naplní tabulku třemi typy souborů, a to textovými soubory (soubory s extenzí „txt“), MS Word texty (soubory s extenzí „doc“) a všemi soubory. Chceme-li, aby v jednom řádku standardního výběrového dialogu souborů bylo uvedeno více typů souborů, oddělíme je znakem '#'. Př. textu: Textové soubory|*.txt|Dokumenty|*.doc#*.rtf Tento příkladový text naplní tabulku jednak textovými soubory (soubory s extenzí „txt“) a jednak dokumenty (soubory s extenzí „doc“ a „rtf“). Zvolíme-li ve výběru dokumenty, budou v tabulce najednou zobrazeny soubory s extenzí „doc“ a „rtf“.
Složky	Výběr složek dokumentů, do kterých se má dokument daného typu při vložení do Přílohy umístit.
Štítky	Umožňují jednoznačně označit dokument podle například klíčových či podstatných slov.
Maximální velikost souboru	Umožňuje nastavit maximální velikost souboru pro import.
Verzováno	Pokud je pole zatrženo, ukládají se všechny revize, které jsou s dokumentem spojeny.
Smazat zdrojový soubor po importu	Pokud je pole zatrženo, automaticky se po importu smaže zdrojový soubor.
Skartační plán	Umožní vybrat předefinovaný skartační plan, podle nastavení skartačního řádu.
Automaticky orazit časovým razítkem	Pokud je pole zatrženo, pak se při vytvoření každý dokument tohoto typu automaticky orazí časovým razítkem.

Import do databázového úložiště dokumentů DMS

V seznamu dokumentů na záložce Servis je tlačítko Import souborů, které provede import stávajících dokumentů do databáze dokumentového serveru.

Obr. Modul dokumenty - Funkce

Funkce Import souborů

Při využití funkce import souborů je potřeba dodržet požadované pokyny:

-Označte typy importovaných dokumentů, vyjma PICTK2, tyto typy dokumentů převést nelze.

-Máte možnost převést pouze ty dokumenty, které existují v K2 jako příloha záznamů v dokladů, číselníků a procesů (ostatní dokumenty volně zařazené do číselníku dokumentů se do DMS nepřevedou).

-Pokud jste použili jakýkoliv dostupný OCR software pro zpracování textových skenů, pak využijte volbu preferovat PDF. Pokud daný OCR software převedl sken do PDF stejného jména, stejného data vytvoření a data posledního přístupu, naimportuje se do DMS místo obrázku definované přípony jeho PDF podoba.

Obr. Import souborů do databáze

Funkce vymazat soubory

Při využití funkce vymazat soubory je potřeba dodržet požadované pokyny:

-Vyplňte archivační složku, kam se soubory přesunou pro možnost zálohy.

-Prohlédněte si seznam souborů k výmazu.

Obr. Výmaz importovaných souborů

Postup Importu

Celý postup jak převést dokumenty ze souborového systému do databázového úložiště dokumentů DMS:

Následující kroky proveďte postupně pro jednotlivé typy dokumentů nebo pro více typů dokumentů, podle toho s jakými procesy souvisí.

1. Zjistěte velikost přesouvaných souborů (skript "FindUnusedDoc", parametr WorkMode=0).

2. Zjistěte reálnou dostupnost přesouvaných souborů (skript "FindUnusedDoc", parametr WorkMode=1).

3. Rozhodněte se, co s nedostupnými dokumenty.

Ad1.) V případě, že nepotřebujete řešit jejich dohledání,pokračujte bodem 4.

Ad2.) V případě, že se chcete pokusit o jejich dohledání, zjistěte manuálně jejich aktuální umístění a/nebo využijte skript "Hledání dokumentů příloh" z Infoservis/Pro partnery/Ostatní, eventuálně hromadnou opravu umístění proveďte pomocí skriptu "ImportcorrectedPaths", terý jako vstup vyžaduje CSV soubor s identifikací a novým umístěním dokumentu:

1329;"K:\Dokumenty\K2\k2_chyba.jpg"

93112;"K:\K2\Dokumenty\Faktura prijata\V 1_2020\102019.pdf"

4. Spusťte funkci Import souborů.

Dokumenty, které se nepovede naimportovat, mají nově typ s předponou TMP, který je zneplatněný. Dokumenty, které nebyly dostupné, jsou zneplatněny. Pokud jste využili možnost importovat pouze použité přílohy, pak zbyle nepoužité, volně zařazené dokumenty zneplatněny nejsou. Import je možno spustit opakovaně, stačí pro import vybrat nově vzniklý TMP typ.

