Postupy

Postup je všeobecne navrhnutý predpis, v ktorom sú definované spoločné pravidlá a postupnosti krokov určitého druhu procesu vo firme. Podľa tohto predpisu potom beží konkrétny proces.

Každý postup má svoju hlavičku a verziu postupu. Tzv. verziovanie postupov umožňuje prevádzať zmeny v druhých postupoch, ktoré sa pre procesy práve používajú. Vytvorí sa nová verzia postupu pre rovnakú hlavičku a v tejto novo vytvorenej verzii potom užívateľ môže vykonávať zmeny a pre práve bežiace procesy vo firme používať nezmenenú, doposiaľ platnú verziu postupu.

Kniha Postupy

Kniha postupov je zoznamom všetkých verzií postupov workflow.

Obr.: Postupy - kniha

Popis stĺpcov:

P	Stav postupu (potvrdený/nepotvrdený/stornovaný).
N	Nasadenie - pokiaľ existuje aspoň jeden proces z danej verzie postupu, potom sa zobrazí ikona: - znamená, že z danej verzie postupu sú vytvorené procesy, z ktorých aspoň jeden doteraz nie je ukončený alebo je pozastavený. - znamená, že z tejto verzie postupu sú vytvorené procesy, ale všetky sú už ukončené. Pokiaľ je stĺpec prázdny, znamená to, že z danej verzie postupu doteraz nebol vytvorený proces.
Verzia	Poradové číslo verzie postupu automaticky pridelené programom.
Smernica	Označenie, či je postup smernica.
Zaradenie	Zaradenie postupu (ISO, prevádzkový, obchodný)
Platnosť od	Platnosť postupu je od uvedeného dátumu.
Platnosť do	Platnosť postupu je do uvedeného dátumu.

Pri schvaľovaní verziovaných postupov sa pri verzii jednej hlavičky postupu nesmie prekrývať termín v poliach "Platnosť od" a "Platnosť do". Tzn., jedna hlavička postupu môže mať v daný okamih platnú (schválenú) iba jednu verziu.

Popis klávesov:

Ins	Vytvorenie novej verzie postupu.
F6	Nová revízia postupu (v poli vydanie zostane rovnaké číslo ako pri pôvodnom postupe a do poľa revízia sa dosadí číslo o 1 vyššie).
Alt+F2	Potvrdenie postupu (stav schválenia).
Alt+F3	Deaktivácia postupu.
Ctrl+F2	Odpotvrdenie postupu (zo schváleného stavu späť do stavu editácia).
Ctrl+F6	Nové vydanie postupu (pole vydanie sa zvýši o 1 a do poľa revízie sa dosadí číslo 1).
Shift+F6	Kópia verziovaného postupu.

Pozn.: Vytvorením novej revízie alebo vydaniu dôjde ku skopírovaniu postupu, z ktorého spúšťame danú funkciu. Podľa potreby potom upravíme číslo vydania, revízie, platnosť a pod.

V Správca - Systém - Správa multicompany je možné v module Postupy workflow rozdeliť postupy na vlastné firmy. Týmto úkonom sa rozdelia tiež procesy, Názov vlastnej firmy nájdeme potom v preview záznamu.

Obr. Rozdelenie postupu v Správe multi company

Postupy - základné údaje

Na 1. záložke verziovaných postupov vyberáme hlavičku postupu a sú tu základné informácie o verzii postupu, napr. jeho platnosť a úlohy, ktoré sa týkajú danej verzie postupu.

Obr.: Postupy - základné údaje - záložka Cieľ

Popis polí:

Postup	Skratka hlavičky postupu, jazykový Názov hlavičky postupu.
Verzia	Číslo verzie postupu (pridelené automaticky programom, pre každú hlavičku sa čísluje od 1 vzostupne).
Platnosť od	Časový údaj, odkedy je postup platný. (Aby bol postup platný, musí byť zároveň potvrdený.)
do	Časový údaj, dokedy je postup platný.
Vydanie	Číslo vydania verziovaného postupu. Po začiarknutí poľa Smernica je možné editovať toto číslo.
Norma	Všeobecný číselník noriem k bližšej identifikácii danej smernice (vypĺňame sami podľa platných noriem ISO 9000). Pole je aktívne po začiarknutí poľa Smernica.
Zaradenie	Zaradenie verziovaného postupu (všeobecný číselník k bližšej identifikácii danej smernice).
Preskúmal	Dátum a kontaktná osoba, ktorá preskúmala daný postup (smernicu).
Citlivosť	Výber z užívateľského číselníka.
Revízia	Číslo revízie verziovaného postupu. Po začiarknutí poľa Smernica je možné editovať toto číslo.
Kapitola	Skratka kapitoly (všeobecný číselník k bližšej identifikácii danej smernice). Pole je aktívne po začiarknutí poľa Smernica.
Smernica	Začiarknutím tohto poľa zaraďujeme daný verziovaný postup ako smernicu.
Schválil	Dátum a kontaktná osoba, ktorá schválila danú verziu postupu.
Vytvoril, Zmenil, Potvrdil	Dátum a užívateľ, ktorý danú verziu postupu vytvoril, zmenil či potvrdil.
Dokument postupu	Skratka dokumentu, ktorý je priradený k postupu.
Zobraziť pole „Zadanie“	Pokiaľ je začiarknuté, v Procese a Pracovnom kroku sa zobrazuje záložka Zadania.

Popis záložiek:

Popis	Popis postupu
Cieľ	Popis Cieľa danej verzie postupu. (Čo proces rieši.)
Rozdeľovník	Zoznam kontaktných osôb, ktorým je určená daná verzia postupu (smernice).
Na vedomie	Zoznam rolí, kedy kontaktné osoby zaradené do týchto rolí môžu vidieť v knihe Postupy a kroky užívateľa celý verziovaný postup.
Monitoring	Kontaktné osoby, zaradené na tejto záložke, budú mať v knihe Sledované procesy zaradené procesy, ktoré budú vytvorené z tohto postupu. Tieto procesy budú môcť sledovať, hoci nebudú mať právo na Prehliadanie procesu. Táto funkcia je užitočná napr. pre sledovanie procesov, kde majú užívatelia podriadené rôzne role.
Právo na spustenie	Zoznam rolí, kedy kontaktné osoby zaradené do týchto rolí, môžu z tejto verzie postupu vytvoriť proces.
Zodpovednosť	Zoznam rolí, kedy z kontaktných osôb zaradených do týchto rolí je možné pri vytvorení procesu z danej verzie postupu vybrať zodpovednú osobu procesu. Tieto osoby môžu tiež stornovať proces, pokiaľ majú zároveň právo Storna procesu. Tieto kontaktné osoby môžu tiež vidieť v knihe Postupy a kroky užívateľa celý verziovaný postup.
Premenné	Zoznam premenných umožňujúci užívateľom pri spracovávaní procesu zadávať ďalšie hodnoty.
Parametre ladenia procesu	Zoznam parametrov, ktoré môžu proces ovplyvňovať. Napríklad potlačenie riešiteľa kroku podľa postupu.

Obr.: Postupy - základné údaje - záložka Premenné

Premenné

Premenné umožňujú užívateľom pri spracovávaní procesu zadávať ďalšiu hodnotu. Je možné tak rozšíriť dátovú štruktúru procesu (napr. môžeme pomocou tejto premennej donútiť užívateľa zadať stredisko, pre ktoré je určená faktúra k odsúhlaseniu alebo zadať dátum začiatku a konca dovolenky, ...).

S premennými pracujeme najmä pri používaní parametrov v záložke Udalosti. Premenné, ktoré sa tu zadávajú, vytvárame v knihe Definícia premenných a potom ich vyberáme z tejto knihy.

