Partneři

Pro evidenci průběhu partnerského kontaktu slouží kniha Partneři. Obsahuje všechny potřebné údaje o partnerech a partnerských firmách. Zapisujeme zde nejen současné partnery, ale také potenciální zákazníky, konkurenci, a také dealery a skutečné partnery - spolupracující firmy.

Rozdíl mezi partnerem a zákazníkem spočívá v tom, že na kartě partnera jsou vedeny komunikační aktivity, zatímco na kartě téhož zákazníka v Dod./Odb. jsou informace finančního charakteru. Nový partner se stává zákazníkem až po vystavení obchodních dokladů. Jako zákazník musí být zapsán v knize Dodavatelé/Odběratelé. Tato karta se však nemusí vytvářet ručně. K tomu slouží propojovací vazba (viz pole Zákazník na 1. straně karty Partnera). Na druhou stranu každý zákazník musí být současně veden v databázi partnerů. Systém neumožňuje založit nového zákazníka bez partnera a vždy jej automaticky vytvoří. V takovém případě nechybí informace nejen finanční, ale i další, které se evidují na kartě partnera (např. aktivity, kritéria třídění, úkoly vztahující se k tomuto zákazníkovi, marketingové vyhodnocování a další).

Obr.: Kniha Partneři

Hromadný převod již zadaných partnerů do databáze Dod./Odb. provádíme následujícím způsobem:

pomocí filtru vybereme partnery, které chceme exportovat do databáze Dod./Odb.,
stisknutím klávesy F9 vyvoláme formulář pro sestavy, do kterého vložíme skript Partner - Zákazník a klávesou Enter spustíme export dat.

Uživatelé, kteří nemají přístup k modulu Partneři, mohou vyhledávat a ověřovat existenci partnerů v databázi pomocí sestavy „Marketing - vyhledání partnera“ (viz kapitola Vyhledávání partnera).

Karta Partnera

Základní údaje (1. strana)

Údaje na 1. straně slouží uživateli k rychlé orientaci o základních informacích vybraného partnera. Novou kartu partnera zakládáme standardním způsobem klávesou Ins. Výmaz karty partnera z databáze není možný. Zákaznické údaje na kartě partnera můžeme měnit pouze v případě, že neexistuje vazba na zákazníka. Pokud má partner vazbu na zákazníka a ještě na něj nebyly vystaveny obchodní doklady, můžeme jeho údaje změnit, ale na kartě dodavatele/odběratele.

Obr.: Partneři - 1. strana

Popis polí:

Zkratka 1, 2

Jedna z možností pro setřídění a snadnější vyhledávání v knize. Pokud chceme zadat jednomu partnerovi různé kódy, musíme zadat novou kartu s odlišnou Zkratkou 1, (např. RENA1 s kódem SW a RENA2 s kódem HW). Zkratka 1 je povinný údaj, Zkratka 2 je údaj nepovinný.

Firma

Úplný název firmy (podle obchodního rejstříku).

U pole Firma je tlačítko ARES. Při zakládání nového zákazníka a vyplnění alespoň části názvu v poli Firma (musí se zadat celé slovo) a následném stisku tlačítka ARES, dojde ke zobrazení možných názvů firem z databáze ARES a uživatel si může vybrat konkrétní záznam (aniž by tedy vyplňoval celý název firmy). Po výběru záznamu dojde k importu informací z ARES.

U pole Firma je tlačítko pic_966i ISDS (informační systém datových schránek).

Pozn.: tlačítko je k dispozici jen v univerzálním uživatelském rozhraní.

Tlačítko spouští funkci ISDS a v databázi vyhledá firmu a doplní do karty Dod./Odb. název firmy, adresu a identifikaci datové schránky. Aktualizované záznamy se uloží do historie polí s aktuálním datem.

Bližší popis - viz kapitola ISDS v části Marketing.

Tlačítko se zobrazí v případě, že je povoleno v Parametrech ISDS.

Třída

Zařazení daného partnera podle stanovených kritérií (např. „Konkurence“, „Klient“, „Partner“ atd.).

Pozn.: Musí být vyplněno.

Číslo

Pořadové číslo zadávaného partnera v IS K2. Je vytvářeno automaticky při prvním uložení karty Partnera.

Skupina

Vybíráme ze shodného číselníku jako v Dod./Odb. Skupina je libovolné číslo nebo text. Podle skupiny lze databázi Partneři rozčlenit např. na dodavatele, na odběratele aj. Povinný údaj.

Kód

S pomocí kódů lze databázi Partnerů rozčlenit na menší celky, např. skupinu zákazníci můžeme rozdělit na maloobchod a velkoobchod apod. Pokud toto členění nebudeme využívat, vyplníme pomlčku. Povinný údaj.

Př.: Při zakládání Partnerů do databáze je pomocí pole Skupina rozlišujeme na firmy malé, velké a střední. Pomocí pole Kód pak můžeme filtrovat např. všechny malé firmy s kódem „s.r.o.“, „a.s.“, „fyzické osoby“ apod.

Zodpovědná osoba

Jméno pracovníka, který je za danou firmu zodpovědný, nebo oprávněná osoba partnera zplnomocněná jednat s naší firmou.

Pozn.: Při vyplňování tohoto pole se automaticky přepneme do knihy Kontaktní osoby, tzn., že jméno pracovníka musí být v knize Kontaktních osob zadáno.

Zákazník

Pole představuje vazbu mezi partnerem a zákazníkem. V případě, že partner není se zákazníkem svázán je možné prostřednictvím tohoto pole zobrazit knihu Dod./Odb., zákazníka vyhledat (pokud již v databázi existuje) a přiřadit jej partnerovi.