Jakmile naimportujete do databázového úložiště dokumentů DMS všechny dokumenty, proveďte výmaz původních souborů pomocí funkce "Vymazat soubory".

Pro úspěšném provedení importu budete potřebovat pro databázi K2_MANDANT_DMS volné místo v úložišti, které odpovídá součtu velikostí zjištěných v bodu 1. Pro úspěšné provedení výmazu se současným využitím archivace, budete potřebovat stejné místo v úložišti archivační složky.

Nastavení skupin práv pro prohlížení a změnu

Další důležitá věc pro DMS jsou práva pro revize, či samotné nahlížení. Práva pro prohlížení/změnu záznamu se nastavují na uživatelské roli (Správce / Uživatelské role). Na záložce Skupina záznamů správce definuje jednotlivým uživatelským rolím skupiny práv pro čtení a také pro změnu.

Pokud nějakému Typu dokumentu přiřadíme skupinu práv, pak uživatel uvidí dokument pouze v případě, že má na své roli přidělenou některou z těchto skupin práv. Totéž platí i pro změnu. Pokud má uživatelská role přidělenou skupinu práv pro změnu, pak uživatel může pracovat s revizemi.

Složky dokumentů

V modulu Složky dokumentů vytváříme složky, do kterých lze zařazovat jednotlivé dokumenty. Tyto složky následně tvoří stromovou strukturu viditelnou v číselníku Dokumenty, což umožňuje přehlednou organizaci a správu dokumentů.

Kniha Složky dokumentů je zařazena ve stromovém menu Správa dokumentů (DMS) / Nastavení / Složky dokumentů. Pro práci s modulem Složky dokumentů je nutné mít nastavena práva Prohlížení složek dokumentů (č. 2351), Nová složka dokumentů (č. 2352) a Editace složek dokumentů (č. 2353).

Obr.: Složky dokumentů

Obr.: Stromová struktura v číselníku Dokumenty

Záložka Základní údaje

Na této záložce se definují základní údaje, a to Název a Nadřazená složka.

Obr.: Složky dokumentů - Základní údaje

Záložka Dokumenty

Na této záložce jsou zobrazeny všechny dokumenty, které byly zařazeny do dané složky. Pomocí klávesy Insert je možné na tuto záložku přidávat další dokumenty. Tento způsob je vhodný zejména pro hromadné vkládání většího množství dokumentů.

Obr.: Složky dokumentů - Dokumenty

Jednotlivé složky je možné zneplatnit klávesou F8. Dokumenty zařazené v této složce zůstanou viditelné, ale do zneplatněné složky již nelze přesouvat nové dokumenty pomocí funkce Drag and Drop.

Skartační řád

Pokud se uživatel rozhodne využívat funkci automatické skartace či archivace (bližší popis v kapitole Archivace a skartace v modulu Dokumenty), nastaví si skartační řád ve stromovém menu Správa dokumentů (DMS) / Nastavení / Skartační řád.

Při definování nového skartačního řádu vyplníme pole Zkratka a Popis a dále počet let, po kterých se dokument přesune do archivu a počet let, po kterých se dokument následně skartuje.

Obr. Skartační řád

Práce v modulu Dokumenty

Modul Dokumenty obsahuje soubor všech dokumentů, které jsou připojeny k jednotlivým dokladům nebo číselníkům (např. Zboží). Dokumenty jsou zařazeny ve stromovém menu Správa dokumentů (DMS) - Dokumenty a jsou implicitně setříděny podle předdefinovaného typu dokumentu.

Správu, vyhledávání a filtrování dokumentů usnadňuje stromová struktura, která umožňuje dokumenty třídit do jednotlivých složek a podsložek, čímž poskytuje přehlednou hierarchii a snadnou navigaci mezi různými úrovněmi dokumentů. Jednotlivé složky stromové struktury se vytváření v modulu Složky dokumentů viz kapitola Složky dokumentů.

V dolní části obrazovky, v sekci Složky, jsou zobrazeny všechny složky, ve kterých je daný dokument zařazen. Tato tabulka poskytuje rychlý přehled a umožňuje efektivní správu dokumentů. Tabulka je pouze pro čtení.