Pokiaľ chceme nastaviť premennej ďalšie vlastnosti, ktoré sa budú týkať iba tohto postupu, môžeme ich nastaviť práve tu, na záložke Premenné. Vkladáme teda premenné celému postupu, tieto premenné potom používame v krokoch. Premenné tu vkladáme klávesom Ins.

Obr.: Formulár Premenná postupu - Postupy - záložka Premenné

Popis polí:

Premenná	Do tohto poľa vyberáme premennú z knihy Definícia premenných.
Hodnota	Tu zapíšeme Hodnotu, ktorá bude automaticky uložená do Premennej pri vzniku nového procesu, Hodnota pôjde prepísať užívateľom v procese.
Interná premenná	Pokiaľ je Premenná postupu označená ako Interná, v knihe Kroky sa stlačením klávesovej skratky Shift+F8 nezobrazí. Premenná neoznačená ako Interná sa po stlačení tejto klávesovej skratky zobrazí so svojou aktuálnou hodnotou.
Vstupná odovzdávaná premenná	Pokiaľ existuje v podriadenom (subprocese) alebo v nadriadenom procese rovnaká Premenná, budú pri začiarknutí tohto poľa hodnoty tejto premennej predané. Pr.: Existuje proces s krokom „A“ s hodnotou premennej „5“. V nasledujúcom subprocese je krok „B“, s rovnakou premennou a so začiarknutým poľom Vstupná predávaná premenná. Do hodnoty tejto premennej sa vloží hodnota „5“ z kroku „A“.
Výstupná odovzdávaná premenná	Pri výstupe z podriadeného do nadriadeného procesu alebo naopak budú pri začiarknutí tohto poľa odovzdané hodnoty rovnakej Premennej aj späť. Pr.: Existuje v subprocese krok „A“ s hodnotou premennej „5“. Pokiaľ do kroku „B“ nadriadeného procesu s rovnakou premennou a so začiarknutým poľom Výstupná predávaná premenná do hodnoty tejto premennej vložíme hodnotu „6“. V kroku „A“ sa táto premenná tiež prepíše na hodnotu „6“.

Postupy - hlavička

Kniha Postupy obsahuje všetky hlavičky verziovaných postupov workflow. Každá hlavička postupu môže mať niekoľko verzií postupu. Pre každú hlavičku môže byť však platná vždy iba jedna verzia postupu v jeden daný okamih, ktorý sa bude používať pre proces.

Knihu Postupy môžeme zobraziť na záložke základné údaje vyvolaním ponuky (pomocou klávesu F12) v poli Postup.

Obr.: Postupy - zobrazenie zoznamu hlavičiek postupov

V tejto knihe môžeme klávesom Ins vytvoriť novú hlavičku postupu, či označením hlavičky a klávesom Enter vybrať verziovanému postupu hlavičku už skôr vytvorenú.

Pri vytvorení hlavičky postupu sa vypĺňajú základné identifikačné údaje.

Obr.: Postupy - vytvorenie Hlavičky postupu

Popis polí:

Skratka	Skratka hlavičky postupu. Skratku je povinné zadať a nesmie existovať viacero hlavičiek s rovnakou skratkou.
Názov	Názov hlavičky postupu.
Typ	Typ hlavičky postupu - užívateľský číselník, slúži napr. k zotriedeniu či k zoskupovaniu hlavičiek podľa určitého kritéria.
Jazykový názov	Toto pole umožňuje priradiť hlavičke názov v cudzom jazyku (pozri Parametre užívateľa - Jazyk).
Popis	Bližšia špecifikácia záznamu

Postupy - editor

Na záložke editor knihy Postupy je definovaný graf postupu.

Graf sa vytvára z jednotlivých krokov postupu (uzlov grafu), ktoré sú spojené šípkami. Dohromady znázorňujú chod procesu.

Postupu aj objektom grafu (šípkam a uzlom) môžeme pridať ďalšie informácie (v záložkách Popis, Poradie krokov a Väzby), ktorými sa zadávajú ďalšie podmienky pre priebeh procesu a spresňuje sa jeho funkčnosť.

Obr.: Postupy - editor

Označenie kroku alebo šípky v grafe sa vykoná označením objektu ľavým tlačidlom myši. Tento uzol sa ohraničí na červeno. Podľa vybraného uzla sa na záložkách pod grafom zobrazia informácie k tomuto vybranému uzlu. Kombináciou Ctrl a ľavého tlačidla myši označíme na červeno viacero uzlov naraz.

• Pokiaľ je označený krok, na záložkách zadávame alebo zobrazujeme informácie k vybranému kroku:
  • Základné vlastnosti - názov, zoskupenie, prioritu, typ a dokumentačný text
  • Termíny splnenia - čas na splnenie, kalendár
  • Popis - textový popis kroku, je možné ho zobraziť pri spracovaní kroku.
  • Riešitelia - tu sa zadávajú rolí, ktoré majú daný krok riešiť a režim zastupiteľnosti.
  • Akcie - pre každú udalosť kroku je možné zadať parametre alebo skripty a ich parametre. Tieto parametre a skripty môžu v procesoch nastavovať a vypočítavať hodnoty premenných, vykonávať akcie s produktmi K2, ...

• Pokiaľ je označená šípka, na záložkách zadávame alebo zobrazujeme informácie k vybranej šípke:
  • Základné vlastnosti - tvar, akcie, poradie a stav procesu
  • Akcie - pre Vstupnú udalosť je možné zadať parametre a skripty, podľa ktorých sa vyhodnotí, či je táto šípka priechodná.

Užívateľ vyvolá formulár jednotlivého kroku alebo väzby buď dvojklikom priamo na obrázok znázorňujúci krok či väzbu v editore alebo cez tabuľky pod editorom na záložkách kroky, poradie krokov a väzby. Tu vyberieme požadovaný krok alebo väzbu a dostaneme sa na rovnaký formulár. Tu môžeme už ľubovoľne zadávať premenné, skripty a ďalšie.

Graf

Grafom sa definuje priebeh (cesta) procesu.

Pre zaktívnenie panelu s ponukou krokov je potrebné vojsť do zmeny (F5). Panel sa potom zobrazí v pravej hornej časti editora. Uzol do grafu umiestnime označením príslušnej ikony na nástrojovej lište ľavým tlačidlom myši (ikona sa zaktívni) a potom ho umiestnime stlačením ľavého tlačidla myši do priestoru určeného pre graf.

Vlastnosti grafu:

• Každý postup musí začínať iba jedným krokom typu Zahájenie a končiť jedným krokom typu Ukončenie. Tieto kroky sú pri vytvorení procesu už vložené do grafu. Užívateľ ich môže premenovať či presunúť.
• Jednotlivé kroky musia byť spojené šípkou Väzba. Šípka typu Väzba je uskutočnená pri chode procesu, ak je odsúhlasený krok, z ktorého šípka vedie. Šípka typu Spätná väzba je uskutočnená v priebehu procesu, ak je zamietnutý krok, z ktorého šípka vedie.
• Kroky typu Transformácia, Rozhodnutie a Distribúcia sú z hľadiska spracovania rovnocenné. Kroky tohoto typu musia byť spojené ako na vstupe, tak na výstupe šípkou.
• Kroky typu Na vedomie je doplnkový (sú vytvorené v daný okamih, ale na ďalší priebeh celého procesu nemajú vplyv). Z tohto kroku nemusí viesť žiadna šípka a proces je považovaný za konzistentný.
• Grafický návrh procesu môžeme ľubovoľne meniť, napr. presúvať jednotlivé objekty grafu.