K rychlému přepínání mezi oběma knihami slouží klávesy Ctrl+Z (z partnera na zákazníka) a Ctrl+P (ze zákazníka na partnera). Stojíme-li v knize Partneři, klávesou Ctrl+Z spustí program kontrolu databáze Dod./Odb. Pokud vazbu nenalezne, zobrazí dotaz, zda chceme založit zákazníka k tomuto partnerovi.

Vazbu mezi zákazníkem a partnerem zrušit nelze.

Pozn.: Je-li partner svázán se zákazníkem, je možné se přepínat klávesami Ctrl+Shift+Enter z 1. stran dokladů Nákupu/Prodeje na 1. stranu karty partnera (viz kapitola Společné prvky nákupu a prodeje - Základní údaje).

Ke každému zákazníkovi se vždy automaticky vytváří karta partnera. Pole Partner je na kartě zákazníka povinné pole. Pokud chceme, aby se ke každému partnerovi automaticky vytvářela i karta zákazníka, zatrhneme v Parametrech mandanta pole Automatická vazba Partner -> Zákazník. Pokud je tento parametr zatržen a zákazník se vytváří automaticky s vytvořením partnera, musí být v Parametrech mandanta nastavena Banka. Pole Bankovní účet je v kartě Dod./Odb. povinné a při automatickém vytváření zákazníka se doplní právě hodnotou nastavenou v Parametrech mandanta.

Pokud toto nastavení zavádíme v průběhu fungování IS K2, je zapotřebí nejprve databáze „srovnat“ pomocí speciálního skriptu (v knize sestav) Partner - Zákazník.

Nový zákazník

Toto tlačítko je viditelné při vytváření nového záznamu v knize Partneři a také ve Změně partnera, který ještě není svázaný se zákazníkem. Po stisknutí tohoto tlačítka se nabídne vytvoření nového zákazníka.

Karta vytvářeného Dod./Odb. se otevře na 1. straně v módu Změna. Poté je možné doplnit požadovaná pole a zákazníka uložit.

Stav

Stav partnera. Pole lze vyplnit hodnotou z uživatelsky definovaného číselníku. Význam pole je především pro navázání dokladů na procesy WorkFlow.

CreditCheck

Tlačítko pro spuštění individuálního hodnocení firmy službou CreditCheck. Po provedení hodnocení se zde zobrazí příslušný "semafor" představující výsledek tohoto hodnocení. Bližší popis této funkce je uveden v kapitole CreditCheck.

ISIR Creditcheck

Tlačítko pro hodnocení zákazníka službou ISIR. Bližší popis této funkce je uveden v kapitole Systém ISIR CreditCheck v IS K2.

Octopus

Tlačítko pro spuštění analýzy zákazníka systémem Octopus. Bližší popis této funkce je uveden v kapitole Octopus.

Ověření DIČ

Tlačítko, po jehož stisknutí dojde k ověření platnosti daňového identifikačního čísla (DIČ) přiděleného pro účely DPH v nějakém členském státě EU.

Po ověření se do tlačítka dostane:

DIČ daného partnera je platné,
DIČ daného partnera není platné.

Nastavení služby se provádí ve stromovém menu Finance/Základní data/Nastavení služby ověřování DIČ systému VIES.

Bližší popis v kapitole Ověřování DIČ systémem VIES.

Adresa

Pole pro zadání celé adresy.

Centrála

Využívá se pro zadání nadřízeného dodavatele/odběratele např. tehdy, pokud dodáváme zboží odběrateli představujícího pobočku, sklad, prodejnu, …, který spadá pod odběratele se sídlem na jiné adrese. Nadřízený dodavatel/odběratel se automaticky dosadí do dokladů prodeje jako adresát. Jedná se o společné pole se svázaným zákazníkem a pokud je partner spojen s příslušným zákazníkem lze toto pole editovat pouze z jeho karty.

Region

Pole může sloužit k vyhodnocení dodavatelů/odběratelů, popř. partnerů. Klávesou Ins nebo F6 lze vložit nový Region.

Oblast

Pole může sloužit k vyhodnocení dodavatelů/odběratelů, popř. partnerů. Číselník můžeme použít k rozdělení větší oblasti (např. rozčlenit oblast podle regionů). Klávesou Ins nebo F6 lze vložit novou oblast. V případě, že je partner svázán se zákazníkem lze toto pole editovat pouze z karty zákazníka.

Středisko

Středisko firmy. Po výběru dodavatele/odběratele se zkopíruje do dokladu nákupu/prodeje.

Kód zakázky

Je-li partner svázán se zákazníkem, program automaticky vkládá kód zakázky z databáze Dod./Odb.

Prostředek

Odkaz do knihy Prostředek.

Kód 1, Kód 2

Možnost zadávání libovolného kódu. Slouží k uživatelskému rozlišení.

Referent

Umožnuje přiřadit odpovědnou osobu (jde o vazbu do knihy Referenti). Má-li Partner svázaného Zákazníka, lze tento údaj upravovat pouze z něj. Pak se také kopíruje do vytvářených nadřízených či volných dokladů.

Měna

Měna, ve které bude prováděn platební styk.

Cen. sk.

Cenová skupina, do které je zákazník zařazen.

Elektronické adresy (H)

Záložka pro zobrazení elektronických adres partnera.

Pole(H)

Ve 4 řádcích se zobrazí pole pro zadání elektronických adres dle předdefinovaných 4 typů elektronických adres. Nastavení těchto 4 typů: viz Předvolba elektronických adres, Parametry uživatele - 4. strana (záložka Marketing).

Uložit kontakt - tímto tlačítkem jsou elektronické adresy partnera uloženy jako kontakt do aplikace Outlook. Pokud je nainstalována jiná aplikace, asociovaná s typem souboru „*.vcf“, kontakt bude uložen zde.