Obr.: Dokumenty - záložka Seznam

Funkce stromové struktury

1. Drag and Drop - Dokumenty lze přesouvat mezi uzly pomocí funkce Drag and Drop:
   • Jednotlivě: Přetahováním jednoho dokumentu.
   • Hromadně: Přetahováním všech dokumentů označených hvězdičkou.
2. Kopírování dokumentů mezi složkami
   • Přetažením s přidržením klávesy Ctrl dokument zůstává v původní složce a zároveň se přiřadí do nově vybrané složky.
   • Toto kopírování platí pouze při přesunu mezi vytvořenými složkami (neplatí pro uzly <Vše> a <Bez složky>).

Popis uzlů ve stromové struktuře

1. <Vše>
   • Zobrazuje všechny dokumenty, bez ohledu na jejich zařazení do složek.
   • Při přesunu dokumentu z uzlu <Vše> se dokument přiřadí do nově vybrané složky, ale v uzlu <Vše> zůstává nadále viditelný.
2. <Bez složky>
   • Obsahuje dokumenty, které nejsou zařazeny do žádné složky.
   • Při přesunu dokumentu z tohoto uzlu do jiné složky se dokument z uzlu <Bez složky> odstraní.
3. Jednotlivé složky
   • Dokumenty mohou být zařazeny do více složek současně.
   • Přesunutím dokumentu mezi dvěma složkami pomocí Drag and Drop se dokument odstraní z původní složky a přidá do nové.
   • Při přetahování s přidržením klávesy Ctrl se dokument zkopíruje (zůstane v původní složce a přidá se do nové).

Základní údaje

Na záložce Základní údaje jsou k dispozici veškeré údaje o dokumentu (liší se v závislosti na Typu dokumentu).

Uvedené údaje popisují obsah, identifikují dokument podle kategorizačních údajů, pomáhají při organizaci, vyhledávání, třídění a správě dokumentů bez nutnosti otevírat celý dokument, pomáhají propojit dokumenty, které např. patří téže osobě, partnerovi, jsou klíčovým nástrojem pro správu a organizaci informací v systému.

Obr.: Základní údaje - typ Dokumentový server

Popis polí:

Pole Kategorie, Druh, Partner a Původ vychází z typu prvního připojeného dokladu:

Kategorie	Kategorie dokumentu (příchozí / odchozí / interní)
Druh	Druh podle prvního připojeného dokladu.
Partner	Partner podle druhu.
Původ	Např. Email, Pošta, Datová schránka, Google, Neurčeno

Hodnoty pole Kategorie, Druh, Původ a Partner je možné vytvořit a naplnit pomocí funkce Naplnit metadata (na záložce Funkce v ribbonu).

Pokud ještě nemáme vytvořeny Kategorie, můžeme je vytvořit pomocí tlačítka Vytvořit kategorie Příchozí, Odchozí, Interní. Vytvořené kategorie se automaticky dosadí do následujících polí. Po nastavení kategorií je třeba zvolit, jaká data se mají vyplnit. Tlačítko Zobrazit mapu zobrazí tabulku, ve které je definováno propojení hodnot Druh, Kategorie a Původ dokumentu. Po potvrzení tlačítkem OK se vyplní hodnoty polí na všech dokumentech typu Dokumentový server.

Obr.: Funkce Naplnit metadata

Obr.: Mapa Kategorie, Druh, Původ

Pole Stav, Krok a Vyřizuje jsou propojeny s procesy Workflow:

Stav	Proces WKF nastaví při změně kroku pomocí akce s parametrem CalcVar stav dokladu na definovanou hodnotu.
Krok	Souběžně s nastavením stavu se přenese identifikace kroku do pole Krok.
Vyřizuje	Souběžně s nastavením stavu se přenese řešitel do pole Vyřizuje.

Postup propojení s WKF je popsán v kapitole Řízení stavu dokumentu z workflow.

Typ	Typ dokumentu
Firma	Určení vlastní firmy, do které dokument patří. Každý dokument patří právě do jedné vlastní firmy. Při vložení se dokument typu Dokumentový server zařadí do aktuální vl. firmy. Pokud zařazujeme dokument na doklad, pak se zařadí do vlastní firmy daného dokladu. Pokud je nastaven Povinný režim (v Nastavení DMS), pak hodnota v poli nelze vymazat.