Spojenie dvoch uzlov šípkou:

• na nástrojovej lište nad grafom vyberieme stlačením ľavého tlačidla myši na ikone šípky typ šípky,
• na uzle, z ktorého má viesť daná šípka, stlačíme ľavé tlačidlo myši a so stlačeným tlačidlom kurzor presunieme na uzol, do ktorého má viesť šípka,
• tlačidlo myši uvoľníme.

Obr.: Postupy - editor

Popis tlačidiel:

	Výber objektov	Ak je označená táto ikona, môžeme objekty v grafe označovať a pohybovať s nimi. Nemôžeme ich vkladať do grafu.
	Zahájenie	Krok typu Začiatok - povinný krok, označuje počiatok chodu procesu; každý verziovaný postup má vždy práve jeden tento uzol.
	Ukončenie	Krok typu Koniec - povinný krok, označuje koniec chodu procesu; každý verziovaný postup má vždy práve jeden tento uzol.
	Transformácia Rozhodnutie Distribúcia	Kroky procesu, musia byť spojené šípkou Väzba, ich funkčnosti sú zhodné.
	Vnorený postup	Krok typu Vnorený postup - krok procesu, umožňuje vložiť (vnoriť) do postupu ďalší postup.
	Na vedomie	Krok typu Na vedomie - slúži k informovaniu užívateľov. Obdobne ako Kontrolný bod neovplyvňuje chod procesu. (Napr. informuje, že proces došiel k tomuto kroku alebo že v procese bol odsúhlasený určitý krok.)
	Väzba	Šípka vpred - proces pokračuje do iného uzlu.
	Spätná väzba	Spätná šípka - môže viesť do iného (skoršieho) uzla procesu alebo do kroku typu Ukončenie.

Vedľa týchto tlačidiel sa doplnili ďalšie tri tlačidlá: Kopírovať, Vložiť a Zmazať. Ich funkčnosť a klávesové skratky sú rovnaké ako použitie týchto tlačidiel pri bežnej užívateľskej činnosti. Teda kliknutie na vybraný uzol použitie tlačidla napríklad Kopírovať alebo skratky Ctrl+C a následné vloženie do inej časti grafu pomocou tlačidla Vložiť alebo Ctrl+V.

V pravej časti tejto lišty je tiež možnosť si graf priblížiť pomocou ikonky + alebo oddialiť pomocou ikonky -.

V pravej dolnej časti editoru je tzv. React flow, ktorý zobrazuje celkové rozvrhnutie navrhnutého grafu. Toto je užitočné pri zostavovaní zložitejších nákresov.

Popis

Na záložke Popis môžeme zadať popis postupu alebo kroku. Po rozkliknutí požadovaného kroku (buď z editora alebo z tabuľky pod ním) sa otvorí formulár. Tu pokiaľ je užívateľ v zmene, môže pridávať ľubovoľný popis.

Popisy sú prístupné v ostatných knihách ako napríklad Kroky, Procesy atď.

Popisy je možné jazykovo lokalizovať tlačidlom Jazykový popis (pozri Parametre užívateľa - Jazyk).

Obr.: Postupy - editor - krok - záložka Popis

Riešitelia

V záložke Riešitelia zadávame roly, ktorí majú spracovávať daný krok. Je tu tiež určené, ako sa má vyberať riešiteľ kroku (pole Spôsob výberu). Pre výber riešiteľov konkrétneho kroku je užívateľovi zobrazená množina všetkých kontaktných osôb zadaných v roliach. Z tohto zoskupenia riešiteľov potom vyberá užívateľ riešiteľa kroku v konkrétnom procese.

Obr.: Postupy - editor - krok - Riešitelia

Popis polí:

Spôsob výberu		Vybraný variant určuje, ako a komu bude vytvorený daný krok. Implicitne je tu zadané Všetci.
	Jeden z nich	Všetkým osobám v zadanej Role je vytvorený krok, ale po prijatí kroku jedným z týchto riešiteľov je zostávajúcim stornovaný daný krok. (Pokiaľ jeden riešiteľ vykoná udalosť inú ako Čítanie, ostatným je krok stornovaný.)
	Užívateľsky jeden z	Pred vytvorením nasledujúceho kroku je užívateľovi, ktorý ukončuje predchádzajúci krok, zobrazený zoznam kontaktných osôb, z ktorého užívateľ: vyberie vlastníka nasledujúceho kroku, krok je potom vytvorený iba tomuto vybranému riešiteľovi, označí hviezdičkou viacero vlastníkov nasledujúceho kroku, krok je potom vytvorený označeným vlastníkom. Po odsúhlasení kroku jedným z nich, je ostatným krok vymazaný.
	Všetci	Všetkým osobám v zadanej Role je vytvorený krok. Všetky tieto osoby musia odsúhlasiť krok. K udalosti Odsúhlasenia dôjde až po odsúhlasení kroku poslednou osobou v role. V prípade Zamietnutia však stačí zamietnutie jedným riešiteľom a ostatným je stornovaný krok.
	Užívateľsky všetci	Pred vytvorením kroku je užívateľovi, ktorý ukončuje predchádzajúci krok, zobrazená možnosť výberu kontaktných osôb. Krok je potom vytvorený iba označeným osobám. Ďalšie spracovanie zodpovedá spôsobu výberu Všetci.
Zohľadni stredisko		Podmienkou je, aby workflow bolo napojené na organizačnú štruktúru. Pokiaľ je v organizačnej štruktúre nadefinovaná štruktúra podľa pracovných pozícií, bude sa rešpektovať strom z tejto štruktúry a odpovedajúci krok sa zobrazí z danej vetvy.
Riešiteľ je nadriadený		Začiarknutím sa doplní riešiteľ - nadriadený podľa napojenej organizačnej štruktúry.

Pokiaľ je užívateľ v zmene a chce pridať riešiteľa kroku pomocou klávesu Insert, zobrazí sa mu nasledujúci formulár.

Popis polí:

Rola	Tu sa vyberá riešiteľ kroku z knihy Rolí. Osoby zaradené v týchto roliach môžu byť vybrané pre riešenie tohto kroku.
Zastupiteľnosť - Režim	Režim zastupiteľnosti, na ktorej základe môžu iné osoby zastupovať pri riešení kroku osoby zaradené v role uvedené v poli Roly. Popis zastupovania - pozri Zastupovanie.

Obr.: Postupy - editor - krok - zadanie Riešiteľov

Vo funkcií hľadanie riešiteľov kroku podľa org. štruktúry je možné tiež zohľadniť platnosť org. jednotky a platnosť osoby (OD/DO)

Obr.: Platnosť organizačnej jednotky a osoby

Zastupovanie

Zastupovanie slúži k tomu, aby mohol byť krok vyriešený inou osobou, ako riešiteľom kroku, v prípade, že je riešiteľ neprítomný (tzn. má zadanú Neprítomnosť).

Režim zastupovania nastavujeme pre jednotlivé Roly vo formulári Riešiteľ kroku:

• "Nenastavené" - zastupovanie neprebieha.
• "Nadriadený" - zastupuje priamy nadriadený podľa organizačnej štruktúry.
• "Podľa role" - pri výbere tohto režimu zadáme Roly, ktoré môžu zastupovať. Zastupovať riešiteľa potom môžu všetky osoby, zaradené v Roliach pre zástup.
• "Podľa organizačnej štruktúry" - riešiteľa zastupuje osoba, ktorá je v Organizačnej štruktúre zadaná v Organizačnej jednotke na záložke Zastupujúca.