EA (H)

Stisknutím tlačítka se zobrazí všechny elektronické adresy partnera.

Pozn.: Způsob ovládání je popsán na 1. straně karty Partnera v části Položka elektronického adresáře.

Pole

Záložka pro zobrazení běžných polí.

Marketingová zařazení

Záložka Marketingové zařazení slouží k zařazení partnera. V záložce vyvoláme příslušný formulář ve Změně klávesou Ins.

Při změně Marketingového zařazení hromadnou akcí (nabídka Formulář/Hromadné akce/Změna položek) se při volbě Změnit nebo Odebrat změní nebo odebírá vždy aktuálně platné Marketingové zařazení a Marketingové zařazení platné v budoucnu.

IČO

Identifikační číslo organizace.

Před samotným spuštěním je nutné, aby se uživatel seznámil s pravidly pro použití této služby (viz stránky Ministerstva financí a nebo kapitola ARES v části Marketing). Pokud by došlo k porušení podmínek (hlavně co se týče počtu dotazů (jeden dotaz = jeden záznam z knihy Partneři), může dojít k zablokování služby pro daného uživatele!

Tlačítko spouští funkci ARES na doplnění údajů firmy podle databáze ARES.

Dle zadaného IČO v databázi vyhledá firmu a doplní do karty Partnera název firmy a adresu. Aktualizované záznamy se uloží do historie polí s aktuálním datem.

Bližší popis - viz kapitola ARES v části Marketing.

Tlačítko není zobrazeno, pokud je tak zadáno v Parametrech služby ARES.

DIČ

Daňové identifikační číslo.

Daňové číslo

Daňové číslo; využívá se jen v některých státech (nikoliv v ČR).

Spokojenost

Toto pole může být chápáno jako spokojenost z pohledu uživatele nebo také jako spokojenost partnera s uživatelem (záleží na vnitřní metodice každé firmy).

Pozn.: Každá kontaktní osoba má stejný číselník pro vyjádření spokojenosti jako partner. Na 1. straně karty partnera je spokojenost chápána jako spokojenost celé firmy, zatímco na 1. straně karty kontaktní osoby je vyjádřena subjektivní spokojenost dané osoby.

Branže

Obor, ve kterém daný partner působí (např. doprava, léčiva, potraviny atd.).

Původ

Toto pole slouží k uložení informace o tom, jak jsme získali na firmu kontakt (např. výstava, doporučení apod.). Jedná se o hodnocení, který typ propagace přináší největší užitek.

Priorita

Pole slouží jako rychlá podpora rozhodnutí, komu se v časové tísni věnovat. V kartě Pozn.: Je-li partner svázán se zákazníkem, je možné se přepínat klávesami Ctrl+Shift+Enter z 1. stran dokladů Nákupu/Prodeje na 1. stranu karty partnera (viz kapitola Společné prvky nákupu a prodeje - Základní údaje).partnera je tímto polem vyjadřováno, jak vysokou prioritu má tento partner. V kartě kontaktních osob toto pole určuje prioritu konkrétní osoby v komunikačním procesu s danou firmou.

Finanční potenciál

Odráží subjektivní náhled na předpokládaný přínos z obchodu od daného partnera za určité období.

Bonita

V nabídkové tabulce nadefinovaná např. platební morálka partnera (hodnocení firmy).

Dohodnutá péče

Smluvní garance dohodnuté péče (např. nadstandardní servisní podmínky, paušál rychlostní nebo přednostní apod.).

Ověřil

Tlačítko Ověř automaticky spustí webové stránky obchodního rejstříku, na kterých je možná okamžitá kontrola správného zápisu názvu firmy. Po opuštění webové stránky se objeví dotaz na správnost ověření zápisu:

ANO	Zapíše (přepíše) se aktuální datum ověření.
NE	Zůstane původní datum ověření.

Pokud toto pole není vyplněno, je možno z karty partnera blokovat vytvoření dodavatele nebo odběratele.

Zpracování omezeno

Zatržítko udává, že zpracování osobních údajů tohoto partnera je omezeno. Pole má vazbu do modulu Zákazník. Lze měnit pouze, pokud neexistuje k partnerovi zákazník.

Fyzická osoba

Příznak udává, že tento partner je fyzická osoba. Pole má vazbu do modulu Zákazník. Lze měnit pouze, pokud neexistuje k partnerovi zákazník.

Pobočky

Seznam poboček dodavatele/odběratelez knihy Pobočky. Tlačítko je dostupné pouze v univerzálním formuláři.

Pozn.: Při založení nové karty partnera nejsou přirozeně k dispozici veškeré informace. Jednotlivá pole se proto doplňují průběžně nebo zůstanou nevyplněna. Také doporučujeme předem stanovit, která pole naopak vyplněna být musí.

Pozn.: Jestliže k partnerovi existuje dodavatel/odběratel, některá pole na 1. straně jsou změnitelná pouze z karty Dod./Odb. (se všemi důsledky změny).

Na této straně je, stejně jako v jiných modulech IS K2, možné pracovat s poznámkami. Bližší popis práce s poznámkami je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - Poznámky. Případně můžeme využít Textu hlavičky či Textu patičky. Dále jsou k dispozici záložky Komentáře a Adresní klíče. Adresní klíče slouží pro práci se slevovými kupony. Ve stavu Změna je možné partnerovi přiřazovat adresní klíče případně odmazávat stávající. Stiskem klávesy Ins se dostaneme do číselníku Adresní klíče. Zde můžeme vytvářet další klíče, editovat stávající, potvrzovat nebo odpotvrzovat záznamy. Pokud dojde k přiřazení partnera do adresního klíče, pak se partner objeví na 1.straně daného klíče v seznamu partnerů. Přidání adresního klíče se zároveň projeví v záložce Adresní klíče na zákazníkovi.