Revize dokumentu

Dokumenty typu Dokumentový server je možné revidovat pomocí tlačítka Otevřít revizi dokumentu. Daný dokument se otevře k editaci, po úpravách jej uložíme a revizi potvrdíme tlačítkem Uzavřít revizi. Po uložení se zobrazí dialog s možností vložení komentáře k dané revizi.

Obr. Komentář k revizi

Pozn.: Pro revizi dokumentu je nutné mít nastaveno právo Číselníky / Dokumenty / Revize dokumentu (č. 2345).

Práce s revizemi v Historii dokumentu

Na záložce Historie dokumentu je vytvořen záznam o každé provedené změně. Není-li pro daný typ dokumentu nastaven režim Verzování (typ dokumentu nemá zatrženou volbu "Verzováno"), je v historii vidět pouze záznam o provedené revizi. Pokud má daný typ dokumentu zatrženo pole Verzováno, pak je možné s revizemi dále pracovat.

Zapnutý režim "Verzování"

V historii jsou uloženy všechny provedené revize. Při zapnutém verzování lze kdykoliv zobrazit původní nebo kteroukoliv předchozí verzi dokumentu pomocí funkce "Náhled dokumentu". Funkce je dostupná přes pravé tlačítko myši na záznamu typu "Změna dokumentu" nebo "Zařazení dokumentu". Tato funkce je odlišná od stejně pojmenované funkce dostupné z ribbonu, která otevírá náhled na aktuální verzi dokumentu.

Kdykoliv je také možné vrátit dokument do původního stavu nebo do stavu kterékoliv předchozí revize pomocí funkce "Vrátit na revizi". Funkce je rovněž dostupná přes pravé tlačítko myši na záznamu typu "Změna dokumentu" nebo "Zařazení dokumentu".

Obr.: Historie dokumentu - režim "Verzování"

Historie dokumentu

V horní tabulce Složky jsou uvedeny všechny složky, do kterých je dokument aktuálně zařazen. Ve Změně je možné dokument z dané složky vyjmout (smazáním složky z této tabulky) nebo jej naopak zařadit do dalších složek (klávesou Insert).

Tabulka Historie změn dokumentu umožňuje sledovat veškeré činy, které byly s dokumentem prováděny jednotlivými uživateli v čase. Jednotlivé akce obsahují informace, kdy a jaký uživatel s dokumentem pracoval, přiložené komentáře k jednotlivým revizím a náhled stavu v součinnosti se skutečností akce.

Pozn.: Pro sledování historie dokumentu není potřeba licence DMS.

Pozor: Aby se akce s revizemi ukládaly, je potřeba mít v konfiguraci dokumentu zatrženo pole "verzováno". Bližší popis práce s revizemi je popsán v kapitole Revize dokumentu.

Obr. Historie dokumentu

Doklady

Na záložce Doklady vidíme seznam všech dokladů, ke kterým je dokument připojen. Přes ikonu Sponky je možné dokument připojit hromadně na další doklady. Po připojení dokladu se dokument zobrazí na záložce Přílohy daného dokladu.

Obr.: Doklady

Digitální podepisování dokumentů Signi

Podepisování a schvalování dokumentů je umožněno prostřednictvím služby Signi. Je nutné mít založený účet na www.signi.com a zde zakoupit potřebné množství dokumentů. Platí se vždy za dokument. Digitální podpisy Signi jsou v souladu s normou eIDAS a platí v celé Evropské unii.

Pozn.: K podepisování dokumentů Signi není potřeba licence DMS.

Základní princip používání Signi v K2 je následující:

Nad vybraným dokumentem můžete zvolit možnost předání, tím se odesílá pomocí API dokument do platformy Signi, kde jsou zvolené Kontaktní osoby vyzvány pomocí e-mailu k podpisu. Samotný podpis probíhá na portále Signi a podepsaný dokument putuje do K2. Následně si ze Signi můžete nechat vystavit protokol, kde jsou mimo jiné zaznamenány i časy a místa podpisů nebo schválení. K2 pracuje se stavem (Signi stav), ve kterém je na první pohled jasný přehled o tom, jestli byl dokument Odeslán, zda čeká na podpis nebo je již uzavřen a tedy vyřízen.