Pri zastupovaní v režime "Nadriadený" a "Podľa role" je možné zapnúť voľbu Zohľadniť stredisko - v takom prípade zastupujú iba osoby, ktoré majú v organizačnej štruktúre zadané rovnaké stredisko ako riešiteľ.

Obr.: Nastavenie zastupovania "Podľa role"

Všetkým zástupcom sa zobrazujú konkrétne kroky v knihách Kroky a K Vybaveniu. V týchto knihách môžu zástupcovia spustením operácie Zastúpiť zmeniť riešiteľa (previesť krok na seba) a začať riešiť krok.

Na zástupcu je tiež možné previesť riešenie kroku operáciou Postúpiť. Možnosť postúpiť kroky majú v konkrétnom procese tieto osoby:

• všetci riešitelia kroku (ktorým bol vytvorený konkrétny krok),
• všetci zástupcovia,
• užívatelia s právom pre administráciu procesov workflow.

Postúpiť kroky je možné nielen na zástupcu, ale tiež na ostatných (alebo späť na pôvodných) riešiteľov kroku.

Akcia

Pri spracovávaní krokov užívateľovi vznikajú v procese akcie. Týmito akciami je riadený chod celého procesu.

Akcie existujú užívateľské a systémové.

• Užívateľské akcie spúšťa užívateľ sám tým, že vykonáva určité úkony na kroku procesu v knihe Pracovné kroky:
  • pri vzniku kroku je zaznamenaná udalosť Vytvorenie,
  • pokiaľ užívateľ otvorí krok, je vytvorená udalosť Čítanie,
  • pokiaľ užívateľ príjme krok, súhlasí s tým, že daný krok bude riešiť, vznikne udalosť Prijatie,
  • pri postúpení, tzn. predaní kroku zástupcovi, vzniká udalosť Postúpenie,
  • pri odsúhlasení vzniká udalosť Odsúhlasenie,
  • pri zamietnutí vzniká udalosť Zamietnutie.

• Systémové akcie sú vykonávané systémom, spúšťajú sa po nejakej užívateľskej udalosti:
  • pri vzniku kroku je zaznamenaná akcia Vstupná,
  • pokiaľ je krok ukončený (tzn. odsúhlasený alebo zamietnutý), je vytvorená akcia Výstupná. Pokiaľ je krok určený viacerým užívateľom, čaká sa s vykonaním tejto udalosti na odsúhlasenie kroku posledným užívateľom. Pokiaľ však v priebehu kroku akýkoľvek z užívateľov zamietne krok, beží táto akcia hneď a nečaká sa na vyjadrenie ostatných užívateľov,
  • Sledovacia akcia slúži pre vyhodnocovanie skriptov.

Zadaním parametrov alebo skriptov na povedzme, že sa pri tejto akcii majú vykonať nejaké ďalšie činnosti. Takto je možné ďalej riadiť chod procesu, napr.:

• ovplyvniť výber osôb, ktorým bude vytvorený krok,
• nastaviť stav procesu,
• počítať hodnotu Premenných procesu a kroku a pracovať s nimi,
• vložiť Produkt, Dokument,
• pracovať s hodnotami produktu.

Zadávaním parametrov alebo skriptov v akciách sa potom tieto udalosti v priebehu procesu pri určených akciách spúšťajú.

• Pokiaľ pri čítaní kroku užívateľ krok hneď odsúhlasí alebo zamietne, vznikne automaticky aj akcia Prijatie. Spustia sa parametre a skripty, ktoré sú zadané v akcii prijatia a potom sa spustia skripty a parametre zadané v akcii odsúhlasenie, zamietnutie a výstupná.
• Pokiaľ je krok určený viacerým užívateľom a každý z nich ho musí odsúhlasiť, akcia odsúhlasenia vznikne až pri odsúhlasení kroku posledným užívateľom.
• Pokiaľ akýkoľvek z užívateľov zamietne krok, už sa nečaká na vyjadrenie ďalších užívateľov a vznikne akcia Zamietnutie (popr. udalosť Výstupná).

Pri procese sa akciami zaznamenáva Zmena stavu procesu, pri krokoch sa zaznamenáva História akcií kroku (do knihy Procesy).

Obr. Postupy - Editor - záložka Akcie

Popis polí:

Skratka	Skratka kroku. Je preddefinovaná, je možné ju zmeniť v rámci navrhnutého postupu, musí byť jedinečná.
Názov	Názov kroku. Tento názov sa zobrazí tiež v grafe pri kroku.
Jazykový názov	Umožňuje zadať Názov kroku v iných jazykoch (pozri Parametre užívateľa - Jazyk).
Typ	Typ kroku (transformácia, rozhodnutie, distribúcia)
Dokumentačný text	Ľubovoľný text, ktorý sa zobrazí pri kroku pri tlači zostáv Postup a Smernice.
Zoskupenie	Umožňuje užívateľovi zaradiť daný krok do skupiny krokov (pozri nižšie Zoskupenie krokov).
Priorita	Zadáva sa Priorita kroku. Pole je predvyplnené podľa Priority zadanej v postupe. V knihe Pracovné kroky/K vybaveniu si užívateľ môže kroky zotriediť podľa tu zadanej priority (priorita je zobrazená na nultej strane v stĺpci Pt symbolom vlajočky rôznej farby - pozri Pracovné kroky - Kniha).
Typ čas. úseku	Zadáva sa tu Typ časového úseku. Pole je predvyplnené podľa Typu časového úseku zadaného v postupe.
Čas pre splnenie	Podľa Času pre splnenie kroku sa počíta termín, dokedy má užívateľ spracovať krok (odsúhlasiť, postúpiť, zamietnuť). Termín sa zobrazí v Kroku procesu v poli Splniť do. Pole je predvyplnené podľa Času pre splnenie zadaného v postupe. Termín pre splnenie kroku zohľadňuje tiež hodnoty zadané v poli Typ časového úseku.
Kalendár	Typ použitého kalendára
Notifikácia nový krok	Začiarknutím tejto možnosti sa budú posielať notifikácie riešiteľom pri vytvorení nového kroku procesu.
Notifikovať	Začiarknutím tejto možnosti sa budú posielať notifikácie riešiteľom na termín pri splnení nového kroku procesu.

Polia Priorita, Typ časového úseku a Čas pre splnenie kroku sa tu vypĺňajú ako implicitná hodnota pre kroky. Každý novo vytvorený krok bude mať v záložke Akcie vyplnený v týchto poliach tieto hodnoty. Pokiaľ hodnoty v týchto poliach zmeníme a postup už bude mať vytvorené nejaké kroky, opýta sa systém, či zmenenú hodnotu chceme zmeniť aj v už vytvorených krokoch. Pokiaľ zadáme "Áno", hodnota sa zmení vo všetkých krokoch a bude platiť pre všetky novo vytvorené kroky. Pokiaľ zadáme "Nie", nová hodnota bude platiť iba pre všetky novo vytvorené kroky.

Novú udalosť zadáme na záložke Akcie klávesom Ins.