Položka elektronického adresáře

Po stisknutí tlačítka EA na záložce Elektronické adresy (H) v kartě Partnera se zobrazí položky elektronického adresáře, tzn., všechny elektronické adresy daného partnera. Položky jsou rozlišeny typem adresy, přičemž k jednomu partnerovi může existovat pouze jedna položka daného typu. Stisknutím levého tlačítka myši na záhlaví sloupce je možné zobrazené položky třídit vzestupně či sestupně podle zvoleného kritéria (elektronická adresa, typ adresy). Tlačítko Pole(H) slouží pro opětovné zobrazení polí s předdefinovanými typy elektronických adres.

Obr.: Partneři - 1. strana - zobrazení položek elektronického adresáře

Na kartu Partnera je možné vkládat telefonní (faxová, ...) čísla i v zobrazení elektronických adres. Ve Změně nastavíme pravítko na část Elektronické adresy a po stisknutí klávesy Ins se vyvolá formulář pro zadání nové položky. Zde vyplníme požadované údaje (Typ adresy, Elektronická adresa) a uložíme klávesou F2. Ve Změně partnera je možné také použít klávesu Del pro odmazání položky a klávesu Enter pro zobrazení položky.

Obr.: Formulář Elektronická adresa

Popis polí:

Typ adresy	Typ adresy - výběr z číselníku.
Elektronická adresa	Telefonní číslo, faxové číslo, e-mailová adresa, ...

Pozn.: Uvedený popis ovládání platí pro 1. a 3. stranu karty Partnera, dále pro 1. stranu karty Kontaktní osoby a pro 1. stranu karty Dod./Odb.

Seznam aktivit (2. strana)

Na 2. straně jsou ve zvolené struktuře zobrazeny všechny aktivity (činnosti), které jsou spojeny s daným partnerem nebo jeho kontaktní osobou. Jsou zde zobrazeny všechny aktivity mající souvislost s tímto partnerem, s jeho kontaktní osobou, a také ty aktivity, které spojují konkrétní nabídky s tímto partnerem a konkrétní kampaně, kterých byl tento partner součástí. Je zde k dispozici také záložka Úkoly pro propojení partnera s jednotlivými úkoly.

Tato strana je k dispozici pouze v Prohlížení. Klávesou Ctrl+F6 lze v Prohlížení vytvořit novou, ale podřízenou aktivitu té aktivity, na které stojí pravítko, tzn. logicky i chronologicky navazující na původní aktivitu. Po přidání aktivity se tato zobrazí v souladu s nastaveným setříděným, tedy ne nutně ve stromu aktivit. Ikona Složka vzniká u té aktivity, která má alespoň jednu podřízenou aktivitu.

Aktivitu lze na této straně nejen prohlížet, ale také změnit. Klávesami Ctrl+Shift+Enter v Prohlížení otevřeme vybranou aktivitu, na které stojíme pravítkem a klávesou F5 se dostaneme do Změny, ve které můžeme aktivitu upravit. Jednou vložené aktivity nelze vymazat.

Obr.: Partneři - 2. strana - Setřídění podle stromu aktivit

Popis ikon:

Zobrazení

	Zobrazení stromu - zapnutím (zatlačením) tohoto tlačítka (přepínače) se v levé části obrazovky zobrazí aktivity ve stromové struktuře. Vypnutí tlačítka způsobí zobrazení aktivit z pravé části (viz obrázek) na celé ploše. Červeně zatrženou ikonou jsou označeny ty aktivity, které mají na 1. straně zatrhnuto pole Sledovat (viz kapitola Aktivity).
	Zobrazení náhledu - zapnutím (zatlačením) tohoto tlačítka (přepínače) se v pravé dolní části obrazovky zobrazí komentář z 8. strany dané aktivity. (Pouze v případě, že uživatel má právo prohlížení 8. strany aktivit.) Při vypnutém přepínači se komentář nezobrazuje.
	Zobrazení gridu - zapnutím (zatlačením) tohoto tlačítka (přepínače) se v okně (šedém okně v pravé části obrazovky (v případě zobrazování stromu aktivit)) zobrazí aktivity daného partnera. Vypnutím tlačítka se v okně zobrazí komentáře aktivit. (Pouze v případě, že uživatel má právo prohlížet 8. stranu aktivit. Je-li toto právo blokováno, v okně se nezobrazí nic.)
	Rozbalit všechny uzly - klávesami Ctrl+šedé plus otevřeme současně všechny složky (uzly).
	Sbalit všechny uzly - klávesami Ctrl+šedé mínus zavřeme současně všechny složky (uzly).

Hledání

	Najít text - stisknutím tohoto tlačítka (nebo klávesami Ctrl+F) je vyvolán formulář pro vyhledávání. Text se hledá z těch polí, která označíme.
	Najít další výskyt… - stisknutím tohoto tlačítka program vyhledá další aktivitu, v jejímž popisu je text zadaný ve formuláři pro hledání (viz předcházející ikona).

Označení

	Označeno: počet záznamů - stisknutím tohoto tlačítka označíme aktivitu, na které právě stojíme pravítkem, chceme-li ve vybraných aktivitách provést hromadnou změnu. Pozn.: Pokud chvíli necháme ukazatele myši na této ikoně, zobrazí se vedle názvu funkce ikony také aktuální počet označených záznamů. Stisknutím tlačítka na označené aktivitě se hvězdička smaže a daná aktivita již nebude dále označena.
	Označit vše - tímto tlačítkem označíme všechny aktivity daného partnera.
	Zrušit označení - toto tlačítko ruší označení vybraných aktivit.
	Označit všechny ve složce - toto tlačítko označí všechny aktivity partnera od místa, na kterém stojí pravítko (pouze v rámci jedné složky).