Obr.: Záložka Signi nad Dokumenty

Vytvořený dokument lze předat k podpisu vybraným kontaktním osobám na základě předem definované šablony nebo bez šablony. Při použití funkce bez šablony je uživatel povinen vyplnit Jazyk a pořadí podepisování, následně je třeba zadat podepisující. V tabulce Podepisující musí být uvedena jedna kontakní osoba s příznakem navrhovatel. Není potřeba po každé osobě vyžadovat podpis, lze například použít Typ podpisu Schválení, dále bude vyžadováno pouze schválení v prostředí Signi.

Po předání dokumentu se mění Signi stav na "Čekající" a jsou k dispozici dvě nové akce:

• Odeslat k podpisu - provede se odeslání dokumentu na vybranou e-mailovou adresu,
• Podepsat na místě - budete rovnou vyzvání k podpisu v prostředí Signi (webový prohlížeč)

Prostřednictvím odkazu nebo akce Podepsat na místě se dostanete do webového prostředí Signi, kde si můžete dokument zobrazit a následně podepsat ve zvoleném místě. Před každým podepsáním je vyžadováno ověření pomocí PIN kódu zaslaným v SMS zprávě na zadané číslo. Po ověření je možné dokument podepsat a zadat Datum a Název obce, kde podpis probíhá. Pomocí tlačítka Vložit podpis probíhá uložení dokumentu a pokud jsou všechny vyžadované podpisy již kompletní odesílá se dokument zpět do K2, kde se dokument tváří jako uzavřený. Pokud je Signi stav roven hodnotě Uzavřený, je možné si stáhnout protokol o podpisové akci, ten se zobrazí jako další řádek v dokumentech.

Obr.: Podepisování v prostředí Signi

V sekci správa lze nadefinovat výše zmíněná pole do šablony, kterou pak využijete pomocí funkce/tlačítka Se šablonou. Toto se využívá například v případě, kdy navrhovatel je stále se opakující kontaktní osoba (např. jednatel společnosti). Při vkládání podepisujícího vybíráte ze seznamu Kontaktních osob, volíte Typ podpisu a Umístění podpisu, tj. kde přesně v dokumentu mají být podpisy vyžadovány, například na konci dokumentu. V případě využití souřadnic je třeba zadat číslo stránky a % umístění podle souřadnic (osa X a Y).

Obr.: Vytvoření a konfigurace šablony pro Signi

Ve správě je dále možnost si nadefinovat tzv. Workspace. Jedná se základní nastavení Signi. Zde zadáváte API klíč, pomocí kterého bude K2 se Signi komunikovat, dále je třeba vybrat Typ elektronické adresy, na kterou budou data zasílána a vlastní typ dokumentu, která se bude přijímat zpátky do K2. Pokud využiváte multicompany, tak je třeba zvolit vlastní firmu, pro kterou je toto nastavení platné.

Časová razítka

Časové razítko slouží k přesné identifikaci časového okamžiku, kdy došlo k určité události nebo změně. Je důležitým bezpečnostním prvkem, který prokazuje, že dokument nebyl od chvíle, kdy byl opatřen časovým razítkem, které přidělí autorita pro přidělování časových razítek, změněn. Časová razítka jsou klíčová pro udržení integrity záznamů, auditování a zpětné sledování historie dokumentů.

Časovým razítkem lze orazit pouze dokumenty typu Dokumentový server. Pro ostatní typy dokumentu nejsou funkce přístupné.

Pokud chceme tuto bezpečnostní funkci používat, je nutné v Nastavení DMS stáhnout platný certifikát. Implementována je certifikační autorita freeTSA.

Obr.: Nastavení DMS - Certifikát pro přidělení časových razítek

Časové razítko slouží:

• jako právní důkaz, že nedošlo ke změně dokumentu,
• pro účely auditu,
• z pohledu bezpečnosti, jako garance, že nedošlo k nepovolené změně přiloženého dokumentu.

V konfiguraci dokumentu (typu DMS) lze nastavit volbu "Automaticky orazit časovým razítkem". V takovém případě se pak každý dokument tohoto typu při vytvoření automaticky opatří časovým razítkem.

Obr.: Konfigurace dokumentu (typ Dokumentový server) - volba "Automaticky orazit časovým razítkem"

Obr.: Faktura vydaná - funkce pro vytvoření a kontrolu časového razítka

Vytvoření časového razítka

Funkce "Vytvoření časového razítka" orazítkuje daný dokument a tím garantuje, že od této chvíle dokument nebyl změněn.

