Správca

Modul Správca slúži k inicializácii a údržbe IS K2. Tu sa nastavujú parametre celého systému K2 a vykonávajú sa servisné zásahy. Činnosť tohto modulu je možné rozčleniť do piatich základných kategórií:

• Správa číselníkov - správa jazykových dodatkov, stredísk, typov kapitalizácie, farieb, písma, značiek tovaru, typov daní, období, periód, štátov, dokumentov atď.
• Počiatočné stavy - nastavenie počiatočných stavov jednotlivých číselníkov.
• Správa užívateľov - správa užívateľov systému, prideľovanie práv, sledovanie doby činnosti užívateľov, prípadne zablokovanie prístupu do systému a pod.
• Správa mandantov - nastavovanie parametrov mandanta, pre ktorého budú spracovávané dáta.
• Správa databáz - vykonávanie servisných zásahov ako napr. odpotvrdzovanie dokladov, obnova databáz či zálohovanie dát.

Obr.: Stromové menu modulu Správca

Prechod systému na nový rok

Pri prechode na nový rok je nutné v IS K2 nastaviť číslovanie kníh. Tu len vymenujeme, čo všetko je nutné vykonávať a na čo sa nesmie zabudnúť.

Naplnenie číselníkov Obdobie a Periódy

V číselníku Obdobie a dane je nutné mať zadané obdobie pre príslušné roky, v ktorých majú byť vytvárané doklady. Do tejto knihy sa dostaneme zo stromového menu Základné dáta - Obdobie.

Obr.: Číselník Obdobie a dane

V číselníku Periódy musíme mať zadané periódy pre dané roky, v ktorých majú byť vytvárané doklady (automatické vytvorenie periód na celý rok vykonáme klávesovou skratkou Ctrl+F6). Do tejto knihy sa dostaneme zo stromového menu Správca - Číselníky - Periódy.

Obr.: Číselník Periódy

Pre automatické vytvorenie nového obdobia periód slúži skript CreateNewYear.pas.

Automatický prechod na nový rok

Skript CreateNewYear.pas slúži pre vytvorenie obdobia a periód a pre nastavenie nového obdobia zvoleným užívateľom. Skript je možné tiež zaradiť do plánovacích úloh. Nové obdobie a periódy sa tak už budú každý rok vytvárať automaticky.

Po zmene obdobia odosiela skript daným užívateľom notifikáciu o zmene obdobia. Podmienkou je mať založenú skriptovú akciu pre tieto účely a mať správne nastavený parameter skriptu „NotifAction“. Skript po dobehnutí odošle email s informáciami o vykonaných / nevykonaných zmenách. Pre odoslanie emailu je potrebné mať vyplnený parameter „RecipentEmail“ a správne nastavenú poštu v IS K2.

Skript vie reštartovať aplikačné servery. Pre úspešný reštart aplikačných serverov je potrebné mať na každej tejto službe vo Windows nastavené na záložke Obnovenie v poliach pre zlyhanie = „Reštartovať službu“, inak nedôjde k jej opätovnému spusteniu.

Obr.: Nastavenie reštartu AS

Možnosť reštartu aplikačného servera je možné ovplyvniť pomocou parametra „RestartAS“. Skript však dokáže zistiť, čí naozaj došlo k reštartu aplikačného server a k jeho opätovnému nabehnutiu.

Parametre skriptu:

ValidityDays : Integer = 0 Zadávame počet dní od aktuálneho dňa pre zistenie, či vytvoriť nové obdobie. Porovnáva sa, či výsledný dátum už neexistuje v existujúcich obdobiach. Príklad: Je rok 2023, obdobie je nastavené 1.1.2023 - 31.12.2023. Skript spúšťame 31.12.2023. a) ValidityDays = 2. Keď ku dňu spustenia pripočítame dva dni, dostaneme dátum 2.1.2024. Tento dátum sa hľadá v už vytvorených obdobiach. Ak obdobie, ktoré by obsahovalo tento dátum, neexistuje, vytvorí sa nové obdobie (2024). Obdobie sa tvorí kópiou aktuálneho obdobia, pôvodné dátumy od / do sa tu posunú o jeden rok. b) ValidityDays = 0. Keď ku dňu spustenia pripočítame 0 dní, dostaneme výsledný dátum 31. 12. 2023. Tento dátum sa hľadá vo vytvorených obdobiach. Dané obdobie už existuje, pretože sa jedná o obdobie 2023. Nové obdobie sa nevytvorí.

AbbrFormat : Integer = 0 Nastavenie formátu pre vytvorenie skratky obdobia. 0 - Rok z Dátum od (napr. 2023); 1 - Rok z Dátum od/rok z Dátum do (napr. 2023/2024); 2 - skrátený rok z Dátum od/skrátený rok z Dátum do (napr. 23/24).