Ostatní


	Načíst aktuální data - tímto tlačítkem program načte aktuální stav aktivit (tzn. pokud jiný uživatel vloží novou aktivitu k právě sledovanému partnerovi, tato změna se projeví až po aktualizaci stavu tímto tlačítkem, aniž bychom museli „opouštět“ danou kartu.
	Stisknutím tohoto tlačítka (nebo klávesami Shift+F10) lze vyvolat nabídku možností pro setřídění aktivit ve složkách podle různých kritérií:
	Sdružení podle příležitostí	Složku tvoří ta aktivita, která spojuje příležitost s partnerem. Jestliže spojuje stejnou příležitost se stejným partnerem více aktivit (schůzka, návštěva, telefon), jsou tyto aktivity u tohoto partnera v jedné stejné složce.
	Strom aktivit	Složku tvoří ta aktivita, která je nadřízenou aktivitou ostatním.
	Sdružení podle kampaní	Složku tvoří ta aktivita, která spojuje kampaň s partnerem.
	Sdružení podle kont. os.	Každá kontaktní osoba partnera tvoří samostatnou složku. Pokud daná kontaktní osoba již není kont. osobou pro daného partnera (3.strana Partnerů), pak se před jménem zobrazí (x).
	Sdružení podle partnerů	Slouží k zobrazení všech aktivit, které spojují jednu konkrétní příležitost se všemi partnery. Pokud je Sdružení podle partnerů zvoleno v Kontaktních osobách, pak pokud daná kontaktní osoba již není partnerem zobrazeným ve stromu aktivit, zobrazí se před daným partnerem (x).
	Sdružení podle zodp. os.	Slouží k setřídění podle kontaktních osob, které jsou na dané aktivitě uvedeny jako zodpovědné osoby.
	Bez sdružení	Aktivity nebudou setříděny podle žádných kritérií. Aktivity bez sdružení tvoříme klávesami Shift+F6. Tyto pak budou mít sdružení pouze tehdy, bude-li vyplněno pole Kontaktní osoba, Kampaň, Příležitost, Zodpov. osoba nebo ručně vyplněno pole Nadřízená aktivita.
		Pozn.: Toto zobrazení se používá hlavně pro zobrazení podle vybraného sloupce. Aktivity lze v okně setřídit vzestupně nebo sestupně Stisknutím tlačítka myši na záhlaví zvoleného sloupce (lištu, ve které je uveden název sloupce). Setřídění podle zvoleného sloupce se však provede jen v aktivitách na stejné úrovni, tzn. v jedné složce. Pro setřídění ve všech složkách současně je nutné použít zobrazení „Bez sdružení“.
	Sdružení dle dokladů	Složky ve stromu tvoří typy dokladů (zakázka, faktura vydaná, úkol atd.) zadané na 9. straně aktivity. Pod každý uzel (typ dokladu (např. „Faktura vydaná“)) jsou jako podřízené složky zobrazeny konkrétní doklady a do těchto složek jsou zařazeny jednotlivé zadané aktivity (některé doklady mohou obsahovat více aktivit). Pokud aktivita nemá na této své straně přiřazený konkrétní doklad (a tento doklad nemá na své 9. straně přiřazenou danou aktivitu), zobrazí se takovéto aktivity pod složkou „Bez dokladu“. Je-li aktivita přiřazena na 9. stranu několika dokladů (a naopak na několika dokladech přiřazena tatáž aktivita), objeví se tato aktivita ve stromu pod každým z těchto dokladů.
	Sdružení dle typů	Aktivity jsou setříděny do složek podle typu zadaného v tomto poli (viz kapitola Aktivity).
	Sdružení dle roků	Při tomto setřídění program zobrazí aktivity vybraného partnera do složek podle jednotlivých let (tzn. všechny aktivity vytvořené v jednom roce budou zařazeny do složky tohoto roku).
	Pozn.: Chceme-li zobrazit aktivity podle vybraného setřídění, nemusíme mít zavedeny jednotlivé složky pro dané setřídění (např. podle roků nebo příležitostí). Program je zobrazí automaticky.
	Př.: Chceme zobrazit aktivity sdružené podle roků. Jako uzly budou zobrazeny složky s názvem „2001“, „2002“, „2003“ atd. Do těchto složek program automaticky zařadí jednotlivé aktivity podle data jejich zavedení do programu.
	Doporučení: Pro lepší systematičnost vytváření aktivit a jejich přehlednost doporučujeme vytvořit tzv. globální složky, což jsou aktivity, které mají: ve Zkratce uvedeny názvy oblastí, ve kterých dochází k jednání s partnerem (např. Finance, Jednání, Servis, Požadavky, Smlouvy apod.), zatržené pole Složka (viz kapitola Aktivity).
	Vytváříme-li s konkrétním partnerem reálnou (skutečnou) aktivitu, vždy ji vytváříme jako podřízenou aktivitu jedné z globálních složek (podle účelu). Např. všechny aktivity ze všech oddělení firmy týkající se saldokonta budou ve složce Finance. Aktivitu vytvoříme klávesami Ctrl+F6 s pravítkem na globální složce Finance. Jelikož počet aktivit v průběhu let narůstá, je vhodné založit hlavní globální složku např. JEDNÁNÍ a další podsložky označit rokem, např. Finance2002, Finance2003 atd., a do těchto složek pak ukládat klávesami Ctrl+F6 aktivity podle data pořízení záznamu.
	Skrýt aktivitu - stisknutím této ikony můžeme zatrhnout pole Skrýt na 1. straně vybrané aktivity. Tím se změní označení aktivity na ikonu shodnou s tímto tlačítkem. Změna se projeví až po přenačtení aktuálního stavu tlačítkem Načíst aktuální data. Do té doby jsou aktivity označené jako skryté na této straně stále vidět. Skryté aktivity jsou vidět ve všech setříděních kromě Stromu aktivit, ve kterém se automaticky skryjí také všechny podřízené aktivity. (Zobrazovat skryté aktivity lze na základě práva zadaného v Parametrech uživatele, viz popis pole Skrýt na 1. straně v kapitole Aktivity.)
	Nový úkol - tímto tlačítkem (nebo klávesami Shift+F7) svážeme nový úkol s aktivitou, na které právě stojíme (ve stromu nebo v okně). Úkol se ukládá do hlavní složky uživatele.
	Nová poštovní zpráva - tímto tlačítkem vyvoláme formulář pro zadání nové poštovní zprávy v IS K2.
	Nastavit filtr na datum a typ - tímto tlačítkem (případně klávesami Alt+F10) je vyvolán formulář pro filtrování aktivit podle data nebo Typu aktivit.
	Pozn.: Na 1. straně aktivity se nachází pole Od a Do. Filtrovat aktivity budeme podle toho, jak jsou tato dvě pole vypsána. První „řádek“ formuláře Filtrování aktivit slouží k vymezení období od - do, ale program bude ověřovat pro toto rozmezí pouze ty záznamy s vyplněným polem Od (na 1. straně aktivity). Podmínky v druhém řádku Datum Do mezi slouží k výběru aktivit, které odpovídají zadanému rozmezí v poli Do na 1. straně aktivity.
	V okně v pravé části obrazovky jsou pak zobrazeny pouze vyfiltrované aktivity, ale v levé části obrazovky ve stromu jsou aktivity, které nevyhovují filtrovacím podmínkám zobrazeny s přeškrtnutou ikonou. Tyto přeškrtnuté aktivity musí být zobrazovány, aby byla zachována struktura aktivit z hlediska logické i chronologické návaznosti. Např. aktivita, která je podřízená několika dalším aktivitám, vyhovuje filtrovacím podmínkám, ale některé její nadřízené nevyhovují.
	Změnit styl zobrazení složek - stisknutím tohoto tlačítka se zobrazí celá podřízená větev aktivit od uzlu, na kterém stojí pravítko (rozbalím aktivity pouze jedné složky).
	Filtr 'Pouze označené záznamy' - tímto tlačítkem se v pravém okně plochy zobrazí všechny označené aktivity.