Funkce je k dispozici v ribbonu:

1. na záložce Přílohy na dokladu - záložka Dokumenty
2. v číselníku Dokumenty - zde je možné orazit jeden konkrétní dokument (záložka Funkce) nebo všechny označené dokumenty přes hromadnou akci (záložka Hromadné akce)

Kontrola platnosti časového razítka

Funkce "Kontrola platnosti časového razítka" ověří platnost certifikátu pro udělení časových razítek a ověří, že se daný dokument nezměnil. Je-li razítko neplatné, pak se změní ikona časového razítka na .

Funkce je k dispozici v ribbonu:

1. na záložce Přílohy na dokladu - záložka Dokumenty
2. v číselníku Dokumenty - zde je možné orazit jeden konkrétní dokument (záložka Funkce) nebo všechny označené dokumenty přes hromadnou akci (záložka Hromadné akce)
3. funkci lze spouštět jako plánovanou úlohu - skript CheckTimeStamps.pas - skript prochází a kontroluje pouze razítka s datumem starší než 1 týden

Úlohu doporučujeme spouštět 1x týdně.

Historie dokumentu

Vytvoření časového razítka je zaznamenáno do historie dokumentu. Pokud dojde k oprávněné změně dokumentu (např. pomocí revize), pak se původní dokument i s časovým razítkem uloží do historie a změněnému dokumentu se přidělí nové razítko z důvodu zachování auditní stopy.

Alerty

Možnost přidání alertů na hlášení, že:

• certifikátům vyprší platnost,
• existují doklady, které mají neplatné razítko.

Archivace a skartace v modulu Dokumenty

Funkce archivace, odarchivace a skartace jsou zařazeny v ribbonu pod záložkou Hromadné akce. S označenými dokumenty lze pracovat buď samostatně nebo hromadně nebo je také možné využít automatické akce. V případě jejich archivace či skartace musí být dokument ve stavu uzavřená revize.

Pozn. pro archivaci / odarchivaci dokumentů je potřeba mít nastavené právo Archivace dokumentu (č. 2346), příp. Odarchivace dokumentu (č. 2347).

Funkce automatické archivace – Funkce spustí předdefinovaný filtr, který vybere dokumenty k archivaci, pokud mají přiřazený skartační řád a uběhla doba, která je k pro archivaci určená.

Funkce automatické skartace – Funkce spustí předdefinovaný filtr, který vybere dokumenty ke skartaci, pokud mají přiřazený skartační řád a uběhla doba, která je k pro skartaci určená.

Obr. Dokumenty – Hromadné akce

Po využití automatických funkcí si uživatel zkontroluje výsledek filtru, provede potřebné změny a spustí vlastní archivaci či vytvoří skartační seznam. Po spuštění funkce skartace se vytvoří skartační seznam na základě filtrů dokumentů, kde se doplní zkratka a popis a formulář se uloží.

Obr. Skartační seznam

Skartační seznam

Ve stromovém menu – Správě dokumentů (DMS) – Skartační seznam se otevře formulář, kde je možnost vytvořit nový skartační seznam nebo pracovat s dříve vytvořenými seznamy. Pro další postup se musí vždy skartační seznam schválit, kde v sekci Funkce je funkce Schválit, která označené seznamy schválí ke skartaci. Skartovat označené seznamy, lze pouze po schválení.

Obr. Skartační seznam

Export dokladů pro účetní audit

Export slouží k hromadnému vytvoření PDF souborů (odpovídajícím dokladům), které obsahují anotace typu razítka, kde jsou uvedeny údaje ze souvisejících dokladů.

Export je implementován skriptem CreateStampAnnotation.PAS. Je možno jej použít na dokladech Faktura vydaná/přijatá, Ostatní závazky/pohledávky. Pro každý modul je možno nakonfigurovat zobrazení razítek z následujícího výběru:

• razítko pro identifikaci
• razítko pro smlouvu
• razítko pro platby
• razítko pro zaúčtování
• razítko pro DPH.

Obr.: Vyexportovaná Faktura vydaná

Skript umožňuje nadefinovat výstupní složku pro vyexportované pdf soubory. Pokud Faktura vydaná nebo Ostatní pohledávka na záložce Přílohy neobsahuje pdf soubor, pak jej export vytvoří a připojí do příloh s typem uvedeným v parametru DMS_Type.