Popis polí:

Udalosť	Tu sa nastavujú udalosti, pri ktorých sa majú spúšťať Skripty alebo obsluhovať Parametre. Postupu je implicitne nastavená udalosť Vstupná a je možné ju zmeniť. Šípke je nastavená udalosť Vstupná a je možné ju meniť. Kroky majú prednastavených niekoľko udalostí, pozri popis nižšie.
Skript	Môžeme tu vybrať Skript, ktorý sa bude spúšťať pri akcii zadanej v poli Udalosť. Popis skriptov - pozri Skripty. Do poľa Parametre môžeme tiež zadať parametre, ktoré bude tento skript používať a vyhodnocovať.
Parametre	Slúžia pre vloženie Parametrov, ktoré sa budú obsluhovať pri zadanej udalosti. Popis parametrov - pozri Parametre. Ak sme zadali skript a ku rovnakej udalosti chceme zadať tiež parametre, ktoré však nenáležia skriptu, musíme tieto parametre zadať do ďalšej položky kroku (postupu).
Nahor	Pri zadaní viacerých parametrov je možné označený parameter posúvať v zozname nahor.
Nadol	Pri zadaní viacerých parametrov je možné označený parameter posúvať v zozname nadol.
Kopírovať, Vložiť	Parametre je možné tiež medzi jednotlivými krokmi kopírovať a vkladať.

Akcia väzieb

Pri nastavení vlastnosti šípky určujeme, do akého stavu sa má proces pri prechode touto väzbou zmeniť (Nemeniť, Pozastavené, ...).

Pri vytvorení šípky je v záložke Akcie vytvorená vlastnosť, kedy v poli Stav procesu je zadané Nemeniť.

Obr.: Formulár Akcie väzby otvorený formulár po označení väzby

Šípke môžeme zadať tieto vlastnosti:

Názov	Názov šípky - text, ktorý je zobrazený pri šípke v grafe.
Poradie	Určuje poradie, v akom boli šípky, ktoré vedú z jedného uzlu vytvorené a v akom poradí budú obslúžené tieto šípky.
Stav procesu	Tu môžeme ovplyvniť stav procesu. To je možné využiť pre rozhodovanie pri krokoch s vnoreným postupom alebo pre zobrazenie stavu procesu, kedy je vidieť, v akom stave je proces alebo či proces skončil odsúhlasením alebo zamietnutím. Pokiaľ proces touto šípkou prejde, zmení sa stav procesu na tu zadaný: "Beží" - stav procesu sa zmení na "Beží". "Nemeniť stav procesu" - stav procesu zostane nezmenený (implicitný). "Odsúhlasené" - stav procesu sa zmení na "Odsúhlasené". "Pozastavené" - stav procesu sa zmení na "Pozastavené". "Zamietnuté" - stav procesu sa zmení na "Zamietnuté".
Akcia	Typ akcie (Odsúhlasenie, zamietnutie)
Tvar	Tvar väzby (lomená, priama, vertikálna, horizontálna)

Zoskupenie krokov

Zoskupenie krokov umožňuje užívateľovi spojiť viacero krokov postupu do jednej skupiny. Nasledujúci krok potom na toto zoskupenie krokov nahliada ako na jeden celok (krok). Zoskupenie krokov sa používa, pokiaľ osoby pri kroku s rovnakou (či podobnou) úlohou nemôžu vidieť navzájom hodnoty svojich premenných. Preto nemôžu byť zaradené do úlohy v jednom kroku. Krok musí odsúhlasiť každý zvlášť, avšak nasledujúci krok sa smie vytvoriť až pri odsúhlasení všetkých krokov v zoskupení.

Obr.: Zoskupenie krokov

Vytvorenie Zoskupenia krokov

Krok zaradíme do zoskupení po jeho označení a v záložke Akcie zadaním jednomiestneho čísla alebo písmena v poli Zoskupenie - tzv. označenie zoskupení. Pri všetkých krokoch, ktoré chceme zaradiť do jedného zoskupenia, musí byť toto označenie rovnaké. V grafe je označenie zoskupení viditeľné za názvom kroku, a to písmenom alebo číslom zoskupení uvedenom v zátvorke.

Z každého kroku v skupine musí viesť šípka Spätná väzba. Pri zamietnutí kroku jedným užívateľom sa tento krok zruší všetkým osobám pri krokoch v zoskupení a vytvorí sa krok, do ktorého vedie šípka Spätná väzba.

Príklad použitia:

Osoby priradené pri krokoch „Stredisko výroby“, „Stredisko predaja“ a „Stredisko nákupu“ (ďalej iba „Riaditelia stredísk“) majú odsúhlasiť obrat, ktorý bol zaslaný každému „Riaditeľovi strediska“ osobou, priradené ku kroku „Zadanie obratu a poslanie k odsúhlaseniu“. Krok s názvom „Obrat odsúhlasený“ sa nesmie vytvoriť skôr, ako všetci „Riaditelia strediska“ neodsúhlasia svoj krok. Kroky „Stredisko výroby“, „Stredisko predaja“ a „Stredisko nákupu“ teda boli zaradené do Zoskupení „A“. Pokiaľ budú všetky kroky v tomto zoskupení odsúhlasené, krok s názvom „Obrat odsúhlasený“ sa vytvorí. Pokiaľ ktorákoľvek osoba v zoskupení „A“ svoj krok zamietne, proces sa vráti späť do kroku „Zadanie obratu a poslanie k odsúhlaseniu“. Po opätovnom spracovaní kroku „Zadanie obratu a poslanie k odsúhlaseniu“ sa vytvoria kroky v zoskupení všetkým osobám znovu.

Pozn.: Pokiaľ osoba pri kroku „Stredisko výroby“ krok zamietla skôr, ako stačili osoby pri kroku „Stredisko predaja“ a „Stredisko nákupu“ svoj krok odsúhlasiť, tento krok sa im zruší. Pokiaľ už však stihli odsúhlasiť tento krok, krok sa zamietnutím iným užívateľom v zoskupení krokov nezruší.

Bližší popis skriptov a parametrov pozri Skripty workflow a Parametre workflow.

Parametre

Parametre workflow sa zadávajú v knihe Postupy na záložke Editor na konkrétnom kroku procesu. Zadávajú sa vždy ku kroku, ku ktorej chce užívateľ parameter vyhodnocovať/zadávať.

Parameter sa vyhodnocuje vo chvíli, kedy užívateľ vykoná v kroku procesu (alebo v procese) túto zadanú udalosť.

Stav procesu

Parameter „ProcStatus“ - Stav procesu:

• Priraďuje sa postupu alebo kroku postupu a určíme ním, že sa stav procesu má zmeniť pri určitej Udalosti daného kroku.
• V hodnote tohto parametra sú zapísané štandardné stavy K2 ("Začiatok", "Schválené", "Koniec", "Storno"...). Užívateľ si však môže do číselníka stavov procesu pridať ďalšie užívateľské stavy (napr. Zadané, Schválené) klávesom Ins a vyplnením príslušných polí v Knihe hodnôt.
• Parameter slúži napr. ku kontrole, v akom stave sa nachádza proces, pre plánovanie a vyhodnocovanie procesu.

Typ dokumentu

Parameter „DocType“ - Typ dokumentu umožní užívateľovi vložiť procesu dokument, ktorý má uložený vo svojom počítači. A to pomocou tlačidla Insert v Prílohách v detaile kroku v knihe K Vybaveniu. Toto tlačidlo sa stane aktívne správnym zadaním parametra v postupe:

• V poli Udalosť vyberieme udalosť "Formulár" a v poli Parametre po stlačení Ins vyberieme parameter "DocType".
• Zobrazí sa formulár Typy, v ktorom klávesom Ins zadávame rôzne typy dokumentu, ktoré budeme priraďovať kroku.
  • V poli Typ dokumentu sa zadáva, aký Typ dokumentu sa bude vkladať. Typ si užívateľ môže vytvoriť sám stlačením klávesu Ins v knihe Typ dokumentu a vyplnením príslušných polí.
  • Začiarknutím možnosti Povinné určíme, že tento typ dokumentu musí byť povinne vložený na kroku a to pred odsúhlasením kroku. Pokiaľ dokument v konkrétnom procese nezadáme, systém užívateľovi nepovolí odsúhlasiť krok.