Příklady použití setřídění aktivit

Příklad č. 1:

Vedoucí pracovník chce zjistit, kteří obchodníci a jak často jakýmkoliv způsobem komunikují s konkrétním partnerem:

Podmínky funkčnosti vyhodnocování:

Všichni obchodníci musí být zadáni v knize Uživatelé.
Všichni obchodníci musí být zadáni v knize Kontaktní osoby.
Na 1. straně karty Kontaktní osoby každého obchodníka musí být vyplněno pole Uživatel (o kterého uživatele se jedná).

Všechny tyto podmínky musí být splněny současně.

Postup:

Otevřeme 2. stranu karty konkrétního partnera.
Pomocí tlačítek nastavíme Zobrazení stromu a Zobrazení gridu a v možnostech setřídění vybereme Sdružení podle zodp. osoby.
Pomocí tlačítka Filtr dle data a typu vybereme dané období (nebo typ aktivity)

V okně se zobrazí aktivity podle filtrovacích podmínek (ve stromu jsou ostatní zobrazeny s přeškrtnutou ikonou).

Příklad č. 2:

Vedoucí pracovník chce zjistit, co dělal obchodník za poslední měsíc:

Podmínky funkčnosti vyhodnocování:

Podmínky jsou stejné jako v příkladu č. 1.

Postup:

Na kartě Kontaktní osoby analyzovaného obchodníka vybereme zobrazení Sdružení podle partnerů
Pomocí tlačítka Filtr dle data a typu vybereme dané období

V okně se (setříděné podle partnerů) zobrazí aktivity podle filtrovacích podmínek (ve stromu jsou ostatní zobrazeny s přeškrtnutou ikonou).

Záložka Úkoly - Partneři

Na záložce Úkoly jsou seřazeny úkoly, které se vážou k tomuto partnerovi. Jednotlivé úkoly zde můžeme vytvářet, přiřadit stávající, odstranit, potvrdit, nebo zrušit.

	Zobrazí formulář pro vytvoření nového úkolu.
	Zobrazí knihu Úkoly, ze které můžeme dokladu přiřadit již vytvořený úkol.
	Pro změnu údajů v úkolu, který máme označen.
	Smažeme označený úkol. Úkol nelze smazat, pokud je potvrzen.
	Potvrdíme označený úkol.

K partnerům je možné tímto způsobem přiřadit pouze nepotvrzený úkol. Každý úkol lze propojit pouze s jedním dokladem IS K2. Doklad je však možné provázat s několika úkoly. Vyjímku tvoří Kontaktní osoby a Partneři, které je možné provázat s úkolem nezávisle na volbě dokladu.

Kontakty (3. strana)

Na 3. straně jsou evidovány kmenové informace vybraného partnera a všechny kontaktní osoby, popř. oddělení, které k dané firmě náleží. Pole v horní části vyplňujeme při zadání zcela nového partnera.

Obr.: Partneři - 3. strana

Kontaktní osoby:

Ve spodní části karty Partnera jsou zobrazeny všechny kontaktní osoby, které jsou s partnerem provázány a všechny oddělení daného partnera.