Řízení stavu dokumentu z workflow

Postup pro řízení stavu dokumentu z workflow:

1. Do požadovaného kroku přidat vstupní akci typu CalcVar.

Obr.: Krok - "Vstupní" akce

Obr.: Akce

2. Sestavit výraz pro produkt pomocí funkce FIRST, produktu DOKUMENT a pole StatusId

Obr.: Sestavení výrazu

3. Nastavit pole StatusId na požadovanou hodnotu

Práci se stavem je vhodné nastavit recipročně, tedy např. nejen vstupní akci kroku pro schválení na stav "schváleno", ale i vstupní akci předchozího kroku na stav "ke schválení", aby správně pracovalo nejen schválení kroku, ale i zamítnutí.

Zároveň s nastavením stavu se do dokumentu automaticky přebere aktuální řešitel i krok.

Ostatní úložiště správy dokumentů

Při práci s dokumenty v IS K2 lze kromě databázového úložistě použít další úložiště:

• souborový systém
• Google Disk.

Úložiště - souborový systém

Bližší popis v kapitole Přílohy - Propojení a odkazy.

Úložiště - Google Disk

Správa dokumentů umožňuje propojení se službou Google Disk. Soubory jsou uloženy na Google Disk, v IS K2 se pamatují pouze odkazy. Při vložení přílohy se soubor uploaduje na Google Disk. Jako přílohu můžeme také použít již existující soubor na Google Disku.

Nastavení propojení na Google Disk

Postup nastavení propojení na Google Disk je uveden v kapitole Nastavení propojení na Google Disk_Technická dokumentace.

Konfigurace dokumentů

Dále je potřeba v knize Konfigurace dokumentů (Správa dokumentů (DMS) / Nastavení / Konfigurace dokumentu) založit nový typ dokumentů s typem Google Workspace.

Obr.: Konfigurace dokumentu - typ Google Workspace

Popis polí:

Zkratka	Zkratka typu dokumentu.
Typ	Ve výběru je možné vybrat, jak bude při zařazování dokumentu naloženo s původním souborem a jakým způsobem se soubor stane součástí IS K2. V případě využívaní Google Disku je třeba vybrat typ Google Workspace.
Skrýt v nabídce	Umožňuje skrýt typ dokumentu v nabídce.
Popis typu	Možnost přiřadit dalsí informace k definovanému typu.
Složka	Typy dokumentů se budou třídit do složek.
Vstupní složka	Přednastavení složky (adresáře), ve které se bude otevírat výběrový dialog souborů po stisknutí tlačítka v editačním poli, nebo po stisknutí tlačítka Výběr na 1. straně dokumentů. Není-li tato položka vyplněna, provede se po stisknutí tlačítka Výběr dle naposledy použité složky (adresáře).
Cílová složka	Do tohoto pole je nutno zadat identifikátor složky na Google Disku.
Maximální velikost souboru	Umožňuje nastavit maximální velikost souboru pro import.

Práce s dokumenty na Google Disku

Přidání nového dokumentu

Nový dokument typu Google Workspace lze na stranu Příloh vložit stisknutím tlačítka a výběrem daného typu nebo přetažením dokumentu do sekce Dokumenty a následném výběrem typu dokumentu. Po vložení přílohy se soubor uploaduje na Google Disk, v IS K2 se budou pamatovat pouze odkazy.

Obr.: Otevřená nabídka typů dokumentu - zařazeno do složek

Připojení existujícího dokumentu

Jako přílohu můžeme také použít již existující soubor uložený na Google Disku. Pomocí kláves Ctrl+C zkopírujeme již existující dokument z Google Disku a klávesami Ctrl+Shift+V jej vložíme na stranu Příloh v IS K2.

Obr.: Vložení existujícího dokumentu Ctrl+Shift+V

Otevření dokumentu

Dokument otevíráme běžným způsobem. Dokument se otevře v Google Disku.

Vyhledávání na Google Disku

Google Disk nabízí možnost fulltextového vyhledávání, což umožňuje uživatelům efektivně hledat nejen názvy souborů a složek, ale i obsah těchto souborů. Tato funkce je velmi užitečná, neboť umožňuje rychle najít informace, které potřebujete, aniž byste museli ručně procházet jednotlivé soubory.

Stačí zadat hledaný výraz do vyhledávacího pole na Google Disku. Výsledky mohou být zobrazeny podle relevance nebo můžete vyhledávání upřesnit pomocí zmíněných filtrů a operátorů.