• Vložením dokumentu k procesu sa v knihe Dokumenty (Správca - Číselníky - Dokumenty) vytvorí záznam s odkazom na tento dokument.

Obr.: Formulár Typy po vybraní parametra „DocType“

V knihe K Vybaveniu / Kroky sa užívateľ prepne do zmeny a v tabuľke Prílohy pomocou tlačidla Insert vloží Dokument

• Pokiaľ je na kroku nastavený iba jeden typ dokumentu, zobrazí sa užívateľovi priamo dialóg s otvoreným adresárom, ktorý je zadaný v poli Vstupná zložka.
• Pokiaľ je na kroku priradených viacero dokumentov, stlačením tlačidla sa zobrazí zoznam typov dokumentov, z ktorého vyberieme ten, ktorého zložku chceme otvoriť.

Obr.: Stlačenie tlačidla Insert, zobrazenie zoznamu typov dokumentov pre vloženie

• Pre vybranie typu produktu stlačíme ľavé tlačidlo myši na type produktu. Zobrazí sa dialógové okno, v ktorom vyberieme požadovaný dokument. Dokument tak vložíme procesu.
• Pokiaľ je pri type dokumentu ikona "čiernej bodky" - je povinné vložiť tento typ dokumentu kroku. Pokiaľ ho nevložíme, systém nedovolí odsúhlasiť krok.

Vloženie produktu

Parameter „InsProd“ - Vloženie produktu umožní riešiteľovi kroku procesu pripojiť k tomuto procesu Produkt (faktúru, bankový výpis, dodací list, ...) zo systému K2. A to pomocou tlačidla Vlož produkt v detaile kroku v K Vybaveniu. Toto tlačidlo sa stane aktívne správnym zadaním parametra v postupe:

• V poli Udalosť vyberieme udalosť "Formulár" a v poli Parametre po stlačení Ins vyberieme parameter "InsProd".
• Zobrazí sa formulár Produkty, v ktorom klávesom Ins zadávame rôzne typy produktov, ktoré budeme priraďovať kroku.
  • V poli Produkt sa zadáva, aký Druh produktu sa bude vkladať. Vyberáme z hlavičiek produktov, ktoré sme vytvorili v knihe Produkty. Klávesom Ins si môžeme vytvoriť novú hlavičku produktu.
  • Začiarknutím možnosti Povinné určíme, že tento druh produktu musí byť povinne vložený na kroku a to pred odsúhlasením kroku. Pokiaľ produkt v konkrétnom procese nezadáme, systém užívateľovi nepovolí odsúhlasiť krok.

Obr.: Formulár Produkt - zadávanie produktov v parametri „InsProd“

V knihe K Vybaveniu sa užívateľ prepne do zmeny a v tabuľke Prílohy pomocou tlačidla Insert vloží Produkt.

• Pokiaľ je na kroku nastavený iba jeden typ produktu, zobrazí sa užívateľovi priamo kniha zadaného produktu, napr. Prijaté faktúry, Sprievodky Zákazky, ...
• Pokiaľ je na kroku priradených viacero produktov, stlačením tlačidla sa zobrazí zoznam druhov produktov, z ktorého vyberieme ten, ktorého knihu chceme otvoriť.

Obr.: Formulár Pracovný krok po stlačení klávesu Insert v Prílohách

• Pre vybranie typu produktu stlačíme ľavé tlačidlo myši na type produktu. Zobrazí sa kniha produktov, napr. Prijaté faktúry, Zákazky, ... V knihe vyberieme požadovaný produkt. Produkt tak vložíme procesu.
• Pokiaľ je pri type produktu ikona "čiernej bodky" - je povinné vložiť tento typ produktu kroku. Pokiaľ ho nevložíme, systém nedovolí odsúhlasiť krok.

Vlastník podľa iného kroku

Parameter „UserStep“ - Vlastník podľa iného kroku sa používa pri udalosti Vstupná a podľa vlastníka iného kroku vyberá, ktorej kontaktnej osobe bude vytvorený krok.

• Tento parameter sa zadáva po označení kroku postupu na záložke Editor knihy Postupy, stlačením klávesu Ins v záložke Akcie.
• V poli Udalosť vyberieme udalosť "Vstupná" a v poli Parametre po stlačení Ins vyberieme parameter "UserStep".
• V poli Hodnota sa zadáva, podľa akého kroku sa má vyberať vlastník tohto kroku.
• Podmienkou je, aby obidva tieto kroky mali zadané rovnaké Roly.
• Pokiaľ chceme, aby sa vytvoril krok osobe, ktorá vytvorila proces, musí byť rovnaká Rola tohto kroku a rovnaká Rola zadaná na záložke Právo na spustenie na prvej strane Verziovaného postupu.

Obr.: Formulár Kroky postupu - kniha po vybraní parametra „UserStep“

Automatické pripájanie dokumentov

Parameter - “Automatické pripájanie dokumentov“ - AutoJoinDocument

• Parameter sa bude nastavovať v postupe, bude sa zadávať skratka dokumentu. (Skratka dokumentu je string, ktorý musí byť vo výraze uvedený v apostrofoch, napr. 'GOODSPICT000000361').
• Skratku dokumentu je možné zadať výrazom, tzn. napr. že skratka bude v premennej.
• Je tiež možnosť v parametri zadávať viac dokumentov, tzn. je možné zadať zoznam skratiek dokumentu

Rovnaký vlastník

Parameter „SameUser“ - Rovnaký vlastník sa používa pri udalosti Vstupná. Z kontaktných osôb, zaradených v Role kroku, vyberá toho vlastníka kroku, ktorý už skôr spracoval krok (zamietol alebo odsúhlasil).

• Tento parameter sa zadáva po označení kroku postupu na záložke Editor knihy Postupy, stlačením klávesu Ins v záložke Akcie.
• V poli Udalosť vyberieme udalosť "Vstupná" a v poli Parametre po stlačení Ins vyberieme parameter "SameUser".

Pr.: Päť koordinátoriek vo firme posiela zmluvy k podpisu riaditeľovi. Pri zamietnutí podpisu zmluvy riaditeľom sa proces schvaľovania zmluvy vráti k tej koordinátorke, ktorá poslala zmluvu riaditeľovi.

Výber následných krokov

Parametrom „SelStep“ - Výber následných krokov umožníme užívateľovi pri Výstupnej udalosti (Odsúhlasení alebo Zamietnutí kroku) vybrať z nasledujúcich krokov procesu krok, ktorý má byť vytvorený. Týchto krokov môže užívateľ vybrať aj viac.

• Tento parameter sa zadáva po označení kroku postupu na záložke Editor knihy Postupy, stlačením klávesu Ins v záložke Akcie.
• V poli Udalosť vyberieme udalosť "Odsúhlasenie" alebo "Zamietnutie" a v poli Parametre po stlačení Ins vyberieme parameter "SelStep".
• Podmienkou je, aby krokov, ktoré nasledujú po tomto kroku, bolo viac ako jeden.

Výpočet hodnoty premennej

Použitím parametra „CalcVar“ - Výpočet hodnoty premennej sa pri zadanej udalosti do premennej procesu dosadí zadaná hodnota.