Novou kontaktní osobu nebo oddělení je možné partnerovi přiřadit ve Změně stiskem klávesy Insert. Zobrazí se formulář Elektronická adresa.

pic_2208

Obr.: Formulář Elektronická adresa

Pomocí zatrhávacích polí Kontaktní osoba a Oddělení volíme, zda chceme přiřadit partnerovi kontaktní osobu nebo oddělení. Stisknutím tlačítka Vlož osobu se zobrazí kniha Kontaktních osob. Z této pak můžeme vybírat kontaktní osobu, která je již v IS K2 zavedena, ale není např. s žádným partnerem svázána. Po stisknutí klávesy Enter nad danou kontaktní osobou dojde k přiřazení kontaktní osoby na kartu Partnera. Při zadávání oddělení je nutné pomocí lookupu zobrazit knihu Oddělení a zde jej vyhledat.

Ve formuláři Elektronická adresa jsou také zobrazeny elektronické adresy kontaktní osoby, popř. oddělení. Tyto elektronické adresy zde lze nejen zobrazit, ale také nově zadávat. Je zde k dispozici zobrazení elektronických adres dle jejich předdefinovaných typů. Nastavení těchto 4 typů: viz Předvolba elektronických adres, Parametry uživatele - 4. strana (záložka Marketing).

Ve formuláři Elektronická adresa je možné i zobrazení všech elektronických adres kontaktní osoby nebo oddělení. Způsob ovládání je popsán na 1. straně karty Partnera v části Položka elektronického adresáře.

Další možností jak přiřadit partnerovi novou kontaktní osobu je pomocí funkce Ctrl+F6. Chceme-li tedy k partnerovi přiřadit novou kontaktní osobu, nastavíme pravítko do této části obrazovky a ve Změně či v Prohlížení stiskneme klávesy Ctrl+F6. Po jejich stisknutí se zobrazí nová karta kontaktní osoby, do které se předvyplní údaje o partnerovi. Po zadání údajů a uložení změn se nová kontaktní osoba zařadí na kartu partnera. Potřebujeme-li zrušit vazbu mezi kontaktní osobou a partnerem, nastavíme pravítko na kontaktní osobu, kterou chceme odmazat, a ve Změně stiskneme klávesu Del.

Chceme-li si kontaktní osoby na kartě Partnera setřídit, stiskneme levé tlačítko myši na záhlaví sloupce, jehož údaje nás zajímají. V záhlaví tohoto sloupce je zobrazen trojúhelníček, který indikuje setřídění údajů vzestupně či sestupně. Druhým stisknutím levého tlačítka myši na záhlaví téhož sloupce se setřídění změní v opačném pořadí.

Uživatelské číselníky (4. strana)

Tato strana slouží k zápisu dalších podrobnějších informací o dané firmě. Vyplnění těchto polí není povinné.

Obr.: Partneři - 4. strana

Popis vybraných polí:

Počet zaměstnanců	Pole lze vylnit hodnotou z uživatelsky definovaného čísleníku.
Obrat	Pole lze vylnit hodnotou z uživatelsky definovaného čísleníku.
Zisk	Pole lze vylnit hodnotou z uživatelsky definovaného čísleníku.
Referenční hodnota	Kritérium vyhodnocování podle uživatelem nadefinovaného číselníku.
Perspektiva	Předpokládaný vývoj (podle uživatelem nadefinovaného číselníku).
Hodnocení	Hodnocení podle uživatelem nadefinovaného číselníku.
Kontaktní osoba 1	Vazba s knihou Kontaktní osoby.
Kontaktní osoba 2	Vazba s knihou Kontaktní osoby.
Označení	Pole lze vylnit hodnotou z uživatelsky definovaného čísleníku. Např. obor podnikání.
Text	Textové pole o velikosti 30 znaků.
Datum	Např. datum aktualizace informací na této straně.

Pole na této straně jsou určena pro vyhodnocování vhodných množin informací z karty Partnera.

Kalendář (7. strana)

Na 7. straně jsou v kalendáři zobrazeny všechny aktivity (činnosti), které se týkají daného partnera nebo jeho kontaktní osoby. Aktivity v kalendáři jsou shodné s 2. stranou karty Seznam aktivit a spojují nejen partnery a kontaktní osoby, ale také aktivity týkající se konkrétní příležitosti s tímto partnerem a konkrétní kampaně, které byl tento partner součástí.

Na této straně můžeme rovněž vkládat nové aktivity klávesou Shift+F6. Tuto aktivitu můžeme vytvořit nejen jako novou, ale také podřízenou.

Aktivitu lze na této straně nejen prohlížet, ale také změnit. Klávesou Enter otevřeme vybranou aktivitu a klávesou F5 se dostaneme do Změny, ve které můžeme aktivitu upravit. Jednou vložené aktivity nelze vymazat.

Stejně jako aktivity můžeme do kalendáře vkládat události a připomínání.

PIC_1089, 1096

Obr. Kniha Partneři - 7. strana

Popis tlačítek:

	Vytvoření nové položky kalendáře. Při vytváření si vybíráme, zda chceme vytvořit položku kalendáře - aktivitu nebo událost. Vkládat nové položky lze pouze ve stavu Změna. Lze nahradit klávesou Insert.
	Úprava položky kalendáře. Lze nahradit klávesou Enter.
	Smazání položky kalendáře.
	Vložení události.
	Vložení připomenutí události.
	Přepnutí rozsahu zobrazení kalendáře na den. Lze nahradit klávesami Ctrl+D.
	Přepnutí rozsahu zobrazení kalendáře na týden. Lze nahradit klávesami Ctrl+T.
	Přepnutí rozsahu zobrazení kalendáře na měsíc. Lze nahradit klávesami Ctrl+M.
	Zobrazení nebo skrytí sobot a neděl. Lze nahradit klávesami Shift+Ctrl+W.
	Sloučení sobot a neděl do jedné buňky.
	Přenačtení obsahu kalendáře.
	Vyhledání záznamu podle textu. Lze nahradit klávesami Ctrl+F.
	Vyhledání dalšího výskytu.
	Uspořádání položek kalendáře podle času bez překrytí. Lze nahradit klávesami Ctrl+U.
	Nastavení kalendáře.
	Přepnutí kalendáře na celou obrazovku. Lze nahradit klávesou F11.
	Zobrazení nebo skrytí panelu s ovládacími prvky. Lze nahradit klávesami Shift+Ctrl+P.
	Zobrazení nebo skrytí panelu s podrobnostmi. Lze nahradit klávesami Shift+Ctrl+B.