DescrPrefix : WideString = ‚Rok‘ Prefix, ktorý sa vloží do poľa Popis pred identifikáciou roka.

CreatePeriod : Boolean = True Či sa majú vytvoriť nové periódy, ak už pre dané obdobie neexistujú.

SetPrefixUser : Boolean = True Či sa má nastaviť nové obdobie všetkým aktívnym užívateľom (Stav = „aktívny“ v knihe užívateľov), ktorí majú ako aktuálneho mandanta nastaveného rovnakého, pod ktorým sa skript spúšťa.

WithOutUsers : String = ‚‘ Zoznam interných čísel užívateľov oddelených medzerníkom, ktorým sa nemá nastaviť nové obdobie. Iba ak je parameter „SetPrefix“= True.

NotifAction : Integer = 0 Číslo skriptovej akcie pre odoslanie notifikácii. Iba pre tých, ktorí majú aktívne notifikácie. Ak daná akcia neexistuje, nedôjde k odoslaniu notifikácie. Ak nie sú notifikácie správne nastavené, ako napr. chýbajú licencie, alebo je absencia aplikačného servera, notifikácia sa v takomto prípade neodošle.

RestartAS : Boolean = True Či sa majú reštartovať všetky bežiace aplikačné servery, ktoré bežia pod rovnakým mandantom, ako bola funkcia spustená.

RecipientEmail : WideString = ‚‘ Email pre odoslanie informácií o dokončení skriptu. Ak email nie je vyplnený, email sa neodošle. Pre správne fungovanie je potrebné mať nastavenú poštu v S K2.

Nastavenie kníh

Nastavenie číslovania kníh pre ďalšie obdobie:

V každej z nižšie uvedených kníh sa nastavuje Obdobie (od) a Obdobie do. Pokiaľ je v Období do vyplnené Neob., platí táto kniha pre všetky obdobia. Pokiaľ je obdobie vyplnené konkrétnym rokom, je potrebné nastaviť číslovanie pre ďalší rok.

Nastavenie číslovania v "Správe kníh" - pre knihy nie je potrebné vytvárať nový záznam pre každé obdobie, je možné mať nastavené iba Implicitné nastavenie. Ak máme v jednotlivých obdobiach odlišné nastavenia, pridáme záznamy pre ďalšie obdobie. Týka sa týchto kníh:

• Bankové účty,
• Pokladnice,
• Knihy predaja,
• Knihy nákupu,
• Kniha dodávateľských cenníkov,
• Knihy ostatných pohľadávok,
• Knihy ostatných záväzkov,
• Knihy skladov,
• Knihy výroby,
• Knihy kalkulácií,
• Knihy údržby,
• Knihy kvalifikácií,
• Knihy marketingu,
• Knihy mzdových dokladov,
• Knihy servisných dokladov,
• Knihy majetku,
• Knihy pre Elektronické podania,
• Knihy pre eNeschopenky,
• Knihy priechodov,
• Knihy dochádzky,
• Knihy účtovníctva,
• Knihy interných dokladov,
• Knihy časového rozlíšenia,
• Knihy listovej pošty,
• Knihy zásielkových služieb,
• Knihy záväzkov z miezd,
• Knihy projektov,
• Knihy upomienok,
• Knihy úrazov,
• Knihy cestovných príkazov,
• Knihy cenníkov.
• Knihy dopravy,
• Knihy zmlúv pre predaj,
• Knihy zmlúv pre nákup,
• Knihy ostatných zmlúv,
• Kniha DPH,
• Knihy Intrastatu.

Obr.: Nastavenie číslovania v "Správe kníh"

Obr.: Nastavenie knihy pre rok 2023 - Knihy predaja

Nastavenie aktuálneho obdobia užívateľa

Každý užívateľ môže vykonať výber obdobia pri konkrétnej knihe. Výber obdobia vykoná cez Nastavenie, ktoré sa objaví v spodnej pravej časti obrazovky.

Obr.: Nastavenie obdobia

Zhrnutie

1. Aktuálne obdobie si zvolíte Vami vybranej knihy v pravom paneli obrazovky.
2. Užívatelia, ktorí obstarávajú prvotné dáta – zákazky, faktúry, výdajky, bankové výpisy, pokladničné doklady atď. – si nastavia nové obdobie od 1. januára.
3. Účtovníci, ktorí účtujú ešte doklady starého roka, si ponechajú pôvodné obdobie.
4. Pokiaľ niekto obstaráva dáta do nového aj minulého obdobia, musí starostlivo dbať na správne nastavenie aktuálneho obdobia.
5. Všetky číslovania sú iba formálna záležitosť. Prípadný omyl nemá žiadny podstatný vplyv na chod IS K2.