• Tento parameter sa zadáva po označení kroku postupu na záložke Editor knihy Postupy, stlačením klávesu Ins v záložke Akcie.
• V poli Udalosť vyberieme udalosť (udalosť procesu alebo kroku procesu) a v poli Parametre po stlačení Ins vyberieme parameter "CalcVar".
• Zobrazí sa formulár Zadanie výrazu. Stlačením klávesu Ins v tomto formulári sa zobrazí formulár - Zostavenie výrazu, ktorý nám uľahčí zadanie výpočtu hodnoty premennej. Pri zostavovaní výrazu používame rovnaké vyjadrovanie ako v programovacom jazyku (napr. pokiaľ sa jedná o premennú typu string, musíme premennú zadať do apostrofov).

Pozn.: Vysvetlenie tlačidiel nt, ad, or, IF, "V, "P pozri Popis polí v editore, parameter „ArrowIf“.

Pr. 1: Na obr. pozri nižšie sa do premennej procesu DNU pri udalosti Odsúhlasenie tohto kroku nastaví hodnota „6“.

Obr.: Formulár Zostavenie výrazu po vybraní parametra „CalcVar“ pre zadanie jeho Hodnoty

Pr. 2: {CALCVAR}[DATUM_OD]:=[DATUM_OD_PL] - vybraná udalosť kroku alebo procesu priradí do premennej DATUM_OD aktuálnu hodnotu premennej DATUM_OD_PL.

Pr. 3: {CALCVAR}[DATUM_OD]:=0 - do premennej DATUM_OD sa priradí nulový dátum.

Pr. 4: {CALCVAR}[DATUM_OD]:=%12.12.2012 - do premennej DATUM_OD sa priradí 12.12.2012. (pred dátumovú hodnotu dosadíme znak percenta).

Pr. 5: {CALCVAR}[STAV]:='Implicitný' - do premennej STAV sa priradí text "Implicitný". (Textová hodnota premennej musí byť zadaná v apostrofoch).

Nastavenie premennej

Parametrom „SetVar“ - Nastavenie premennej umožníme užívateľovi kroku zadávať/meniť pri chode procesu hodnotu vybranej premennej (napr. čiastku faktúry, označenie strediska, zadávanie textu....). Podľa tejto premennej potom môže byť proces ďalej vyhodnocovaný a riadený. (napr. podľa zadania strediska je možné určiť, ktorým osobám bude proces ďalej smerovať).

• Tento parameter sa zadáva po označení kroku postupu na záložke Editor knihy Postupy, stlačením klávesu Ins v záložke Akcie.
• V poli Udalosť vyberieme udalosť, kedy chceme premennú zadávať a v poli Parametre po stlačení Ins vyberieme parameter "SetVar".
  • Pri vybraní udalosti Formulár sa premenná zadáva do poľa pri otvorení detailu kroku užívateľom, ktorý bude riešiť krok.
  • Pri vybraní udalosti Odsúhlasenie, Výstupné, Zamietnutie sa pri vykonaní tejto udalosti zobrazí dialógové okno, v ktorom užívateľ vyplní hodnotu.
• Zobrazí sa formulár Premennej, kde klávesom Ins zobrazíme formulár Premenná a použitím ponuky pri poli Identifikátor zobrazíme zoznam premenných. Z tohto zoznamu postupne vyberieme, ktoré premenné chceme zobrazovať na formulári. Premenných môžeme zadať aj viac.
• Začiarknutím možnosti Hodnota povinná alebo Iba pre čítanie na formulári Premenná po vybraní premennej určíme, či má byť premenná iba pre čítanie, či prepisovateľná a či má byť pri odsúhlasení tohto kroku povinne zadaná.

Kontrola premenných

Parametrom „Validation“ - Kontrola premenných zaistíme kontrolu hodnoty premennej zadanej v procese.

• Tento parameter sa zadáva po označení kroku postupu na záložke Editor knihy Postupy, stlačením klávesu Ins v záložke Akcie.
• V poli Udalosť vyberieme udalosť kroku, pri ktorej chceme, aby sa hodnota premennej kontrolovala a v poli Parametre po stlačení Ins vyberieme parameter "Validation".
• Zobrazí sa formulár Zadanie výrazu, kde zadáme premenné a podmienky pre ich hodnoty, ktoré musia byť splnené, aby sa mohla vykonať zadaná Udalosť. Podmienky týchto premenných musia byť napísané programovacím jazykom. Pomôcť nám môžu tlačidlá uvedené za poľom pre Výraz.
• Pozn.: Vysvetlenie tlačidiel nt, ad, or, IF, "V, "P pozri Popis polí v editore, parameter „ArrowIf“.

Obr.: Formulár Zadania výrazu po vybraní parametra „Validation“ pre zadanie jeho Hodnoty

Užívateľ pre pracovný krok

Parameter „UserVar“ - Užívateľ pre pracovný krok nám umožní vytvoriť v procese krok kontaktnej osobe podľa hodnoty Premennej. Premennú parametra môžeme zadať pomocou formulára Zadanie výrazu, ktorý sa objaví po vybraní parametra „UserVar“. Premennú zadáme do poľa Výraz a to pomocou tlačidla "V“ a vybraním ponúknutej premennej alebo ju môžeme vpísať ručne a to zapísaním Identifikátora premennej uvedeného v hranatých zátvorkách.

• Tento parameter sa zadáva po označení kroku postupu na záložke Editor knihy Postupy, stlačením klávesu Ins v záložke Akcie.
• V poli Udalosť vyberieme udalosť "Vstupná" a v poli Parametre po stlačení Ins vyberieme parameter "UserVar".
• Zobrazí sa formulár Zadanie výrazu, kde pomocou tlačidla "V“ zadáme premennú, podľa ktorej sa bude vyberať užívateľ pre krok.
• Pozn.: Vysvetlenie tlačidiel nt, ad, or, IF, "V, "P pozri Popis polí v editore, parameter „ArrowIf“.
• Môžeme zadať tiež viac premenných, v ktorých budú zadané kontaktné osoby, ktorým sa má vytvoriť krok.

Obr.: Formulár Zadanie výrazu po vybraní parametra „UserVar“ pre zadanie jeho premennej

Aby parameter správne fungoval, premenná musí spĺňať nasledujúce podmienky:

• musí byť vytvorená v knihe Definícia premenných, kde musí byť zadaná v poli Väzba:
  • Typ väzby - tu sa vyberá, do ktorej knihy sa má odkazovať premenná pri výbere premennej (napr. "WF - užívatelia v skupine"),
  • Parameter 1 - tu sa zadáva ID záznamu z vybranej Roly, ktorej kontaktné osoby sa majú pri vypĺňaní hodnoty premennej predponúkať
    (Napr.: Pre krok chceme vybrať osobu z tých, ktoré sú zaradené v Role s interným číslom "40". Do poľa Parameter 1 teda zadáme "40".),
• v knihe Postupy, na záložke základné údaje musí byť táto rola zadaná na záložke Riešitelia,
• v procese musí mať premenná zadanú konkrétnu hodnotu (konkrétnu kontaktnú osobu). Ak vyberie užívateľ do premennej osobu, ktorá nie je v Role daného kroku, krok sa vytvorí riešiteľom v Role, nie osobe vybranej v premennej.

Pr.: Na obrázku vyššie je zadané, pomocou tlačidla "V“, že sa krok v procese bude vytvárať osobe, ktorá bude aktuálne zadaná v procese v hodnote premennej "USRGRP".

Akcia na produkte

Parameter „ProdAct“ - Akcia na produkte umožňuje pri vykonaní s produktom, ktorý bude priradený k procesu, zadanú akciu.

• Tento parameter sa zadáva po označení kroku postupu na záložke Editor knihy Postupy, stlačením klávesu Ins v záložke Akcie.
• V poli Udalosť vyberieme udalosť kroku, pri ktorej chceme, aby sa akcia na produkte vykonala a v poli Parametre po stlačení Ins vyberieme parameter "ProdAct".
• Zobrazí sa formulár Zadanie akcie na produkte, kde zadáme typ Produktu, s ktorým chceme vykonať akciu a Akciu, ktorú chceme vykonať s produktom.