Dokumenty (9. strana)

Na tuto stranu můžeme připojit dokumenty, procesy nebo doklady K2 daného partnera (bližší popis viz kapitola Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - 9. strana).

Práce s Partnery

Evidence partnerů, ať už současných nebo potenciálních, je pro správné fungování marketingu velmi důležitá. Databázi partnerů v K2 může uživatel vytvořit několika způsoby. Stejně jako v ostatních modulech je možné vytvořit příslušného partnera v knize ručně. Ke každému zákazníkovi se vytváří partner automaticky. Pokud firma chce aby se k partnerovi vždy vytvořil zákazník, musí mít v Parametrech mandanta zatrhnutý parametry Automatická vazba Partner -> Zákazník. Pokud je tento parametr zatržený a zákazník se vytváří automaticky, musí být v Parametrech mandanta nastavena Banka. Důvodem je fakt, že pole Bankovní účet je v kartě Dod./Odb. povinné a při vytváření nového zákazníka jej program doplní hodnotou nastavenou v Parametrech mandanta v poli Banka.

Zákazník samozřejmě může využívat marketing později, až v průběhu fungování v IS K2. Potom je nutné databázi Zákazníků a Partnerů srovnat. To lze v pomocí skriptu Partner - Zákazník (ExportPartBaz.PAS). Tímto skriptem je možné dle partnerů vytvořit svázané zákazníky.

Další možností jak zavést do IS K2 potřebné partnery je jejich import. Partnery lze importovat ze souboru „*.xls“. To umožňuje funkce Import partnerů (ImPart.pas), kde se pomocí formuláře spojí vyplněná buňky excelu s poli v K2 a příslušní partneři se do K2 uloží.

Ne vždy je partner automaticky zákazníkem. Nový partner se zákazníkem stává až po vystavení obchodních dokladů. Vytvářet partnery k zákazníkům je povinné. Uživateli tak neschází cenné marketingové informace. Databáze Partnerů je velmi důležitá z hlediska sledování a evidence veškeré komunikace s příslušným zákazníkem (partnerem).To se děje pomocí Aktivit, jejichž seznam je uveden na 2. straně karty partnera. Dále jsou zde uvedeny kontaktní osoby partnera, různá třídění nebo úkoly vztahující se ke konkrétnímu partnerovi. Veškeré tyto informace a aktivity je možné vyhodnocovat pomocí sestav, které jsou zde uživateli k dispozici.

Deník partnera

Záložka Deník je přístupná pouze v univerzálních formulářích. Zobrazuje veškerou aktivitu spojenou s partnerem. Ve funkci Nastavení deníku partnera (pro mandanta) lze nadefinovat sledované doklady a lze ovlivnit, jaké informace se zobrazí ve sloupci Popis a jaká cena se zobrazí ve sloupci Částka. Nad kartou partnera na této záložce lze spustit funkci Nastavení deníku partnera (ikona nastavení v horní modré liště), kde lze nastavit rozhodné datum. Aktivita starší než rozhodné datum se nezobrazí. Uživatelsky lze také nastavit jen vybrané typy dokladů. Pozn.: Implicitně se nabídnou jen typy dokladů, které jsou nastavené ve funkci Nastavení deníku partnera (pro mandanta).

pic_4644

Obr.: Záložka Deník

Nastavení deníku partnera (pro mandanta)

Ve funkci Nastavení deníku partnera zatrhnutím pole ve sloupci Povolen definujeme sledované doklady, které se zobrazí na záložce Deník v modulu Partneři. Pokud nebude některý doklad zatržen, pak se nenabídne ve funkci Nastavení deníku partnera, která je dostupná v záložce Deník, a ve které si uživatel může dále nastavit vybrané doklady.

pic_4645

Obr.: Nastavení deníku partnera

Pro každý doklad lze definovat, co se zobrazí ve sloupci Popis na záložce Deník u daného modulu a jaké datové pole má reprezentovat pole Částka. Pro sloupec Popis lze nadefinovat volný text a do složených závorek se vepíše název datového pole. Pokud budeme chtít ve fakturách vydaných vidět na záložce Deník text Variabilní symbol: a jeho hodnotu, pak v poli nadefinujeme text "Variabilní symbol: {RefNo}", kde RefNo představuje název pole pro variabilní symbol. V poli Datové pole pro částku pak vybereme, jakou cenu chceme pro daný doklad sledovat.

pic_4646

Obr.: Nastavení sloupce Popis a Částka

Nastavení deníku partnera (pro uživatele nad záložkou Deník)

Uživatel si může v záložce Deník nastavit zobrazení aktivit Partnera. Stiskem tlačítka nastavení v modré liště se zobrazí formulář Nastavení deníku partnera. Uživatel může zadat rozhodné datum pro omezení záznamu v Deníku. Záznamy starší než je datum, se pak nezobrazí. Lze omezit i typy zobrazených dokladů. Provede se odtržením fajfky ve sloupci Povolen.

pic_4648