Napr.: Pri odsúhlasení kroku sa potvrdí prijatá faktúra, pri zamietnutí kroku sa vykoná storno prijatej faktúry.

Obr.: Formulár Zadanie akcie na produkte po vybraní parametra „ProdAct“

Produkt

Tu sa vyberá hlavička produktu. Konkrétny produkt, ktorý potom bude priradený procesu, sa pri zadanej udalosti buď potvrdí alebo stornuje.

Akcia

Tu sa zadáva typ akcie, ktorá má byť s produktom vykonaná pri zadanej udalosti. S konkrétnym produktom, priradeným ku konkrétnemu procesu, je možné vykonať tieto akcie:

• potvrdenie,
• storno.

Pokiaľ bude procesu priradený produkt, ktorý nebude spĺňať podmienky pre vykonanie akcie, nedovolí nám systém K2 vykonať operáciu, ktorá vykoná túto akciu.

• Pr.: V navrhnutom postupe je pomocou parametra "ProdAct" zadané, že prijatá faktúra sa má potvrdiť pri odsúhlasení kroku. Prijatá faktúra, ktorá je priradená procesu, nemá zadaný variabilný symbol. Prijatú faktúru bez variabilného symbolu nemožno potvrdiť. Odsúhlasenie kroku teda systém nedovolí vykonať, pretože prijatá faktúra nespĺňa podmienky pre potvrdenie.

Pokiaľ bude procesu priradený produkt, na ktorom už bola vykonaná zadaná akcia, systém K2 dovolí vykonať operáciu.

• Pr.: V navrhnutom postupe je zadané, že prijatá faktúra sa má stornovať pri zamietnutí kroku. Prijatá faktúra, ktorá je priradená procesu, už bola stornovaná, napriek tomu sa vykoná zamietnutie kroku, na ktorom je zadaný parameter „ProdAct“.

Kontrola uzatvorenia existujúcich krokov

Parameter šípky "AllStepsClosed" - Kontrola uzatvorenia existujúcich krokov procesu rieši problematiku zbiehavosti krokov do jedného kroku "Zjednotenie" - zjednotenia sa vygeneruje až v prípade, že sú ukončené všetky kroky procesu. Kroky "Na vedomie" sa neberú do úvahy.

Automatické ukončenie kroku

Parameter„AutoStepClose“ - Automatické ukončenie kroku umožňuje ihneď ukončiť krok na základe definovanej podmienky.

• Tento parameter sa zadáva po označení kroku postupu na záložke Editor knihy Postupy, stlačením klávesu Ins v záložke Akcie.
• V poli Udalosť vyberieme Vstup a v poli Parametre po stlačení Ins vyberieme parameter "AutoStepClose".
• Zobrazí sa formulár Automatické ukončenie kroku, kde zadáme typ Akcie, ktorú chceme vykonať.
• V poli Podmienka definujeme podmienku, za ktoré bude akcia vykonaná, pokiaľ podmienka definovaná nie je, potom sa akcia vykoná.

Vyhodnotenie šípky

Parameter sa zadáva pre šípku, tzn. po označení šípky a slúži pre vyhodnotenie toho, či má chod procesu pokračovať touto šípkou.

Napr. Proces môže ísť inými krokmi pri vyššej čiastke faktúry, pri rôzne zadaných strediskách na faktúre, ...

Pre vyhodnocovanie môžeme použiť:

• hodnoty premenných, ktoré zadáva užívateľ v procese,
• hodnoty polí z produktov, ktoré sú priradené procesu,
• hodnoty polí vypočítané matematickými či logickými vzorcami.

Obr.: Nastavenie hodnoty šípok pri zadaní čiastky faktúry

Popis tlačidiel vo formulári:

nt	Logický výraz „not“ (pre negáciu výrazu uvedeného v zátvorke).
ad	Logický výraz „and“ (logický súčin).
or	Logický výraz „or“ (logický súčet).
IF	Logický výraz „if“ (slúži pre výber hodnoty za určitých podmienok).
"V	Slúži pre výber premennej z Knihy premenných postupu. Stlačením tohto tlačidla sa zobrazí kniha Definície premenných.
"P	Slúži pre zadanie poľa z priradeného produktu K2 (z faktúry, objednávky...). Hodnota tohto poľa sa bude pri chode procesu vyhodnocovať. Zadáva sa tu agregačná funkcia („first“, „last“...), ktorou určíme spôsob vyhodnotenia premennej, pokiaľ bude proces obsahovať viacero produktov rovnakého typu (napr. viacero faktúr prijatých): Pr.: Proces má priradené 3 faktúry prijaté. Prvá má zadanú čiastku bez DPH: 300 Eur, druhá 200 Eur a tretia 10 Eur. "First" - vyhodnotí sa hodnota poľa z prvého výskytu produktu (z prvej zadanej faktúry) - pre hodnotenie sa vyberie čiastka bez DPH 300 Eur. "Last" - vyhodnotí sa z poslednej - pre hodnotenie sa vyberie čiastka 10 Eur. "Max" - vyberie sa maximálna hodnota zo všetkých - pre hodnotenie sa vyberie čiastka 300 Eur. "Min" - vyberie sa minimálna - pre hodnotenie sa vyberie čiastka 10 Eur. "Count" - sčíta sa počet všetkých hodnôt - pre hodnotenie sa vyberie číslo 3. "Sum" - súčet všetkých hodnôt - pre hodnotenie sa zadá čiastka 510 Eur. "Avg" - priemer hodnôt - pre hodnotenie sa zadá čiastka 170 Eur.

Export a import postupu

Export

Export sa vykonáva na aktuálnom zázname spustením Funkcie z ribbonu Export postupu.

Obr.: Formulár Export

Vo vstupnom formulári v poli Výstupný súbor zadáme cestu a názov súboru. Po stlačení tlačidla OK sa uloží xml súbor.

Import

Import sa vykonáva spustením Funkcie z ribbonu Import postupu.

Obr.: Formulár Import

Vo vstupnom formulári v poli Vstupný súbor vyberieme súbor.

Pri importe môžeme začiarknuť možnosti:

• Import do aktuálnej verzie - pokiaľ je zapnutý, importovaný postup sa vloží do už predom vytvorenej verzie postupu, ktorá však nesmie mať vytvorené žiadne kroky.
• Zachovať osoby v role - pokiaľ je zapnuté, pri novo importovaných roliach sa naimportujú aj kontaktné osoby. Pokiaľ je vypnuté, naimportujú sa roly bez kontaktných osôb.

Postup sa naimportuje vždy v stave „editácia“ a to so všetkými údajmi, ktoré sú zadané v importovanom postupe. Neimportujú sa polia s kontaktnými osobami Schválil a Preskúmal.

Pokiaľ v K2, do ktorej importujeme verziovaný postup, neexistujú roly, či premenné, ktoré obsahujú importovaný postup, budú vytvorené vrátane priradených kontaktných osôb.

Pokiaľ v K2, do ktorej importujeme verziovaný postup, neexistuje produkt, ktorý obsahuje importovaný postup, vytvorí sa iba hlavička tohto produktu. Pokiaľ chceme importovať aj verziu daného produktu, použijeme funkciu v knihe produktov workflow (pozri Export a import produktu workflow).

Verziované postupy - zostavy

Distribučný register

Postup

Procesná schéma

Zoznam metrík

Zoznam procesov

Zoznam skratiek

Smernica